論企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展

吳澎

摘要：隨著我們國(guó)家的快速發(fā)展，我們國(guó)家已經(jīng)走向一個(gè)全新的時(shí)代——信息化時(shí)代。電子信息技術(shù)得到人們的廣泛使用。在目前的眾多企業(yè)中通過將信息化和企業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合取得了一定成績(jī)，并在一定程度上提高了企業(yè)工作管理質(zhì)量和效率。在企業(yè)發(fā)展過程中，一個(gè)重要的組成部分是企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理。對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)既是時(shí)代的要求，也是一種必然趨勢(shì)。現(xiàn)在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化在發(fā)展過程中存在著一系列需要解決的問題，我們應(yīng)該加大對(duì)其的重視力度，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

提及財(cái)務(wù)檔案信息化，我們可以從中了解到其與財(cái)務(wù)工作有著密切的關(guān)系，并且需要運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行建設(shè)，且后續(xù)發(fā)展離不開信息化技術(shù)的支撐。通過加快企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展速度，可以進(jìn)一步提高企業(yè)檔案室中財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，使其管理水平向更高的等級(jí)推進(jìn)，除此之外，對(duì)于降低財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的壓力有著一定幫助，財(cái)務(wù)部門是企業(yè)的重要組成部分，而財(cái)務(wù)部門每天都要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)，如果不對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行定期存檔管理，可能會(huì)造成財(cái)務(wù)信息的丟失等等問題?；诖朔N情況，企業(yè)應(yīng)該加大財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展力度，推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，但因?yàn)槠鋽?shù)據(jù)多、繁雜導(dǎo)致數(shù)據(jù)容易丟失或者出錯(cuò)，通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展，有利于充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息的價(jià)值和作用。

1.檔案信息化建設(shè)過程中需要解決的問題

1.1檔案信息化理論體系建設(shè)

建設(shè)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化不是企業(yè)對(duì)自身提出的要求，而是時(shí)代要求，是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的一種體現(xiàn)，是企業(yè)為了進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率、推動(dòng)企業(yè)獲得更好發(fā)展的一種表現(xiàn)。整個(gè)過程離不開先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)其的支持，并且在接下來的發(fā)展過程中仍然需要先進(jìn)的科學(xué)理論對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。

現(xiàn)在，企業(yè)財(cái)務(wù)信息化檔案建設(shè)具備了難得一見的發(fā)展機(jī)遇，但是目前眾多企業(yè)面臨的現(xiàn)狀是檔案信息化理論體系在建設(shè)過程中存在的問題較多，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，我們國(guó)家檔案信息化理論體系建設(shè)處于發(fā)展初期，比較落后。其次，企業(yè)不重視對(duì)檔案信息化理論體系建設(shè)，人力、財(cái)力、物力等等方面的投入較少。企業(yè)要想真正的建設(shè)一套健全的、完善的、有效的檔案信息化理論體系，就要提高對(duì)其的重視程度，特別是在人力、物力以及財(cái)力等等方面，給予他們足夠的支持，為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展做鋪墊。

1.2檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

對(duì)檔案信息化建設(shè)提出的首要要求就是其必須具備標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，這是一個(gè)十分重要且不可或缺的條件。因此，在檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)制定一系列的既符合與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的規(guī)章制度，也具有可以使檔案信息資源更加豐富，進(jìn)一步提高檔案信息資源保存率等優(yōu)點(diǎn)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在大部分企業(yè)在此方面都存在著一些問題：一是企業(yè)現(xiàn)在還沒有具備更為高效、更為全面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且制度管理范圍也十分有限，難以對(duì)所有的財(cái)務(wù)檔案管理工作都起到限制作用。二是有的企業(yè)并沒有專門分配工作人員負(fù)責(zé)此類工作，現(xiàn)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃不但不具有針對(duì)性，可操作性也不強(qiáng)[1]。

1.3檔案信息化人員隊(duì)伍體系建設(shè)

整體來說，目前我們國(guó)家企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素養(yǎng)、工作能力跟企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展還存在著一定的差距。雖然許多企業(yè)已經(jīng)在加快財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，但通過調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在企業(yè)還不具備財(cái)務(wù)檔案管理方面優(yōu)秀人才，因此企業(yè)應(yīng)該著重加大對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的建設(shè)力度并制定詳細(xì)的計(jì)劃，定期給財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，提高這些專職檔案人員的工作能力和整體素養(yǎng)，使其熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等等先進(jìn)信息技術(shù)，另外還可聘請(qǐng)專業(yè)人士為各部室相關(guān)工作人員進(jìn)行講座，為他們普及相關(guān)知識(shí)，提高專業(yè)能力，只有專職檔案人員具備專業(yè)性技術(shù)、兼職人員具備相應(yīng)工作能力，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化才會(huì)得到進(jìn)一步的發(fā)展。但就目前企業(yè)財(cái)務(wù)檔案發(fā)展現(xiàn)狀來看，企業(yè)還存在很大的發(fā)展空間。

