工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對(duì)策

秦偲

摘 要：自進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都有了更大的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)于當(dāng)前的工程檔案管理提出了新的要求。在工程項(xiàng)目中，最為關(guān)鍵的是實(shí)現(xiàn)工程檔案的科學(xué)管理，為工程中技術(shù)應(yīng)用提供依據(jù)。本文主要分析工程檔案管理的重要性，然后提出科學(xué)化管理對(duì)策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：工程管理;檔案管理;重要性;管理對(duì)策

0 引言

工程檔案管理是工程建設(shè)的重要基礎(chǔ)，相關(guān)單位需要加大對(duì)檔案管理的重視，將檔案管理納入到工程管理中，結(jié)合實(shí)際要求做好檔案管理的科學(xué)安排，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。但是，在實(shí)際的檔案管理中，很多企業(yè)往往只關(guān)注工程的質(zhì)量安全與進(jìn)度，忽視了對(duì)工程檔案的監(jiān)管，造成了很多檔案收集不及時(shí)，而且還存在著檔案不齊全的現(xiàn)象。因此，如何做好檔案管理，促進(jìn)檔案管理價(jià)值發(fā)揮，成為了當(dāng)前企業(yè)檔案管理部門的重要任務(wù)。

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理是指在工程項(xiàng)目全過(guò)程中形成的文字，圖像，圖紙等文件，檔案管理是對(duì)這些文件的歸檔，為企業(yè)績(jī)效考評(píng)和科學(xué)決策提供有力支持。工程檔案管理工作存在著較強(qiáng)的專業(yè)性和服務(wù)性，企業(yè)需要落實(shí)工程檔案管理的科學(xué)性，做到精準(zhǔn)化的收集與整理。通過(guò)完善的檔案管理，不僅能夠?yàn)楣こ烫峁┚珳?zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，做好工程科學(xué)決策，降低成本浪費(fèi)，還能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目順利開展提供依據(jù)，促進(jìn)城市化建設(shè)進(jìn)程的加快。

2 工程檔案管理過(guò)程中暴露的缺陷

2.1 檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前的工程檔案管理中，存在著非常多的違規(guī)操作，比如說(shuō)，一些檔案資料收集與編制不同步，無(wú)法滿足工程施工進(jìn)度需求。而這一現(xiàn)象會(huì)嚴(yán)重影響到工程項(xiàng)目施工效率，甚至?xí)?duì)工程竣工驗(yàn)收造成不良影響，無(wú)法以數(shù)據(jù)真實(shí)性和全面性來(lái)滿足工程的施工需要。在進(jìn)行工程檔案的編制時(shí)，工作人員缺乏主觀能動(dòng)性，對(duì)于檔案的分類整理等工作都不規(guī)范，檔案管理收集不夠全面，造成了工程檔案資料的漏洞。在檔案資料管理中，企業(yè)并未結(jié)合工程具體要求落實(shí)統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和檔案管理流程，造成了檔案管理的不及時(shí)，無(wú)法發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

2.2 工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前很多企業(yè)引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，但是這些技術(shù)并未真正在檔案資料管理中發(fā)揮作用，造成了檔案管理的信息化程度較低。在工程項(xiàng)目管理中，一些非常重要的檔案資料，仍然以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)檔案會(huì)受到人為環(huán)境等因素的影響，在潮濕環(huán)境中會(huì)出現(xiàn)腐爛遭到人為破壞之后無(wú)法進(jìn)行修復(fù)，在一定程度上造成了重要檔案的丟失。另外，如果采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行重要資料保存，無(wú)法落實(shí)對(duì)數(shù)據(jù)和信息的精準(zhǔn)性查詢，極易造成決策失誤或者管理效率下降的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

企業(yè)對(duì)于工程檔案管理并不重視，很多管理人員采用臨時(shí)選派的方式，臨時(shí)選派的工作人員并不真正了解檔案管理的價(jià)值，也無(wú)法做到對(duì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，而且臨時(shí)抽調(diào)的工作人員不熟悉檔案管理工作流程，也缺乏必要的檔案管理知識(shí)，一旦出現(xiàn)此類問(wèn)題，將會(huì)讓工程檔案管理失去價(jià)值，無(wú)法發(fā)揮檔案的作用，甚至極易引起檔案的缺失和檔案管理的混亂。除此之外，當(dāng)前很多檔案管理工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，甚至并未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)并進(jìn)入到工作崗位中，對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目的具體流程也不熟悉，不能很好的實(shí)現(xiàn)工程施工中檔案資料的收集，也無(wú)法做到對(duì)重要資料的科學(xué)保管，造成了資料管理的漏洞。

