內(nèi)部控制視角下的高校合同管理優(yōu)化

鄭錦蓮

合同管理指的是合同當事人參考《合同法》、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》等文件，對合同進行各種管理行為的總稱。高校所涉及的合同主要包括教學、科研、培訓、產(chǎn)業(yè)經(jīng)營、基建維修、資產(chǎn)購置、資產(chǎn)租賃、合作交流、勞動人事、保障服務、法律服務、租賃等類別。在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中，詳細劃分了高校內(nèi)部控制的經(jīng)濟活動，分為預算業(yè)務、資產(chǎn)管理、政府采購業(yè)務、收支業(yè)務、合同管理、以及建設項目。作為高校六大經(jīng)濟業(yè)務之一的合同管理，其內(nèi)部控制的有效性將直接影響學校的整體內(nèi)部控制水平，也是其他業(yè)務順利開展的重要保障。

一、高校合同管理存在的問題

（一）合同管理的基礎環(huán)境

1.合同管理制度不完善，與其他管理制度沒有協(xié)調(diào)統(tǒng)一。一方面，有些高校的合同管理制度沒有涵蓋合同管理業(yè)務的所有流程，如缺少合同審核與監(jiān)督評價管理制度;有些學校照搬其他單位的制度，或沒有根據(jù)本單位實際情況的變化及時做出修訂，導致制度與本校實際情況不適合，執(zhí)行起來比較困難。以P大學為例，其合同管理辦法中，關于合同標的金額，規(guī)定一萬元以上的應簽訂合同，科研項目經(jīng)費向外支付或轉(zhuǎn)賬超過2千元以上的，應簽訂合同。從內(nèi)部控制的成本與效益原則來看，以一萬元為合同起點，相對高校的經(jīng)濟體量，勢必大大降低其資金運轉(zhuǎn)的效率，也加大了其內(nèi)部控制的成本。另一方面，在制定合同管理制度時，沒有與其他管理制度相結(jié)合，造成各項制度之間相互“打架”的情況。

2.合同管理組織架構不健全。有些高校沒有設置專門的合同審核部門、合同歸口管理部門、合同監(jiān)督與評價部門等。許多院校合同的簽訂授權由具體執(zhí)行部門負責，從合同文本的起草、審核到履行全由一人操辦，合同的潛在風險取決于具體經(jīng)辦人員的業(yè)務水平、法律意識等。此外，在一些不相容崗位中，未進行相互分離操作，從而嚴重違背了相關的制衡性原則。容易孳生腐敗與舞弊現(xiàn)象，給學校帶來經(jīng)濟損失。以某單位的公務車定點維修合同為例，從合同草擬、主辦部門審核、合同保管、修車申請、送修、結(jié)算、報銷，多個環(huán)節(jié)均是同一人，結(jié)果出現(xiàn)同一輛車同一天多次維修、維修項目雷同的現(xiàn)象。合同管理制度既不全面，也不制衡，執(zhí)行過程中遇到“梗阻”的情況難以避免。

3.合同管理信息化程度不夠。如今，信息化越來越發(fā)達，它改變了人們的生活，勞動生產(chǎn)率也提高了很多，并且在生活的方方面面都潛藏著信息化管理的身影。然而，大部分高校合同管理的信息化水平卻處在一個很低的水平，有些高校僅僅實現(xiàn)了線上審核和線上審批，有些高校甚至連審核與審批還停留在紙質(zhì)的手工審批階段。以H大學為例，財務核算、資產(chǎn)管理、人事管理等業(yè)務都已實現(xiàn)了信息化管理。而合同管理業(yè)務，仍停留在原始的人工化登記管理階段。沒有一套對合同訂立、履行、變更、完成、保管等一系列活動的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，更無法與其他信息系統(tǒng)實行對接。成為高校內(nèi)部控制信息化建設的短板。

