淺析高校綜合檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

譚春霞

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)均逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，高校檔案管理也需加快向自動(dòng)化、社會(huì)化建設(shè)發(fā)展的步伐。本文主要就目前各大高校檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)進(jìn)行探討，并提出了一定的解決方案。

【關(guān)鍵詞】高校 現(xiàn)代化建設(shè) 檔案管理

1 高校檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)

1.1高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和管理的現(xiàn)代化

高校檔案管理的工作內(nèi)容主要包括檔案內(nèi)容具體業(yè)務(wù)范圍的規(guī)范化，檔案工作設(shè)備和技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，以及檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，這些均是檔案工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅方便單位檔案管理者之間的學(xué)術(shù)交流，更能夠提高辦公效率。所謂現(xiàn)代化管理主要指的是思想觀念的現(xiàn)代化和管理方法的科學(xué)化。強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)是工作能夠順利開展的前提條件，唯有主動(dòng)為廣大師生提供服務(wù)和資料，才可以提高檔案的使用效率，才能更好地為學(xué)校的發(fā)展盡到應(yīng)有的責(zé)任。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)科學(xué)合理管理方法的建立，全面提高檔案的技術(shù)管理工作和管理水平。

1.2檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化

切實(shí)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的設(shè)備和管理方法，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、保管和利用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案實(shí)行登記和管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用快速掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)輸出縮微技術(shù)和光盤存儲(chǔ)技術(shù)等對(duì)檔案實(shí)行高密儲(chǔ)存。

1.3檔案工作管理人員的專業(yè)性

檔案工作人員需具備一定的職業(yè)素養(yǎng)和較高的專業(yè)知識(shí)，對(duì)本職工作有著較高的信仰，能夠積極參與到學(xué)校組織的各項(xiàng)培訓(xùn)工作中去，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的管理技術(shù)和管理方法，不斷提高自身的專業(yè)技能，以便更好地應(yīng)對(duì)日益發(fā)展的信息技術(shù)，從而更好地為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。

2 實(shí)現(xiàn)高效檔案工作現(xiàn)代化的措施

2.1增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

傳統(tǒng)觀念里，人們認(rèn)為對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理就是不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，以及國(guó)內(nèi)外值得借鑒的經(jīng)驗(yàn)，殊不知科學(xué)的管理方法才是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要途徑。檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)科學(xué)管理的重要性，只有這樣才能夠確保信息的完整有效，才能夠提高工作效率，從而降低人員的消耗，節(jié)省人財(cái)物力。同時(shí)，不斷加強(qiáng)學(xué)術(shù)界間的交流，制定科學(xué)合理的規(guī)范性規(guī)章制度，用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行管理。

2.2解放思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

明確檔案資料在國(guó)家事業(yè)單位中的重要地位，改變傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案管理的膚淺認(rèn)識(shí)。各大院校檔案部門需解放思想，不斷開拓新的服務(wù)領(lǐng)域，改變傳統(tǒng)管理模式中重管輕用的觀念，積極主動(dòng)地為外界提供檔案資料，提高資料的使用價(jià)值，從而更好地為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。同時(shí)，注重對(duì)檔案資料管理工作的規(guī)劃，包括近期和長(zhǎng)期規(guī)劃，降低因目標(biāo)不清導(dǎo)致的人力、財(cái)力和物力的浪費(fèi)，保證每一環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)利益最大化。

2.3加強(qiáng)檔案的收集整理工作

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的首要工作任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，各大高校為更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，為社會(huì)和學(xué)習(xí)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，可直接在自己學(xué)校的網(wǎng)站上進(jìn)行接口建立和信息網(wǎng)頁(yè)建立，將校內(nèi)非保密性文件和資料放在網(wǎng)站上供學(xué)生和社會(huì)有志之士使用，從而大大提高檔案資料的利用價(jià)值。其次，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)主要從兩方面著手，一是檔案進(jìn)館前的數(shù)字化建設(shè)，二是對(duì)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化建設(shè)。前者主要是對(duì)接收的各種形式的紙質(zhì)或電子檔的檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收管理，并根據(jù)檔案部門的相關(guān)規(guī)定對(duì)所收集的資料進(jìn)行分門別類的整理、編排、歸檔和保密工作，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。同時(shí)，對(duì)于網(wǎng)上直接接收的檔案可放在網(wǎng)站上供學(xué)生查閱，并做好校內(nèi)文檔的管理工作，從而實(shí)現(xiàn)文檔一體化建設(shè)。后者主要是通過(guò)手工錄入或縮微膠片的轉(zhuǎn)換將檔案部門現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合，并根據(jù)要求對(duì)其進(jìn)行分級(jí)管理，同時(shí)做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理信息。再者，做好業(yè)務(wù)管理工作。業(yè)務(wù)管理工作的完善有利用保證檔案資料的完整性和有效性，任何人不得以任何名義將工作范圍內(nèi)獲取的文件資料據(jù)為己有，各相關(guān)部門需對(duì)此引起高度重視，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的建設(shè)管理，定期將整理好的檔案遞送至檔案部門，對(duì)于檔案的管理工作需實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.4注重專業(yè)人才的培養(yǎng)工作

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的技術(shù)和設(shè)備也越來(lái)越先進(jìn)，這就需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，努力建造一支具有高素質(zhì)技能的管理隊(duì)伍。同時(shí)，需樹立以人為本的思想觀念，充分發(fā)揮人力資源的作用，不斷對(duì)檔案部門內(nèi)部人員進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整，積極調(diào)用較為年輕的人才對(duì)檔案隊(duì)伍進(jìn)行擴(kuò)充，從而實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，不斷推動(dòng)檔案工作向更好的明天發(fā)展。高校檔案管理工作和教育體制變革密切相關(guān)聯(lián)，只有檔案部門不斷地完善自身的管理體制、信息化技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，才能更好地服務(wù)于教育體制的改革。

3 總結(jié)

總之，對(duì)高校檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理已是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范性管理的客觀要求。因此，盡管實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的項(xiàng)目，但各大高校仍需積極采取措施應(yīng)對(duì)。同時(shí)，國(guó)家相關(guān)部門也應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段、法律手段和相關(guān)行政手段對(duì)其進(jìn)行宏觀調(diào)控，加快高校檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的步伐。

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