事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升路徑研究

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的發(fā)展也迎來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。人事檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供充足的信息資源，隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的持續(xù)增加，需要加強(qiáng)管理，使其能夠在事業(yè)單位發(fā)展的過程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。事業(yè)單位檔案種類較多，包括人事檔案、公文檔案、績效檔案等，人事檔案是進(jìn)行人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)，能夠準(zhǔn)確了解事業(yè)單位人員的具體工作情況，保證各崗位人員的合理分配，新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新管理方式，提高管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位改革的實(shí)施。本文就事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升路徑展開探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;路徑

引言

人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理制度中重要的工作內(nèi)容，其主要記錄了事業(yè)單位人員的個(gè)人基礎(chǔ)身份信息、相關(guān)學(xué)習(xí)的經(jīng)歷、接受教育的程度、學(xué)歷資質(zhì)資料以及工作中的各種表現(xiàn)等方面的信息。建立健全的人事檔案管理制度有利于事業(yè)單位中業(yè)務(wù)的開展和工作進(jìn)度的推進(jìn)，方便進(jìn)行薪酬計(jì)算、福利保障等具體工作。隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，對事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新也是時(shí)代需要，它對于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展和員工進(jìn)步有著重要意義。

1當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題

1.1管理制度落后，管理人員素質(zhì)偏低

目前，很多事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重視程度不夠，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理系統(tǒng)，管理制度不夠完善，責(zé)任不夠明確，檔案管理存在一定的安全隱患。很多檔案管理人員缺少專業(yè)的管理知識(shí)，對先進(jìn)的信息化技術(shù)不夠了解，這也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

1.2人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)人員缺失

在大部分已經(jīng)進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)革新的部門中，現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用工作都由原崗位管理人員承擔(dān)，由于沒有接受過相關(guān)技術(shù)操作的培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案現(xiàn)代化管理無法達(dá)到預(yù)期效果，發(fā)揮不出其大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究文·劉紅春有別于傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)干的巨大優(yōu)勢。

1.3檔案管理配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案管理工作組織實(shí)施過程中沒有建設(shè)完善健全的配套設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善使得檔案信息無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的更新，同時(shí)在信息交流互通時(shí)也容易存在障礙導(dǎo)致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，很多不法分子會(huì)通過檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵?jǐn)_，造成數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

2事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升路徑

2.1創(chuàng)新人事檔案管理體系

新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)具備宏觀與微觀相互結(jié)合的人事檔案管理體系，開展分層次和分類型的人事檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況，注重管理過程中的細(xì)節(jié)問題，做到管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一化。制定完善的人事檔案管理制度，利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對人才的統(tǒng)一管理，全面了解單位職工的實(shí)際情況，充分發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際作用。在管理過程中應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變管理方式，利用網(wǎng)絡(luò)、多媒體等方面的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的不足之處。在查閱檔案時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高查閱的速度，全面了解人才的綜合信息，以此來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，想要充分促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規(guī)范，不斷豐富人事檔案館的內(nèi)部資源，必須積極完善健全其信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強(qiáng)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進(jìn)軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時(shí)配備和完善，不斷加強(qiáng)其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實(shí)事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因?yàn)閭鹘y(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時(shí)間成本，保障檔案信息存檔的時(shí)效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲(chǔ)方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺(tái)系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險(xiǎn)，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

2.3提供多元化人事檔案信息服務(wù)

傳統(tǒng)人事檔案管理被認(rèn)為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內(nèi)容相對較少，能夠提供的信息服務(wù)比較有限，在當(dāng)前信息化的視野下，應(yīng)積極提供多元化信息服務(wù)。首先，做好本單位人事檔案基礎(chǔ)服務(wù)，為人事檔案的管理和查詢設(shè)置明確的流程，提升人事檔案調(diào)取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數(shù)據(jù)發(fā)掘工作，利用可視化等數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從宏觀角度分析本單位特點(diǎn)時(shí)間段內(nèi)在職員工基本情況、流動(dòng)情況以及未來發(fā)展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學(xué)績效提供數(shù)據(jù)支持。最后，基于多樣化的需求開展個(gè)性化檔案服務(wù)，例如簡化檔案檢索功能、添加關(guān)鍵詞搜索入口、增設(shè)檔案調(diào)取痕跡記錄功能等等，為事業(yè)單位提供個(gè)性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務(wù)。

2.4建立健全特色的人事檔案管理系統(tǒng)

雖然人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)在大方向是一致的，但基于各事業(yè)單位性質(zhì)不同，其需要建立的系統(tǒng)也存有細(xì)微不同，所以不同的事業(yè)單位要根據(jù)自己單位的性質(zhì)來建立特殊的人事檔案管理系統(tǒng)，以有利于自己工作的開展，促進(jìn)人事檔案管理信息化的個(gè)性發(fā)展。

2.5搭建檔案信息云共享平臺(tái)

信息共享是近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起而逐步活躍的一個(gè)領(lǐng)域，如果信息本身不流通、不共享、不為人所知，那么信息存儲(chǔ)的意義也將不復(fù)存在。而人事檔案信息作為信息資料的一種，具有特殊性，因?yàn)槿耸聶n案往往涉及大量的個(gè)人隱私，出于對公民信息安全的考慮，應(yīng)當(dāng)在征求本人完全理解和同意的基礎(chǔ)上才公開。筆者提出的搭建檔案信息云共享平臺(tái)，是指事業(yè)單位人事管理內(nèi)部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構(gòu)筑的形式，讓整個(gè)事業(yè)單位的人事信息成為一個(gè)動(dòng)態(tài)有機(jī)體，能夠在保障個(gè)人信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)資源共享，為組織內(nèi)外部人事調(diào)動(dòng)工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業(yè)分類的角度，實(shí)現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資料共享，通過數(shù)據(jù)、智能識(shí)別等一系列技術(shù)搭建各專業(yè)領(lǐng)域高精尖人才數(shù)據(jù)庫，便于各行政單位根據(jù)實(shí)際需求引入高水平人才。

結(jié)語

人事檔案在事業(yè)單位的發(fā)展過程中具有重要作用，新時(shí)期，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極改革管理方式，引入信息技術(shù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)自身更全面的發(fā)展。

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作者簡介：包景玲 出生年月：1969年04月 性別：女 民族：蒙古族 籍貫：黑龍江省泰來縣 學(xué)歷：大學(xué)本科 職稱：副高 研究方向：檔案管理。