（二）業(yè)務流程不科學或部分缺失

在合同管理業(yè)務流程中，合同審核、合同歸口管理、合同監(jiān)督與評價往往不被重視，甚至有些高校沒有設置這些環(huán)節(jié)。通常合同文本的擬定和簽署由授權的承辦單位具體操作，這有其合理性，但是經(jīng)辦人員是否具備必要的法律素養(yǎng)和法律意識，是否能夠勝任合同的擬定和簽署工作？這方面的制度漏洞，對高校的合同管理工作是一個潛在的風險，專業(yè)審核的缺失會導致合同中可能存在的風險不能及時地被發(fā)現(xiàn)，從而可能引發(fā)法律控訴和損失，高校合法權益得不到合理的保護。監(jiān)督與評價環(huán)節(jié)的缺失，使得學校不能及時發(fā)現(xiàn)合同管理內(nèi)部控制缺陷，不利于內(nèi)部控制水平的提高。

二、優(yōu)化合同管理的對策

（一）優(yōu)化合同管理的內(nèi)部控制環(huán)境

1.制定完善的合同管理制度。學校在制定合同管理制度時，應在遵循《合同法》、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》等有關法律、規(guī)章規(guī)定的前提下，根據(jù)本單位的實際情況，制定出適合自己的制度，使制度不僅科學合理，更要具有操作性。在合同管理制度中，應包括以下幾個方面，分別為合同簽訂與履行的制度、合同監(jiān)督與評價制度、合同保管制度、合同審核制度、以及責任追究制度。

2.建全合同管理組織架構。合同管理是一個動態(tài)的管理過程，包括了合同的訂立、審核、履行、變更、解除、糾紛、歸檔保管等環(huán)節(jié)，應認真梳理合同管理的業(yè)務流程， 合理設置崗位，明確各崗位職責權限，做到不相容崗位相互分離，相互制衡。依據(jù)合同管理的業(yè)務流程，其組織架構可分為合同承辦與履行部門、合同審核部門、合同監(jiān)督與評價部門、合同歸檔與保管部門。

3.加強信息化管理。高校應使用先進的內(nèi)部控制軟件，將合同的訂立、審核、履行、監(jiān)督與評價的各環(huán)節(jié)納入數(shù)字化管理程序中，實現(xiàn)信息化管理，能實時提供管理層所需的各類數(shù)據(jù)，并能與學校其他信息化管理模塊連接，實現(xiàn)資源共享，滿足各層次人員對信息的需求。

（二）優(yōu)化合同管理業(yè)務流程控制

合同管理業(yè)務包括合同調(diào)查、合同正式簽定、合同審核、合同文本擬定、變更、補充、合同實施、糾紛解決、后評估等幾個部分。對于學校而言， 當簽訂合同時，還要嚴格遵循相關的法律文件，并遵循誠實守信、協(xié)商一致、以及平等互利的原則，切實保障學校的合法利益，此外，不允許任何人利用學校合同侵害學校的合法利益

1.合同調(diào)查與談判控制。對于合同承辦人而言， 應該承擔相應的調(diào)查責任，主要調(diào)查對方主體的資格、委托代理權限等，審查時注意收集、保存相關資料，并對相關調(diào)查結(jié)果負責，確保對方當事人具備履約能力，避免對方存在欺詐情況下訂立合同，使學校利益受到損害。對于一些特殊的經(jīng)濟事項，例如，技術性很強，或者是法律關系比較復雜，需要安排相關的專業(yè)人員進行談判。

2.合同文本擬定控制。高校合同涉及的合同類別比較多，承辦部門及經(jīng)辦人多非法律及財會專業(yè)，法律意識淡薄，對合同存在的法律風險認識不足，同時，對合同文本的具體格式、條款的完整性、糾紛的解決等等內(nèi)容不熟悉，導致擬訂的合同文本五花八門。學校應成立專門的審核小組，對各類合同擬訂或搜集一個基礎的規(guī)范的合同范本，各經(jīng)辦人依據(jù)簽訂的合同類別選擇適合的范本來擬訂合同，并根據(jù)實際情況對合同進行補充、修改，使合同內(nèi)容規(guī)范完整，將合同風險降到最低，依法維護已方利益。

