信息化背景下文檔一體化管理方法論

費(fèi)倫帥

摘要：近年來，隨著信息技術(shù)的不斷變化，檔案管理的方式和內(nèi)容也不斷現(xiàn)代化、信息化和科學(xué)化。在這樣的背景下，如何做好文檔一體化工作，使檔案管理走上有序發(fā)展的道路，已成為檔案管理者關(guān)注的焦點(diǎn)問題。本文從文檔管理一體化概述出發(fā)，總結(jié)了文檔管理一體化，分析了文檔管理一體化的必要性，指出了目前文檔管理一體化存在的不足，并提出了優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：信息化;文檔管理一體化;方法論

前言

所謂“文檔管理一體化”，是指在一個(gè)管理系統(tǒng)中將檔案管理和文件管理聯(lián)系起來。文件管理由計(jì)算機(jī)管理完成，可以隨時(shí)隨地組織和歸檔文件，這突出了匹配率和搜索速度的提高。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，還需要實(shí)現(xiàn)信息管理的連續(xù)性和緊湊性，文檔管理一體化是一個(gè)不可忽視的重要組成部分。為了減輕計(jì)算機(jī)硬盤的負(fù)擔(dān)，維護(hù)電子文件的安全集成管理，如何將計(jì)算機(jī)上的有價(jià)值的文件或數(shù)據(jù)以適當(dāng)?shù)姆绞絺鬏數(shù)诫x線存儲(chǔ)介質(zhì)，已成為檔案管理越來越關(guān)注的問題，文檔管理一體化已成為檔案工作的必然趨勢。

一、文檔一體化概述

所謂文檔管理一體化，主要是從統(tǒng)一資源規(guī)劃的角度，對(duì)資源進(jìn)行集成、高效的管理，其中涉及到管理機(jī)制，利用信息技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行集成管理，實(shí)現(xiàn)綜合管理一站式服務(wù)的目標(biāo)。在檔案信息管理的背景下，文檔管理一體化具有以下特點(diǎn)：一是數(shù)字化。文件需要文件管理系統(tǒng)和其他數(shù)字技術(shù)，這意味著文件必須數(shù)字化。二是注意分工和統(tǒng)籌管理。文檔是一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目，不僅需要對(duì)文檔管理的支持和支持，還需要對(duì)其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的支持和支持，只有通過不同部門的合作，才能最大限度地發(fā)揮文檔數(shù)量的效益，有效、安全、完整地管理文檔的整個(gè)生命周期。第三，單據(jù)合并，強(qiáng)調(diào)文書工作與檔案管理之間的有效合作。不同的文件數(shù)據(jù)形成不同的文件事件后，可以建立不同的文件數(shù)據(jù)庫，以便于后續(xù)查詢，因此，只有確保文獻(xiàn)與文獻(xiàn)服務(wù)的有效合作，才能真正提高行政效率[1]。

可以說，文檔管理一體化經(jīng)歷了一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)漫長的過程中，文檔管理一體化不斷受到外部因素的影響，并在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上不斷改革和變化，這已成為文件綜合管理的重要理論基礎(chǔ)。在這些理論中，文檔生命周期理論具有代表性?？梢哉f，文檔生命周期理論是生命過程的有機(jī)聯(lián)系，從文件的創(chuàng)造到使用，到永久保存的最終破壞，從一個(gè)有規(guī)律的、永無止境的一般循環(huán)到消失。因?yàn)槲募芾硎遣煌?，不同國家的文件運(yùn)作階段也分為不同的層次，最重要的三個(gè)階段是現(xiàn)有、臨時(shí)和永久儲(chǔ)存，以及形成、使用、維護(hù)、識(shí)別和選擇以及文件管理的四個(gè)階段，雖然階段不同，但基本內(nèi)容相同。文檔的整個(gè)生命周期，從創(chuàng)建文檔到銷毀文檔，所具有的連續(xù)性和完整性是文檔的特點(diǎn)。此外，檔案對(duì)象與檔案服務(wù)在不同階段、檔案定位與檔案管理之間存在著對(duì)應(yīng)關(guān)系，這是文檔生命周期理論的一種歷史形態(tài)。

