文檔信息化管理過程中工序質(zhì)檢用表表格優(yōu)化方法分析

徐慶超 高華瑞 萬星

摘 要：京臺高速公路泰安至棗莊段改擴建工程項目（以下簡稱項目）是國家檔案局第二批電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目（以下簡稱試點）。隨著工程建設(shè)進度逐漸深入，電子文件形式也隨著工程結(jié)構(gòu)類型增多而越發(fā)多樣和復(fù)雜。同時，當(dāng)前所采用的文件載體——“表格”是根據(jù)傳統(tǒng)手書模式發(fā)展而來，本身填寫工作量較大。且因相關(guān)施工規(guī)范陸續(xù)更新，表格本身也需要做出調(diào)整。再考慮到施工現(xiàn)場實際工作方式，還要適應(yīng)移動端現(xiàn)場辦公需求。綜上所述，針對目前表格有必要進行梳理、改進、更正，以適應(yīng)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的新工作模式。本文針對文檔信息化管理過程中工序質(zhì)檢用表表格優(yōu)化方法進行了分析，提出了表格優(yōu)化原則，并闡述了表格優(yōu)化帶來的經(jīng)濟效益與社會效益。

關(guān)鍵詞：公路工程;內(nèi)業(yè);表格;分析

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A

0 引言

隨著工程建設(shè)進度逐漸深入，電子文件形式也隨著工程結(jié)構(gòu)類型增多而越發(fā)多樣和復(fù)雜。同時，當(dāng)前所采用的文件載體——“表格”是根據(jù)傳統(tǒng)手書模式發(fā)展而來，本身填寫工作量較大。且因相關(guān)施工規(guī)范陸續(xù)更新，表格本身也需要做出調(diào)整。再考慮到施工現(xiàn)場實際工作方式，還要適應(yīng)移動端現(xiàn)場辦公需求。綜上所述，目前所用表格及有必要進行梳理、改進、更正，以適應(yīng)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的新工作模式。

1 研究方向

1.1 分項工程工序用表體系

“分項工程工序用表體系”是指工序質(zhì)檢表格選用規(guī)則。根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定，工程項目按照分項工程、分部工程、單位工程逐級檢驗和評定。而“工序”作為最基本質(zhì)量檢驗單元，是分項工程的組成部分或劃分依據(jù)。分項工程工序用表體系，就是要研究每個分項工程在采用常規(guī)工藝時，需要由哪幾道各工序構(gòu)成，每道工序應(yīng)該檢驗?zāi)男┵|(zhì)量檢測項目、履行哪些質(zhì)檢手續(xù)，這些質(zhì)量檢測項目和質(zhì)檢手續(xù)分別需要什么樣的表格。（采用特殊工法、工藝時，應(yīng)根據(jù)實際情況具體分析。）

目前業(yè)內(nèi)普遍做法是：開工后發(fā)布一套表格寄給各施工監(jiān)理單位，通過宣貫、或者內(nèi)部討論，自行選用表格。這種方法的表格集大部分是按照質(zhì)檢程序分成四類（一般是程序類、報告類、記錄類、測量類），然后順序編號發(fā)布。表格是否能齊全且夠滿足本項目各類工序的使用，情況不明。需要組織參建各方統(tǒng)一會審，費時費力。每道工序的用表更是沒有精力統(tǒng)一審定，往往都是各駐地、施工單位自行選用，過程中發(fā)現(xiàn)問題時再修正。這為資料不準(zhǔn)確、內(nèi)業(yè)工作返工帶來了隱患。

