醫(yī)院綜合檔案在信息化環(huán)境中數(shù)字化管理的運(yùn)用探討

王曉華 葉瑞綿 秦冬梅

摘? 要：以數(shù)字化方式管理醫(yī)院綜合檔案信息，能夠有效提升醫(yī)院檔案信息管理的質(zhì)量與效率。信息化時(shí)代背景下，推動(dòng)了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理發(fā)展。該文分析了醫(yī)院綜合檔案的特點(diǎn)，提出了在信息化環(huán)境中以數(shù)字化管理方式管理綜合檔案信息的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出了有效的管理對(duì)策，以此促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案在信息化環(huán)境中的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案? ?信息化環(huán)境? ?數(shù)字化管理? ?管理對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7;R197.32? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）06（a）-0076-03

Discussion on the Application of Digital Management of Hospital Comprehensive Archives in the Information

Environment

WANG Xiaohua? YE Ruimian? QIN Dongmei

（Armed Police Corps Hospital of Heilongjiang， Harbin， Heilongjiang? Province， 150079? China）

Abstract： Digital management of hospital comprehensive archives information can effectively improve the quality and efficiency of hospital archives information management. Under the background of information age， it promotes the development of hospital comprehensive archives digital management. This paper analyzes the characteristics of hospital comprehensive archives， puts forward the advantages of digital management in the information environment， and puts forward effective management countermeasures in view of the problems existing in the current digital management process， so as to promote the management level of hospital comprehensive archives in the information environment.

Key Words： Hospital comprehensive archives; Information environment; Digital management; Management countermeasures

在醫(yī)療事業(yè)改革進(jìn)程不斷深入的背景下，醫(yī)院綜合檔案在信息化環(huán)境中運(yùn)用數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢(shì)，具有優(yōu)化醫(yī)院管理水平與服務(wù)質(zhì)量的實(shí)際意義。為此，需要構(gòu)建相應(yīng)的信息化平臺(tái)，提升相關(guān)工作人員的信息技術(shù)水平，有效提升醫(yī)院綜合檔案信息化環(huán)境中數(shù)字化管理質(zhì)量與效率，推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

1? 醫(yī)院綜合檔案的特點(diǎn)

1.1 醫(yī)院信息的載體

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方式逐漸取代了以往紙質(zhì)信息載體的作用。醫(yī)院綜合檔案逐漸趨向U盤、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案載體。不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式，還是當(dāng)前信息化檔案記錄方式，都發(fā)揮了記錄醫(yī)院發(fā)展信息的作用，但兩種管理方式存在顯著的差異，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，需要掌握一定的通信技術(shù)，并且需要相應(yīng)的設(shè)備支持。

1.2 綜合檔案具有時(shí)效性

醫(yī)院綜合檔案涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，涉及到財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、科教檔案等諸多檔案信息。無(wú)論是管理還是查詢都會(huì)消耗大量的時(shí)間與人力成本。而應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行綜合檔案信息管理，涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等相關(guān)技術(shù)，在提升查詢效率的同時(shí)，能夠以更加便捷的方式幫助信息使用者掌握相關(guān)信息。同時(shí)，應(yīng)用信息技術(shù)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)整，有效提升醫(yī)院綜合檔案管理水平。

1.3 綜合檔案具有共享性

以數(shù)字化方式管理醫(yī)院綜合檔案具有檔案信息共享的特點(diǎn)。在信息化環(huán)境下，共享檔案信息不受時(shí)間與空間限制，在網(wǎng)絡(luò)終端的支持下，便可查閱各項(xiàng)檔案信息，可以有效避免檔案信息破損、丟失等問(wèn)題?？梢?jiàn)，數(shù)字化綜合檔案管理方式是優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理的有效途徑。

2? 數(shù)字化方式管理醫(yī)院綜合檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著醫(yī)療似技術(shù)水平與醫(yī)院規(guī)模的不斷提升與擴(kuò)大，醫(yī)院的就診科室與醫(yī)護(hù)人員也逐漸增多，各項(xiàng)檔案信息也日益復(fù)雜多樣，數(shù)量也在積累中不斷提升，若依舊以傳統(tǒng)的方式開(kāi)展綜合檔案管理工作，勢(shì)必會(huì)影響醫(yī)院綜合檔案管理與使用的效率。因此，急需改進(jìn)與優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理模式。

2.1 改進(jìn)綜合檔案整理歸納方式

在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成很多有參考價(jià)值的檔案資料，對(duì)醫(yī)學(xué)科研事業(yè)有積極的輔助作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，需要相關(guān)工作人員深入到各科室與部門中搜集、歸納、整理檔案信息，工作量較大且難以有效提升工作效率。在信息化環(huán)境下，應(yīng)用數(shù)字化檔案管理方式，能夠通過(guò)電子掃描與網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的方式將各種綜合檔案?jìng)鬏數(shù)綑n案管理部門，進(jìn)而有效改進(jìn)原始的綜合檔案管理方式，提升醫(yī)院綜合檔案的管理質(zhì)量與效率。