二、文檔一體化管理的積極意義

文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理是文書工作的擴(kuò)展和進(jìn)一步發(fā)展，只有將兩者有機(jī)地結(jié)合起來，才能提高檔案處理的效率和管理的質(zhì)量。結(jié)合檔案處理與檔案管理的一體化，充分利用檔案處理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，避免檔案收發(fā)、記錄、操作等重復(fù)性工作，在管理中，可以整理文件，生產(chǎn)、檔案工作和檔案管理，形成了一個(gè)有機(jī)的整體，為檔案或網(wǎng)絡(luò)打下了良好的基礎(chǔ)。綜上所述，文檔管理一體化的積極意義在于：

1.促進(jìn)文件信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)允許文件信息的遠(yuǎn)程傳輸和通信，文件可以設(shè)置不同的網(wǎng)絡(luò)形式和層次，一般單位采用局域網(wǎng)，局域網(wǎng)與位于不同位置的辦公計(jì)算機(jī)相連，具有辦公信息分散處理和信息共享的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享[2]。

2為提高質(zhì)量管理小組文件目錄和預(yù)檢的準(zhǔn)確性，在文件生成過程中貫徹文件工作要求。在整個(gè)使用、處理和歸檔過程中，管理員比文件創(chuàng)建者更了解文件的生產(chǎn)狀態(tài)，因?yàn)槲募怯晒芾韱T自己創(chuàng)建的，文件的類別號(hào)也得到了改進(jìn)，提高了檔案的價(jià)值，有效地保證了管理的質(zhì)量。

3為了提高信息檢索的效率，檔案信息檢索問題是手工檔案管理中的一個(gè)難題，如何及時(shí)、準(zhǔn)確地從海量檔案中獲取用戶所需的信息是檔案工作者的夢想。文檔管理一體化可以準(zhǔn)確定位識(shí)別信息，對(duì)應(yīng)的信息，快速、多樣地查詢所需信息，并以多種方式打印、發(fā)布和提高工作效率。

4.文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)是基于文檔周期和對(duì)不同文檔類型的感知。從電子文件生命周期的角度來看，信息的收集、組織、使用和存儲(chǔ)是每個(gè)文件必須經(jīng)歷的過程，電子文件的生命周期管理是對(duì)文件各個(gè)方面的重復(fù)和持續(xù)的監(jiān)督。在實(shí)施集成文檔管理時(shí)，無法使用文檔生命周期規(guī)則來管理管理操作。一旦文件被移動(dòng)或使用，它將造成一些損害，并影響一般管理。文檔管理一體化恰恰相反：文檔管理一體化可以無縫地連接文件中的各個(gè)階段和過程，使文件的保護(hù)和管理更加連續(xù)，準(zhǔn)確記錄每個(gè)文檔的生命周期，并準(zhǔn)確記錄每個(gè)文檔生命周期的更改和移動(dòng)。

三、文檔一體化存在的問題

（1）檔案保存程度不清楚。文件中有許多類型的文件，它們根據(jù)類別具有不同的功能，該文件不僅應(yīng)側(cè)重于某些類別，而且應(yīng)側(cè)重于完整性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。目前，一些單位的文件存儲(chǔ)區(qū)域不明確，將要存儲(chǔ)的許多文件數(shù)據(jù)沒有輸入檔案管理系統(tǒng)或相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，影響了文件的集成過程。由于檔案范圍不明確，有些檔案不能長期歸檔，存放在適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)單元，檔案丟失率增加。（2）信息技術(shù)應(yīng)用水平較低。數(shù)字信息技術(shù)對(duì)檔案工作至關(guān)重要。如果數(shù)字信息技術(shù)不能很好地集成到文檔中，這可能會(huì)影響工作的進(jìn)度[3]。目前，一些單位在信息技術(shù)應(yīng)用上還不高，具體表現(xiàn)如下：檔案管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、交易系統(tǒng)等系統(tǒng)還存在技術(shù)障礙，數(shù)據(jù)共享困難。此外，系統(tǒng)之間缺乏相關(guān)文件的傳輸或發(fā)布可能會(huì)損害生產(chǎn)率。其次，云關(guān)聯(lián)技術(shù)的使用率不高，下屬單位與同一級(jí)業(yè)務(wù)單位的數(shù)據(jù)使用效率普遍較低。一些單位沒有購買相應(yīng)的云存儲(chǔ)空間，文件的常用字結(jié)構(gòu)進(jìn)展緩慢。再者，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不高，檔案管理人員占用相關(guān)信息資源，調(diào)用效率低，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理的要求。（3）文本數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)滯后。文檔標(biāo)準(zhǔn)化是信息文檔設(shè)計(jì)的主要目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須對(duì)文件進(jìn)行適當(dāng)分類，并建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫。然而，目前一些單位數(shù)據(jù)庫的建設(shè)相對(duì)滯后，普遍表現(xiàn)為：文件沒有及時(shí)分類、編號(hào)和記錄，今后很難檢索。二是文件處理和檢索工作不及時(shí)，文件內(nèi)容準(zhǔn)備緩慢，未能建立系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的文件管理制度。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)分工不清，部分業(yè)務(wù)單位管理人員壓力較大，沒有積極做好文件處理準(zhǔn)備，檔案管理員應(yīng)在以后組織處理。在這種情況下，文件管理員沒有時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的編譯工作。（4）文檔安全問題非常突出。文檔的簡化將增加對(duì)因特網(wǎng)對(duì)象和因特網(wǎng)技術(shù)的依賴。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)和文件數(shù)據(jù)可以很容易地適應(yīng)病毒攻擊和訪問者攻擊，從而導(dǎo)致文件的非法加密和操作。例如，像Wucker、Pettia和Badley這樣的威脅病毒威脅要非法加密機(jī)密文件，在攻擊幾家公司、機(jī)構(gòu)甚至行政機(jī)構(gòu)的文件管理系統(tǒng)后，導(dǎo)致單位遭受了巨大損失。

