強化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)研究

趙倩

【摘 要】行政管理信息化建設(shè)是以企業(yè)內(nèi)部管理需求的視角切入，結(jié)合信息技術(shù)所進行的管理實踐應(yīng)用。通過加強企業(yè)行政管理信息化建設(shè)，有效加速企業(yè)內(nèi)部運行效率，提升企業(yè)管理水平，從而推動企業(yè)的持續(xù)良好發(fā)展。強化企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)，分析其背景及意義，剖析現(xiàn)有企業(yè)實踐中的問題，并針對性地提出建設(shè)策略。

【關(guān)鍵詞】行政管理;信息化;企業(yè)管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展與進步，商業(yè)社會的諸多方面受到技術(shù)革新所帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)成為企業(yè)發(fā)展的主要推動力之一。在日益成熟的信息技術(shù)應(yīng)用背景下，信息化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用越發(fā)深入，在企業(yè)管理建設(shè)中的作用越發(fā)重要。行政管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)和核心管理內(nèi)容之一，滲透到每一項業(yè)務(wù)的開展、每一支流程的打通、每一項規(guī)范的實施過程中。強化和推進行政管理信息化工作，對于企業(yè)完善管理流程，優(yōu)化管理實施，提升管理效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。

一、背景和意義

企業(yè)行政管理的作用域非常廣泛，涵蓋了自管理層至基層的所有管理層級，從業(yè)務(wù)部門至職能部門的所有部門，從企業(yè)戰(zhàn)略部署至日常辦公所需的幾乎所有管理流程，行政管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的核心之一，用以維護企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，為企業(yè)發(fā)展作以基礎(chǔ)保障工作。行政工作的管理水平?jīng)Q定著企業(yè)的效率和穩(wěn)定，體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的良性程度，促進行政工作的管理提升對企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。行政管理信息化是管理執(zhí)行的方法和工具，是內(nèi)部行政管理提升的重要手段。行政管理工作的信息化建設(shè)為企業(yè)日常經(jīng)營提供及時可靠的協(xié)同支持，為企業(yè)的進一步發(fā)展提供管理工具。加強企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)，首先，能夠為企業(yè)管控執(zhí)行提供關(guān)鍵支撐，通過流程化的協(xié)同和自動化的辦公，協(xié)助各項管理制度規(guī)范的落地執(zhí)行;其次，有助于企業(yè)的管理優(yōu)化，通過信息化平臺工具打通管理層級的隔閡，優(yōu)化管理流程，提升管理效率;第三，促進員工的個人發(fā)展和價值體現(xiàn)，通過信息化手段解決了大量重復(fù)性的體力工作，讓員工能夠投入到更為重要的管理工作中，凸顯以人為本的理念，重視人的價值，給予員工價值發(fā)揮和個人成長的空間。

二、企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀問題分析

（一）重視程度不夠

在企業(yè)發(fā)展的進程中，為了應(yīng)對市場生存的壓力，往往重視業(yè)務(wù)的發(fā)展，而忽略內(nèi)部管理的提升。在企業(yè)內(nèi)，行政管理涉及的內(nèi)容廣、環(huán)節(jié)多，管理內(nèi)容復(fù)雜而瑣碎，管理成效很大程度上滲透在員工的日常工作中，很難獨立而清晰地反映出來。行政管理工作的特點導致其在企業(yè)管理工作中的地位相對偏低，常常得不到關(guān)注，更何談發(fā)展規(guī)劃及目標。在企業(yè)進行戰(zhàn)略目標制定時，通常對業(yè)務(wù)發(fā)展有著明確的目標和要求，而對于內(nèi)部管理方面，特別是行政管理工作的目標和方向上往往含糊而滯后。缺乏管理層足夠的重視，未能提升至管理目標的高度，使得行政管理信息化建設(shè)工作很難成為管理工作的重點，不能引起各級管理者和廣大員工的關(guān)注和支持，缺乏目標和方向，工作推行困難，進展緩慢。

