行政事業(yè)單位采購業(yè)務風險控制的優(yōu)化研究

溫爾雅 蔡小路

【摘? 要】隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位采購業(yè)務管理從粗放型向信息化轉變，采購風險管理也要不斷優(yōu)化和提升。其中，采購業(yè)務是單位內部風險控制的關鍵一環(huán)，對單位的健康發(fā)展起著重要的作用。論文通過對行政事業(yè)單位采購業(yè)務風險控制措施的梳理，以采購招標執(zhí)行業(yè)務為例，探討如何完善采購業(yè)務風險措施、優(yōu)化流程、加強風險矩陣的控制。

【Abstract】With the rapid development of economy， the procurement business management of administrative institutions has changed from extensive form to informatization， and the procurement risk management must be continuously optimized and improved. Among them， procurement business is a key link of the internal risk control of the unit， which plays an important role in the healthy development of the unit. Through sorting out the risk control measures of the procurement business of administrative institutions， and taking the procurement bidding execution business as an example， this paper discusses how to perfect the risk measures of the procurement business， optimize the process and strengthen the control of the risk matrix.

【關鍵詞】單位;采購業(yè)務;風險控制

【Keywords】unit; procurement business; risk control

【中圖分類號】F810.6? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）10-0128-03

1 引言

財政部2012年發(fā)布了《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》，2018年11月，中央全面深化改革委員會第五次會議明確指出：政府采購制度要“加快形成采購主體職責清晰、交易規(guī)則科學高效、監(jiān)管機制健全、政策功能完備、法律制度完善、技術支撐先進的現(xiàn)代政府采購制度”[1]。然而，行政事業(yè)單位目前未形成完整的內部控制體系，也很少有關采購業(yè)務內部控制方面的研究。

2 行政事業(yè)單位采購業(yè)務風險控制存在的問題

2.1 采購流程過程中對用戶行為缺乏研究

大部分單位招標采購過程中多以節(jié)點流管理，編標書、發(fā)公告成為了與用戶交流的平臺，在管理過程中側重于對主管部門和審計的檢查，對用戶體驗和專業(yè)性指導不足。例如，實際工作中，行政事業(yè)單位的采購類型多樣性、專業(yè)性強以及個性化需求多，項目負責人往往在非專業(yè)技術條件下，按照既定的模板填寫需求，在完成一系列“規(guī)定動作”后，卻沒有達到用戶所需，甚至因溝通未到位，導致項目被耽擱。同時，用戶對事業(yè)單位政府采購的規(guī)定認識不足，特別是對部門所需集中采購項目與政府要求的采購品目不清晰，原因也是采購部門與用戶溝通過程中缺乏相關研究。

2.2 采購管理信息化程序不高

目前，各單位采購業(yè)務管理都有一套專門的采購管理系統(tǒng)，雖然系統(tǒng)已運行，但在合同數(shù)據(jù)管理過程中，缺乏電子化合同，合同文本中的數(shù)據(jù)未實現(xiàn)動態(tài)化管理，過于依賴項目負責人對合同期限的管理，不能實現(xiàn)合同到期預警提醒，造成合同過期都未進入招標程序，影響整個采購項目的開展，存在風險，同時也增添了各單位內部控制的風險。在采購信息未實現(xiàn)完全共享時，某些采購價格受到有意或無意的“保護”，讓部門間共同的采購品目信息沒有得到共享，使得采購價格的差異性較大，更使得投入與服務的經(jīng)濟效益未匹配。

