我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策

莫朝藝

摘 要：當(dāng)前，人才的交流和建立已經(jīng)越來越重要，人事檔案管理制度也逐漸凸顯其價值和優(yōu)勢。在事業(yè)單位的各個部門中，人事管理是具有極重要的凝聚企業(yè)核心力的版塊，人才管理職能的發(fā)揮是事業(yè)單位高效運轉(zhuǎn)的前提。同時，人事檔案的人才儲備信息，是一個部門運行的重要參考。它為機(jī)關(guān)部門，合理使用和調(diào)配人才提供了可以參照的重要依據(jù)，是政府機(jī)關(guān)部門的用人命脈，亦起到了推動我國人才建設(shè)發(fā)展的舉足輕重的作用。然而，時代日趨革新，事業(yè)單位人事檔案的體制和管理也漸漸顯露出弊端，而如何有效地改革和解決當(dāng)下存在的人事管理問題，就成了現(xiàn)階段的重要探究內(nèi)容。本文就提高人事檔案管理模式的方式進(jìn)行了探索和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案：信息化;

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的運用在人事檔案管理里也逐漸凸顯，如何更好管理人員，讓人事部門的人事檔案工作更加簡潔化、更加高效，就需要我們將人事管理的一系列工作都進(jìn)行不同程度的改變。將工作的流程規(guī)范化和制度化，同時也要兼容制度的科學(xué)性，提高工作模式的效率和效果。針對此目標(biāo)，將人事管理制度更好地兼容，更科學(xué)化地運用，成為了值得研究的課題。

一、事業(yè)單位對人事檔案管理制度完善和提升的重大意義

1.有利于組織管理和人事體系的跟蹤建立

人事檔案是事業(yè)單位和各部門組織用來記錄并整理人才流動、人才表現(xiàn)以及家庭信息的重要途徑。人事管理的模塊也非常復(fù)雜，從績效考核到信息收集，再到人才晉升、獎勵和懲罰等都清晰記錄在冊。只有不斷優(yōu)化人事檔案的管理體系，才能幫助每個人對自己的工作做出最好的規(guī)劃，幫助員工認(rèn)識自己的優(yōu)劣勢，以及需要補足的地方，讓每個人都能發(fā)揮自己的長處。體現(xiàn)自己的優(yōu)勢，發(fā)揮全部的價值。

2.對組織管理和人事管理體系的制度進(jìn)行完善

人事部門是事業(yè)單位對內(nèi)、對外統(tǒng)籌安排的根據(jù)地，對部門職能和組織結(jié)構(gòu)具有重要的意義。任何單位的組織構(gòu)成，都離不開人事體系的安排和規(guī)劃，隨著社會的競爭力漸漸增多，怎樣才能更有效率地進(jìn)行人才開發(fā)、人才儲備和人才管理，是需要學(xué)習(xí)和認(rèn)知的重點，只有進(jìn)行全方位的綜合管理，才能在人才流動中把握要點，讓員工在工作中能明確方向、明確規(guī)劃的任務(wù)和目標(biāo)，保持好全體員工的積極性。此外，完善人事檔案信息化的建立，提高人事部門的職能和運行效率，有利于組織和單位能快速進(jìn)行人才篩選和選用。

3.有利于組織部門的綜合管理運營

人事檔案的綜合管理，是一個單位的人才流向的源泉，在基層單位如何調(diào)配和選用人才，讓員工融入到工作中，融入到項目的運行中，或是更好提高自己的業(yè)績和績效考核，成為了綜合管理運營的重要方向，讓各個方面都能順利進(jìn)行和開展工作。最后，在不斷地進(jìn)步中，更加凸顯了人事檔案綜合管理的意義。

二、縱觀事業(yè)單位人事檔案管理所顯現(xiàn)的不足

1.各方對事業(yè)單位人事檔案的管理重視不夠

現(xiàn)在普遍的環(huán)境是基層單位從上到下都不夠重視人事部門的檔案管理工作，更多將注意力放在了績效考核、業(yè)績指標(biāo)、項目運營等板塊。尤其在管理崗位的培養(yǎng)和規(guī)劃上，缺乏長期的、科學(xué)的、有組織性的培養(yǎng)和研究，致使人事檔案管理的工作被各個重要的環(huán)節(jié)忽視，從而將整個組織管理拉向被動和較為滯后的情況。如果一直忽視檔案管理體系在事業(yè)單位的作用，沒有對其充分關(guān)注和重視，就會造成資源的缺少和各種硬件設(shè)施的短缺，導(dǎo)致很多時候人事檔案管理混亂。更加缺少了部門間的協(xié)作和配合。