（二）基礎(chǔ)相對落后

行政管理工作往往是企業(yè)管理信息化建設(shè)當中重要性和排序相對靠后的內(nèi)容，企業(yè)通常比較重視財務(wù)管理信息化、人力資源管理信息化等，而對于行政管理信息化的重要性認知不夠，有些企業(yè)已經(jīng)建設(shè)財務(wù)信息系統(tǒng)和人力信息系統(tǒng)多年，卻沒有行政管理或相應(yīng)職能的管理系統(tǒng)。因此，在企業(yè)管理信息化工作的進程中，行政管理信息化建設(shè)處于較低水平，現(xiàn)有建設(shè)基礎(chǔ)較差且更新提升慢，主要體現(xiàn)在行政管理信息化系統(tǒng)缺少或相對初級、功能單薄、使用場景局應(yīng)用靈活性差等方面，在實際應(yīng)用中僅能處理相對簡單和固定的管理流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容，無法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需求。在行政管理工作信息化建設(shè)程度較低的現(xiàn)狀下，會進一步加劇企業(yè)推進行政信息化工作的難度大、投入高等問題。

（三）制度尚不完善

企業(yè)管理信息化通過提供系統(tǒng)化工具進行管理落地執(zhí)行，對企業(yè)內(nèi)部進行管控，需要以管理為基礎(chǔ)，通過對管理制度、流程規(guī)范、崗位職責等進行系統(tǒng)流程和功能設(shè)計，協(xié)助各級部門進行管理工作的線上化、系統(tǒng)化、自動化處理。行政管理制度體系是行政工作信息化建設(shè)的原則和依據(jù)，是指導信息化建設(shè)的行動綱要。信息化工作即是在綱要的指引下，通過技術(shù)手段對管理要求進行功能實現(xiàn)的過程。在現(xiàn)行的企業(yè)管理實踐中，大多數(shù)企業(yè)對于行政管理方面的制度規(guī)范尚不足夠完整和科學，推行信息化的過程中發(fā)現(xiàn)制度的不足和漏洞，對信息化建設(shè)造成較大的影響，比如在行政管理系統(tǒng)進行流程設(shè)計時，發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)某些流程未能從制度上予以規(guī)范，這種情況需要先行進行制度完善，否則容易因為需求不清造成額外工作量，甚至后期被推倒重新建設(shè)的風險。

（四）探索創(chuàng)新不足

市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展促使企業(yè)的業(yè)務(wù)不斷地調(diào)整和創(chuàng)新以適配競爭環(huán)境的需求，企業(yè)內(nèi)部管理需要緊跟業(yè)務(wù)變化，通過管理創(chuàng)新和探索達成與業(yè)務(wù)的同步。對于行政管理工作的信息化建設(shè)而言，需要針對不斷提升的管理需求進行技術(shù)工具的迭代升級和功能完善，才能適應(yīng)管理要求，滿足信息化建設(shè)的目標。在實現(xiàn)業(yè)務(wù)需求的同時，信息化建設(shè)本身也具有一定的技術(shù)需求，隨著信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)移動應(yīng)用技術(shù)應(yīng)用的深入，行政信息化建設(shè)要堅持對技術(shù)先進性與成熟度的追求，這也是信息化本身的要求之一。信息化建設(shè)若固守已有技術(shù)，不能持續(xù)針對新技術(shù)新應(yīng)用進行技術(shù)創(chuàng)新與實踐探索，勢必會逐步落后于技術(shù)主流，失去信息化建設(shè)發(fā)展的前瞻性。

三、強化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的路徑分析

（一）全面提升認知

企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的強化過程，本質(zhì)上是對組織管理的推動促進，對流程規(guī)范的技術(shù)實現(xiàn)，以及對行政工作的提升和優(yōu)化。行政管理的信息化將會作用于公司各個層級、各個部門以及員工的日常工作中，在企業(yè)行政管理工作中推進信息化建設(shè)，首先需要企業(yè)組織整體對于這項工作的認可、理解和支持。行政工作信息化建設(shè)勢必會對企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理產(chǎn)生深刻的影響，同時為員工的工作方式帶來改變，在建設(shè)過程中完成對企業(yè)內(nèi)部管理的推動，和企業(yè)行政管理工作積極發(fā)展的促進。企業(yè)組織內(nèi)應(yīng)當通過宣貫、培訓等方式，加強員工對于行政管理工作重要性的認識， 各級管理人員應(yīng)當明確行政信息化建設(shè)的方向和目標，統(tǒng)一組織整體的思想認識，營造工作氛圍，有效推進工作。

