信息化背景下行政審批檔案管理的有效性研究

李詠梅

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，政務(wù)服務(wù)網(wǎng)運(yùn)行越發(fā)成熟，傳統(tǒng)的線下服務(wù)大廳窗口受理形式，已經(jīng)不能滿足行政審批的高效率需求了，線下審批和線上審批相結(jié)合的形式成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這種發(fā)展趨向的作用下，產(chǎn)生了大量的電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件，如何對(duì)這些行政審批的檔案進(jìn)行有效地管理，成為目前需要重點(diǎn)思考的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：信息化;行政審批檔案;檔案管理

行政審批檔案是文字、圖表和聲像等資料的一個(gè)統(tǒng)稱，具有很強(qiáng)的保存價(jià)值，在信息化的時(shí)代背景下，行政審批工作的辦事效率越來越高，不論是電子的審批文件，還是紙質(zhì)性的審批文件都有很多，如果可以對(duì)這些文件進(jìn)行有效地管理，不僅能夠讓這些檔案在行政審批工作中有效地發(fā)揮出作用，還能讓行政審批工作的效率得到進(jìn)一步地提升，所以，進(jìn)行信息化背景下的行政審批檔案有效管理，非常必要。

一、重視檔案管理人員的篩選和監(jiān)管

線下審批模式和線上審批模式相結(jié)合，讓審批檔案的數(shù)量急劇增加，如果負(fù)責(zé)進(jìn)行審批檔案管理的人員，自身的工作技能和工作素養(yǎng)不符合工作標(biāo)準(zhǔn)，則很容易導(dǎo)致審批檔案亂成一團(tuán)，影響后續(xù)辦公的效率，所以要想確保信息化時(shí)代背景下，行政審批檔案管理工作的有序進(jìn)行，就必須要做好檔案管理人員的篩選和監(jiān)管[1]。

首先，對(duì)所有的檔案管理人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容要涉及到工作技能、專業(yè)知識(shí)以及工作素養(yǎng)三個(gè)方面，只有三個(gè)方面的考核成績都符合標(biāo)準(zhǔn)，才能讓他們進(jìn)行行政審批檔案的管理，否則不予錄用。其次，經(jīng)常對(duì)行政審批檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。信息化背景下，日新月異，很多事情都是瞬息萬變的，一成不變的工作模式肯定不能為時(shí)代所認(rèn)可，因此檔案管理的管理者需要經(jīng)常組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高服務(wù)意識(shí)、強(qiáng)化服務(wù)能力，讓每一名審批檔案的管理人員都能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。最后，檔案管理部門要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理和員工管理方法，讓部門內(nèi)對(duì)檔案的管理更有質(zhì)量，對(duì)員工的管理更加高效。在先進(jìn)的管理方法的幫助下，管理者需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不定期的檢查和點(diǎn)評(píng)，讓檔案管理的情況、員工工作的狀態(tài)等可以時(shí)刻處于被監(jiān)管的狀態(tài)下，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題[2]。

二、明確職責(zé)分工

信息化時(shí)代的到來，讓人們有了發(fā)表自己觀點(diǎn)的平臺(tái)，個(gè)人意識(shí)更強(qiáng)了。在這種情況下，職責(zé)分工明確就顯得尤為重要。一方面，如果在進(jìn)行檔案管理的職責(zé)分工時(shí)，管理者沒有做出恰當(dāng)?shù)陌才?，?huì)導(dǎo)致有的工作沒人做、有的工作很多人做，最終導(dǎo)致每個(gè)人都很忙，卻又每項(xiàng)工作都沒做好的局面出現(xiàn)，于行政審批工作而言，影響工作效率和質(zhì)量，容易導(dǎo)致重大意外情況的發(fā)生;另一方面，員工的個(gè)人意識(shí)更強(qiáng)了，他們更加關(guān)注個(gè)人的合法權(quán)益和個(gè)人公平，如果在工作的時(shí)候因?yàn)槁氊?zé)分工不明確，導(dǎo)致付出和收獲不對(duì)等，他們很容易感到不平衡，會(huì)影響工作積極性，甚至是對(duì)工作產(chǎn)生抵觸情緒，從長遠(yuǎn)角度來看，不利于行政審批工作長久健康的發(fā)展[3]。

