淺析新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院科研秘書的素質(zhì)與能力提升

陳蕾

摘? 要：二級(jí)學(xué)院科研秘書是我國高校科研管理工作中的中堅(jiān)力量，其服務(wù)質(zhì)量的高低直接影響到高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展。在新時(shí)期，科研管理工作具備顯著的專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性，給每位科研秘書都帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，如何提升自己的專業(yè)知識(shí)、服務(wù)水平和各項(xiàng)素質(zhì)與能力，以更好、更高效地做好科研管理工作，是每一位科研秘書都需要重視和認(rèn)真思考的問題。

關(guān)鍵詞：高校? 科研秘書 能力提升 信息化 主觀能動(dòng)性

中圖分類號(hào)：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）06（a）-0091-03

Research on the Quality and Ability for Administrative Secretaries in Secondary Colleges in the New Period

CHEN Lei

（Zhanjiang University of Science and Technology， Zhanjiang， Guangdong Province， 524000 China）

Abstract： Administrative secretaries of secondary colleges are the backbone of scientific research management in China's universities， and the quality of their services directly affects the development of scientific research in universities. In the new period， scientific research management brings new challenges to every scientific research secretary due to its significant professional， technical and comprehensive nature. Therefore， how to improve their professional knowledge， service level and general quality and competence to do a better and more efficient job in research management， is an important issue that every research secretary needs to pay attention to and seriously consider.

Key Words： Colleges and universities; Administrative secretaries; Competence enhancement; Informatization; Subjective motivation

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，也是推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步的重要驅(qū)動(dòng)力。隨著全球化浪潮的推進(jìn)，各個(gè)國家的科技與文化不斷融合、發(fā)展，催生了豐富多彩的現(xiàn)代化文明成果，為人們的日常生活帶來了極大的便利。因此，科技成果的轉(zhuǎn)化與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展受到了世界各國政府的高度重視[1]。在當(dāng)今時(shí)代，高校和科研院所是發(fā)展科技工作的重要基地[2]。其中，高校不僅要承擔(dān)大量的科研項(xiàng)目，而且還肩負(fù)著培養(yǎng)科技人才的任務(wù)。特別是近年來，隨著國家對科研項(xiàng)目投入的逐漸加大，高校的科研管理工作逐漸受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。在高?？蒲泄芾砉ぷ髦校?jí)學(xué)院的行政秘書是科研管理工作順利開展的基礎(chǔ)力量。不同于傳統(tǒng)行政秘書，科研秘書的服務(wù)對象主要是研究人員，在科研項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目管理、科研工作量考核等環(huán)節(jié)起著重要作用，同時(shí)還肩負(fù)著與高校（或研究機(jī)構(gòu)）科研管理部門、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處、保密處等的溝通工作[3]。為保障學(xué)院科研工作順利、有序地開展，科研秘書在項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目實(shí)施、材料歸檔、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等各個(gè)環(huán)節(jié)都要具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能，同時(shí)也要具備良好的溝通能力和較強(qiáng)的執(zhí)行力。

1? 新時(shí)期高校科研秘書的職責(zé)和工作特點(diǎn)

新時(shí)期的科研管理工作具有明顯的復(fù)雜性，科研秘書要能夠應(yīng)對時(shí)代賦予的全新挑戰(zhàn)。以湛江科技學(xué)院為例，二級(jí)學(xué)院的科研秘書需要承擔(dān)以下科研管理任務(wù)：（1）負(fù)責(zé)?？蒲泄芾硐嚓P(guān)部門（包括科技處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處等）、本院領(lǐng)導(dǎo)與本院科研師生間的信息傳遞與溝通;（2）科研項(xiàng)目過程管理（包括項(xiàng)目動(dòng)員、項(xiàng)目申報(bào)、形式審查、建檔立項(xiàng)、進(jìn)度追蹤、中期檢查、年度考核、項(xiàng)目結(jié)題等）;（3）科研工作考核量化（包括科研項(xiàng)目、論文、著作、專利、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)會(huì)議等成果情況的統(tǒng)計(jì)、認(rèn)定和賦分）;（4）為本院科研師生建立數(shù)字化檔案并及時(shí)追蹤更新;（5）學(xué)術(shù)會(huì)議、論壇或相關(guān)活動(dòng)的組織、策劃、實(shí)施等;（6）保障學(xué)院正常運(yùn)行的其他工作。近年來，隨著人們對科研成果轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益認(rèn)可度的提升，高校也越來越重視教師的科研活動(dòng)，對于科研工作的管理也逐漸趨向于規(guī)范化、信息化、復(fù)雜化，對科研秘書的基本素質(zhì)與專業(yè)技能提出了更嚴(yán)格的要求。