（二）加強建設(shè)投入

行政管理信息化建設(shè)包括對于管理技術(shù)架構(gòu)的設(shè)計、系統(tǒng)平臺的搭建、流程的設(shè)置、業(yè)務(wù)功能模塊的實現(xiàn)等工作。信息化建設(shè)進程是自項目啟動開始，經(jīng)歷需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計、技術(shù)開發(fā)、功能實現(xiàn)、測試及試運行，直至正式上線，而后將根據(jù)系統(tǒng)運行情況進行迭代。可以看到，這是個過程復(fù)雜、內(nèi)容繁多的工作，所以信息化建設(shè)是一個持續(xù)推進、持續(xù)優(yōu)化的過程，在技術(shù)資源、組織人力等方面需要持續(xù)的投入。對信息化的投入是建設(shè)的必要條件，無論是技術(shù)領(lǐng)域還是業(yè)務(wù)范疇，都需要信息化團隊進行大量的工作，才能做成企業(yè)真正需要的信息化應(yīng)用。企業(yè)在行政管理信息化建設(shè)推進的過程中，需要有決心、有耐心、有信心地持續(xù)進行建設(shè)投入，不斷深化行政管理的信息化應(yīng)用。

（三）建立健全制度

信息化系統(tǒng)平臺是企業(yè)行政管理推行的應(yīng)用工具，是管理制度規(guī)范的執(zhí)行載體。企業(yè)所制定的行政制度是行政業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的框架，是信息化工作的依據(jù)，信息化建設(shè)的過程就是將各項組織管理流程、崗位職責、角色權(quán)限等進行系統(tǒng)化的實現(xiàn)，供各級管理者和全體員工進行系統(tǒng)應(yīng)用來完成相關(guān)工作內(nèi)容。制度規(guī)范的完備和健全對信息化而言意味著確定的系統(tǒng)邊界和完善的系統(tǒng)設(shè)計基礎(chǔ)，不但有利于系統(tǒng)建設(shè)工作開展，更是行政工作信息化建設(shè)的保障。企業(yè)進行行政工作信息化建設(shè)的決策同時，應(yīng)檢視自身的相關(guān)制度體系是否完整覆蓋到管理所需的方面，及時進行調(diào)整、補充和完善，為信息化建設(shè)作以制度上的支持和保障。

（四）創(chuàng)新實踐應(yīng)用

企業(yè)的管理實踐既是伴隨發(fā)展所不斷提升和深入的過程，也是面向未來發(fā)展規(guī)劃所探索和嘗試的過程，信息化應(yīng)用作為管理實踐的一部分，本身即需要具備創(chuàng)新的要素。行政工作信息化建設(shè)的推進過程，是針對企業(yè)管理現(xiàn)狀的技術(shù)功能實現(xiàn)，滿足現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求，在此基礎(chǔ)上需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃進行一定前瞻性的系統(tǒng)設(shè)計，而后需要在技術(shù)和業(yè)務(wù)方向上堅持新的思考、新的突破，并不斷進行創(chuàng)新應(yīng)用的嘗試，根據(jù)反饋進行調(diào)整和優(yōu)化，在探索中實踐，通過實踐結(jié)果更好地進行探索。行政管理信息化創(chuàng)新建設(shè)方式的探索是管理實踐進步的要求，也是企業(yè)發(fā)展的動力所在。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)行政管理信息化建設(shè)是外部市場環(huán)境的大背景下，提升內(nèi)部管理水平的應(yīng)用實踐，有利于全面推進企業(yè)應(yīng)用深入、管理優(yōu)化和效率提升，對企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。在現(xiàn)下的企業(yè)實踐中，行政管理信息化工作存在著組織認識水平低、發(fā)展滯后、制度不夠完善，以及缺乏實踐創(chuàng)新的諸多問題。借助企業(yè)重視程度的提升，為行政信息化提供工作開展的思想基礎(chǔ)，加大在信息化領(lǐng)域的投入，建立健全行政管理方面的制度規(guī)范體系，通過實踐創(chuàng)新不斷探索新的可能性，持續(xù)強化企業(yè)行政管理信息化建設(shè)工作，助推企業(yè)踏上管理提升和業(yè)務(wù)發(fā)展的快車道。

【參考文獻】

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