基于OA系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品信息化管理研究

劉藝婧 吳天佑 劉洋

南京市產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)院 江蘇南京 210019

在檢測(cè)過(guò)程中，必須加強(qiáng)樣品的管理，這是各項(xiàng)工作有序開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。樣品管理水平的好壞對(duì)最終結(jié)果的準(zhǔn)確性、有效性有著關(guān)鍵性的影響。而且，考慮到部分如貴金屬珠寶樣品的價(jià)值比較高以及政府監(jiān)督抽查樣品的可溯源性，除了保證結(jié)果的準(zhǔn)確性之外，還要重視樣品的安全性與完整性。

1 實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品特點(diǎn)

1.1 樣品檢測(cè)周期不一致

在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)，由于所需指標(biāo)、參數(shù)不同，所用到的時(shí)間、周期也不盡相同，短的只需幾分鐘，長(zhǎng)的甚至需要幾個(gè)月。比如，對(duì)樣品的標(biāo)識(shí)標(biāo)簽的判定很快就能得出結(jié)論，而比如微生物檢測(cè)則是需要達(dá)到一定的程度，才能得到相應(yīng)的檢測(cè)結(jié)果，這必然要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。而檢測(cè)周期不一致，對(duì)樣品管理的各個(gè)環(huán)節(jié)就提出了更高的要求，這就需要用到OA系統(tǒng)里的到期提醒功能。

1.2 檢測(cè)過(guò)程中會(huì)用到特殊消耗品

對(duì)于樣品的檢測(cè)，往往需要用到特定的消耗品。比如，硫酸、鹽酸等，是對(duì)樣品中所包含的各類化學(xué)成分進(jìn)行針對(duì)性的檢測(cè)、分析；苯、甲苯等物質(zhì)，則是用于有害物質(zhì)的檢測(cè)。對(duì)于這些特殊消耗品的管理，必須采取專人管理并做到每日將消耗情況錄入OA系統(tǒng)等管理措施[1]。

1.3 分包樣品多地流轉(zhuǎn)

當(dāng)出現(xiàn)了某段時(shí)間內(nèi)的工作量較多、檢測(cè)能力不達(dá)標(biāo)（比如，關(guān)鍵設(shè)施缺乏或是關(guān)鍵人員的能力不具備）、其中某部分的檢驗(yàn)項(xiàng)目不在實(shí)驗(yàn)室能力范圍內(nèi)等情況時(shí)，就要采取分包方式。在這一過(guò)程中，由于空間、時(shí)間上的阻隔，樣品會(huì)在不同的機(jī)構(gòu)之間流轉(zhuǎn)，這也加大了樣品管理的難度。

2 樣品管理的基本要求

對(duì)于實(shí)驗(yàn)室來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定要求以及院部管理規(guī)章制度如《質(zhì)量手冊(cè)》等，對(duì)涉及到管理人員進(jìn)行授權(quán)，設(shè)立實(shí)驗(yàn)室樣品管理員和監(jiān)督員對(duì)各項(xiàng)管理流程以及各個(gè)細(xì)節(jié)的嚴(yán)格控制監(jiān)督，并按規(guī)定做好記錄。

采取運(yùn)作透明實(shí)驗(yàn)室的模式，可根據(jù)需要在各相關(guān)重要流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)安裝攝像頭，做到準(zhǔn)確、完整的記錄下樣品管理的整個(gè)過(guò)程，比如在用于稱量的天平上部安裝攝像頭，以便對(duì)樣品重量進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。此外，還應(yīng)設(shè)置專門的安全存儲(chǔ)設(shè)施，比如設(shè)置樣品保管室及保險(xiǎn)柜等，并實(shí)行多人監(jiān)管模式，盡可能杜絕任何疏漏的存在。除大型保險(xiǎn)柜外，樣品在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)會(huì)在多個(gè)不同的位置流轉(zhuǎn)，也需準(zhǔn)備小型的儲(chǔ)存柜或保險(xiǎn)柜，以便存儲(chǔ)待檢的樣品。

