信息系統(tǒng)與溝通在中小型建筑企業(yè)中的應(yīng)用

鄧秋梅

中小型建筑施工企業(yè)在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著重要的角色，其因個(gè)體規(guī)模無法與大型施工企業(yè)相抗衡而更需要加強(qiáng)適應(yīng)外部環(huán)境發(fā)展和調(diào)整變化，并要求在建立和優(yōu)化內(nèi)外部信息系統(tǒng)方面更具靈活性，從而需要根據(jù)市場(chǎng)變化和業(yè)務(wù)變化修訂和調(diào)整內(nèi)外部信息系統(tǒng)與溝通要求?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化的時(shí)代，自從國家對(duì)建筑業(yè)推行營改增政策，國家對(duì)建筑行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)化監(jiān)控，中小型施工企業(yè)任何不規(guī)范行為都將被監(jiān)控，以及2020年疫情以來極嚴(yán)重影響中小型建筑施工企業(yè)發(fā)展，極切地要求中小建筑施工企業(yè)建立和優(yōu)化信息與溝通管理模式。外部環(huán)境的變化使得建筑施工企業(yè)信息管理更具挑戰(zhàn)性，稍有不慎將面臨外部監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部信息管理安全風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范的信息與溝通管理辦法有利于中小型建筑施工企業(yè)制定出更加有效的應(yīng)對(duì)國家政策和社會(huì)發(fā)展變化。

一、規(guī)范中小型建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與溝通的必要性

1.保障信息的及時(shí)性及溝通的有效性。因信息存在時(shí)效性，及時(shí)有效的信息很可能為中小型施工公司提供發(fā)展機(jī)遇，如何建立篩選和甄別有效信息成為中小型施工企業(yè)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。信息及時(shí)性是指在人們需要時(shí)擁有的信息。有效的溝通從廣義上的定義是信息的縱向和橫向的傳遞與反饋。同時(shí)，與外部關(guān)系諸如與客戶、供應(yīng)商、消費(fèi)者、監(jiān)管部門等也需要有效的溝通。信息溝通過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并加以解決。以飛利浦在美國墨西哥州的芯片廠火災(zāi)引起愛立信手機(jī)停產(chǎn)為例，根據(jù)相關(guān)報(bào)道分析，愛立信選擇退出手機(jī)市場(chǎng)，并非市場(chǎng)營銷不力、產(chǎn)品設(shè)計(jì)或質(zhì)量問題，而是在飛利浦芯片廠發(fā)生火災(zāi)事件后，沒有迅速作出內(nèi)外部溝通和處理，導(dǎo)致了愛立信和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手諾基亞拉開了距離;同為愛立信競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的諾基亞，其管理人員根據(jù)新品生產(chǎn)的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，在大火發(fā)生后的兩周內(nèi)，積極動(dòng)員內(nèi)外部專家和工程師協(xié)商解決芯片供應(yīng)方案，爭(zhēng)取更多的供應(yīng)商，度過了危機(jī)，并為自身提供了發(fā)展機(jī)遇。

2.保障信息內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。信息的真實(shí)完整有利于充分保證信息的可靠性，從而使管理者做出有效的決策。信息系統(tǒng)不僅處理中小型施工企業(yè)的內(nèi)部信息，還包括與經(jīng)營決策和對(duì)外報(bào)告相關(guān)的外部事件、外部行為和條件等。如果中小型施工企業(yè)信息系統(tǒng)有缺失、無法發(fā)揮信息的功能和作用，那么很有可能影響公司經(jīng)營的正常有序進(jìn)行。信息真實(shí)性應(yīng)當(dāng)包含對(duì)信息的來源進(jìn)行判斷，及時(shí)并詳細(xì)的記錄內(nèi)容，并對(duì)偽造的信息予以鑒別，使其避免虛假記錄。信息完整性當(dāng)包含保證信息的一致性，同時(shí)做好恰當(dāng)?shù)姆诸悾⒎乐箶?shù)據(jù)被非法用戶篡改，不存在重大遺漏。

3.保障信息決策的有用性。充分有效的信息將提高中小型施工企業(yè)管理層決策的有效性和科學(xué)性，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。如果信息傳遞不通暢、不及時(shí)，很可能導(dǎo)致決策失誤，甚至制定的決策無法有效執(zhí)行。中小型施工企業(yè)建立有效的信息系統(tǒng)與溝通，提高信息決策的有效性，這要求建立完善信息系統(tǒng)建設(shè)和溝通管理辦法，應(yīng)當(dāng)包括記錄整個(gè)過程信息，以及管理層履行職責(zé)對(duì)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)和資產(chǎn)負(fù)債及投資者權(quán)益的影響。管理層所需要的經(jīng)營報(bào)告相關(guān)的信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理過程相匹配。業(yè)務(wù)流程信息包括本企業(yè)客戶溝通、招投標(biāo)、采購、施工過程、后期服務(wù)等一系列活動(dòng)。與經(jīng)營報(bào)告相關(guān)的信息系統(tǒng)所生成信息的質(zhì)量，對(duì)管理層能否做出恰當(dāng)?shù)慕?jīng)營管理決策有重大影響。

