“集團(tuán)隊(duì)之力，促工作實(shí)效”：開放大學(xué)管理團(tuán)隊(duì)運(yùn)行初探

張超 王永輝

摘? 要：廣播電視大學(xué)轉(zhuǎn)型為開放大學(xué)后，對(duì)辦學(xué)和管理提出了新的要求?，F(xiàn)行的管理體制和運(yùn)行機(jī)制雖可較好地發(fā)揮系統(tǒng)辦學(xué)的優(yōu)勢(shì)，但客觀上對(duì)管理質(zhì)量和效率的提升產(chǎn)生了影響，各層級(jí)辦學(xué)單位面臨很多管理問題需要靠系統(tǒng)自身組織進(jìn)一步優(yōu)化并逐步解決。借鑒團(tuán)隊(duì)管理的經(jīng)驗(yàn)，國家開放大學(xué)江蘇分部組建了考試管理團(tuán)隊(duì)，通過考試管理團(tuán)隊(duì)的組建和運(yùn)行，對(duì)提升開放大學(xué)辦學(xué)體系整體管理水平和工作效率進(jìn)行了實(shí)踐與探索，取得了較好的成效。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué);考試管理團(tuán)隊(duì);運(yùn)行機(jī)制

中圖分類號(hào)：G642? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1673-7164（2021）30-0059-03

教育部《關(guān)于辦好開放大學(xué)的意見》（教職成〔2016〕2號(hào)）明確提出“創(chuàng)新師資隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)教學(xué)變革需求”，通過組建課程建設(shè)團(tuán)隊(duì)、課程教學(xué)團(tuán)隊(duì)、課程輔導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，提高教、學(xué)、研水平。根據(jù)此要求，國家開放大學(xué)總部陸續(xù)出臺(tái)了教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的相關(guān)文件，在全國開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)推進(jìn)課程教學(xué)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并取得了顯著的成效。在此基礎(chǔ)上，江蘇分部于2017年啟動(dòng)了管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)項(xiàng)目，組建了教務(wù)、學(xué)籍、考試三個(gè)管理團(tuán)隊(duì)。通過管理團(tuán)隊(duì)的組建和運(yùn)行，對(duì)提升開放大學(xué)辦學(xué)體系整體管理水平和工作效率進(jìn)行了實(shí)踐與探索，取得了較好的成效。本文以其中考試管理團(tuán)隊(duì)運(yùn)行為例，闡述管理團(tuán)隊(duì)的運(yùn)行實(shí)踐情況，以期為提升開放大學(xué)的管理水平提供借鑒。

一、管理團(tuán)隊(duì)解決的問題

開放大學(xué)是“以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，面向成人開展遠(yuǎn)程開放教育的新型高等學(xué)?！盵1]。開放大學(xué)延續(xù)了廣播電視大學(xué)各級(jí)政府辦學(xué)、教育行政部門管理的管理體制。在教學(xué)上實(shí)行“統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)辦學(xué)、分級(jí)管理”[2]，上級(jí)開放大學(xué)對(duì)下級(jí)開放大學(xué)的業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)的管理模式。其中分級(jí)管理是總部、分部、學(xué)院、學(xué)習(xí)中心的四級(jí)管理模式。

這種管理模式在發(fā)揮系統(tǒng)各層級(jí)辦學(xué)主體積極性的同時(shí)，也帶來了管理的弊端，主要在三個(gè)方面：

1. 分級(jí)管理模式的上級(jí)對(duì)下級(jí)單位只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)，沒有行政管理權(quán)，缺乏對(duì)人、財(cái)、物的控制權(quán)，不易進(jìn)行績(jī)效考核。

2. 隨著業(yè)務(wù)分工細(xì)化和招生量的大幅增加，管理人員人手缺乏，一人身兼數(shù)崗的現(xiàn)象比較普遍，影響了這部分人員的工作積極性和工作效率。

3. 管理人員更新頻繁，新接手人員需要較長(zhǎng)的周期才能熟悉較煩瑣的業(yè)務(wù)流程，極易出現(xiàn)工作“失誤”。

這些問題的影響在考試管理中也表現(xiàn)突出，比如：

1. 系統(tǒng)僵化，考試管理規(guī)章制度較陳舊?？荚嚬芾硐嚓P(guān)規(guī)章制度都執(zhí)行總部的文件，但版本都是早期發(fā)布的，部分內(nèi)容已不適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)和業(yè)務(wù)要求，且每個(gè)省（分部）的基礎(chǔ)條件和實(shí)際情況不相同，在執(zhí)行過程中容易會(huì)出現(xiàn)管理規(guī)章制度的盲區(qū)。