2.2 提升綜合檔案利用效率

醫(yī)院綜合檔案量大，涉及內(nèi)容范圍廣泛，原始的檔案檢索方式效率低下，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間用于檔案檢索。以信息化方式管理綜合檔案資料，需要結(jié)合醫(yī)院綜合檔案的具體情況與途徑，構(gòu)建清晰可見(jiàn)的電子檔案目錄與電子文檔，從而有效提升醫(yī)院綜合檔案的檢索效率。在現(xiàn)代化辦公軟件的支出下，支持各科室與部門在數(shù)字化管理平臺(tái)進(jìn)行檔案信息下載與打印，從而大幅度節(jié)約檔案信息的查找與利用時(shí)間。

3? 信息化環(huán)境中以信息化方式管理醫(yī)院綜合檔案存在的問(wèn)題

3.1 檔案采集工作存在一定的難度

檔案信息采集工作是信息化檔案管理模式中的關(guān)鍵一環(huán)，與其他單位有所不同，醫(yī)院性質(zhì)較為特殊，綜合檔案數(shù)量龐大，并且處理起來(lái)較為繁瑣，這也決定了數(shù)字化管理模式下，檔案信息采集工作存在一定的難度。在進(jìn)行信息采集的過(guò)程中，工作人員要根據(jù)患者的身體檢查情況及發(fā)展?fàn)顩r，將患者的治療信息與病歷內(nèi)容錄入到數(shù)字系統(tǒng)中。同時(shí)，要將為患者進(jìn)行診療醫(yī)生的情況也一并記錄入其中。此外，醫(yī)院各部門發(fā)生的人事變動(dòng)、設(shè)備更新淘汰等情況都要做好記錄，可見(jiàn)醫(yī)院綜合檔案信息采集工作的難度。如此一來(lái)，不僅會(huì)影響醫(yī)院綜合檔案的整體保存與使用效率，還會(huì)影響數(shù)字化管理方式的效率。

3.2 信息化檔案管理全人才缺失

考慮到數(shù)據(jù)信息管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，以數(shù)字化方式開(kāi)展醫(yī)院綜合檔案管理工作的要求相對(duì)較高，從當(dāng)前醫(yī)院數(shù)字化檔案管理情況來(lái)看，最大的問(wèn)題在于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)豐富且具備較強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，這也是當(dāng)前制約醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理水平提升的重要因素之一。醫(yī)院中負(fù)責(zé)綜合檔案管理工作的人員大多從內(nèi)部各部門中選拔而來(lái)，在日常工作過(guò)程中，需要同時(shí)兼任其他工作。因此，這部分員工通常欠缺乏數(shù)字化管理知識(shí)，一旦應(yīng)用數(shù)據(jù)化信息管理模式，受自身專業(yè)技術(shù)知識(shí)的限制便會(huì)在工作中出現(xiàn)抵觸心理，不利于醫(yī)院綜合檔案的存儲(chǔ)和信息查詢。難以有效推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)健運(yùn)行，對(duì)綜合型人才的缺乏是制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要因素之一。

3.3 數(shù)字化綜合檔案管理制度有待健全完善

醫(yī)院這種特殊性質(zhì)的單位，在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的綜合檔案，信息的處理量十分龐大，并且只有達(dá)到一定要求的存儲(chǔ)系統(tǒng)才能支持電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，對(duì)信息系統(tǒng)的配置要求相對(duì)較高。但當(dāng)前大部分醫(yī)院在綜合檔案數(shù)字化管理方面投入的資金十分有限，并且在信息環(huán)境安全方面投入的力度也有限。此外，檔案處理權(quán)限設(shè)置、數(shù)字記錄錯(cuò)誤等問(wèn)題也層出不窮?？梢?jiàn)當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作依舊有待完善與提升，制約了數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

4? 提升醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理水平的有效途徑

4.1 提升對(duì)數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)

信息化環(huán)境背景下，為了提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院陸續(xù)購(gòu)置用于開(kāi)展綜合檔案數(shù)字化管理的相關(guān)設(shè)備，但應(yīng)用成效并未達(dá)到理想水平。因此，要從管理角度出發(fā)，提升醫(yī)院整體對(duì)信息化環(huán)境中數(shù)字化管理方式的認(rèn)識(shí)，通過(guò)組織開(kāi)展培訓(xùn)或?qū)ｎ}講座的方式，讓相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到數(shù)字化綜合檔案管理的效率與便捷性，做好相關(guān)思想教育引導(dǎo)工作，便于后續(xù)實(shí)踐工作水平的提升[1]。

