北京天文館藏品管理系統(tǒng)設(shè)想與探討

陳 昌，管 峰

(北京天文館，北京 100044)

藏品管理是天文館的重要工作之一，近年來天文館藏品數(shù)量不斷增加，其中不乏極為珍貴的隕石及望遠(yuǎn)鏡，急需一套能將藏品進(jìn)行統(tǒng)一管理的數(shù)字化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)將藏品來源、屬性、歷史價(jià)值、材質(zhì)、保護(hù)記錄、維護(hù)信息、研究信息等資料的管理，并可以通過數(shù)字技術(shù)將藏品進(jìn)行多維度的立體展示，特別是通過信息化手段，將藏品中珍貴且易損的古籍古儀進(jìn)行數(shù)字信息化加工處理，更能起到保護(hù)藏品的功能[1]。因而，如何通過信息化手段收集、整理、研究、保存、利用這些藏品信息，實(shí)現(xiàn)天文館藏品的迅速查詢、定位、展示和利用具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。

天文館藏品管理系統(tǒng)是一套以藏品為中心，涉及藏品征集、藏品編目管理、藏品外借管理、藏品信息統(tǒng)計(jì)管理、藏品保管業(yè)務(wù)管理、庫房日常管理(入庫現(xiàn)場盤點(diǎn))、數(shù)字化資源管理和利用、門戶管理等內(nèi)容的綜合性藏品管理與資源利用的軟件系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)全過程動(dòng)態(tài)管理藏品信息登記、業(yè)務(wù)審批流程的協(xié)同操作，實(shí)現(xiàn)藏品查詢調(diào)閱、狀態(tài)監(jiān)管的數(shù)字化資源管理，支持自定義條件下的分析統(tǒng)計(jì)與結(jié)果導(dǎo)出，使藏品管理業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，藏品利用更加高效安全，為天文館資源管理的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等內(nèi)容相關(guān)的決策活動(dòng)提供支持，使管理工作更為科學(xué)、智能、高效[2]。

文章結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，立足北京天文館的藏品管理現(xiàn)狀，從藏品征集、藏品編目、外借管理、信息統(tǒng)計(jì)、入庫盤點(diǎn)等方面入手，詳細(xì)闡述了藏品管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的設(shè)想與探討，以期給廣大同仁參考借鑒。

1 系統(tǒng)技術(shù)路線探討

本系統(tǒng)基于模塊化設(shè)計(jì)思想，將系統(tǒng)中的各種軟件及相關(guān)支撐應(yīng)用進(jìn)行模塊化封裝，并利用云數(shù)據(jù)中心將這些模塊化封裝后的數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)行集成，使其相互之間能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換、通信、調(diào)用，將較細(xì)的服務(wù)進(jìn)行有序組合，降低了應(yīng)用開發(fā)和集成的復(fù)雜度。采用統(tǒng)一開發(fā)的設(shè)計(jì)架構(gòu)，預(yù)留充足的擴(kuò)展接口，各類應(yīng)用可以通過這些應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化接口快速接入，并可形成高度融合的智能管理創(chuàng)新應(yīng)用[3]。

根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃進(jìn)行了總體架構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)采用分布式模塊設(shè)計(jì)模式，便于系統(tǒng)功能的彈性化部署和分步驟的建設(shè)。總體架構(gòu)，如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)

鑒于業(yè)務(wù)需求特性和維護(hù)更新方便，擬采用B/S與C/S混合模式架構(gòu)。根據(jù)功能模塊劃分，對于器物、人員、展覽、借調(diào)、統(tǒng)計(jì)、倉儲(chǔ)、管理等的業(yè)務(wù)可采用C/S架構(gòu)，對于征集、鑒選、查詢、搜索、展示等業(yè)務(wù)可采用B/S架構(gòu)。

