檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作問(wèn)題分析及處理策略

孫美玉

摘 要：檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步中發(fā)揮著重要作用，是我國(guó)當(dāng)今檔案管理工作的重點(diǎn)。本文從剖析目前阻礙檔案信息資源開(kāi)發(fā)、利用和管理的問(wèn)題入手，指出需全方位、多角度、因地制宜地開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，不僅要關(guān)注提高檔案信息資源本身的質(zhì)量，還應(yīng)通過(guò)充分發(fā)掘檔案信息資源的應(yīng)用手段和方法從而提升其社會(huì)化服務(wù)水平，不斷完善檔案管理工作隊(duì)伍和制度的建設(shè)，合理利用信息網(wǎng)絡(luò)手段推進(jìn)檔案信息資源工作等。只有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的重要意義，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并積極解決工作中存在的問(wèn)題，完善檔案信息資源的管理機(jī)制，才能進(jìn)一步優(yōu)化對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，保持資源的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用;檔案管理;信息化改革

檔案信息作為人文、政治、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的真實(shí)記錄，是國(guó)家各行業(yè)察往知來(lái)的重要依據(jù)，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位。近年來(lái)，隨著國(guó)家信息化建設(shè)不斷取得進(jìn)展，檔案信息資源數(shù)量和質(zhì)量均有提高，這為促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)及實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)勁的支持。在信息化社會(huì)的發(fā)展中，檔案部門(mén)的工作重心也從傳統(tǒng)檔案整理轉(zhuǎn)移到檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用，以期滿足當(dāng)今國(guó)家各事業(yè)對(duì)檔案信息日益迫切的需求。本文縱觀當(dāng)下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作態(tài)勢(shì)，旨在對(duì)阻礙檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的主要問(wèn)題展開(kāi)分析與討論，并根據(jù)問(wèn)題分析提出合理化的解決方案，以不斷提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作效能，從而加快推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用步伐和促進(jìn)檔案事業(yè)在新時(shí)期持續(xù)健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、阻礙檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的問(wèn)題

1.檔案信息資源開(kāi)發(fā)類(lèi)型中存在的問(wèn)題

各級(jí)單位在檔案采集方面仍存在諸多問(wèn)題和缺陷，具體體現(xiàn)在采集與整理的檔案信息類(lèi)型過(guò)于單一。其中，檔案信息中有關(guān)宏觀的綜述概括明顯多于微觀深入的分析，有關(guān)上級(jí)指示性文件遠(yuǎn)多于基層實(shí)際工作指導(dǎo)與報(bào)告，再就是對(duì)于行政類(lèi)工作的概要和文書(shū)的采集在總體檔案信息中占比遠(yuǎn)高于經(jīng)濟(jì)類(lèi)和科技類(lèi)相關(guān)文獻(xiàn)資料。產(chǎn)生這些“多”和“少”的信息類(lèi)型缺陷問(wèn)題的原因主要集中在以下幾個(gè)方面：一是檔案管理相關(guān)人員在檔案收錄和編審工作中不夠仔細(xì)，在整理檔案信息時(shí)并沒(méi)有對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行有效的審核和分析。二是部分檔案管理工作者缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和宏觀信息識(shí)讀能力，因此并不能做到就其所整理的檔案信息類(lèi)別有全面了解，更無(wú)法進(jìn)一步就收錄的檔案信息類(lèi)型開(kāi)展有針對(duì)性的增補(bǔ)或是篩查。三是各檔案管理工作人員在需整理的檔案信息類(lèi)型和內(nèi)容的理解方面千差萬(wàn)別，導(dǎo)致對(duì)檔案信息收錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和側(cè)重點(diǎn)不同，進(jìn)而是檔案收錄工作重心出現(xiàn)偏離，產(chǎn)生總體收錄檔案類(lèi)型不均衡的情況。此外，結(jié)合當(dāng)下檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用工作情況，檔案信息載體類(lèi)型也是影響檔案信息資源質(zhì)量的重要因素。例如，現(xiàn)階段紙本檔案信息的收錄明顯多于電子檔案信息，但由于紙本材料保存受氣候、時(shí)間和環(huán)境制約較大，如不能妥善保管反而會(huì)帶來(lái)信息流失。因此，檔案信息的收錄與整理不能夠完全依賴(lài)于單一類(lèi)型檔案信息載體，在保持傳統(tǒng)方法的同時(shí)應(yīng)開(kāi)發(fā)利用多樣化信息資源手段，以提高信息保存質(zhì)量、拓展檔案信息類(lèi)型多樣化，同時(shí)為檔案信息的管理、查找和呈現(xiàn)帶來(lái)新的思路。