3 實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

3.1 樣品的接收

樣品接收，是樣品管理的第一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)安排專人對(duì)樣品的基本情況進(jìn)行檢查、確認(rèn)，以保證客戶所提出的各項(xiàng)需求可以得到滿足，并與客戶確認(rèn)樣品的外觀、重量等。如果檢查發(fā)現(xiàn)樣品存在一定程度的損傷，或與前期提供的資料存在差別，或是客戶提出的要求比較模糊等，在接受樣品前，應(yīng)與客戶溝通確認(rèn)，根據(jù)需要給出相應(yīng)的文字說(shuō)明，并詳細(xì)記錄下與客戶交流的信息內(nèi)容。必要情況下，應(yīng)通過(guò)監(jiān)控?cái)z像頭錄像錄音等方式對(duì)各項(xiàng)參數(shù)信息進(jìn)行記錄，應(yīng)與客戶當(dāng)面確認(rèn)樣品的重量等重要信息，最終錄入OA系統(tǒng)并打印相關(guān)樣品信息讓客戶簽字確認(rèn)，這一點(diǎn)尤為關(guān)鍵[2]。

3.2 樣品的標(biāo)識(shí)

樣品接收后，應(yīng)結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的管理規(guī)定對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)。需要注意的是，標(biāo)識(shí)必須具備唯一性的特點(diǎn)，粘貼的位置要直觀、清晰，同時(shí)不能對(duì)后續(xù)的檢驗(yàn)環(huán)節(jié)造成任何影響；所給出的標(biāo)識(shí)應(yīng)確保可靠、完整，在之后的流轉(zhuǎn)過(guò)程中不會(huì)輕易丟失，或是難以辨別。為了方便管理，并提高管理效率，還應(yīng)提供條形碼等樣品標(biāo)識(shí)，只需利用掃碼機(jī)就能方便的獲取樣品信息并上傳至OA系統(tǒng)，有利于提高工作效率。

3.3 樣品的內(nèi)部流轉(zhuǎn)

樣品標(biāo)識(shí)完成后，應(yīng)盡快安排專門人員領(lǐng)取需要進(jìn)行檢測(cè)的樣品，在領(lǐng)取樣品時(shí)，應(yīng)詳細(xì)確認(rèn)樣品的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，特別是對(duì)樣品是否滿足檢測(cè)要求進(jìn)行確認(rèn)，如存在某些疑問(wèn)，應(yīng)與管理人員進(jìn)行及時(shí)的溝通、交流，并在OA系統(tǒng)里做好樣品交接記錄，以備后續(xù)的查驗(yàn)。

3.4 檢測(cè)過(guò)程中樣品的管理

比如珠寶、貴金屬樣品等貴重樣品在多數(shù)情況下會(huì)選擇無(wú)損的檢測(cè)手段。如足金擺件樣品，整體外觀較大、品質(zhì)較軟，在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)尤其要引起注意預(yù)防可能存在的刮傷、磕碰等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于上述樣品，應(yīng)盡量減少移動(dòng)的次數(shù)，同時(shí)控制密切接觸的人員，盡可能縮減樣品留存的時(shí)間，以提高樣品的安全性[3]。

對(duì)于采取破壞性檢測(cè)手段的樣品，在進(jìn)行樣品的取用時(shí)，應(yīng)盡量避免非檢測(cè)的損耗，如某些脆性較大的樣品，在進(jìn)行剪取時(shí)，總是會(huì)出現(xiàn)不同程度的飛濺，對(duì)此可采取壓薄、剪碎的方法，進(jìn)行更安全的取樣，以保證樣品的損耗處于可控范圍內(nèi)。

檢測(cè)完成后，經(jīng)過(guò)特定處理的樣品需進(jìn)行清洗，以保證無(wú)藥劑殘留，并與其他樣品一起裝到原來(lái)的存儲(chǔ)裝置中；如樣品經(jīng)過(guò)處理后已變成液體，如有約定按相應(yīng)流程退還給客戶或交院部有關(guān)部門統(tǒng)一處置，不能隨意處理。

3.5 檢測(cè)結(jié)束后的管理

完成各個(gè)檢測(cè)環(huán)節(jié)后，應(yīng)將樣品及時(shí)退還給管理人員，或與客戶聯(lián)系取回樣品。在這一過(guò)程中，應(yīng)要求客戶簽字確認(rèn)并上傳OA系統(tǒng)存檔；如客戶存有疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)安排相關(guān)人員調(diào)取檢測(cè)和監(jiān)控記錄，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析、確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)盡快制定改正措施[4]。