2. 工作流程文字說明缺失。大部分工作業(yè)務(wù)流程都以口頭傳授的形式存在，沒有文字的說明和記錄。造成人員變換后，新人很難快速接手工作或?qū)ぷ鲀?nèi)容的理解有偏差，在熟悉工作期間工作效率低且易產(chǎn)生錯(cuò)誤。

3. 考試管理人員被日常工作纏身，沒有精力去開創(chuàng)新方法、新技術(shù)應(yīng)用。近十年來，新方法和新技術(shù)不斷地應(yīng)用到各行各業(yè)，考試管理工作也需要趕上時(shí)代的進(jìn)步，通過對(duì)新方法和新技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，優(yōu)化工作流程和提高工作效率。

4. 各級(jí)辦學(xué)單位之間的溝通交流不夠，造成上下級(jí)單位之間對(duì)業(yè)務(wù)的需求和實(shí)施情況的了解不足，平級(jí)單位之間無法對(duì)好的工作方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)。

為消解上述現(xiàn)象帶來的影響，國開江蘇分部嘗試打破層級(jí)管理關(guān)系，通過組建考試管理團(tuán)隊(duì)，通過團(tuán)隊(duì)運(yùn)行，進(jìn)一步提升考試工作的準(zhǔn)確性、安全性和高效性。

二、組建管理團(tuán)隊(duì)的目的和措施

（一）組建團(tuán)隊(duì)的目的

以問題為導(dǎo)向，有針對(duì)性地解決在考試管理工作中突出的問題，細(xì)化規(guī)章制度，完善制訂效率高、可操作性強(qiáng)的工作方法，并著力建立一支創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、管理水平高、協(xié)作精神好的管理團(tuán)隊(duì)，以提升全省考試管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平。

（二）團(tuán)隊(duì)的人員結(jié)構(gòu)及分工

團(tuán)隊(duì)成員的構(gòu)成要考慮年齡、職稱、地域和知識(shí)結(jié)構(gòu)等因素，各級(jí)單位的成員比例應(yīng)適當(dāng)。團(tuán)隊(duì)的正常運(yùn)行要依靠所有團(tuán)隊(duì)成員的力量[3]。在團(tuán)隊(duì)組建之初，就以團(tuán)隊(duì)成員之間的平等、尊重、協(xié)商與協(xié)作為基礎(chǔ)[4]，根據(jù)成員的能力及特長(zhǎng)合理分工，為今后的團(tuán)隊(duì)考核提供依據(jù)。初期的團(tuán)隊(duì)分工方案可“有粗有細(xì)”，在團(tuán)隊(duì)運(yùn)行過程中可根據(jù)具體情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1. 團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)組建、成員遴選、組織制訂和實(shí)施團(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行工作計(jì)劃，開展團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行經(jīng)費(fèi)的管理與支配，是管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行任務(wù)的責(zé)任人。

2. 團(tuán)隊(duì)專家：負(fù)責(zé)對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行工作的科學(xué)性、合理性進(jìn)行指導(dǎo)。

3. 團(tuán)隊(duì)核心成員：協(xié)助團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人制訂團(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行的工作計(jì)劃，整合與使用系統(tǒng)管理資源，協(xié)作開展團(tuán)隊(duì)活動(dòng);梳理教學(xué)管理規(guī)章制度，優(yōu)化教學(xué)管理工作流程;探索和實(shí)踐教學(xué)管理工作新思路、新方法、新技術(shù)，創(chuàng)新教學(xué)管理工作運(yùn)行機(jī)制，推進(jìn)教學(xué)管理模式改革。

4. 團(tuán)隊(duì)骨干成員：按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)建設(shè)和運(yùn)行的工作計(jì)劃負(fù)責(zé)在本單位組織與實(shí)施，并定期反饋工作組織及實(shí)施情況。

（三）團(tuán)隊(duì)的運(yùn)行

1. 以學(xué)期為周期開展工作，團(tuán)隊(duì)運(yùn)行跨度為四個(gè)學(xué)期。

2. 團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)需要結(jié)合考試管理中的問題，制定團(tuán)隊(duì)活動(dòng)計(jì)劃，并按照活動(dòng)主題開展學(xué)習(xí)和研討活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容和安排參與活動(dòng)，承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。