2.事業(yè)單位人事檔案的管理體系待完善

現(xiàn)在對于收集、儲備、人員情況的梳理、考核、專業(yè)評定等都沒有合理的、符合當(dāng)前發(fā)展趨勢的上升，這種情況對于各部門的工作運作和職能反饋，起到了非正面的作用。同時因為管理不當(dāng)而導(dǎo)致一系列人事檔案管理事故更是層出不窮，如人事檔案管理滯后、信息錯誤、人員調(diào)配不科學(xué)、人才流動性過大的缺點，這都給當(dāng)前事業(yè)單位的管理和提升帶來了不小的挑戰(zhàn)。這樣最終會導(dǎo)致人才斷層、員工積極性不高和非科學(xué)管理等出現(xiàn)的失誤。因此，健全完善人事檔案體系，是當(dāng)前人事檔案管理工作的重點。

3.人事檔案管理人員的執(zhí)業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理人員沒有一個較高的考核指標(biāo)，導(dǎo)致人員的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。很多老員工并沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)科體系培養(yǎng)，而是僅憑借著多年的工作經(jīng)驗，用已有的知識去應(yīng)對當(dāng)下的新局面和新狀況，其工作中的思維模式和辦事效率已經(jīng)跟不上事業(yè)單位的快速運轉(zhuǎn)。并且，在管理層面也日漸缺少管理創(chuàng)新和活力，在很多專業(yè)事項的處理上，無法準(zhǔn)確把握關(guān)鍵點，導(dǎo)致重要事項的辦理滯后，將本就煩瑣的、復(fù)雜的管理工作變得錯誤連連，沒有正確的管理指示，讓工作鏈處于相對低效的狀態(tài)。除此之外，在一些重要的時間節(jié)點，因為沒有科學(xué)的管理，導(dǎo)致人事檔案沒有發(fā)揮出該有的作用和價值，這就對提升人事檔案管理人員的素質(zhì)有了新的要求。

4. 非常欠缺事業(yè)單位人事檔案管理的技術(shù)

現(xiàn)在對于信息化的人事檔案的構(gòu)建，缺少相對優(yōu)勢的環(huán)境，對于一些復(fù)雜的、高水平的人事工作，還沒有確立好一個健全的管理局面。本應(yīng)該構(gòu)筑起科學(xué)的電子信息儲備庫，最終卻導(dǎo)致只是進(jìn)行了簡單的、少量的信息錄入，根本沒有達(dá)到使檔案全面信息化的要求。至此，在人員專業(yè)技能不足和大環(huán)境下的科學(xué)系統(tǒng)的非信息化局面，是橫在人事檔案信息化建立的兩座巨石。只有逐漸脫離手動操作和記載，脫離簡單的信息錄入，靈活地將信息庫建立和調(diào)動，才有可能最大限度提升人事檔案管理的效率。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的策略

1.充分重視事業(yè)單位人事檔案管理的執(zhí)行體系

為了讓部門更加和諧積極有效的發(fā)展，從領(lǐng)導(dǎo)層的管理到一般員工層面的執(zhí)行，都要加強(qiáng)重視和調(diào)整。要從根本上解決忽視人事檔案工作重要性的現(xiàn)狀，就要重新認(rèn)識這個職能、這個版塊在事業(yè)單位所發(fā)揮的真正價值和效力。從而在思想意識層面就有全面的改變，不再避重就輕，把握不住重點，也不再是面對人事檔案管理問題無從下手，真正把握制度和管理模式的根本所在。在充分體現(xiàn)和發(fā)揮組織職能意識的同時，讓專業(yè)化的、科學(xué)化的思想得到真正發(fā)揮，不再像以前一樣，總是高開低走，把握不住重要的方向。首先，需要不斷改進(jìn)工作模式，讓員工整體工作的效率更上一個階段，員工的重視有利于組織的管理體系實踐和創(chuàng)新，能夠有效提升員工對于這項工作的滿意度和成就感。其次，讓專業(yè)管理人員進(jìn)入體系，一起帶動整個管理的職能部門向上發(fā)展，內(nèi)部的專業(yè)化調(diào)整和組織的創(chuàng)新，是增加自我實力的重要評價的依據(jù)，只有不斷地讓人事檔案管理制度調(diào)整到一個更好的水平，需要不斷地努力和專注。只有加強(qiáng)了員工對于本工作的重視，才能在對內(nèi)、對外做到更加專業(yè)化，讓人事檔案管理手段更加成熟和科學(xué)。最后，在領(lǐng)導(dǎo)層也要注重人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，對員工的安排、表現(xiàn)，甚至是工作的內(nèi)容以及反饋，都是考量整個團(tuán)體的重要指標(biāo)，讓專業(yè)帶動專業(yè)。加強(qiáng)對于專業(yè)化人員的重視，才能夠更好將所有調(diào)整人事檔案管理工作的內(nèi)容做到最好。