大英圖書(shū)館年度報(bào)告的發(fā)展演變

陸金燕

摘 ? 要： 大英圖書(shū)館非常重視年度報(bào)告的編寫(xiě)與發(fā)布，對(duì)館舍建設(shè)、館藏資源、讀者服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況都予以詳細(xì)記錄。從時(shí)間發(fā)展角度來(lái)看，年度報(bào)告包括總結(jié)過(guò)去、規(guī)劃未來(lái)兩方面。內(nèi)容包含業(yè)務(wù)情況和財(cái)務(wù)賬目?jī)刹糠?，注重?cái)?shù)據(jù)與財(cái)務(wù)信息公開(kāi)。年度報(bào)告在發(fā)展過(guò)程中從內(nèi)容和形式上主要分為四個(gè)階段，不同階段有不同的表現(xiàn)及特點(diǎn)。最新版年度報(bào)告向著多主題、多類(lèi)型、重圖表、重?cái)?shù)據(jù)的趨勢(shì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 大英圖書(shū)館 ? 年度報(bào)告 ? 年報(bào)內(nèi)容與形式

大英圖書(shū)館（British Library），亦稱(chēng)不列顛圖書(shū)館，根據(jù)1972年頒布的《英國(guó)圖書(shū)館法》于1973年7月1日建立。《英國(guó)圖書(shū)館法》規(guī)定大英圖書(shū)館的基本職能為保護(hù)、發(fā)展、揭示和改善館藏及設(shè)施，為學(xué)術(shù)界、研究部門(mén)和其他信息使用者提供參考咨詢(xún)、文獻(xiàn)、書(shū)目及其他服務(wù)[1]。“建立公開(kāi)透明的圖書(shū)館年報(bào)，向納稅人無(wú)償提供，完整展現(xiàn)服務(wù)開(kāi)展情況，是現(xiàn)代公共圖書(shū)館制度的重要構(gòu)成”[2]（49-62）。從成立之初，大英圖書(shū)館非常重視年度報(bào)告（以下簡(jiǎn)稱(chēng)年報(bào)）的編寫(xiě)與發(fā)布，對(duì)館舍建設(shè)、館藏資源、讀者服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況都予以詳細(xì)記錄。

大英圖書(shū)館年報(bào)從1973年—1974年度開(kāi)始，每年度更新，最新版更新至2019年—2020年度，為第47期年報(bào)。每期年報(bào)的時(shí)間段是從當(dāng)年的4月1日至次年的3月31日為一個(gè)報(bào)告年度。大英圖書(shū)館年報(bào)在發(fā)展過(guò)程中，同階段有不同的表現(xiàn)及特點(diǎn)。梳理研究大英圖書(shū)館年報(bào)，可以為我國(guó)圖書(shū)館在年報(bào)編制方面提供借鑒。

1.第一階段：早期十年

1973年—1982年度的早期十年中，大英圖書(shū)館年報(bào)的內(nèi)容按照部門(mén)類(lèi)別劃分，主要記錄和總結(jié)各部門(mén)一年來(lái)的業(yè)務(wù)情況。部門(mén)主要包含：書(shū)目服務(wù)部門(mén)、研究和開(kāi)發(fā)部門(mén)、參考部門(mén)、統(tǒng)計(jì)部門(mén)、貸款部門(mén)。此外，還單獨(dú)羅列了財(cái)務(wù)狀況、咨詢(xún)與合作、組織與管理等內(nèi)容。這一階段的年報(bào)具有重細(xì)節(jié)、篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容詳盡的特點(diǎn)，為敘述型報(bào)告。

1.1年報(bào)內(nèi)容

書(shū)目服務(wù)部的工作內(nèi)容主要涉及編目、書(shū)目標(biāo)準(zhǔn)、出版物、自動(dòng)信息服務(wù)、視聽(tīng)材料等方面;研究和開(kāi)發(fā)部門(mén)內(nèi)容包括應(yīng)用微型計(jì)算機(jī)、圖書(shū)館自動(dòng)化、光盤(pán)技術(shù)發(fā)展、公共圖書(shū)館網(wǎng)上檢索;參考部門(mén)內(nèi)容為讀者服務(wù)、科學(xué)與技術(shù)、展覽和教育、收藏;貸款部門(mén)表現(xiàn)在需求與供應(yīng)、各館聯(lián)系、國(guó)際服務(wù)和活動(dòng)、收購(gòu)等。