4.保障企業(yè)資產(chǎn)的安全與完整。資產(chǎn)作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要資源，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的物質(zhì)基礎(chǔ)。信息系統(tǒng)建設(shè)有利于中小型施工企業(yè)做好事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋，保障企業(yè)資產(chǎn)安全與完整。企業(yè)資產(chǎn)安全貫穿企業(yè)經(jīng)營管理全過程，建立有效的信息系統(tǒng)與溝通管理辦法，有利于加強(qiáng)公司資產(chǎn)管理體系建設(shè)，及時(shí)反饋經(jīng)營管理過程存在的問題和管理缺失，強(qiáng)化資金安全管控，避免公司資產(chǎn)流失，防止經(jīng)營數(shù)據(jù)資料被盜取，落實(shí)相關(guān)人員的責(zé)任，降低企業(yè)的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)過程維護(hù)和升級(jí)、訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)錄入與使用、網(wǎng)絡(luò)安全管控等方面的管理，保證信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全和穩(wěn)定。

中小型施工企業(yè)可以通過財(cái)務(wù)資料、聘請(qǐng)專家獲得分析報(bào)告、行業(yè)內(nèi)部刊物等渠道獲取行業(yè)內(nèi)部信息;也可以通過行業(yè)協(xié)會(huì)、業(yè)務(wù)往來單位、領(lǐng)先企業(yè)的市場(chǎng)調(diào)研、以及有關(guān)監(jiān)管部門等渠道獲取外部信息。綜合分析運(yùn)用內(nèi)部信息和外部信息，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全與完整。

二、加強(qiáng)信息與溝通，建立健全信息管理的措施

1.全面加強(qiáng)信息與溝通對(duì)企業(yè)發(fā)展的意識(shí)建設(shè)。中小型建筑施工企業(yè)項(xiàng)目管理是動(dòng)態(tài)的，要求公司所有人員的工作及思想?yún)f(xié)調(diào)統(tǒng)一。對(duì)于公司的高層決策者，應(yīng)意識(shí)到信息與溝通的重要性，加強(qiáng)信息溝通意識(shí)將提高信息溝通的有效性，有利于管理者充分分析內(nèi)外部環(huán)境的變化以及自身資源能力的適應(yīng)性，從而做出有效的決策。而作為公司員工，應(yīng)意識(shí)到自身每天接觸的信息對(duì)公司和個(gè)人發(fā)展的重要性。良好的信息溝通建設(shè)對(duì)企業(yè)來說是一種投資，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，并有助于形成一種企業(yè)文化。加強(qiáng)信息與溝通管理有利于中小型施工企業(yè)發(fā)展和建設(shè)，有利于企業(yè)及時(shí)并準(zhǔn)確地收集、報(bào)送與經(jīng)營相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)外部得到充分有效的溝通。以近年來中小型施工企業(yè)倒閉原因來看，失敗的原因基本可歸結(jié)為，由于公司未形成完善的信息系統(tǒng)與溝通意識(shí)，監(jiān)管系統(tǒng)升級(jí)而公司管理無法升級(jí)管理而被淘汰，對(duì)未來過度樂觀和宏觀調(diào)控理解不深而盲目投資和擴(kuò)張而導(dǎo)致公司失敗，對(duì)資本市場(chǎng)信息掌握不充分因貨幣政策緊縮而導(dǎo)致資金斷裂。

2.建立有效的信息傳遞流程體系和管控措施。中小型施工企業(yè)建立有效的財(cái)務(wù)信息與溝通，需充分收集信息和提供信息系統(tǒng)所需的資源，分析并制定信息系統(tǒng)與溝通的總體規(guī)劃，評(píng)估選擇所需實(shí)施的信息系統(tǒng)，對(duì)建成的信息系統(tǒng)進(jìn)行必要的控制和評(píng)價(jià)，必要時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估分析和改進(jìn)提升。