不同業(yè)務(wù)需求和權(quán)限人員，通過internet或LAN網(wǎng)絡(luò)，使用瀏覽器或客戶端軟件訪問系統(tǒng)服務(wù)器。且采用用戶身份認(rèn)證機(jī)制和用戶密碼MD5加密算法等技術(shù)，保證數(shù)據(jù)信息的傳輸安全。

2 具體實(shí)施方案

藏品管理系統(tǒng)具有人員的權(quán)限管理，不同權(quán)限的人員可以查看的模塊是有差異的，有超級(jí)管理員、各個(gè)模塊分管的管理員以及普通操作員。超級(jí)管理員具有查看所有模塊的權(quán)限，如有需要修改的地方，可以發(fā)站內(nèi)信息給分管模塊的管理員進(jìn)行修改。各個(gè)模塊的分管管理員只能查看和修改本模塊的信息，普通操作員只能進(jìn)行簡單的信息錄入和修改等。

2.1 藏品編目規(guī)范設(shè)計(jì)

藏品作為信息的載體，包含的信息是全方位、多層次的，從外形、紋飾、文字記載信息、制造工藝、化學(xué)物理成分信息，還有與其產(chǎn)生、使用、流傳相關(guān)的民族學(xué)、民俗學(xué)等相關(guān)信息。這些信息是歷史的逐層積淀，相互之間有著內(nèi)在的必然聯(lián)系。文物研究的著眼點(diǎn)就是在于揭示多層歷史積淀間的相關(guān)規(guī)律。因此藏品數(shù)據(jù)庫不僅信息量將非常巨大，而且要體現(xiàn)其中的相關(guān)性[4]。

數(shù)據(jù)庫代碼字段的設(shè)計(jì)，參照現(xiàn)有的較規(guī)范的原始資料與編目卡片格式，遵循行業(yè)相關(guān)規(guī)范，以及相關(guān)的國家、國際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范： 《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范(試行)》《博物館藏品二維影像技術(shù)規(guī)范》《國際單位制及其應(yīng)用》《中國各民族名稱代碼》《世界各國和地區(qū)代碼》《中華人民共和國行政區(qū)代碼》《數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時(shí)間表示法》《論著出版形式類別代碼》《地址礦產(chǎn)術(shù)語分類代碼》《中國植物分類與代碼》《中國動(dòng)物分類與代碼》等等。

2.2 應(yīng)用系統(tǒng)模塊

2.2.1 藏品征集模塊。 天文館目前藏品的主要來源，對應(yīng)的照片等，系統(tǒng)應(yīng)提供對征集信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。①藏品征集模塊：征集線索管理、征集來源管理、征集登記、征集憑證、藏品鑒選等功能。②征集線索管理：根據(jù)陳列大綱的需求，按照展示類型所征集文物的相關(guān)信息可填寫在此模塊。③征集來源管理：對征集文物涉及的各處單位信息進(jìn)行統(tǒng)一的填寫、修改、刪除。此處管理的單位信息可在整個(gè)軟件中共享。④征集登記：根據(jù)藏品入庫卡片填寫已入庫文物的基本信息，并保存到館藏文物數(shù)據(jù)庫。⑤藏品鑒選：對征集文物進(jìn)行初步鑒定，按正式賬、臨時(shí)賬及輔助賬等有選擇地進(jìn)入藏品文物數(shù)據(jù)庫。

2.2.2 藏品寄存管理模塊。藏品入庫前，需要等待評估審批，所以暫時(shí)不入庫，必須先寄存。寄存管理包括寄存藏品錄入、入庫鑒定和取回流程等3個(gè)流程，并且入庫鑒定結(jié)果可與入庫登記流程相關(guān)聯(lián)。①寄存藏品錄入：寄存管理藏品的登記、審批、管理。館藏員拿到藏品后填寫寄存單，填寫完成該藏品進(jìn)入藏品總賬進(jìn)入寄存賬，再經(jīng)過文物保管部確認(rèn)后提交到分管領(lǐng)導(dǎo)處確認(rèn)，積存流程結(jié)束。②藏管員新增寄存單，填寫該寄存單下的寄存品信息表：寄存品信息表屬性與藏品信息表屬性相同；同一寄存單，可以包括多個(gè)寄存品信息。③藏管員填寫該寄存單信息后，提交系統(tǒng)進(jìn)行流程審批。審批期間，該寄存單狀態(tài)與該寄存單內(nèi)所有寄存品信息的寄存品狀態(tài)數(shù)據(jù)都放著在臨時(shí)表單中，如流程依次審核完畢后，寄存品數(shù)據(jù)寫入正式表單，狀態(tài)改為“寄存”；如審核未通過則丟棄數(shù)據(jù)。

