新時期如何做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

孫麗茹

摘 要：在新時期，檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。想做好指導(dǎo)工作就應(yīng)該多加關(guān)注檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并且還要構(gòu)建完善的檔案管理設(shè)施，改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的體系，進(jìn)一步保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的順利實(shí)施。強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與監(jiān)督，構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)新時代的特點(diǎn)加快對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)創(chuàng)新。在新時期，我們需要順應(yīng)時代要求，更加注重對檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。

關(guān)鍵詞： 新時期;檔案管理;業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案管理的重要部分。隨著社會發(fā)展的不斷變化，檔案為社會各領(lǐng)域提供了強(qiáng)有力的信息支撐，檔案管理的重要性逐漸凸顯，這增加了檔案管理的要求。做好檔案管理才能顯示檔案的價值，所以有效管理檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是必要的。用科學(xué)的管理制度、方法和手段來指導(dǎo)檔案管理。文中分析了新時期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的途徑和方法，以提高檔案管理水平。

一、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的特點(diǎn)

第一，專業(yè)性。首先，檔案業(yè)務(wù)會受其工作對象的影響。檔案管理具有很強(qiáng)專業(yè)性，所以其業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須由專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)施;其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的內(nèi)容是專業(yè)的，檔案工作經(jīng)驗(yàn)的交流和傳播都具備專業(yè)化。第二，實(shí)用性。檔案業(yè)務(wù)的理論和方法建立在檔案管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，從而保障這項(xiàng)工作的效率。并在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。第三，研究性。業(yè)務(wù)指導(dǎo)員應(yīng)該做好檔案理論研究，認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識，探索新的方法和技術(shù)，并對檔案業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)。

二、新時期檔案指導(dǎo)工作中存在的問題

1.檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，我國檔案管理人員的專業(yè)建設(shè)相對落后，他們沒有專業(yè)技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致許多檔案管理員缺乏專業(yè)知識，在業(yè)務(wù)檔案管理方面存在著指導(dǎo)不到位的問題。盡管檔案干部隊(duì)伍建設(shè)雖然取得了很大進(jìn)展，但隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，隊(duì)伍專業(yè)化水平不夠，很難適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的要求。在新形勢下，管理員在工作中遇到了很多問題。除了傳統(tǒng)的檔案形式不同，最難的是檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力不足以滿足現(xiàn)代發(fā)展的要求。所以，新時期越來越多檔案業(yè)務(wù)工作對整個檔案人員的素質(zhì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。他們不僅要有優(yōu)秀的檔案專業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的靈活運(yùn)用能力。

2.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法很難適應(yīng)新機(jī)制

在新時期，檔案管理從單一的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理。傳統(tǒng)的檔案管理很難滿足現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展。檔案管理具有一定的技術(shù)性，但我們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法還不完善相對落后。檔案指導(dǎo)員需要熟練使用現(xiàn)代辦公軟件，了解計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，充分掌握電子檔案的優(yōu)勢，做到對各單位、各部門的良好指導(dǎo)。檔案管理員必須精通計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公工具，需要研究計(jì)算機(jī)的基本操作能力，了解計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，研究辦公室自動化原理。合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，采取新的業(yè)務(wù)指導(dǎo)手段，進(jìn)一步指導(dǎo)部門實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

3.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)領(lǐng)域需求無法得到滿足

隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，需要投入越來越多的業(yè)務(wù)人員和精力。但檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)員較少，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作面廣，工作量也很大。因此，之前的檔案指導(dǎo)方式已經(jīng)很難適應(yīng)檔案發(fā)展的現(xiàn)狀。隨著檔案管理的逐步信息化，檔案部門的指導(dǎo)范圍也在逐步擴(kuò)大。比如，小規(guī)模的業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到社區(qū)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)、就業(yè)培訓(xùn)等領(lǐng)域。傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的比例不能滿足實(shí)際需要，相關(guān)人員的培訓(xùn)和招聘不能在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，極大影響了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作效率。因此，檔案工作者應(yīng)該不斷思考和改進(jìn)工作方法。