4.2 促進(jìn)電子數(shù)據(jù)庫(kù)建立

數(shù)據(jù)化方式開(kāi)展綜合檔案管理工作，是醫(yī)院檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，要充分利用信息技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理方式實(shí)現(xiàn)。特別要加大投入，加快醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)，支持電子檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部在線管理、搜集、查詢與使用。檔案管理部門需要構(gòu)建綜合檔案目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建綜合檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心，便于醫(yī)院內(nèi)部工作人員對(duì)方檔案信息進(jìn)行檢索與使用。此外，針對(duì)已有的檔案信息，要盡快實(shí)現(xiàn)信息化處理，盡快完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化采集工作，為實(shí)現(xiàn)信息化管理做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。提升對(duì)醫(yī)院綜合檔案編制數(shù)字化發(fā)展的重視，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，對(duì)醫(yī)院人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等進(jìn)行篩選與編制，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化轉(zhuǎn)換，從而盡快完成綜合檔案數(shù)字化運(yùn)行與管理[2]。

4.3 加大對(duì)數(shù)字化檔案人才的培養(yǎng)力度

當(dāng)今時(shí)代背景下，醫(yī)院綜合檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要為檔案使用者提供檔案、歸納整理檔案。醫(yī)院檔案管理部門要做好綜合檔案信息歸結(jié)、交流工作。這對(duì)綜合檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)與信息檢索能力有一定的要求，同時(shí)也決定了檔案信息管理人員日后在企業(yè)中的發(fā)展空間。為此，醫(yī)院要加大對(duì)綜合檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升其業(yè)務(wù)水平與信息技術(shù)水平，強(qiáng)化其數(shù)字化應(yīng)用能力，使其在工作中能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)，并且提升相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備量，要具備基礎(chǔ)的人事管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。因此，醫(yī)院要根據(jù)當(dāng)前綜合檔案管理人員的工作現(xiàn)狀對(duì)其開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)與教育，尤其要重視其計(jì)算機(jī)操作能力與基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，從而提升醫(yī)院綜合檔案管理人員的綜合能力，使其更好地適應(yīng)當(dāng)下信息環(huán)境數(shù)字化管理工作環(huán)境[3]。

4.4 不斷強(qiáng)化檔案信息處理系統(tǒng)的安全性

信息化環(huán)境中，以數(shù)字化方式開(kāi)展綜合檔案管理工作，需要做好日常維護(hù)工作，提升對(duì)信息化處理系統(tǒng)安全性的重視。數(shù)字化檔案管理方式具有及時(shí)性與永久性特點(diǎn)。因此，要求在日常工作中提升系統(tǒng)的安全性，做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)措施。在具體工作實(shí)踐過(guò)程中，可以在醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)中安裝防火墻裝置，以此防范電腦病毒入侵，同時(shí)對(duì)檔案信息處理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，不允許除醫(yī)院內(nèi)部人員以外的其他人員對(duì)醫(yī)院綜合檔案信息進(jìn)行任何操作。為了有效避免醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案信息泄露，可以采取水印加密的方式對(duì)檔案進(jìn)行處理，以此提升綜合檔案的安全性。在信息化系統(tǒng)更新升級(jí)時(shí)，也要做好相應(yīng)的防護(hù)工作，確保電子檔案信息的安全性[4-5]。

4.5 針對(duì)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理建立相應(yīng)的規(guī)章制度

考慮到電子檔案信息存在容易刪改的問(wèn)題，需要通過(guò)完善相關(guān)的規(guī)章制度加大對(duì)電子檔案的管理力度。首先，在進(jìn)行檔案收集、整理、歸納等一系列操作時(shí)，要保證檔案輸入和存儲(chǔ)方式的規(guī)范性與合理性，做好電子檔案進(jìn)行歸檔工作;其次，要制定相關(guān)的制度對(duì)電子檔案進(jìn)行監(jiān)督[6-7]。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化環(huán)境下，以數(shù)字化方式管理醫(yī)院綜合檔案能夠大幅度提升醫(yī)院的運(yùn)行效率。但目前，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中依舊存在一些問(wèn)題有待解決，需要采取有效的對(duì)策改進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理理念與具體實(shí)施途徑，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 付曉雷.數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].城建檔案，2021（4）：21-22.

[2] 郭麗媛.淺析數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].信息記錄材料，2021，22（4）：98-99.

[3] 劉瑞.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].文化產(chǎn)業(yè)，2020（17）：133-134.

[4] 溫淑珍.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性解讀[J].科技資訊，2018，16（16）：122-123.

[5] 張芹.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會(huì)[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（24）：155-156.

[6] 王淼.醫(yī)院文化視角下醫(yī)院綜合檔案管理工作研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（30）：153-154.

[7] 楊凝.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的醫(yī)院綜合檔案管理探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（18）：132-133.