2.3 采購管理缺乏風險評估機制

對各單位采購管理的風險控制，缺乏評估機制，在實際操作過程中，多憑經(jīng)驗進行管理，一味強調事業(yè)單位的采購限額，標準化和一致性不足，從而缺乏對關鍵環(huán)節(jié)的風險防范。在內部控制中，事業(yè)單位定期會從財務管理的角度對單位的各經(jīng)濟業(yè)務進行審計和評估，然而未有針對采購管理的評估，單位內部的有效性也未進行自我評價，各業(yè)務部門不受單位評估的要求自然也會開展自我評價，單位的審計部門的再監(jiān)督機制是缺失的，對采購管理也是缺乏量化標準，部分工作的開展只是流于形式，未真正實現(xiàn)對采購業(yè)務的持續(xù)性、合理性以及價值性的專項審計。

3 采購業(yè)務風險控制的措施

在采購業(yè)務風險管控方面，各單位應根據(jù)科研和管理等工作實際需要，制訂本單位的采購管理規(guī)定，并以上級直屬部門發(fā)布的各類管理規(guī)定為依據(jù)，嚴格管理采購業(yè)務。采購業(yè)務的主要控制措施有建立健全單位采購業(yè)務內部管理制度、合理設置單位采購業(yè)務管理機構和加強對單位采購業(yè)務預算和計劃的管理、加強采購業(yè)務活動的管理、加強采購項目的驗收管理、加強單位采購業(yè)務的記錄和控制等內容。

3.1 加強采購業(yè)務流程的精細化管理及推廣

由于事業(yè)單位采購業(yè)務管理系統(tǒng)上線時間不長，對單位的采購業(yè)務流程的管理還未成熟，讓單位對用戶的需求了解不足，存在采購業(yè)務與政府采購品目脫節(jié)的情況。為有效解決采購業(yè)務流程的流暢性和規(guī)范性，可以在采購管理系統(tǒng)平臺上推行采購業(yè)務的流程的精細化管理，推行采購業(yè)務的電子化管理。從采購需求到最后的業(yè)務報銷，將采購項目和指標所有的信息都在系統(tǒng)中精準反映，讓每一筆業(yè)務做到采購數(shù)據(jù)、賬務核算相互銜接，同時加強采購業(yè)務流程辦理的推廣服務，讓各單位對采購業(yè)務流程進行專業(yè)指導，從而提升事業(yè)單位采購業(yè)務管理水平。

3.2 完善采購管理系統(tǒng)，提升信息化技術的應用

為使單位的采購業(yè)務與政府采購信息的暢通，尤其是政府采購價格數(shù)據(jù)與采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、內容等工作緊密銜接，充分發(fā)揮采購數(shù)據(jù)的共享，提升大數(shù)據(jù)技術手段的優(yōu)勢，將采購業(yè)務過程的資產(chǎn)需求、采購、驗收、維護以及報廢等工作進行整合，采購管理系統(tǒng)從采購到報銷，都是通過線上審批模式，業(yè)務經(jīng)辦相關人員通過將采購清單上傳，驗收單、發(fā)票報銷等與業(yè)務相關的流程都實現(xiàn)一鍵式審批，各級業(yè)務主要管理部門和監(jiān)管部門也是通過采購管理系統(tǒng)全面了解業(yè)務進度情況，加快了事業(yè)單位采購業(yè)務的審批環(huán)節(jié)，也加快資金的支付進度，從而將采購業(yè)務流程進行優(yōu)化。

財務管理工作質量的提升也是建立在大數(shù)據(jù)技術的基礎上，要將采購管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，為各行業(yè)和單位內部控制管理進行自動化的技術支持，充分發(fā)揮信息技術手段，對流程的優(yōu)化，提升信息化技術+財務管理，為事業(yè)單位的管理提供精準的基礎數(shù)據(jù)，更為事業(yè)單位信息系統(tǒng)的運用提供業(yè)務平臺。

3.3 加強專項審計監(jiān)督

事業(yè)單位采購業(yè)務管理在結合自身的實際情況下，除了明確各崗位采購業(yè)務的具體職責外[2]，還要考慮到采購業(yè)務審批過程中的采購需求調查，提高采購業(yè)務的必要性和規(guī)范性，將采購業(yè)務進行有序、完整的開展，有效降低采購業(yè)務過程中的風險。另外，要使采購業(yè)務過程中項目負責人、采購負責人以及審批人員對采購過程中出現(xiàn)的問題進行定期的研究，從而為事業(yè)單位采購流程進行優(yōu)化，為下一步的采購業(yè)務評估機制提供基礎。