3. 團(tuán)隊(duì)成員每學(xué)期根據(jù)工作安排集中一次，具體討論團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作的成績(jī)和不足，探討下一步建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容。

4. 邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)專家進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)分享。

三、團(tuán)隊(duì)運(yùn)行取得的經(jīng)驗(yàn)、成果綜述

自2017年10月立項(xiàng)后，江蘇開放大學(xué)即組建了28人的團(tuán)隊(duì)，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作內(nèi)容進(jìn)行了明確分配;通過組織開展多種形式的活動(dòng)，對(duì)當(dāng)前考試管理工作中存在的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，提出了解決方案并制定了相應(yīng)的制度規(guī)范;建設(shè)過程中，全體團(tuán)隊(duì)成員積極參與，共同出謀劃策，成效顯著，達(dá)成了團(tuán)隊(duì)建設(shè)目標(biāo)[5]。

（一）建立了一支結(jié)構(gòu)合理、實(shí)干高效的團(tuán)隊(duì)

團(tuán)隊(duì)由團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人1人、團(tuán)隊(duì)專家2人、核心成員10人和骨干成員15人構(gòu)成;其中，團(tuán)隊(duì)專家邀請(qǐng)了一位長(zhǎng)期從事開放教育管理工作的處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和一位正教授，核心成員10人分別來自分部考試辦公室、直屬學(xué)院和5所市級(jí)開放大學(xué)，都有豐富的從事考試管理的經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的信息化技術(shù)應(yīng)用能力;骨干成員15人分別來自系統(tǒng)內(nèi)12所市級(jí)開放大學(xué)和2所縣級(jí)開放大學(xué)長(zhǎng)期從事一線工作的考試管理人員。將辦學(xué)系統(tǒng)中考試崗位上的精英力量通過團(tuán)隊(duì)的形式集中到一起，提升了這部分人員的歸屬感，進(jìn)而保持系統(tǒng)的凝聚力。在日常工作中，通過團(tuán)隊(duì)渠道進(jìn)行自上而下的信息傳達(dá)和自下而上的信息反饋，效率極高。

（二）取得了實(shí)際的工作成效

1. 對(duì)考試管理工作的整體流程進(jìn)行了梳理，結(jié)合各級(jí)考試工作人員在工作中遇到的問題有重點(diǎn)、有針對(duì)地進(jìn)行分析，提出解決方案，并結(jié)合近年來的工作經(jīng)驗(yàn)，修訂了考試管理規(guī)章制度，優(yōu)化了考試管理工作流程。在此基礎(chǔ)上完成了《國家開放大學(xué)學(xué)習(xí)支持服務(wù)解決方案：實(shí)務(wù)篇》第五章考試管理工作實(shí)務(wù)的撰寫任務(wù)，彌補(bǔ)了之前部分工作業(yè)務(wù)流程缺失文字說明的問題。

2. 完善了分部考試辦公室崗位工作職責(zé)、工作流程及工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并為學(xué)院和學(xué)習(xí)中心制定和完善了考試管理工作相關(guān)制度和崗位工作職責(zé)，為實(shí)現(xiàn)江蘇省開放辦學(xué)系統(tǒng)三級(jí)管理（分部、學(xué)院、學(xué)習(xí)中心）的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打下基礎(chǔ)。

3. 發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的能動(dòng)性，對(duì)業(yè)務(wù)能力較弱的單位或新進(jìn)考試管理人員提供點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的支持服務(wù)，提高了這些單位的整體業(yè)務(wù)水平，明顯降低了工作的出錯(cuò)率。同時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員完成支持服務(wù)的過程，也實(shí)現(xiàn)了自我能力的提升。

（三）積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)

1. 通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)，集中系統(tǒng)內(nèi)骨干力量，以完善制度、優(yōu)化流程、改進(jìn)方法、提高效率、促進(jìn)發(fā)展為目標(biāo)，在團(tuán)隊(duì)成員之間平等、協(xié)商與協(xié)作的氛圍下，使每個(gè)成員都有為團(tuán)隊(duì)建設(shè)出力的責(zé)任感和集體榮譽(yù)感，可充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性，以更積極的心態(tài)投入團(tuán)隊(duì)活動(dòng)和日常工作中去。

2. 團(tuán)隊(duì)成員來自分部、學(xué)院和學(xué)習(xí)中心，這三個(gè)層級(jí)的人員，工作面對(duì)的對(duì)象和側(cè)重點(diǎn)都各不相同，對(duì)同樣一件工作都有著各自的立場(chǎng)和態(tài)度。在團(tuán)隊(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)這樣的人員構(gòu)成非常適用于開放教育的管理模式，可更充分地考慮江蘇分部三級(jí)管理模式下的共性和個(gè)性問題，發(fā)現(xiàn)問題的視野更廣，解決問題的思路更寬。