審批流程中，由藏管員填寫寄存單后，提交總賬、收藏研究部負(fù)責(zé)人、分管館領(lǐng)導(dǎo)依次審批。各審批節(jié)點(diǎn)都要可以提交意見，如無意見則系統(tǒng)不顯示[5]。各審批節(jié)點(diǎn)如有不同意見時(shí)，寫明意見后逐級(jí)退還至藏管員處進(jìn)行修改。通過審核的寄存品才可以進(jìn)行查詢、入庫鑒定等后續(xù)功能。

寄存品取回：實(shí)現(xiàn)對寄存品取回進(jìn)行審核、確認(rèn)。館藏員生成藏品取回單，經(jīng)過總賬后再經(jīng)過收藏研究部確認(rèn)后提交到分館領(lǐng)導(dǎo)處確認(rèn)，取回流程結(jié)束。

藏管員根據(jù)查詢條件得到的結(jié)果生成寄存品取回單，提交系統(tǒng)進(jìn)入寄存品取回流程；此時(shí)，入庫鑒定單涉及的寄存品狀態(tài)為“審批”；寄存品取回單上的寄存品要顯示寄存品的鑒定結(jié)果，如“允許入庫”或“允許取回”；審批流程中，由藏管員填寫取回單后，提交總賬、收藏研究部負(fù)責(zé)人、分管館領(lǐng)導(dǎo)依次審批。各審批節(jié)點(diǎn)都要可以提交意見，如無意見則系統(tǒng)不顯示。各審批節(jié)點(diǎn)如有不同意見時(shí)，寫明意見后逐級(jí)退還至藏管員處進(jìn)行修改。

審批流程結(jié)束后，原寄存品狀態(tài)為“允許入庫”的保持狀態(tài)不變，等待正式入庫；原寄存品狀態(tài)為“允許取回”的狀態(tài)改為“已取回”。

入庫鑒定：實(shí)現(xiàn)館內(nèi)對已經(jīng)入館的寄存品進(jìn)行鑒定，決定是否入庫，并進(jìn)行下一步分類處理。館藏員先選擇需要鑒定的寄存品，總賬判斷寄存品狀態(tài)后提交至收藏研究部進(jìn)行鑒定。

藏管員根據(jù)查詢條件得到的結(jié)果生成入庫鑒定單，提交系統(tǒng)發(fā)起入庫鑒定流程；此時(shí)，入庫鑒定單涉及的寄存品狀態(tài)為：“審批中”。

總賬待辦事務(wù)中，存在待審批的入庫鑒定信息時(shí)，則總賬根據(jù)書面鑒定意見，在鑒定單上勾選寄存品的狀態(tài)，狀態(tài)為“允許入庫”或“允許取回”。同時(shí)附上書面鑒定意見的掃描件作為今后備查材料。完成后提交收藏研究部負(fù)責(zé)人；如寄存品的清單與實(shí)際情況不符，則退回藏管員重新選擇。

收藏研究部負(fù)責(zé)人待辦事務(wù)中，存在待審批的入庫鑒定單時(shí)，若負(fù)責(zé)人核對后同意，則簽名完成流程；如有不同意見，寫明意見后，退回“總賬”重新操作。