四、信息化背景下文檔一體化管理策略

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化是支持文檔管理一體化的重要手段，是文檔管理一體化管理、信息共享、安全可靠的前提。國家文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理部門對(duì)電子文件的形式和設(shè)計(jì)提出了法律要求。應(yīng)盡快制定電子文件的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)體系和規(guī)則，整合業(yè)務(wù)流程，確保電子文件系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的順利傳輸，實(shí)現(xiàn)信息目錄原始文本和元數(shù)據(jù)管理。代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定代理機(jī)構(gòu)電子文件業(yè)務(wù)流程，建立規(guī)范的文件安全管理體系，包括文件、電子文件等，盡快建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化的綜合文件管理平臺(tái)文件部和標(biāo)準(zhǔn)化部應(yīng)盡快合作，制定標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理技術(shù)體系和標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)一個(gè)符合當(dāng)前文檔和主題管理的“線性”自動(dòng)轉(zhuǎn)換軟件，并利用通用軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)的自動(dòng)生成，它將以不同方式創(chuàng)建的數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)換為軟件自動(dòng)集成的電子文件格式，以確保紙質(zhì)和電子文檔的一致性。在從文件生成到歸檔的整個(gè)生命周期中，電子文件的管理和使用有助于實(shí)現(xiàn)文件管理和制度化。

（二）建立文檔管理體制

單位的檔案部屬于不同的部門，國有企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)主要由地方公文機(jī)構(gòu)管理，公文管理由國家機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。在實(shí)踐中，負(fù)責(zé)文檔管理的國有企業(yè)負(fù)責(zé)人開始關(guān)注文檔管理的水平[4]。由于文件管理部門很難對(duì)文件管理進(jìn)行規(guī)范化管理和規(guī)范化管理，導(dǎo)致對(duì)文件登記等缺乏統(tǒng)一的管理和監(jiān)督。另一方面，為了實(shí)現(xiàn)檔案的融合，不需要設(shè)立綜合管理機(jī)構(gòu)來管理企業(yè)檔案和企業(yè)檔案。系統(tǒng)地解決了文件同步的管理問題。為了統(tǒng)一各部門的責(zé)任，應(yīng)賦予檔案部新的權(quán)力，協(xié)調(diào)和指導(dǎo)文件處理的各個(gè)階段，確保各部門在全面監(jiān)督指導(dǎo)下，將檔案管理職責(zé)落實(shí)到文件的創(chuàng)建、加工、整理、整理和使用的有機(jī)結(jié)合、跟蹤和控制。根據(jù)國家檔案管理的現(xiàn)狀，統(tǒng)一的檔案管理不能完全打破現(xiàn)有的組織體系，為最大限度地降低文件管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上建立文件管理機(jī)構(gòu)的組織體系。為此，必須設(shè)立一個(gè)由總行直接管理的辦公室，在不改變有關(guān)職能和編制、公共文件維護(hù)和文件管理的情況下，下放國家文件和公文的管理責(zé)任。在對(duì)本部門和本單位所有文件進(jìn)行管理的基礎(chǔ)上，定期組織完整、有價(jià)值的文件調(diào)到檔案管理部。