財(cái)務(wù)狀況分為兩部分：收入、支出。收入部分羅列正常撥款及結(jié)余、贈(zèng)予（不同個(gè)人、組織、基金會(huì)捐款）和其他收入;支出部分按各部門(mén)分類(lèi)，羅列了各部門(mén)的工資、常規(guī)開(kāi)支、購(gòu)買(mǎi)書(shū)刊、研究經(jīng)費(fèi)、儲(chǔ)備金等內(nèi)容?！梆^員在編寫(xiě)年度報(bào)告過(guò)程中，提供最終財(cái)務(wù)核算結(jié)果的事實(shí)依據(jù)，保證了圖書(shū)館財(cái)務(wù)信息的公正合法性”[3]（12-19）。此外，單獨(dú)羅列的咨詢(xún)與合作表現(xiàn)在大英圖書(shū)館與讀者、國(guó)內(nèi)國(guó)外各圖書(shū)館間的業(yè)務(wù)聯(lián)系與合作事宜。組織管理包括協(xié)調(diào)各部門(mén)、員工管理及培訓(xùn)。

1.2年報(bào)形式

形式上，前十年的年報(bào)以文字?jǐn)⑹鰹橹?，圖片、圖表較少，整體形式單一。具體表現(xiàn)如表1。

2.第二階段：1983年—1999年

與早期十年按部門(mén)分類(lèi)不同，第二階段以事務(wù)類(lèi)型分類(lèi)闡述為主，兼及部門(mén)。內(nèi)容主要包括前言、館藏、服務(wù)、用戶(hù)、運(yùn)營(yíng)資源、公共活動(dòng)、咨詢(xún)和合作、重要事件發(fā)展和成就、研究和創(chuàng)新、組織和管理、財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)。這一階段的年報(bào)呈現(xiàn)出多主題、多類(lèi)型、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。

2.1年報(bào)內(nèi)容

“前言”是大英圖書(shū)館委員會(huì)主席或行政長(zhǎng)官的發(fā)言，概括總結(jié)一年來(lái)的主要事務(wù)，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館事業(yè)的管理、對(duì)讀者負(fù)責(zé)的精神;“館藏”表現(xiàn)在對(duì)已有收藏品的介紹、藏品展覽、館藏發(fā)展;“服務(wù)”包括文件供應(yīng)、書(shū)刊借閱、讀者服務(wù)等;“用戶(hù)”主要從現(xiàn)場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)、電話(huà)訪(fǎng)問(wèn)、遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)這些途徑獲取與解答用戶(hù)的需求;“公共活動(dòng)”是對(duì)一年來(lái)所辦活動(dòng)的總結(jié);“研究和創(chuàng)新”指為了圖書(shū)館發(fā)展而開(kāi)展的新舉措;“財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)”從收入、支出兩個(gè)方面敘述，內(nèi)容與第一階段大體相同。

2.1年報(bào)形式

形式上，第二階段的年報(bào)有了很大變化。一改第一階段規(guī)矩、單一的風(fēng)格，逐步呈現(xiàn)出多樣、個(gè)性、明亮的形象。具體表現(xiàn)如表2。

3.第三階段：2000年—2014年

第三階段比較明顯的變化，內(nèi)容上新增了“下一年度計(jì)劃”并加強(qiáng)了財(cái)務(wù)賬目的敘述，財(cái)務(wù)賬目篇幅達(dá)到整個(gè)報(bào)告的一半?？傮w內(nèi)容還是以事務(wù)類(lèi)型分類(lèi)，包括主席發(fā)言、年度主要成就概述、服務(wù)及用戶(hù)、公共空間、收藏與管理、治理與領(lǐng)導(dǎo)、贈(zèng)款和捐贈(zèng)、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、下一年度計(jì)劃、年度賬目。在形式上，封面名稱(chēng)加了“財(cái)務(wù)”字樣，添加了主題句，以一個(gè)主題句總結(jié)當(dāng)年重點(diǎn)，其他大小、彩圖、類(lèi)型與第二階段相同。

3.1年報(bào)內(nèi)容

內(nèi)容上新增的“下一年度計(jì)劃”，是以戰(zhàn)略目標(biāo)為方向、以業(yè)務(wù)需求為原則制定的，在總結(jié)上一年度的基礎(chǔ)上，逐步重視未來(lái)發(fā)展方向，融入對(duì)未來(lái)的思考。

“財(cái)務(wù)賬目”在第三階段所占比重有所增加，篇幅上占整個(gè)報(bào)告的一半。第三階段早期的財(cái)務(wù)報(bào)告以財(cái)務(wù)摘要為主。財(cái)務(wù)摘要論及年度總收入金額、收入來(lái)源、各項(xiàng)目增加或減少經(jīng)費(fèi)的比例及原因、各主要職能部門(mén)的支出細(xì)目。第三階段后期的財(cái)務(wù)報(bào)告在分類(lèi)上越加細(xì)致，除了常規(guī)的部門(mén)或活動(dòng)花費(fèi)明細(xì)外，還附有財(cái)務(wù)評(píng)論、贈(zèng)款和捐贈(zèng)、薪酬報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等。財(cái)務(wù)報(bào)告篇幅的逐漸增加和明細(xì)羅列，體現(xiàn)了大英圖書(shū)館財(cái)務(wù)制度的公開(kāi)透明，體現(xiàn)出了財(cái)務(wù)制度與其他事務(wù)同等重要的理念。