3.合同審核控制。學校應成立由學校辦公室、監(jiān)察審計處、財務處、法律顧問等專業(yè)技術人員和學校領導組成的合同審核小組。依據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的要求，合同審核與合同文本的擬訂屬于不相容崗位，應實行相互分離制度。在進行合同審核時，不僅要審核合同條款的合法性、嚴密性，還要審核合同的可行性。同時審核合同簽定的范圍，不允許將同一經(jīng)濟業(yè)務拆分為多項經(jīng)濟業(yè)務以逃避合同的簽訂。

4.合同簽署與登記保管控制。校長做為學校的法人代表，是合同的法定簽署人，校長有權以書面形式授權校內(nèi)各學院負責人或二級單位負責人簽署合同，在簽訂合同之前，學校需要明確授權審批、簽署權限，如果沒有得到授權，不允許以學校的名義簽署任何合同，也不允許簽訂超出自身權限的合同，此外，對于必須招標管理或由上層領導審批的重大合同，也不允許進行拆分，規(guī)避國家及學校的有關規(guī)定，合同專用章保管崗位應根據(jù)手續(xù)完備的合同授權審批單，加蓋合同專用章，并對合同原件進行連續(xù)編號，同時收回合同審批單及合同文本原件進行登記和保管。合同保管崗位應按學校檔案移交制度，在規(guī)定時間內(nèi)將合同按編號順序裝訂成冊，編制合同檔案目錄，將合同移交學校檔案部門。

5.合同實施控制。在簽訂合同的過程中，需遵循誠實守信原則，按照合同條款操作，高度重視學校的名譽，并且在相關人員履行合同的過程中，實施一系列監(jiān)督工作，督促合同雙方按合同條款履約，承辦單位應對標的的數(shù)量和質(zhì)量進行驗收后，憑手續(xù)完備的憑據(jù)到財務處辦理結(jié)算手續(xù)。財務部門應認真審核原始單據(jù)并依據(jù)合同條款支付款項。

6.合同補充、變更或終止控制。合同需要補充、變更或終止的，由承辦部門提出，經(jīng)審核小組核準后，按原審批程序?qū)徟髨?zhí)行。補充、變更或終止應采取書面形式，并交合同管理部門與原合同一并保存。

7.合同糾紛解決控制。在處理合同糾紛問題時，先要協(xié)商，如果意見一致，還要訂立書面協(xié)議，如果無法達成一致，必須按照合同約定的內(nèi)容，對仲裁機構提出仲裁申請，或向人民法院提起控訴訟，合同糾紛處理結(jié)束后，應把相關材料送交合同歸檔管理部門，與原合同一起歸檔保存。

8.合同監(jiān)督與評估控制。學校應定期對合同管理業(yè)務進行檢查與評估，此項工作由設立的合同監(jiān)督與評估部門完成，應對合同管理的全過程進行檢查與評估，并對合同管理內(nèi)部控制的有效性作出評估，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，從而在合同管理的過程中，做好一系列內(nèi)部控制工作。對檢查中發(fā)現(xiàn)的違反國家法律、法規(guī)和有關合同管理制度，在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私，損害國家和學校利益的，應視情節(jié)輕重，依據(jù)有關規(guī)定追究責任人的行政、經(jīng)濟責任。構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。

三、結(jié)語

在高校管理過程中，應對合同管理業(yè)務進行詳細的劃分，始終把業(yè)務流程放在第一位，在不同的環(huán)節(jié)設立相應的組織機構，并以完善的管理制度嵌入業(yè)務流程中，利用信息化管理的方式，進一步加強內(nèi)部控制水平。

（作者單位：海南師范大學）