2? 新時(shí)期高?？蒲忻貢杈邆涞幕灸芰?/p>

面對新時(shí)期復(fù)雜的科研管理工作，作為二級(jí)學(xué)院的科研秘書，應(yīng)具有以下4項(xiàng)基本能力，包括：溝通交流能力、信息凝練能力、組織管理能力、信息化辦公能力。首先，良好的溝通能力不僅是人們?nèi)粘Ｉ钪袘?yīng)具備的基本能力，也是保障各類科研信息上傳下達(dá)的基礎(chǔ)。然而，科研秘書要想與科研師生達(dá)成溝通無間，不僅需要對科研工作具備一定的了解和認(rèn)識(shí)，還需要掌握一定的科研術(shù)語，同時(shí)也要熟悉科研管理相關(guān)文件和各項(xiàng)事務(wù)流程。因此，科研秘書要想具備良好的溝通能力，需要在日常的工作中不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)提高。近年來，科研工作者面臨的工作任務(wù)日益繁重，他們不僅承擔(dān)著教書育人的本職工作，還要兼顧著科研工作。信息化技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)科研管理工作帶來了便捷的交流方式，但同時(shí)也讓大家感受到了信息爆炸的困擾，大家每天都處在海量信息的包圍中。因此，為了提高科研工作者的工作效率及專注度，新時(shí)期的科研秘書需要具備良好的信息凝練能力，將科研信息簡練、高效、準(zhǔn)確地傳達(dá)至科研師生，緩解信息堆積帶來的困擾，保障科研師生的時(shí)間充分利用在研究工作上。此外，學(xué)術(shù)交流活動(dòng)是促進(jìn)學(xué)者交流、分享研究經(jīng)驗(yàn)與成果、交換研究思路的重要渠道，也是提高科研人員業(yè)務(wù)水平、拓展研究思路的重要平臺(tái)。對于大部分高校而言，學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織和籌備都離不開科研秘書的參與，而良好的組織協(xié)調(diào)與管理能力是保障相關(guān)活動(dòng)順利開展的基礎(chǔ)。當(dāng)前，科研秘書的工作任務(wù)普遍繁重，不僅要承擔(dān)科研管理工作，有時(shí)還要承擔(dān)學(xué)院的日常事務(wù)，甚至兼管教學(xué)方面的工作。因此，提高自身的辦事效率是保障學(xué)院各項(xiàng)事務(wù)運(yùn)行的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公軟件的不斷完善和發(fā)展，依托信息化辦公平臺(tái)，提升個(gè)人的信息化辦公能力將能極大地提升自己的工作效率。

3? 新時(shí)期高?？蒲忻貢鎸Φ奶魬?zhàn)

對于二級(jí)學(xué)院的科研管理工作，盡管學(xué)校會(huì)出臺(tái)相關(guān)文件制度保障其順利進(jìn)行，但是，在具體的實(shí)施過程中，時(shí)常會(huì)因?yàn)橐恍┩话l(fā)性事務(wù)的出現(xiàn)而導(dǎo)致進(jìn)度停滯?？蒲忻貢粌H要服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校科研部門，也要服務(wù)于科研師生，工作具有典型的服務(wù)屬性，因此，往往會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不重視、教師不理解，進(jìn)而導(dǎo)致科研師生在工作上不配合、某些問題得不到有效解決，最終影響整體工作效率?？傮w上，在科研管理工作中，科研秘書需要面對的挑戰(zhàn)主要有以下幾點(diǎn)。

3.1 重視力度不夠

在高校中，二級(jí)學(xué)院的科研秘書幾乎都是由行政秘書兼任，造成大家在習(xí)慣上形成了一種錯(cuò)誤的觀念，即科研管理工作是日常行政工作的附屬，平常只需要發(fā)發(fā)通知、收集材料，不需要特別的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。不管是學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，還是科研教師，甚至一些科研秘書，對這一工作的認(rèn)識(shí)都存在一定的誤區(qū)。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)不僅導(dǎo)致大家對科研管理工作的重視程度不夠，也給科研管理工作的順利開展帶來了不利的影響。重視力度的不足還體現(xiàn)在缺乏相關(guān)文件明確科研秘書的職責(zé)，因此在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)會(huì)由于各方責(zé)任不明確，影響工作的順利開展。

3.2 教師配合度不高

部分教師對科研管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)導(dǎo)致其對科研秘書的工作不理解、不配合，對科研秘書下發(fā)的通知、文件關(guān)注不夠，對需要填寫的資料隨意應(yīng)付，對需要上報(bào)的材料不能按時(shí)、按規(guī)范上交?？蒲袔熒牟慌浜蠈?dǎo)致科研秘書往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對他們進(jìn)行催促，這就更容易加深科研師生們對科研管理工作的誤解。此外，這種不配合還體現(xiàn)在教師提交的材料中存在著大量內(nèi)容及格式方面的錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致主管部門不受理，耽誤工作進(jìn)度，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)學(xué)院的進(jìn)度，最終影響學(xué)校對學(xué)院科研工作的年終考核。