3.2年報(bào)形式

封面名稱(chēng)的變化，直接明了地點(diǎn)明了對(duì)于財(cái)務(wù)的重視，由以往的“年度報(bào)告”改為“年度報(bào)告和財(cái)務(wù)賬目”。此外，在2007年—2011年的五期當(dāng)中，每期一個(gè)主題句，既強(qiáng)調(diào)了當(dāng)年的重點(diǎn)，又突出了圖書(shū)館跟隨時(shí)代發(fā)展的理念。例如，“將知識(shí)帶入生活：2007年—2008年度報(bào)告和財(cái)務(wù)賬目”“合作的力量：第三十九屆年度報(bào)告和財(cái)務(wù)賬目（2011年度—2012年度）”。大英圖書(shū)館契合時(shí)代發(fā)展，以“知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)、創(chuàng)新、合作”這些關(guān)鍵詞為方向拓展業(yè)務(wù)、發(fā)展自身。

年報(bào)依舊為A4大小，文中文字、圖片、表格并舉，延續(xù)第二階段的形式。

4.第四階段：2015年—2020年

最近五年中，年度報(bào)告和年度賬目仍各占一半篇幅。最新版2019年—2020年度報(bào)告新增了“年度回顧”板塊，簡(jiǎn)潔羅列了海關(guān)監(jiān)管、研究、商業(yè)、文化、學(xué)習(xí)、國(guó)際合作這六個(gè)方面的大體情況，再以這六個(gè)主題分別展開(kāi)詳細(xì)敘述。財(cái)務(wù)部分的要素沒(méi)有改變，與第三階段后期相同。

4.1年報(bào)內(nèi)容

第四階段年報(bào)內(nèi)容還是以事務(wù)類(lèi)型分類(lèi)闡述為主，內(nèi)容目錄延續(xù)之前的基本要素，依舊從本館宗旨、前言簡(jiǎn)介、年度活動(dòng)、未來(lái)計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)與管理、捐款捐贈(zèng)、績(jī)效評(píng)估、年度賬目等方面闡述。

其中，績(jī)效評(píng)估更加細(xì)致，以坐標(biāo)軸形式羅列，縱向?yàn)檠芯?、文化、學(xué)習(xí)、國(guó)際合作、服務(wù)與質(zhì)量、財(cái)政與經(jīng)濟(jì)等若干評(píng)價(jià)指標(biāo)，橫軸為預(yù)定目標(biāo)與實(shí)際呈現(xiàn)，并加入前兩年數(shù)據(jù)的對(duì)比，清楚標(biāo)示了戰(zhàn)略和目標(biāo)的執(zhí)行情況。年度賬目文字?jǐn)⑹雠c圖表分析并用，有縱橫圖、餅形圖、表格等形式詳細(xì)羅列各項(xiàng)收支明細(xì)。

4.2年報(bào)形式

形式方面，篇幅、大小、顏色、類(lèi)型等要素與第二、第三階段大體相同。

（1）年報(bào)名稱(chēng)。名稱(chēng)標(biāo)明了館名、年度、年報(bào)、財(cái)務(wù)字樣，去掉了期數(shù)及主題句，變?yōu)椤按笥D書(shū)館2019年—2020年度報(bào)告和財(cái)目”。年報(bào)名稱(chēng)的演變體現(xiàn)了簡(jiǎn)潔—強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)—強(qiáng)調(diào)主題—回歸簡(jiǎn)潔的過(guò)程。

（2）編寫(xiě)形式。年報(bào)的編寫(xiě)形式從篇幅、大小、顏色等方面都體現(xiàn)了隨時(shí)代發(fā)展而改變的狀態(tài)。最新版2019年—2020年度的年報(bào)，主題設(shè)置以圖書(shū)館事務(wù)類(lèi)型分類(lèi)闡述，每個(gè)主題右側(cè)均擇取一小塊版面，注明該主題的下一年計(jì)劃。總體篇幅50頁(yè)，A4大小，有目錄頁(yè)、主題頁(yè)，文中文字、彩圖、表格并用，呈現(xiàn)出組合式的形式。大英圖書(shū)館年報(bào)總體注重細(xì)節(jié)，敘述詳盡，對(duì)每一主題有具體論述，篇幅長(zhǎng)。足夠長(zhǎng)的篇幅正說(shuō)明了大英圖書(shū)館在記錄總結(jié)圖書(shū)館運(yùn)行狀況、宣傳推廣圖書(shū)館服務(wù)和資源方面所做的努力。