2.檔案信息化建設(shè)的發(fā)展途徑與完善措施

2.1檔案信息化建設(shè)的發(fā)展途徑

1.創(chuàng)新檔案工作服務(wù)手段，需要檔案信息化。隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的快速發(fā)展，給企業(yè)財(cái)務(wù)檔案工作帶來了發(fā)展機(jī)遇同時(shí)，也使檔案工作服務(wù)手段得到了創(chuàng)新，使手段更加豐富、多元化。通過建設(shè)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等等工作都將依靠信息系統(tǒng)來完成，這樣不僅為企業(yè)節(jié)省大量的財(cái)力、物力以及人力，還能使財(cái)務(wù)信息得到最完整的留存。除此之外，隨著企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展的逐漸成熟，檔案手工檢索也將逐步向計(jì)算機(jī)檢索方向轉(zhuǎn)變，從而大大提高檔案檢索效率。由此可見，加快推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展是十分重要的、必要的。

2.2創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式，需要檔案信息化。眾所周知，傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作量大、出錯(cuò)率高，隨著信息化的到來改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作方式，使檔案管理工作得到了一定的改善。而現(xiàn)在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化的提出則既可以向企業(yè)員工實(shí)時(shí)提供所需要的資料信息，也可促使企業(yè)通過設(shè)立數(shù)字檔案館及加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的管理，高效的對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分類、分析、加工等等環(huán)節(jié)[2]。

2.3創(chuàng)新公開檔案信息資源管理方式，需要檔案信息化。首先，可以實(shí)行共享式管理，這是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合體現(xiàn)，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開發(fā)公開檔案信息資源為社會(huì)公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展途徑。其次，可以實(shí)行公開檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理，這是通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸，以達(dá)到資源共享的目的，在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，以檔案網(wǎng)站為節(jié)點(diǎn)，以主頁(yè)的方式，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)公開檔案信息的查詢、傳遞、反饋等，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的提供利用。

3.檔案信息化建設(shè)的完善措施

信息化背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理能力還需進(jìn)一步提升，具體方法路徑有：第一，構(gòu)建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。“人”最為管理規(guī)則的主要制定者和執(zhí)行者，企業(yè)要想推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展，必然需要一批綜合能力強(qiáng)硬的人才隊(duì)伍，能夠理解信息化管理模式，在工作中應(yīng)用科學(xué)的管理方式，并能盡快熟練操作信息系統(tǒng)。第二，樹立正確的管理理念。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理模式遲遲不能更新，并非是因?yàn)槠髽I(yè)能力不足，而是潛在的問題很難在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)出來，這也就很難引起管理者的重視，所以，企業(yè)還需加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度，引入信息化管理理念，為后續(xù)工作的有效開展奠定良好的基礎(chǔ)。第三，搭建信息化管理平臺(tái)。信息化背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理能否實(shí)現(xiàn)信息化，還和企業(yè)信息化程度有著密切的關(guān)系。企業(yè)應(yīng)加大在信息化建設(shè)上的投入，及時(shí)引入先進(jìn)的系統(tǒng)軟件，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際需求，構(gòu)建適宜本企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案加工系統(tǒng)，在加快企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的全面化、實(shí)時(shí)共享，為企業(yè)決策提供有效參考[3]。

4.小結(jié)

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較有難度的任務(wù)。因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代不僅給我們帶來了機(jī)遇，也為企業(yè)的發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)。所以企業(yè)在當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展中，必須加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化的重視程度。與此同時(shí)企業(yè)也要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展不但與財(cái)務(wù)部門有關(guān)系，還與整個(gè)企業(yè)息息相關(guān);并且其也不只是依靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能完成的，而是企業(yè)上下全體員工共同努力，建立起一支具有高素質(zhì)、高能力的人才隊(duì)伍，因?yàn)槿瞬旁谄髽I(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展中是發(fā)揮著極其關(guān)鍵性作用的。信息化是當(dāng)今世界和當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展潮流，不論其為企業(yè)帶來了多么大挑戰(zhàn)，企業(yè)都要積極面對(duì)、迎難而上，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周曉英.檔案信息論[Ml， 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000（1）;216—219.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].第二版，北京;中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2006（5）：126—132.