所以，部門的管理者需要對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容，有一個(gè)清晰地了解，不能單純地憑借個(gè)人感覺進(jìn)行分工，還需要在分工之前和員工了解情況，確定對(duì)工作內(nèi)容完全了解以后在開始進(jìn)行職責(zé)分工。比如說行政審批檔案的工作內(nèi)容分為檔案資料的收集、整理，資料本身又分為電子版資料和紙質(zhì)版資料，那么可以根據(jù)不同類型資料的收集整理的難易程度進(jìn)行分工，好比電子版資料比較好收集，那么就可以少安排幾名員工。另外要注意的是一定要把工作細(xì)化，讓那個(gè)每一個(gè)人都有明確的工作職責(zé)，也要把工作績效和工作情況一一對(duì)應(yīng)起來，讓員工能夠清楚地知道自己該做什么事、做得好能有什么樣的獎(jiǎng)勵(lì)、做得不好會(huì)有什么樣的懲罰，以及如果想要獲得更加長遠(yuǎn)的發(fā)展，那么應(yīng)該怎么做，這樣的話不僅能將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，方便管理者管理，還能夠讓工作更加有效率，可以及時(shí)對(duì)工作安排不合理的地方進(jìn)行調(diào)整，有效地避免工作事故的發(fā)生，讓行政審批工作變得標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

三、建立健全完善的綜合檔案管理平臺(tái)

通過分析行政部門目前的檔案管理現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)，很多部門存在著“多頭管理”的現(xiàn)象，即有的檔案是被多個(gè)部門管理著的，每個(gè)部門都只負(fù)責(zé)自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)規(guī)范文件或者是指導(dǎo)文件的下發(fā)工作，這也就導(dǎo)致了有的實(shí)際內(nèi)容較多的、整體性文件會(huì)有部分內(nèi)容丟失，信息變得不完整，很影響行政審批部門后續(xù)工作的質(zhì)量，既增加了檔案信息查找的難度，還容易導(dǎo)致出現(xiàn)職責(zé)混亂不清的情況。本應(yīng)該是相互合作的部門，但是在這種多頭管理模式下卻變成了部門各自為政，信息交流不順暢[4]。

所以，為了讓行政審批檔案的管理可以更加有效，避免檔案信息分塊管理和信息缺失等情況的發(fā)生，我們應(yīng)該建立一個(gè)完善的綜合檔案平臺(tái)。充分發(fā)揮出“綜合”兩個(gè)字的作用，讓檔案管理的各個(gè)部門之間建立起緊密地聯(lián)系，能夠形成互幫互助的風(fēng)氣，在進(jìn)行一個(gè)檔案的管理時(shí)，要要求各部門之間保持聯(lián)系，確保即使同一個(gè)檔案不同部分由不同的部門負(fù)責(zé)，也要讓檔案保持完整性，部門之間要能隨時(shí)溝通檔案的處理情況，直至這份檔案被妥善管理好為止。

總結(jié)語

在信息化背景下，我們需要重新調(diào)整行政審批檔案的管理方式，以便更好地應(yīng)對(duì)新出現(xiàn)的檔案管理問題。首先需要重新選拔審批檔案的管理人員，讓后續(xù)進(jìn)行管理工作的員工都是具備專業(yè)能力和較高工作素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，避免因?yàn)閱T工個(gè)人能力問題導(dǎo)致管理問題的出現(xiàn)，在選好管理的工作人員以后，需要進(jìn)行合理的分工，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，讓員工的工作積極性更強(qiáng)，也讓管理者的工作更加有效率，最后一點(diǎn)就是建立一個(gè)檔案管理的綜合平臺(tái)，并對(duì)其不斷地進(jìn)行完善，讓所有負(fù)責(zé)行政審批檔案管理工作的部門，能夠彼此之間緊密聯(lián)系，保證信息交流的有效性。通過以上這些做法，可以讓行政審批檔案的管理工作在信息化的大背景下也能保持高效性，確保行政審批工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭其武.信息化背景下衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作探究[J].傳媒論壇，2020，v.3;No.71（23）：118-119+121.

[2]賀鵬飛.行政審批制度改革背景下檔案管理工作研究[J].農(nóng)家參謀，2020，No.651（7）：204-204.

[3]董敏.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理發(fā)展的有效途徑探討[J].長江叢刊，2019，No.431（2）：185-186.

[4]韓鵬.大數(shù)據(jù)時(shí)代下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)研究[J].建筑技術(shù)研究，2021，4（1）：25-26.