入庫鑒定流程結(jié)束后，表單對應(yīng)寄存品記錄的寄存品狀態(tài)自動(dòng)更新為：“允許入庫”或“允許取回”。

2.2.3 藏品編目模塊。 藏品編目賬管理是天文館藏品信息管理的核心，該模塊包含編目創(chuàng)建、正式賬審核、總賬瀏覽、相關(guān)信息管理、藏品專題五個(gè)模塊。

編目創(chuàng)建。 總賬創(chuàng)建是整個(gè)編目賬管理的源頭。它包括新建總賬和修改總賬兩個(gè)子模塊。操作人員由管理員通過權(quán)限分配獲取入庫憑證登記和創(chuàng)建的權(quán)限，操作人員首先創(chuàng)建藏品核心編目信息，包括登記號(hào)、品名、時(shí)代、類別，并進(jìn)行下一步詳細(xì)信息錄入，最后提交，提交時(shí)需要確定該賬目為正式總賬還是輔助賬，提交完成后編目信息進(jìn)入審核流程進(jìn)行審核和完善。

正式賬審核。 正式賬審核是對創(chuàng)建的待審核編目信息進(jìn)行審核的過程。它包含任務(wù)分派、任務(wù)追蹤管理、審核過程的權(quán)限由任務(wù)管理子模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)權(quán)限分配，工作人員根據(jù)業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)入任務(wù)跟蹤管理子模塊中進(jìn)行編目及 相關(guān)信息完善并提交工作，有審核人員進(jìn)行每條編目信息的審核，最后由發(fā)布人員進(jìn)行信息發(fā)布。業(yè)務(wù)人員在任務(wù)追蹤管理子模塊進(jìn)行正式賬的業(yè)務(wù)工作，審核人員進(jìn)行信息的審核和發(fā)布。

總賬瀏覽。 總賬瀏覽包括系統(tǒng)的藏品正式賬的瀏覽以及輔助賬目的瀏覽，并且提供簡單的查詢功能、類別樹瀏覽功能。

有關(guān)信息管理。 相關(guān)信息管理是指同藏品信息相關(guān)的文檔和人物的管理，文檔、人物同藏品的關(guān)聯(lián)可以總賬修改的時(shí)候管理，也可以在總賬審核的時(shí)候關(guān)聯(lián)。并且可以通過人物詳細(xì)信息獲取該人物相關(guān)的藏品編目信息和多媒體信息的情況。

藏品專題展示。 藏品專題是指通過專題的形式對藏品某系列進(jìn)行展示，為藏品的研究和查找提供了一個(gè)聚類的方式，并提供專題附件功能。

2.2.4 藏品外借模塊。 外借模塊主要為內(nèi)部人員展覽所用，系統(tǒng)內(nèi)提前設(shè)置好外借所需的屬性字段，按照館內(nèi)藏品外借規(guī)范流程進(jìn)行預(yù)設(shè)外借表單。當(dāng)內(nèi)部人員通過系統(tǒng)選擇所需藏品(含名稱、照片等)，提交時(shí)就會(huì)形成外借表單，直接打印出表單后，可以走館內(nèi)藏品外借流程。藏品歸還時(shí)，需要入庫登記。

2.2.5 藏品盤點(diǎn)模塊。 藏品盤點(diǎn)模塊主要為藏品管理人員進(jìn)行階段性入庫盤點(diǎn)所設(shè)置，管理人員可以提前在該模塊進(jìn)行預(yù)約申請入庫盤點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)給申請人員發(fā)送一個(gè)預(yù)約碼。盤點(diǎn)當(dāng)日，管理人員出示預(yù)約碼入庫，盤點(diǎn)完后出庫時(shí)，系統(tǒng)登記出庫，這樣就會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)留下出入庫記錄，形成出入庫日志。

3 結(jié)束語

筆者通過模塊化設(shè)計(jì)思想對天文館藏品管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)探討，旨在打造一個(gè)藏品征集到藏品外借、展示及庫存盤點(diǎn)一體化的藏品管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)天文館藏品的迅速查詢、定位、展示和利用具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，希望該設(shè)想在不久的將來能付諸實(shí)現(xiàn)。