新形勢下提高辦公室行政管理效率的若干思考

賈旭

摘 要：辦公室作為企事業(yè)單位的核心管理部門，其主要承擔著溝通、協(xié)調(diào)、服務、管理以及監(jiān)督等多項職責，高效有序的工作節(jié)奏和質(zhì)量對于工作各項工作的開展起到?jīng)Q定性作用。與此同時，新形勢下辦公室業(yè)務也發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)行政管理工作方法弊端日益凸顯，問題嚴峻。由此，本文首先介紹了辦公室業(yè)務的重要性，現(xiàn)有的問題，而后從細化崗位職責、提升人員素質(zhì)、深化團隊協(xié)作、搭建高校文化等四個方面開展辦公室行政管理工作優(yōu)化策略提供了新思考。

關(guān)鍵詞：新形勢;辦公室;行政管理;工作方法

1 辦公室管理工作的重要性分析

辦公室工作作為一個單位的窗口，不僅是聯(lián)系高校上下部門工作的紐帶和橋梁，同時對于輔助政務、服務于決策起到了至關(guān)重要的作用。管理大師德魯克說過，作為一個優(yōu)秀的管理者就必須卓有成效。辦公室只有高效運作了才能對整個公司起到示范和引領(lǐng)作用。隨著整個社會工作節(jié)奏的加速，高校教書育人也需提倡高效，新形勢下各級領(lǐng)導的要求普遍增高，工作節(jié)奏越來越快，一個科學、高效、會管理的系統(tǒng)會讓整個單位都煥發(fā)生機，推動各項工作邁向新臺階。

2 當前辦公室管理方面存在的若干問題

2.1 制度建設(shè)不夠健全，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性

一是內(nèi)容更新速度慢，無法滿足日子更新的問題需求，存在船大難掉頭的難題?，F(xiàn)有的規(guī)章制度很多是延續(xù)了數(shù)十年的老政策，無法應對新的領(lǐng)域和問題。很多規(guī)定制定的時候還沒有移動客戶端、沒有發(fā)達的網(wǎng)絡系統(tǒng)、沒有健全的OA管理系統(tǒng)，因此舊瓶無法滿足新酒的需求?，F(xiàn)在的實際問題和原有法規(guī)存在巨大差異，會造成無規(guī)定可依、無章程可參考。目標不明確，管理手段和方式方法月存在欠缺。

二是部分管理制度和規(guī)程的相關(guān)內(nèi)容與實際工作存在偏差，考核指標與基層實際脫鉤現(xiàn)象嚴重。由于缺乏基層調(diào)研或者調(diào)研流于形式，在制度的制定過程中往往只是管理層單純的主觀意志決定考核的明細或者指標，而一旦制定了的制度很難自下而上進行更正，于是產(chǎn)生了明知不可行還要進行上報、匯報。不僅浪費了大量的時間，而且對于立德樹人、育人為本的高校也產(chǎn)生了潛在的沖擊，長此以往不利于形成上傳下達的高效運行模式。

三是上級檢查巡查過多，嚴重干擾基層主業(yè)工作。受限于各類的考核、評比、同業(yè)對標、班組對標等五花八門的考核與檢查，使得基層人員工作負重過多，有的檢查是為了檢查而檢查，更是缺乏必要性，因此對正常工作造成嚴重干擾。

2.2 執(zhí)行力不高，缺少高效的協(xié)同配合意識

目前的辦公模式一般是根據(jù)崗位職責進行人員因崗定人，這種強化了崗位分工的模式雖然可以使得每個崗位都有各自的職責，職權(quán)明確，但是與此同時存在的弊端也較明顯，對于一些崗位職責中未明確劃分的事項導致業(yè)務人員互相推諉，很多時候需要領(lǐng)導親自督辦和協(xié)調(diào)才能推動下去。對于這些灰色地帶的職責分工不明確，且沒有統(tǒng)一的標準，極易產(chǎn)生職員之間發(fā)生矛盾，不利于團隊合作。

2.3 部分人員素質(zhì)偏低，管理和技術(shù)本領(lǐng)不足

當前部分辦公室人員年齡偏大，由于資歷較老一直崗位無法變動，這種能上不能下、缺乏人員迭代更新的情況往往存在部分行政事業(yè)單位內(nèi)部，不適應新型的管理模式，同時對于新鮮事物接受能力較弱，新工具的應用也出現(xiàn)落伍。另一部分新人存在業(yè)務水平較低，雖然接受新事物能力較好，但是工作不夠踏實認真，責任心較弱，這就導致一些核心工作容易發(fā)生系統(tǒng)風險，處理不好往往對單位造成重大負面影響。同時對于一些青年骨干需要負責大部分的工作，在干好本職工作的同時還有負責方方面面的突發(fā)事件、臨時檢查，導致加班加點司空見慣，但是相關(guān)的激勵措施未能跟上，長此以往不利于形成良性循環(huán)。