3. 江蘇分部共有80余個(gè)學(xué)習(xí)中心，之前這些學(xué)習(xí)中心的管理水平是參差不齊的，通過團(tuán)隊(duì)的運(yùn)行，同時(shí)編織了一張覆蓋全省的支持服務(wù)網(wǎng)，集眾人之力，對(duì)業(yè)務(wù)能力較弱的單位或新進(jìn)考試管理人員進(jìn)行“傳、幫、帶”，以一個(gè)團(tuán)隊(duì)的力量覆蓋影響到全省，保證了江蘇省考試管理工作高效、高質(zhì)地完成，對(duì)全省考試管理業(yè)務(wù)能力水平的提升起到了積極的作用。

4. 通過多種形式的研討和培訓(xùn)，給基層工作人員提供了更多表達(dá)自己意見和建議的機(jī)會(huì);在與兄弟學(xué)校管理人員面對(duì)面的交流中，將工作中解決問題的思路和方法互通有無，有利于提高考試管理人員的自信心和對(duì)問題的處理能力。

5. 團(tuán)隊(duì)成員在團(tuán)隊(duì)建設(shè)運(yùn)行過程中，通過參與會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)的組織籌備和活動(dòng)結(jié)束后的歸納總結(jié)，提高了組織、協(xié)調(diào)能力，鍛煉了語言和文字表達(dá)能力。

6. 團(tuán)隊(duì)成員都在考試管理工作一線從事具體的工作，團(tuán)隊(duì)的研究成果和改進(jìn)措施可以迅速在實(shí)際工作中實(shí)施，實(shí)施效果可以第一時(shí)間進(jìn)行反饋，團(tuán)隊(duì)可根據(jù)反饋的實(shí)施效果快速進(jìn)行調(diào)整，體現(xiàn)了高效的落實(shí)和反饋能力。

四、團(tuán)隊(duì)建設(shè)總結(jié)和今后的工作方向

通過組建考試管理團(tuán)隊(duì)，將平時(shí)較分散的管理力量集中起來，合力對(duì)工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，制定對(duì)策。在團(tuán)隊(duì)運(yùn)行實(shí)踐過程中，高效、快速地制訂問題解決方案、反饋方案實(shí)施效果和群體能力的提高等等表現(xiàn)，都證明了團(tuán)隊(duì)建設(shè)是當(dāng)前提高管理水平的有力手段，這也是準(zhǔn)備組建下一批次考試管理團(tuán)隊(duì)的主要原因之一。

在首批考試管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)取得的成效和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)今后團(tuán)隊(duì)建設(shè)和研究方向也有了大致的輪廓：

1. 對(duì)考試管理各崗位的“崗位工作評(píng)估”內(nèi)容還需進(jìn)一步細(xì)化，需要對(duì)考試管理的考核機(jī)制進(jìn)行研究并出臺(tái)相關(guān)規(guī)范性文件，以體現(xiàn)對(duì)每個(gè)崗位工作的量化考核。

2. 針對(duì)基于網(wǎng)絡(luò)考試（機(jī)考）非統(tǒng)一時(shí)間進(jìn)行的特點(diǎn)，對(duì)如何進(jìn)行考試過程的全面監(jiān)控管理進(jìn)行研究。

3. 到兄弟省級(jí)開放大學(xué)進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)、借鑒其他分部的管理經(jīng)驗(yàn)。

4. 繼續(xù)發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的骨干帶頭作用，嘗試將團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行分組，以分片包干的形式對(duì)各教學(xué)點(diǎn)提供精準(zhǔn)支持服務(wù)，以進(jìn)一步提升全省考試管理業(yè)務(wù)能力水平。

5. 研究在新形勢(shì)下，如何有效防范各種考試作弊、違紀(jì)情況的發(fā)生，如通過利用生物識(shí)別技術(shù)，對(duì)考生身份進(jìn)行甄別，以杜絕替考現(xiàn)象的發(fā)生。

6. 細(xì)化巡（蹲）考人員工作職責(zé)，對(duì)考點(diǎn)組織考試過程中各項(xiàng)工作的完成情況進(jìn)行量化，進(jìn)而達(dá)到對(duì)考點(diǎn)的量化考核。

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（責(zé)任編輯：羅欣）