3.6 留樣復(fù)測(cè)等質(zhì)量控制樣品的管理

為了實(shí)現(xiàn)更加高效的質(zhì)量控制，應(yīng)進(jìn)行留樣復(fù)測(cè)，上述樣品會(huì)被保存較長(zhǎng)的時(shí)間，對(duì)其的管理要求往往比較高，需要定期進(jìn)行數(shù)量、重量等的測(cè)量、清點(diǎn)，并做好詳細(xì)記錄；使用時(shí)，也要保存好每次的取用記錄，以備后續(xù)的查驗(yàn)。當(dāng)某一批次的樣品用完后，需要進(jìn)行整體分析，判斷其中存在的損耗是否處于正常范圍以內(nèi)。保留樣品要保存在不使樣品的特性發(fā)生變化的環(huán)境中，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品化學(xué)、物理性質(zhì)和要求,注意溫度、濕度、陽(yáng)光、塵埃、空氣等因素的影響,并且注意通風(fēng)和消防安全措施。

3.7 樣品的每日盤點(diǎn)

對(duì)進(jìn)行檢驗(yàn)，每日進(jìn)出實(shí)驗(yàn)室的樣品數(shù)量較多，若樣品的價(jià)值較高，則需要充分保證樣品的安全。對(duì)此，就需要進(jìn)行樣品的每日盤點(diǎn)，每天對(duì)樣品的數(shù)量等進(jìn)行計(jì)算，保證樣品的數(shù)量與實(shí)際情況完全吻合，如發(fā)現(xiàn)數(shù)值上的差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)迅速查找問(wèn)題，并給出針對(duì)性的解決辦法[5]。

4 實(shí)驗(yàn)室信息管理OA系統(tǒng)的應(yīng)用

OA系統(tǒng)是將實(shí)驗(yàn)室的各個(gè)檢測(cè)裝置利用信息網(wǎng)絡(luò)連接為一個(gè)整體，將現(xiàn)代化的管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等充分應(yīng)用到樣品管理中，實(shí)現(xiàn)檢測(cè)樣品的全方位管理。OA系統(tǒng)的應(yīng)用，可形成一套完整的實(shí)驗(yàn)室樣品管理和監(jiān)控體系，既能充分滿足外部管理的基本需求，又能保證檢驗(yàn)結(jié)果的嚴(yán)格控制。

可以說(shuō)，OA系統(tǒng)是實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品現(xiàn)代化管理的需要。通過(guò)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)樣品管理的自動(dòng)化、信息化的目的，對(duì)提升檢測(cè)工作效率、降低檢測(cè)成本有著極高的應(yīng)用價(jià)值。

圖1 OA系統(tǒng)

在檢測(cè)過(guò)程中，樣品管理水平的好壞對(duì)最終結(jié)果的準(zhǔn)確性、有效性有著關(guān)鍵性的影響。隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)樣品檢測(cè)的要求也在不斷提高，不管是樣品數(shù)量、檢測(cè)周期、結(jié)果準(zhǔn)確性等都提出了更高的要求，而對(duì)于樣品的人工管理顯然已不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，隨著實(shí)驗(yàn)室的現(xiàn)代化改革發(fā)展，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的整體管理水平，特別是樣品管理水平也提出了更高的要求。因此，除了加強(qiáng)樣品管理各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制，還應(yīng)根據(jù)需要引入OA系統(tǒng)，這必將進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)室的樣品乃至實(shí)驗(yàn)室整體管理水平[6]。

5 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，樣品管理是確保檢測(cè)結(jié)果準(zhǔn)確性的重要基礎(chǔ)，在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)，應(yīng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，在保證樣品安全的基本前提下，確保結(jié)果的可追溯性。因此，本文通過(guò)對(duì)樣品管理基本要求的分析，重點(diǎn)討論了加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品管理的有關(guān)措施以及OA系統(tǒng)在樣品信息化管理中的應(yīng)用。實(shí)踐表明，只有將先進(jìn)的信息化手段運(yùn)用在樣品管理工作中，才能得到真實(shí)、準(zhǔn)確的檢測(cè)結(jié)果，才能不斷提升樣品檢測(cè)的水平和能力。