新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

曾霞

摘要：隨著時代的發(fā)展，社會的各個領域都與以前有所不同，企業(yè)的管理方式也增加了很多，并增加了一些新的文件。目前，企業(yè)檔案管理還存在不少問題，對企業(yè)地經(jīng)營和發(fā)展起到了一定的制約，企業(yè)必須運用有效地方法，提升企業(yè)檔案管理工作的水平。

關鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;解決方案

引言

在企業(yè)日常經(jīng)營活動中，檔案管理不僅在企業(yè)管理活動中發(fā)揮著重要作用，而且是提高企業(yè)核心競爭力的必要條件。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始重視檔案管理，并開始尋找具體的實施方法?；诖?，本文以企業(yè)檔案管理為研究對象，分析了檔案管理的重要性，并提出了提升企業(yè)檔案管理工作水平的措施，促進企業(yè)全面發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案管理的質(zhì)量在一定程度上反映了一個企業(yè)的管理水平。在日常的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)會根據(jù)具體問題的需要，記錄一些歷史數(shù)據(jù)。例如，在企業(yè)發(fā)展過程中記錄績效，因此將相關的績效數(shù)據(jù)存檔。應該做好文件管理工作，以便在以后快速有效地檢索信息。在日常工作中，快速獲取信息，了解企業(yè)發(fā)展狀況，有助于促進企業(yè)未來持續(xù)健康發(fā)展。在當前社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，在實踐中，需要不斷創(chuàng)新管理理念，引入新的管理方式，確保檔案的完整性和可靠性。此外，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項具體活動，管理人員根據(jù)檔案記錄及時總結工作，了解以往發(fā)展的不足，總結進一步的發(fā)展經(jīng)驗，制定更科學的發(fā)展規(guī)劃。

二、提升企業(yè)檔案管理水平的有效措施

（1）增強管理意識，重視檔案管理

提高企業(yè)檔案管理水平，首先要提高企業(yè)檔案管理意識，作為企業(yè)管理的重要組成部分。這意味著需要充分認識到管理企業(yè)檔案的重要性，并將其融入實際工作中。因此，在企業(yè)管理中，管理者首先要樹立企業(yè)檔案管理意識，將檔案管理列入具體議程，做好工作準備工作。部門負責人落實工作，逐步形成良好的企業(yè)檔案管理機制。其次，企業(yè)檔案管理部門的管理者和負責人應積極利用企業(yè)社交網(wǎng)絡、文化公告欄等渠道，在內(nèi)部宣傳企業(yè)檔案管理的重要性。也可以結構化，讓員工了解《檔案法》，讓企業(yè)全體員工意識到檔案管理的必要性，積極配合企業(yè)檔案管理，積極提交和創(chuàng)建相關的必要信息文件。

（2）加大資金投入，完善檔案管理制度

健全的基礎設施是企業(yè)檔案順利管理的必要物質(zhì)條件，而健全的企業(yè)檔案管理制度是有效實施企業(yè)檔案管理的重要行為標準。因此，需要增加資金投入來構建完善的檔案管理基礎設施來提升企業(yè)檔案管理水平。還應該建立一個完善和專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理提供相應的標準。完整的檔案管理功能提高了檔案資源的安全性和排序，以便在工作需要時快速檢索和使用。因此，根據(jù)《檔案法》的要求，企業(yè)必須選擇單獨的倉庫進行檔案存儲，并有恒溫恒濕、殺菌消毒、紅外報警、防盜門、防火等設施，以確保倉庫的安全。此外，配備掃描儀、電腦等現(xiàn)代化設備，不斷完善企業(yè)檔案資料。

另一方面，企業(yè)需要建立完善的企業(yè)檔案管理體系，為檔案管理提供強有力的制度保障。首先，業(yè)務領導和部門負責人要明確檔案管理職責，規(guī)范并嚴格執(zhí)行檔案的準備、保管、租借、歸還工作流程。二是建立健全績效考核機制，定期開展檢查考核，不斷提高檔案管理水平。

（3）打造專業(yè)管理團隊，提升檔案管理水平

企業(yè)文件管理的水平很大程度上取決于管理員的專業(yè)知識和管理水平。因此，要提高企業(yè)文件管理水平，就需要提高文件管理人員的專業(yè)性，使他們能夠系統(tǒng)、專業(yè)地管理文件。首先，應提高檔案管理人員的準入條件，對檔案管理專業(yè)化提出嚴格要求，為企業(yè)引進專業(yè)的信息管理人才，方便企業(yè)檔案的順利管理。二是定期組建檔案管理部門開展專題培訓活動，使檔案管理人員不斷吸收檔案管理知識，學習與時代發(fā)展相適應的先進檔案管理方法，不斷增強檔案管理人員的專業(yè)能力，具備操作專業(yè)理論。最后，企業(yè)必須重視其登記人員的責任，對企業(yè)檔案進行保密，并確保企業(yè)信息和財產(chǎn)的安全。

（4）資源的有效利用與檔案管理的價值

企業(yè)檔案管理歸根結底是為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻，所以不僅要提高企業(yè)檔案管理水平，還要注重企業(yè)檔案的開發(fā)利用，使企業(yè)檔案管理發(fā)揮真正的作用。同時，企業(yè)需要引入或開發(fā)適合企業(yè)的專用檔案搜索工具，以確保及時有效地訪問，提高企業(yè)檔案的服務水平。首先，要明確企業(yè)檔案的服務方向，使檔案管理工作緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展方向和發(fā)展目標開展，使檔案管理工作更好地服務于企業(yè)。二是適當擴大企業(yè)檔案服務范圍，使企業(yè)檔案服務社會化、共享化。在有利于企業(yè)和社會發(fā)展的前提下，為社會其他成員提供一定的檔案服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案的社會公益，為企業(yè)樹立良好的社會形象提供條件。

（5）企業(yè)檔案信息化管理的實現(xiàn)

在各種技術不斷創(chuàng)新的今天，向信息化轉型必須以現(xiàn)有技術為基礎。企業(yè)要全面開展信息化改革，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學發(fā)展，利用信息技術開發(fā)管理新模式。首先，企業(yè)必須建立完善的檔案信息系統(tǒng)，培養(yǎng)相關人員對新技術的深刻理解，并在實踐中有效運作。二是在現(xiàn)有條件下逐步完善各項基礎設施建設，在檔案管理過程中利用信息管理系統(tǒng)和設備，為檔案管理信息化奠定基礎。最后，使用最新的設備有效整合資源，并使用人工智能進行檔案管理，減少錯誤，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

結語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎。。管理檔案時，需要加大檔案重要性的宣傳力度，讓更多的人了解企業(yè)檔案的重要性，提高公眾意識。針對新形勢下的企業(yè)檔案管理要及時找到優(yōu)化的策略，將適合企業(yè)的檔案管理模式與企業(yè)自身的發(fā)展情況相結合，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

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