3.3 科研秘書精力不夠

近年來，許多高校的規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院行政人員的工作量也隨之增多，許多科研秘書同時(shí)還擔(dān)任著行政工作和教學(xué)工作，甚至在兼任著輔導(dǎo)員或班主任[4]。因此，工作量大、工作內(nèi)容繁瑣是新時(shí)代科研秘書工作的一大典型特征。面對如此繁雜的工作任務(wù)，科研秘書作為基層工作人員，不僅要事事親力親為，還要協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)與科研教師間的平衡關(guān)系，而且還要承受著各項(xiàng)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)的壓力和家庭生活的壓力，在這樣的環(huán)境下，許多科研秘書都疲于應(yīng)付，幾乎無法尋得空余時(shí)間和精力來自主學(xué)習(xí)和提升自己，進(jìn)而影響到個(gè)人的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，導(dǎo)致許多科研秘書工作積極性低、缺乏工作熱情。

3.4 缺乏正規(guī)系統(tǒng)培訓(xùn)

科研管理崗位服務(wù)的是各專業(yè)領(lǐng)域的高學(xué)歷科研人員，該工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求科研秘書在科研方面也需要具備一定的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和熟練的業(yè)務(wù)技能[5]。目前，許多科研秘書所學(xué)專業(yè)與服務(wù)崗位不符，甚至也從未參與過科研工作和管理工作，同時(shí)缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和必要的規(guī)章制度學(xué)習(xí)計(jì)劃。導(dǎo)致部分科研秘書對自己的工作職責(zé)沒有清楚的認(rèn)識(shí)，對各項(xiàng)事務(wù)的開展流程缺乏深入的了解。此外，對于部分學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和科研師生，同樣缺乏對科研管理工作的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其重視程度不夠，甚至錯(cuò)誤地將自己的工作推卸給他人完成。這些不利因素極大地影響了科研管理工作的順利推進(jìn)。因此，從學(xué)校到學(xué)院，分層次、全方位地開展系統(tǒng)的科研管理培訓(xùn)工作勢在必行。

4? 新時(shí)期高?？蒲忻貢乃刭|(zhì)提升

湛江科技學(xué)院于2021年2月經(jīng)教育部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)設(shè)，學(xué)校發(fā)展自此邁入新的階段，教學(xué)、科研等方面工作即將揭開新的篇章。為完善科研部門的管理工作，推進(jìn)學(xué)校科研事業(yè)的蓬勃發(fā)展，學(xué)校對科研秘書的工作提出了新的要求和更高的挑戰(zhàn)。

4.1 要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力

科研工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強(qiáng)，科研秘書需要對研究人員的研究領(lǐng)域、研究內(nèi)容和研究進(jìn)展有一定的了解，只有這樣才能在日常的科研管理工作中進(jìn)行有效的溝通與服務(wù)。因此，科研秘書需要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，不僅要學(xué)習(xí)并領(lǐng)會(huì)最新的科研管理政策和相關(guān)規(guī)章制度，也要學(xué)習(xí)與科研部門及科研教師之間溝通的技巧，還要學(xué)習(xí)與科研相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，在日常工作中不斷總結(jié)、積累，在實(shí)踐中切實(shí)提升科研管理效率。

4.2 要具備敏銳的主觀能動(dòng)性

任何崗位的工作人員都要有較高的主觀能動(dòng)性，科研管理工作同樣如此。高?？蒲忻貢ぷ骶哂邢到y(tǒng)性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，是技術(shù)性較強(qiáng)的崗位[6]，在日常的工作中不能拘泥于已有規(guī)章制度的框架內(nèi)，要思路靈活、善于變通。不僅要能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行制度和工作流程中的問題與不足，思考解決陳規(guī)陋習(xí)的對策;也要積極主動(dòng)地拓展自己的知識(shí)領(lǐng)域，提高與上級(jí)部門和科研人員溝通的能力;還要加強(qiáng)與不同部門之間的協(xié)作，互通有無，相互促進(jìn)，共同提高;同時(shí)也應(yīng)培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識(shí)，化被動(dòng)為主動(dòng)，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索利用信息技術(shù)和其他現(xiàn)代科技成果開展創(chuàng)造性的管理工作，不斷提升科研管理效率。

5? 結(jié)語

近年來，國家在加大科研投入的同時(shí)，也在大力倡導(dǎo)為科研人員“松綁”減壓，因此，高效的科研管理模式將發(fā)揮至關(guān)重要的作用?？蒲忻貢鳛楦咝？蒲泄芾淼闹袌?jiān)力量，將在這一過程中發(fā)揮日益突出的作用。在現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的今天，科研秘書要對自己的工作崗位和職責(zé)范圍有清晰的認(rèn)識(shí)。在科研管理工作中加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)能力，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，在實(shí)踐中不斷地培養(yǎng)、提升自己的創(chuàng)新能力，為學(xué)院、學(xué)校的科研事業(yè)發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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