4.3傳播發(fā)行

編寫(xiě)、發(fā)布年報(bào)是信息公開(kāi)的重要方式，有助于提高運(yùn)營(yíng)管理和學(xué)術(shù)研究水平。大英圖書(shū)館年報(bào)在傳播發(fā)行上多途徑、易獲得。

（1）發(fā)布時(shí)間。大英圖書(shū)館網(wǎng)站主頁(yè)未標(biāo)明年報(bào)發(fā)布的時(shí)間，但每期年報(bào)的內(nèi)容頁(yè)標(biāo)注了年報(bào)印刷的時(shí)間，印刷時(shí)間為7月份?，F(xiàn)有大英圖書(shū)館網(wǎng)站主頁(yè)公布的年報(bào)為1999年至2020年[4]，提供PDF電子版，可全文下載。1999年之前的年報(bào)未數(shù)字化，但可以通過(guò)中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館查閱館藏紙質(zhì)版。

（2）發(fā)布渠道。大英圖書(shū)館年報(bào)有紙質(zhì)版和電子版。紙質(zhì)版為館內(nèi)印制，對(duì)外發(fā)行，中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館、北京大學(xué)均有收錄。電子版主要通過(guò)大英圖書(shū)館網(wǎng)站、臉書(shū)及推特平臺(tái)發(fā)布。每期年報(bào)的末尾頁(yè)都標(biāo)注了網(wǎng)址及臉書(shū)和推特的賬號(hào)。大英圖書(shū)館的網(wǎng)址為https：//www.bl.uk，用戶(hù)在主頁(yè)搜索欄直接輸入“Annual Report”可檢索獲得年報(bào)資料，或通過(guò)導(dǎo)航層級(jí)搜索。導(dǎo)航層級(jí)有4級(jí)：主頁(yè)Catalogues & Collections（目錄和集合）——Search the main catalogues（搜索主目錄）——About（關(guān)于）——Annual report（年度報(bào)告）。臉書(shū)和推特的賬號(hào)均為britishlibrary。本文的年報(bào)資料通過(guò)大英圖書(shū)館網(wǎng)站和中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館獲取。

5.結(jié)語(yǔ)

大英圖書(shū)館年報(bào)，是根據(jù)《英國(guó)圖書(shū)館法》的要求執(zhí)行的。年報(bào)的內(nèi)容從1973年到2020年，各年度記錄和側(cè)重略有不同，但總體而言，從時(shí)間發(fā)展角度來(lái)看，包括總結(jié)過(guò)去、規(guī)劃未來(lái)兩方面;從內(nèi)容上看，包含業(yè)務(wù)情況和財(cái)務(wù)賬目?jī)刹糠?。各階段的年報(bào)有一以貫之的共同點(diǎn)：（1）都附錄前言、董事會(huì)人員名單和職務(wù)、組織機(jī)構(gòu)圖;（2）都標(biāo)注了電話(huà)、郵箱、地址等聯(lián)系方式;（3）都采用“分類(lèi)主題式”的敘述方式，或以部門(mén)分類(lèi)，或以事務(wù)分類(lèi);（4）都重視財(cái)務(wù)報(bào)告，賬務(wù)公開(kāi)透明，收支有據(jù)，奉行賬務(wù)公開(kāi)制度。

大英圖書(shū)館年報(bào)綜合了各方資料，對(duì)學(xué)術(shù)研究具有重要作用?！澳陥?bào)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)入藏?cái)?shù)量、文獻(xiàn)流通冊(cè)次、讀者人次、各項(xiàng)咨詢(xún)次數(shù)等可作為圖書(shū)館服務(wù)水平的評(píng)價(jià)指標(biāo)”[5]（9-12），“年報(bào)還能為將來(lái)圖書(shū)館志的撰寫(xiě)打下良好基礎(chǔ)，提高編撰效率”[6]（94-95）。大英圖書(shū)館年報(bào)的編寫(xiě)與發(fā)布從成立之初延續(xù)至今，已經(jīng)形成了較為規(guī)范的體系，我國(guó)2018年才開(kāi)始實(shí)施《中華人民共和國(guó)公共圖書(shū)館法》?！豆矆D書(shū)館法》規(guī)定了圖書(shū)館年報(bào)制度建設(shè)，第四十二條要求公共圖書(shū)館“定期公告服務(wù)開(kāi)展情況”。目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)圖書(shū)館年報(bào)制度正處于逐步建立的階段，還需要“學(xué)習(xí)借鑒一切有利于加強(qiáng)我國(guó)文化建設(shè)的有益經(jīng)驗(yàn)，一切有利于發(fā)展我國(guó)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念和機(jī)制”[7]（28）。借鑒國(guó)外圖書(shū)館年報(bào)內(nèi)容要素有助于我國(guó)圖書(shū)館合理規(guī)劃年報(bào)內(nèi)容，健全年報(bào)制度。

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