三、新時期做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的建議

1.提高對檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重視，更新觀念增強(qiáng)服務(wù)意識

加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)的管理和指導(dǎo)，在行政管理中檔案指導(dǎo)處于最主要的地位。強(qiáng)化監(jiān)督力度確保檔案工作順利進(jìn)行?，F(xiàn)如今，要重視檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，積極貫徹落實(shí)有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和相應(yīng)規(guī)章制度建設(shè)。同時，注重各系統(tǒng)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施，提高單位之間的交流合作，從而強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理水平。管理人員要多加重視檔案管理發(fā)展中的新問題，及時解決發(fā)展中的問題，做好調(diào)查研究，總結(jié)各方經(jīng)驗(yàn)，建議開展和創(chuàng)新監(jiān)督指導(dǎo)工作。檔案部門的業(yè)務(wù)員都為人民進(jìn)行服務(wù)的，進(jìn)而推動社會的發(fā)展。所以，檔案事業(yè)的指導(dǎo)思想應(yīng)該是準(zhǔn)確定位、整體意識和服務(wù)意識、服務(wù)過程中的監(jiān)督和指導(dǎo)?，F(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)員要改變傳統(tǒng)觀念，以服務(wù)人民為榮，為各類組織提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，促進(jìn)服務(wù)型業(yè)務(wù)指導(dǎo)順利開展。要促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展就要有意識地轉(zhuǎn)變舊模式。全面分析過程中發(fā)現(xiàn)的問題，多方位地指導(dǎo)和深入探索檔案工作的法律導(dǎo)向，從而切實(shí)實(shí)現(xiàn)從平面思維向立體思維的轉(zhuǎn)變。我們應(yīng)牢牢抓住信息化高科技的一角，充分利用大數(shù)據(jù)時代的信息幫助我們更好地完成指導(dǎo)工作，大力加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的發(fā)展。

2.明確指導(dǎo)工作的內(nèi)容

目前，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中存在的一些問題是因?yàn)橹匾暥炔粔颉ａ槍@種情況，要聯(lián)系宣傳部門和培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)，宣傳本單位和社會檔案管理的歷史意義和現(xiàn)實(shí)需要，增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識和責(zé)任感，幫助檔案單位了解國家有關(guān)法律、地方性法規(guī)對檔案管理軟硬件的要求。做好有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和規(guī)劃，提高檔案管理質(zhì)量，包括相關(guān)人員的崗位職責(zé)。在業(yè)務(wù)方面，要做好這方面的工作，引導(dǎo)和幫助檔案人員學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識和不同類型檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，這也是業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主要內(nèi)容。首先，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要督促備案單位認(rèn)真了解國家在這方面的要求和規(guī)定，以便建立有能力的機(jī)構(gòu)和組織;其次，協(xié)助立檔單位制訂業(yè)務(wù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以便為共同檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提供法律可接受的條件;最后，定期培訓(xùn)有關(guān)人員，全面提高相關(guān)檔案工作人員的專業(yè)能力和水平。

3.建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

如今，檔案不僅涵蓋了各種各樣的內(nèi)容，而且覆蓋的范圍越來越大。所以，需要加強(qiáng)對檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，建立現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施。通過提高基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備的效率，增加資金投入，對原有設(shè)施進(jìn)行改造升級。使用計(jì)算機(jī)軟件等設(shè)備和技術(shù)，優(yōu)化專門的檔案管理軟件，并在不同的存檔管理部門引入具體的應(yīng)用程序。根據(jù)原始文件數(shù)據(jù)的編譯，所有數(shù)據(jù)都被輸入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行有效管理。數(shù)據(jù)搜索不僅可以提升速度，而且還加強(qiáng)了準(zhǔn)確性。同時，所有的存檔機(jī)構(gòu)都需要使用無酸文件盒，防止文件檔案腐蝕變質(zhì)。