2.有關(guān)檔案信息資源管理效果的問(wèn)題

一些事業(yè)單位在檔案信息資源管理的過(guò)程存在諸多問(wèn)題，如檔案載體（通常是紙本載體）的缺失或者是破損，不僅增加了檔案信息資源泄露的風(fēng)險(xiǎn)，也使得該檔案信息本身失去了可靠性和價(jià)值性。產(chǎn)生檔案載體損壞的原因，可能包括幾個(gè)方面。首先，一些相關(guān)工作人員執(zhí)行檔案交接任務(wù)時(shí)不夠細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案在互相傳閱和移交的過(guò)程中發(fā)生損壞或丟失，在檔案被損壞或丟失后，并未及時(shí)開(kāi)展相關(guān)補(bǔ)救及追責(zé)工作;其次，現(xiàn)今檔案管理工作領(lǐng)域?qū)n案載體類(lèi)型的認(rèn)知存在不足，并未意識(shí)到單一檔案載體類(lèi)型對(duì)于信息資源的長(zhǎng)期保存和使用帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。例如，檔案工作管理人員沒(méi)有嚴(yán)格按照紙本檔案材料保管要求來(lái)進(jìn)行檔案的放置和管理，使得紙質(zhì)檔案因其保存環(huán)境不佳出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、燒毀以及泛潮等損壞。此外，由于筆墨文字會(huì)隨著時(shí)間的流逝而逐漸淡化，繼而發(fā)生紙本檔案中文字“消失”這一情況，使得檔案信息缺失。這些情況極大影響到檔案信息保存的完整性。如果工作人員未能充分了解檔案載體的自身特點(diǎn)，或者沒(méi)有做好符合檔案自身特點(diǎn)的管理和儲(chǔ)存，檔案信息資源的損壞和缺失在所難免，有效的檔案管理工作便無(wú)法開(kāi)展。最后，檔案信息資源管理的資源和經(jīng)費(fèi)不足在某種程度上導(dǎo)致檔案管理人員工作缺乏積極主動(dòng)性、工作效率低下。另外，相關(guān)工作人員的自身業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)不高也使得檔案信息資源管理工作困難重重，不夠規(guī)范。不正規(guī)、不負(fù)責(zé)的檔案信息管理必然會(huì)導(dǎo)致信息資源的流失，對(duì)于整體的檔案信息資源的高效合理利用也一定存在負(fù)面影響。

3.檔案信息資源應(yīng)用模式的問(wèn)題

近幾年，隨著檔案館藏功能、結(jié)構(gòu)、服務(wù)范圍的變化，使得傳統(tǒng)的查閱模式不能滿足要求，傳統(tǒng)的檔案查閱模式也受到來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)。但是，目前檔案管理工作還存在人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案管理要求不相適應(yīng)，檔案的查閱模式比較落后的問(wèn)題。比如，一些人想要查閱一些量大的信息資料，有時(shí)只搜題目搜不到，必須將檔案的整體信息告訴工作人員，才可以查找到相應(yīng)的文件，這種查找檔案的方式很不方便，也相應(yīng)增加了時(shí)間和成本，降低了工作效率。如果在查找檔案信息資源的過(guò)程中出現(xiàn)工作失誤，還會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案的查找難度。因此，加強(qiáng)新型查檔模式的研究非常重要，這就需要檔案館的檢索工具系統(tǒng)要更加完善，要編制更多的工具來(lái)方便檢索檔案，檔案管理工作人員注重新業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理信息知識(shí)應(yīng)用，改變現(xiàn)有的查閱模式，由單一的、傳統(tǒng)的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿坏男畔⒒Y源服務(wù)。

4.檔案信息資源工作隊(duì)伍的問(wèn)題

目前的檔案信息資源管理仍然存在檔案信息資源工作隊(duì)伍的問(wèn)題，最重要的是由于一些檔案文件可能有一定的機(jī)密性，是需要進(jìn)行妥善管理和儲(chǔ)存的，對(duì)于不同的單位檔案部門(mén)，應(yīng)該處于一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作狀態(tài)，與其他部門(mén)缺乏了一定的互動(dòng)和溝通，就會(huì)導(dǎo)致工作無(wú)法有效進(jìn)行和開(kāi)展。還有檔案工作缺乏一定的溝通和互動(dòng)，也會(huì)導(dǎo)致它的創(chuàng)新性程度不高，檔案信息資源工作隊(duì)伍，也沒(méi)有辦法根據(jù)具體的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行一個(gè)檔案的利用和可持續(xù)發(fā)展。另外，對(duì)于一些單位來(lái)說(shuō)，相關(guān)的檔案部門(mén)被大家認(rèn)為是沒(méi)有任何作用的部門(mén)，相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案部門(mén)也沒(méi)有給予一定的重視。甚至一些企事業(yè)單位會(huì)把檔案信息資源工作人員認(rèn)為是比較不負(fù)責(zé)任的，并且也會(huì)將一些能力、技術(shù)不夠出眾的人員分配到檔案部門(mén)工作中。我國(guó)當(dāng)前的大部分檔案信息資源工作，很大一部分都是沒(méi)有足夠的知識(shí)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人員來(lái)工作的，不利于整體的檔案資源信息的建設(shè)和專(zhuān)業(yè)化的發(fā)展。