淺議醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作

高艷

摘 要：隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案的工作變得越來(lái)越重要。為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院正在加強(qiáng)管理模式的建設(shè)，而檔案管理則是為了妥善保管資料，便于以后的查閱。檔案管理與檔案升級(jí)工作對(duì)于醫(yī)院具有重要的意義。在醫(yī)院檔案發(fā)展過(guò)程中，仍然存在一定的問(wèn)題，檔案升級(jí)工作做得不到位。本文就醫(yī)院檔案如何進(jìn)行管理以及如何做好檔案升級(jí)工作展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;檔案升級(jí)

在大多數(shù)人眼里，醫(yī)院是救死扶傷的地方，醫(yī)生是白衣天使，檔案管理與醫(yī)院顯得有些格格不入，殊不知如果沒(méi)有檔案管理，醫(yī)院的工作是無(wú)法開(kāi)展、穩(wěn)定運(yùn)行的。醫(yī)院的檔案管理起到一個(gè)總領(lǐng)和儲(chǔ)存的作用，如果沒(méi)有將醫(yī)院的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，醫(yī)院將無(wú)法查看檔案的情況，醫(yī)患糾紛的事件也會(huì)大大增加。所以說(shuō)檔案管理與檔案升級(jí)工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展是相當(dāng)重要的。醫(yī)院的檔案管理是指醫(yī)院在正常的運(yùn)作過(guò)程中所收集的材料，一般包括人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、財(cái)務(wù)收支等等各種各樣的工作記錄。如果醫(yī)院想要更好進(jìn)行管理模式的建設(shè)，就必須對(duì)醫(yī)院檔案做好管理和升級(jí)工作。

目前由于國(guó)家不斷對(duì)醫(yī)院加強(qiáng)管理建設(shè)，檔案的管理工作越發(fā)得到關(guān)注。檔案的管理水平直接影響到醫(yī)院的管理建設(shè)。雖然醫(yī)院的檔案管理工作在近年來(lái)取得顯著的成就，但是仍然存在不少的問(wèn)題需要解決。因此，需要針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，完善檔案管理與升級(jí)工作，方能更好適應(yīng)新時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，有助于衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的不足

1.檔案管理缺乏安全保障

根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理中的重大不足之處是缺乏安全保障，也就是檔案管理的安全性問(wèn)題。醫(yī)院檔案的儲(chǔ)存方式分為兩種，分別是用紙質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存和用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存。紙質(zhì)的存儲(chǔ)較為傳統(tǒng)，而計(jì)算機(jī)則是先進(jìn)的設(shè)備，但是它的安全性能也不是完美的。

導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理缺乏安全保障的原因大致是以下兩點(diǎn)。第一，當(dāng)進(jìn)行紙質(zhì)儲(chǔ)存時(shí)，紙質(zhì)容易受火災(zāi)和潮濕的影響，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)時(shí)，難免會(huì)面臨受到人為破壞硬件、黑客病毒攻擊檔案的問(wèn)題。第二，我國(guó)是法制社會(huì)，但是在檔案管理方面，法律尚沒(méi)有明文規(guī)定，沒(méi)有法律基石，檔案的管理便會(huì)嚴(yán)重缺乏安全保障。希望未來(lái)，法律會(huì)完善這一不足之處。

2.檔案管理缺乏資金

醫(yī)院檔案的管理不是一項(xiàng)公益性的工作，無(wú)疑是會(huì)有一定的經(jīng)費(fèi)支出的。它的經(jīng)費(fèi)大致包括工作人員工資以及檔案儲(chǔ)存設(shè)備的購(gòu)置與維修。如今隨著科技水平的提高，大多數(shù)檔案的儲(chǔ)存是采用電腦儲(chǔ)存，運(yùn)用信息化的技術(shù)。但是這種利用科技來(lái)對(duì)檔案管理的方式仍然存在著一定的問(wèn)題。這種方式是采用電子文件來(lái)儲(chǔ)存，具有一定的局限性。其一是儲(chǔ)存的期限有限，其二是當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息儲(chǔ)存時(shí)，依靠人力一字一字的輸入是不行的，只能運(yùn)用科技手段，采用掃描儀掃描輸入。它的缺點(diǎn)是存在一定的文字差異，精準(zhǔn)度不高。若購(gòu)置精準(zhǔn)度較高的掃描儀，將會(huì)花費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)，而且掃描儀在掃描完畢后，便幾乎沒(méi)有作用。若耗費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)在掃描儀上，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理的其他支出相對(duì)減少，缺乏足夠的資金來(lái)支持。