針對這一現(xiàn)狀，表格優(yōu)化的首要工作，就是確定工序表格選用情況，明確各類工序應(yīng)該用哪些確定的表格。

公路工程涵蓋專業(yè)廣泛，如路基、路面、橋梁、涵洞、隧道、交安、機電、綠化、房建等方面。每個專業(yè)范圍內(nèi)又有詳細的分項工程類別，僅就《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》中對分項工程的不完全統(tǒng)計，就有202項。而各個分項都有其對應(yīng)的工序;普遍來說，結(jié)構(gòu)類的都有鋼筋、模板、預(yù)應(yīng)力、混凝土等工序;土方類的都有清表、開挖、填筑、攤鋪、碾壓等工序;共性的有放樣、成品復(fù)測、沉降觀測、堆載預(yù)壓等工序。就算同類工序，不同施工工藝，其檢測方法也不同。比如同樣是路基填筑，填石就需要檢測沉降差，填土就變?yōu)闄z測壓實度;再比如同樣橋梁樁基礎(chǔ)，沖擊鉆成孔工藝和旋挖鉆成孔工藝對泥漿比重、粘度、含砂率三項檢測指標(biāo)不一樣，而挖空工藝則沒有這三項指標(biāo)，卻增加護壁檢查項。類似的還有預(yù)應(yīng)力工序的先張法和后張法的不同;涵洞管節(jié)安裝工序的鋼波紋管和砼管的不同;路面基層鋪筑工序的穩(wěn)定土和穩(wěn)定粒料的不同;隧道開挖支護工序中的超前錨桿和超前小導(dǎo)管的不同等等，還有很多情況，不勝枚舉[1]。

由上述分析不難看出，工序用表的選擇還是比較復(fù)雜的，需要根據(jù)項目實際情況，仔細研討用表方法。倉促選用或考慮不周會造成工序質(zhì)檢表格的混亂，引起內(nèi)業(yè)資料工作的返工。確定好各工序表格選用情況，是工程質(zhì)檢文件標(biāo)準(zhǔn)化、體系化的基礎(chǔ)和前提。

所以，要從以下幾個方面建立分項工程工序用表體系：

（1）依托《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合路基、路面、橋涵、隧道等專業(yè)方面的施工規(guī)范。研究采用常規(guī)工法、工藝施工的一般工程，其內(nèi)部工序組成和工序邏輯?？偨Y(jié)、梳理一般工程的工序類型。

（2）按照單位工程、分部工程、分項工程的層級，編制分項工程工序明細表。并將相同分項不同工藝的工序分組并列其中。

（3）基于“質(zhì)量三檢制”和“質(zhì)量責(zé)任制”，結(jié)合公路工程項目質(zhì)量管理的一般制度，明確質(zhì)量監(jiān)管程序性用表在工序中的體現(xiàn)和順序。

（4）根據(jù)現(xiàn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，確定每一類工序的質(zhì)檢項目，并根據(jù)檢測項目之間的關(guān)系，組合排列形成表格。

（5）將上述第（2）、（3）、（4）項以工序為紐帶，結(jié)合、聯(lián)系形成分項工程工序用表體系（如圖1所示）。

工序用表體系建立之后也并不是一成不變的。使用者需要根據(jù)自身項目情況的變化、舊工藝的淘汰新工藝的發(fā)展、現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的修編等情況，不斷進行更替和完善。這一過程中仍要遵循工序用表體系的原則，避免因刪繁就簡的思想傾向造成用表體系疏漏。用表體系越嚴謹，實際施工中使用和管理越輕松。

1.2 表格形制優(yōu)化

就單張表格而言，也需要對表格的形式、內(nèi)容、布局進行優(yōu)化調(diào)整。過去手工填報模式下，工序質(zhì)檢資料都是單張?zhí)顖竽Ｊ?。為適應(yīng)野外作業(yè)環(huán)境下，單張表的使用、保存、歸集，表內(nèi)填寫內(nèi)容要盡量豐富一些。否則相同工序、相近施工部位的資料就不易分清。所以傳統(tǒng)工作模式下的表格內(nèi)容相對比較多。而現(xiàn)在采用的工序用表體系管理模式，再結(jié)合信息技術(shù)操作手段。工序資料已經(jīng)脫離了單張表填報模式。工序檢驗時填報的每一張表格，都在信息系統(tǒng)預(yù)設(shè)的表格體系內(nèi)。表與表之間有著天然的邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系。因而，可以對表中多余或重復(fù)內(nèi)容進行刪減優(yōu)化。同時調(diào)整表格格式，以適應(yīng)新的表格內(nèi)容。

表格的簽名項也應(yīng)予以考慮。以上列舉了表格需要修改的情況。但不是所有表格都需要修改，表格形制的優(yōu)化要慎之又慎。既要減輕現(xiàn)場操作的壓力，又要避免因過度簡化產(chǎn)生質(zhì)檢工作漏洞。杜絕過度修改和每張必改。原則上，質(zhì)檢簽字流程的修改要結(jié)合項目質(zhì)量管理制度進行;表格內(nèi)容的修改要結(jié)合工序?qū)嶋H檢測項目的變化而修改;表格格式以平衡、對稱的美觀要求和多數(shù)據(jù)、大容量的經(jīng)濟型要求為主。