3 提高管理效率的對策思考

3.1 與時俱進完善工作制度，利用有效工具優(yōu)化管理流程

好的事業(yè)單位不是用人去管人而是依靠制度去約束人。好的制度規(guī)定的設(shè)立可以避免出現(xiàn)要事無人處理、急事無人督辦的局面。在制度設(shè)定中，一是對現(xiàn)有制度進行全面的梳理，對于一些不適應單位發(fā)展以及過時的制度要及時清理，并更新新的規(guī)定，不能產(chǎn)生制度的空缺。二是要結(jié)合本單位實際情況采用問卷調(diào)查、專家評價、現(xiàn)場調(diào)研等多渠道定性定量制定科學、全面、高效的規(guī)章制度，堅決杜絕照搬別的單位的相關(guān)制度來管理本單位的事項。三是采用新型工具，結(jié)合自身規(guī)模、組織、文化等特點綜合維度進行考量，保持著對新型事物的機敏性和各項工具的敏感性，實現(xiàn)“工具+管理”的雙重合力。

設(shè)置合理的計劃和安排，凸出主要事件。做到工作任務有清單、員工工作有日志。按照四級分類標準將問題進行細分，對大事小事、臨時性、緊迫性事物進行科學歸類劃分，分清主次，有條不紊進行工作派發(fā)。堅決做到三個不讓：不讓領(lǐng)導布置的任務在自己身上耽誤;不讓學校推動的工作在自己手上延遲;不讓學校形象在自己身上受損。

3.2 提升管理人員素質(zhì)，做技術(shù)+管理復合型人才

辦公室作為單位核心部門，對于職員的入口要嚴格把關(guān)，必須滿足一定的基層工作經(jīng)驗，通過嚴格的筆試、面試加綜合考核才能勝任某崗位，同時要對于每個崗位進行勝任力模型的搭建，確保為部門從源頭上找到合適的人選。對于競聘人員要具備一定的基層經(jīng)驗，堅決杜絕管理人員同業(yè)務脫鉤，這樣制定出來的制度才能接地氣，更好的服務于單位其他科室和部門。

堅持不斷學習充電，學習新知識，不守舊，敢于突破自我。只有自己有一桶水，才能交給別人一碗水，學習工作化，工作學習化，堅持終身學習。對于已有員工要進行年度合規(guī)培訓，增加主業(yè)人員業(yè)務本領(lǐng)和技術(shù)水平，定期組織相關(guān)人員進行輪崗和部門交換，了解基層和其他部門的主要業(yè)務，做到辦公室人人站立來能說，坐下來能寫，擼起袖子能作業(yè)的復合型人才。

建立科學的薪酬制度套改，做到管理人員能上能下，工資能漲能降，提高績效工資比重，提升整體工作效率。

3.3 搭建高校文化，做好服務型管理部門

一個高效的團隊應該具備服務型、敏捷性、協(xié)同性、科學性的高校文化特征。

作為核心管理科室，要擺正自身地位，做服務型辦公室，切勿加重基層負擔，影響基層正常工作。一是不要安排過多無用的會議。加強過程管理和監(jiān)察，開短會，抓好關(guān)鍵人員和關(guān)鍵事項，不要動輒開全體人員大會。讓關(guān)愛和尊重融入每一項工作中。二是要合理利用時間，做精簡高效的工作，切實避免迎接檢查而耗時耗力做無用功?？茖W管理好時間。卓有成效的管理者懂都能用最大程度的用好自己的時間。三是各業(yè)務人員要相互理解，協(xié)同配合。對于自身工作要分清輕重緩急，合理安排時間，對于一些突發(fā)事項的處理要本著“責任止于此”態(tài)度，形成合力解決問題而非推諉問題。

4 結(jié)束語

作為具有參謀助手、綜合服務和統(tǒng)籌保障等多重作用的核心管理部門，辦公室行政管理效率的提升可以有效做好上傳下達的紐帶作用，本文從問題出發(fā)，就提高管理效率，適應新背景、新態(tài)勢，順應高校發(fā)展階段提出新思考，通過持續(xù)學習增強自身的業(yè)務能力以及自我意識，轉(zhuǎn)變服務觀念，不斷優(yōu)化工作方法，提升工作效率，對于高校行政管理方面起到一定推動作用。

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