3.檔案管理工作人員積極性不高

醫(yī)院的檔案管理工作不像是醫(yī)生護(hù)士救死扶傷，治療病人那般的神圣。在大多數(shù)人看來(lái)，檔案管理的工作就是一種清閑的文職管理工作，僅此而已。這項(xiàng)工作不僅無(wú)聊，工資待遇還不好。正是人們有著這樣的刻板印象，導(dǎo)致很少有人熱愛(ài)這項(xiàng)工作，去體會(huì)這項(xiàng)工作的樂(lè)趣。目前，醫(yī)院以及檔案工作人員都沒(méi)有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，沒(méi)有積極性，才致使這項(xiàng)工作得不到創(chuàng)新，發(fā)展前景岌岌可危。

4.檔案管理的人才稀缺

想要做好檔案管理工作實(shí)際上是很難的。醫(yī)院所產(chǎn)生的各種檔案，按照一定的規(guī)律或者是特點(diǎn)將每一份檔案進(jìn)行歸置，且可以快速查找。它的工作量是巨大的。由于沒(méi)有得到大力宣傳與推廣，導(dǎo)致對(duì)該職位的人才要求門(mén)檻低，招聘到的檔案管理人才也相對(duì)較少。這樣一來(lái)，就很難做好檔案的升級(jí)。同時(shí)，由于醫(yī)院對(duì)該工作的忽視，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏完善的規(guī)章制度。

5.忽視檔案的使用與調(diào)整

檔案管理的工作人員往往只知道對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，忽視檔案的使用與調(diào)整，沒(méi)有挖掘和發(fā)揮到它的潛在價(jià)值，造成醫(yī)院檔案失去它應(yīng)有的價(jià)值，僅僅只是將檔案工作限于查找和閱讀上。

6.沒(méi)有充分發(fā)揮應(yīng)用的空間

醫(yī)院的檔案含有真實(shí)的信息，運(yùn)用得當(dāng)可以有助于醫(yī)院的建設(shè)和學(xué)術(shù)的進(jìn)步。但是在實(shí)際工作中，醫(yī)院的檔案管理工作很不到位，沒(méi)有充分發(fā)揮其所應(yīng)用的空間，很少有人通過(guò)檔案來(lái)獲取所需要的信息，對(duì)于衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)取得更大的成就這一目標(biāo)將很難達(dá)成。

二、加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理的措施

1.完善檔案存儲(chǔ)的相關(guān)制度

醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際的情況，對(duì)檔案工作做好制度建設(shè)，以此來(lái)確保檔案的安全性。每一項(xiàng)檔案的管理都要落實(shí)到每一個(gè)人頭上，一旦發(fā)現(xiàn)檔案的缺失或其他問(wèn)題，可以得到及時(shí)的解決。同時(shí)不斷完善信息儲(chǔ)存的系統(tǒng)功能，建立數(shù)據(jù)庫(kù)這一平臺(tái)，做好對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的統(tǒng)計(jì)分析，保障醫(yī)院的檔案在建立和管理中的安全，以及檔案的更好應(yīng)用。

2.運(yùn)用科技，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

醫(yī)院的檔案管理應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)的科技手段進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。為了做好現(xiàn)代化的管理，就必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代的檔案管理設(shè)備、檔案管理的信息化，以及檔案載體的現(xiàn)代化。在檔案管理上我們需要購(gòu)置除濕設(shè)備、滅火設(shè)備等較多設(shè)備，定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清潔，防止蛀蟲(chóng)。同時(shí)，需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)在系統(tǒng)平臺(tái)上，處理相關(guān)的檔案，更好進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

3.提高檔案管理人才的素質(zhì)

現(xiàn)階段，檔案管理的工作量巨大，急需大量的人才來(lái)進(jìn)行這一工作。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)是基于人才而發(fā)展的。醫(yī)院檔案管理對(duì)于人才的要求是需要對(duì)當(dāng)前行業(yè)有著深入了解，熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，有著豐富的檔案管理理論知識(shí)，曾經(jīng)從事過(guò)這一工作或相關(guān)的職業(yè)，熟悉檔案管理的各個(gè)流程等，最好是具備本科及以上學(xué)歷。想要促進(jìn)該工作的發(fā)展，必須要提高檔案管理的招聘要求，提高人才的素質(zhì)。當(dāng)勝任該工作后，不可停滯不前，仍需要不斷學(xué)習(xí)，充實(shí)和完善自己，提升自己的工作業(yè)務(wù)能力。