1.3 表格填錄內(nèi)容拆解

按照上述方式進行優(yōu)化后，完全能夠滿足當(dāng)前質(zhì)檢文件對于其表格載體的要求。也能夠滿足現(xiàn)階段下，信息化管理和電子資料方面的要求。但考慮到越來越便利的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，考慮到互聯(lián)網(wǎng)背景下的現(xiàn)場辦公需求，考慮到以手機為主的個人終端大發(fā)展等短期未來圖景。當(dāng)前的表格還需要進行較大改進。以手機端為應(yīng)用背景，將原來A4大小的表格按照同類檢驗項、工作項，拆解成獨立單元。程序類、報告類、記錄類、測量類四類表格分別根據(jù)其不同性質(zhì)，進行拆解。以適應(yīng)手機錄入方式。

表格在拆解過程中要保持各部分的關(guān)聯(lián)性和邏輯性，方便數(shù)據(jù)錄入，兼顧數(shù)據(jù)采集和調(diào)用。表格的拆解是為了便于錄入，但不能割裂質(zhì)檢活動的邏輯性。

2 表格優(yōu)化原則

程序類用表主要是指開工報告單、中間交工證書、人員（機械）進程報告單等建設(shè)程序用表。此類表主要以建設(shè)項目管理制度為優(yōu)化依據(jù)。遵循完善管理制度為主，精簡表格為輔的優(yōu)化原則。

報告類用表主要指工序質(zhì)量檢驗報告單，以及分項工程評定表。此類表以符合《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》為優(yōu)化原則，同時考慮精簡填錄內(nèi)容，降低工作量。

記錄類用表主要是指施工原始記錄表和質(zhì)檢數(shù)據(jù)記錄表，比如混凝土施工記錄表，鋼筋安裝檢查記錄表等。此類表以符合現(xiàn)行各專業(yè)施工規(guī)范為優(yōu)化原則。以符合施工規(guī)范為主，在不增加表格復(fù)雜度的前提下，兼顧質(zhì)量管理程序。

測量類用表的改動幅度不大。主要注意平面位置測量由原來的全站儀測量變?yōu)榧骖橤PS測量，表格形制與其他表格保持一致。

3 經(jīng)濟效益與社會效益

嘗試用上述方法對橋梁工程的蓋梁分項和樁基分項進行了表格優(yōu)化。實際分析簡化后表格情況，蓋梁分項的填表工作量降為簡化前的89%;樁基分項的填表工作量降為簡化前的75%。本項目因沒有隧道工程，實際選用表格為1 082種，本著上述優(yōu)化規(guī)則，初步預(yù)測較傳統(tǒng)項目用表數(shù)減少15%。若深入優(yōu)化，有望減少25%的表格數(shù)量。通盤考慮，采用優(yōu)化后的表格體系，將綜合減少質(zhì)檢文件工作量約30%。從人力成本、檔案收集、編制時間節(jié)約等方面將節(jié)約成本約數(shù)百萬元，經(jīng)濟效益可觀。

單位、分部及分項工程的層次結(jié)構(gòu)是工程管理的神經(jīng)和脈絡(luò)。而工序是這套神經(jīng)系統(tǒng)上的組成細胞。工序用表的統(tǒng)一優(yōu)化，為工序這個細胞奠定了工程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基層柱石。在降低工作強度，提高工作效率，提供管理抓手，奠定標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)方面有巨大的社會效益。

4 結(jié)束語

伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，公路工程建設(shè)項目信息化水平不斷提高，建設(shè)項目檔案管理面臨機遇和挑戰(zhàn)。公路工程建設(shè)項目內(nèi)業(yè)資料表格種類、數(shù)量繁多，一定程度制約內(nèi)業(yè)資料信息化的發(fā)展，因此，文檔信息化管理過程中工序質(zhì)檢用表表格優(yōu)化方法進行分析，對表格進行優(yōu)化對公路工程建設(shè)項目信息化發(fā)展具有重大意義[2]。

參考文獻：

[1]陳龍民.公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子歸檔的實踐與思考[J].交通標(biāo)準(zhǔn)化，2013（7）：160-162.

[2]楊娟娟.淺談如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作[J].甘肅科技縱橫，2013（5）：39-41.