在內(nèi)部信息系統(tǒng)建設(shè)方面，中小型施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)其自身的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，規(guī)范內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和管理，建立信息系統(tǒng)收集、分析和評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，制定嚴(yán)格的信息傳遞溝通流程，規(guī)范信息審核程序和審核權(quán)限，充分利用人工智能或計(jì)算機(jī)技術(shù)，強(qiáng)化內(nèi)部信息報(bào)告的生成管理并及時(shí)上報(bào)到對(duì)應(yīng)的管理決策者。在外部信息與溝通方面，中小型施工企業(yè)應(yīng)充分分析項(xiàng)目的種類，所需配備的人力資源和管理能力及項(xiàng)目地的人才結(jié)構(gòu)，了解供應(yīng)商、班組財(cái)務(wù)能力和管理能力，形成對(duì)外部合作人員規(guī)范化管理辦法，充分利用公司的管理模式及優(yōu)勢(shì)，及時(shí)有效的收集外部環(huán)境及信息的機(jī)會(huì)與風(fēng)險(xiǎn)，建立信息溝通反饋渠道，形成一套適應(yīng)項(xiàng)目管理所需的信息管理體系。中小型施工企業(yè)建立信息系統(tǒng)的評(píng)估管理制度，應(yīng)定期或不定期的進(jìn)行全面評(píng)估內(nèi)外部信息系統(tǒng)的使用和效果，評(píng)估信息系統(tǒng)的安全，關(guān)注信息使用的及時(shí)性和有效性。

3.建立有效的信息溝通獎(jiǎng)懲機(jī)制。為加強(qiáng)中小型施工企業(yè)有效的管理信息系統(tǒng)與溝通，離不開公司實(shí)施切實(shí)執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)需及時(shí)傳遞信息的相關(guān)人員進(jìn)行與績(jī)效考核體系掛鉤。在獎(jiǎng)懲制度建設(shè)方面，中小型施工企業(yè)應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，使用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，建立融洽的組織氣氛和激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工參與管理的激勵(lì)機(jī)制，定期做好自我評(píng)價(jià)總結(jié)的激勵(lì)機(jī)制，使企業(yè)文化得到良好發(fā)展并得到員工認(rèn)同。加強(qiáng)中小型施工企業(yè)內(nèi)部管理，內(nèi)部信息報(bào)告使用及保管制度，強(qiáng)化反舞弊機(jī)制在信息系統(tǒng)建設(shè)中的作用，通過建立職權(quán)分離、適度授權(quán)分工等手段防止企業(yè)秘密泄露或被利用。企業(yè)建立反舞弊機(jī)制時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)預(yù)防為主、懲罰為輔，明確反舞弊工作的工作重點(diǎn)、明確內(nèi)部相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員在反舞弊工作中流程和職責(zé)權(quán)限，防止信息舞弊，促進(jìn)信息溝通的有效運(yùn)行。

4.加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才建設(shè)是中小型施工企業(yè)一項(xiàng)無形資產(chǎn)，是公司的組織資源。人才隊(duì)伍建設(shè)，首先是人才的來源應(yīng)當(dāng)遵循擇優(yōu)選取，以發(fā)展的視角不斷改進(jìn)人才引進(jìn)管理辦法，加強(qiáng)自主培養(yǎng)人才并積極向外部吸納人才，好中選優(yōu)，不斷提升員工的素質(zhì);其次應(yīng)當(dāng)考慮人才培養(yǎng)遵循深度專業(yè)化，現(xiàn)代企業(yè)管理越來越趨于專業(yè)化，要求積累經(jīng)驗(yàn)提高專業(yè)水平能力，在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行研究創(chuàng)造和技術(shù)創(chuàng)新，提高生產(chǎn)效率和管理效率，降低成本，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置;再其次是人才儲(chǔ)備突出前瞻性，隨著國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的升級(jí)換代，消費(fèi)需求的多元化和專業(yè)化，中小型施工企業(yè)需立足企業(yè)的實(shí)際情況，同時(shí)根據(jù)對(duì)未來市場(chǎng)的發(fā)展預(yù)判儲(chǔ)備有潛質(zhì)的技術(shù)型人才和管理型人才，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展;最后是人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要效益化，中小型施工企業(yè)對(duì)員工的評(píng)價(jià)需與本行業(yè)緊密相關(guān)，員工沒有貴賤之分，只有分工不同，無論在何種崗位從事何種職業(yè)，員工做到盡職盡責(zé)也是公司需要的人才。

三、結(jié)語

為達(dá)到構(gòu)建有效的信息系統(tǒng)與溝通，需要中小型施工企業(yè)管理者明確信息溝通的目的和方向，并圍繞其核心內(nèi)容進(jìn)行充分討論，進(jìn)行一系列的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和制度體系建設(shè)。在明確的信息系統(tǒng)與溝通目標(biāo)前提下，規(guī)范公司的組織結(jié)構(gòu)，匹配相應(yīng)的人力資源并加強(qiáng)人才建設(shè)，在經(jīng)營管理過程中收集有效的信息，建立恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，?gòu)建完善的評(píng)價(jià)和反饋系統(tǒng)，從而使得財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)高效運(yùn)行，信息溝通更具時(shí)效性。