（三）提高檔案管理員的綜合素質(zhì)

長期以來，檔案工作者在對(duì)有關(guān)單位進(jìn)行手工查找和文件管理時(shí)，習(xí)慣了傳統(tǒng)的手工管理方法，簡單易行，較少使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)控制的檔案單位數(shù)量由經(jīng)濟(jì)條件決定計(jì)算機(jī)控制文件的實(shí)現(xiàn)單位數(shù)量相對(duì)有限。因此，為了適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步的需要，檔案工作者既要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，又要學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)的更有效的計(jì)算機(jī)集成管理。例如，廣西電力公司組織專業(yè)力量編制電子文件管理手冊，進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐培訓(xùn)，使文件專業(yè)人員能夠快速掌握電子文件管理的基本概念、使用技巧和方法，讓每個(gè)人都能完成基本任務(wù)。同時(shí)，也致力于電子文檔技術(shù)的快速發(fā)展和更新，致力于培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)骨干的理論研究和管理技能，為了提高檔案管理員充分應(yīng)對(duì)新出現(xiàn)的電子文件管理任務(wù)的能力，正在開展兩項(xiàng)工作，建立電子文件管理知識(shí)庫。

（四）加強(qiáng)立法

文檔管理一體化的全面改革需要政策規(guī)定的保護(hù)，為了規(guī)范文件和檔案的管理，中國制定了管理原則和標(biāo)準(zhǔn)。為了適應(yīng)文檔管理一體化與檔案管理服務(wù)的匹配，這些原則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)加強(qiáng)我國檔案文獻(xiàn)業(yè)務(wù)產(chǎn)生了積極的影響。但是，為了保證我國的文檔管理一體化在具體立法上還存在一定的差距[5]。例如，法國政府認(rèn)識(shí)到需要加強(qiáng)必要的法律結(jié)構(gòu)，以確保文件信息的安全運(yùn)作和傳輸，以此作為文件信息安全的第一道防線。1985年通過的《刑法修正案》將濫用計(jì)算機(jī)和破壞文件信息定為刑事犯罪，而《文件信息法》的一部分則被嚴(yán)格界定為防止罪犯玩弄技術(shù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案信息安全問題日益嚴(yán)重：計(jì)算機(jī)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒傳播、檔案信息泄露、網(wǎng)絡(luò)事故等，不僅造成不可彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失同時(shí)也破壞和破壞了正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序和正常的工作、生活，對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位和國家機(jī)關(guān)構(gòu)成嚴(yán)重威脅，制定法律法規(guī)是保證文件管理一體化的重要措施。促進(jìn)文檔管理一體化健康穩(wěn)定發(fā)展，加強(qiáng)立法，掌握文檔管理一體化管理的規(guī)律，在原有文件的基礎(chǔ)上制定組織文件與業(yè)務(wù)文件的關(guān)系章程，制定規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一交易文件和文件的具體細(xì)節(jié)。目前，網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中機(jī)密文件信息的竊取正在增加，面對(duì)如此嚴(yán)峻的安全問題，政府應(yīng)進(jìn)一步完善相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。

結(jié)語

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的變革，以提高行政管理的質(zhì)量，真正保證檔案管理的正常發(fā)展。文檔管理一體化可以減少工作流程，降低檔案工作者的工作能力，給檔案管理帶來新的活力，并在實(shí)踐中得到廣泛應(yīng)用。一方面，從文件管理者的角度來看，文件管理者應(yīng)辯證、客觀、多角度看待這項(xiàng)工作，融入文件整合的規(guī)律，不斷改進(jìn)管理方法，確保文件管理的有效性。另一方面，從統(tǒng)一的角度，一是明確文件的保存程度，實(shí)現(xiàn)文件的全面整合。其次，各種信息技術(shù)的全面應(yīng)用促進(jìn)了檔案集成的進(jìn)程，建立檔案數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮決策作用，加強(qiáng)檔案安全管理，保證安全管理。相信通過大量人員的持續(xù)努力，文檔管理一體化的效率和價(jià)值將更加明顯，檔案管理變得更加透明、安全。

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