同時，要加強第三專項的審計工作，讓采購業(yè)務全流程在第三方審計中介中實現(xiàn)全方位的監(jiān)督管理，提高采購業(yè)務流程的規(guī)范性，實現(xiàn)內部審計的事中審計，從而推動單位內部審計工作，確保采購業(yè)務工作的職權明晰度，根據(jù)審計的整改意見，提高采購業(yè)務的重點風險節(jié)點，強化對風險點的跟蹤和控制，例如，采購業(yè)務中重點關注采購合同的簽訂和執(zhí)行過程，杜絕采購需求與招標文件的不一致，從而降低合同履行的風險。

4 采購業(yè)務風險控制示例——采購招標執(zhí)行流程

為提高采購資金的使用效益，維護公共利益，保護采購當事人的合法權益，促進廉政建設，根據(jù)《單位采購管理規(guī)定》，從實際業(yè)務出發(fā)，確定采購招標審批流程[3]。在采購業(yè)務流程中，流程風險可能存在：制度不夠完善，導致采購資金效率低下，損害公共利益，當事人的合法權益受到損害。招標程序不夠完善，導致出現(xiàn)違法行為，損害公共利益，以下從采購招標執(zhí)行的審批流程以及風險矩陣2個方面優(yōu)化采購業(yè)務流程。

4.1 采購招標執(zhí)行審批流程描述

采購招標執(zhí)行審批流程描述，主要從擬定采購文件、公告審核、提交采購申請、項目預算審核、經(jīng)費審核、簽收采購申請、招標程序執(zhí)行、結果公示、中標公告以及簽訂合同10項內容進行流程步驟的內容描述，具體內容如表1所示。

4.2 編制采購業(yè)務審批流程圖

編制采購業(yè)務審批流程圖是在單位采購業(yè)務流程的執(zhí)行上，使用圖形表示執(zhí)行程序，它將工作過程清楚描述出來，形象直觀，操作一目了然（見圖1）。

4.3 采購招標執(zhí)行流程風險矩陣

采購招標執(zhí)行流程風險矩陣是將采購招標執(zhí)行過程中的風險事件發(fā)生可能性定性為若干級，以嚴重性為表列，從影響程度、控制措施、控制類型等方面進行控制目標的管理，根據(jù)每一個風險等級指數(shù)給出相應的控制措施，達到流程風險的節(jié)點控制，易掌握，且簡潔明了（見表2）。

5 結語

通過上述內容，實現(xiàn)了對采購業(yè)務審批流程的構建、風險點的分析以及風險矩陣的編制，在日常事業(yè)單位管理工作中就能夠依據(jù)控制措施有效地控制該項業(yè)務的風險。因此，事業(yè)單位除了建立健全采購業(yè)務制度和相關流程外，更應該重點關注采購業(yè)務過程中與各業(yè)務需求部門的溝通，實現(xiàn)與政府采購品目的對應，同時也要加強各業(yè)務流程審批權限的設置，單位的采購管理系統(tǒng)在運用大數(shù)據(jù)技術手段的基礎上，有效落實采購業(yè)務的監(jiān)督管理制度，從而提升單位的管理水平和服務質量。

【參考文獻】

【1】翟俊哲，翟俊民.淺論行政事業(yè)單位政府采購控制設計[J].經(jīng)營管理者，2014（22）：183-183.

【2】李靜.醫(yī)院采購業(yè)務風險與控制措施研究[J].中國管理信息化，2021，24（08）：41-42.

【3】張志軍.對《政府采購法》修訂草案的十五條建議[J].中國招標，2021（03）：36-41.