3 工程檔案的科學(xué)化管理對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理信息化的重視

在當(dāng)前的工程項(xiàng)目施工中，很多項(xiàng)目都呈現(xiàn)出復(fù)雜化的趨勢(shì)，為了落實(shí)檔案管理的科學(xué)性，需要加大對(duì)工程檔案的信息化管理，利用信息化技術(shù)促進(jìn)管理的高效性。目前很多工程項(xiàng)目施工中出現(xiàn)了較多的電子文件，而這些電子文件需要采用新型管理方式進(jìn)行存儲(chǔ)與歸檔，給檔案管理造成了難度增加，如果電子文件未被科學(xué)處理極易造成資料的丟失，無(wú)法確保檔案資料發(fā)揮其價(jià)值與作用。檔案管理工作非常復(fù)雜，而且對(duì)于系統(tǒng)性要求相對(duì)較高，所以說(shuō)國(guó)家相關(guān)部門需要加大對(duì)檔案管理的重視，積極引入信息技術(shù)，制定有效的檔案管理制度和政策，促進(jìn)企業(yè)檔案管理與信息化的高效融合。工程項(xiàng)目參建單位以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，需要強(qiáng)化對(duì)工程檔案管理的重視，落實(shí)規(guī)范化的檔案管理流程，在企業(yè)內(nèi)部引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，真正發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用效果。電子檔案關(guān)乎整個(gè)工程的順利施工，也與國(guó)家城市化建設(shè)有緊密聯(lián)系，利用信息化管理方式能夠確保工程檔案管理的高效性，保證所有檔案收集的真實(shí)與準(zhǔn)確。

3.2 做好工程檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作

首先，在工程檔案管理中，建立完善的庫(kù)房管理體系，做好恰當(dāng)?shù)陌踩雷o(hù)設(shè)施，結(jié)合工程檔案管理需求，做好相對(duì)應(yīng)的庫(kù)房管理模式，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料進(jìn)行檢查與整理實(shí)施對(duì)檔案的檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)存在損壞的現(xiàn)象，立即進(jìn)行檔案資料的整理與保護(hù)，利用有效的安全管理措施，杜絕資料的損壞造成的信息不全。檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自身的工作職責(zé)，仔細(xì)落實(shí)對(duì)整個(gè)檔案資料庫(kù)的盤查與分析，落實(shí)有效的安全管理措施，降低安全事故的發(fā)生幾率。其次，針對(duì)電子文件以及影像類文件需要及時(shí)進(jìn)行清理，確保資料管理的高效性，結(jié)合企業(yè)發(fā)展要求針對(duì)性進(jìn)行資料的整理，做好備份。

3.3 完善檔案管理保障機(jī)制

在工程檔案管理中，企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，建立專門的檔案管理部門，設(shè)置對(duì)應(yīng)崗位，健全檔案管理機(jī)制。企業(yè)需要結(jié)合檔案管理需求設(shè)置對(duì)應(yīng)的崗位，而崗位工作人員需要常駐施工現(xiàn)場(chǎng)，結(jié)合施工進(jìn)度做好施工項(xiàng)目中資料的整理與收集，并且將收集到的資料進(jìn)行合理歸檔，認(rèn)真做好檢查，確保所有資料的齊全與完整利用資料，真實(shí)反饋施工的具體信息。另外，在工程檔案管理中，檔案管理部門需要設(shè)在安全場(chǎng)所，提供對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的安全問(wèn)題。在施工現(xiàn)場(chǎng)，如果采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行工程項(xiàng)目資料和數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，則需要確保檔案管理的科學(xué)性，杜絕出現(xiàn)溫度和濕度產(chǎn)生檔案的不良影響。在利用電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，企業(yè)需要結(jié)合工程項(xiàng)目具體要求投入更多的人力和資金，定期對(duì)電子信息保存設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，落實(shí)防火墻，減少數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)的丟失與篡改。

3.4 提高工程檔案資料管理人員能力

結(jié)合企業(yè)具體要求，從單位層面和個(gè)人層面開展科學(xué)的能力培養(yǎng)，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)，需強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的技能和素質(zhì)要求，新人進(jìn)入到檔案管理工作中，需進(jìn)行合理的技能培訓(xùn)，讓其真正了解檔案管理的價(jià)值，并通過(guò)有效的技能培訓(xùn)，確保檔案管理的科學(xué)性。現(xiàn)有管理人員在不斷的工作過(guò)程中強(qiáng)化對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)的積累，學(xué)習(xí)更多的業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)與不斷的考核，提升檔案管理人員能力，促進(jìn)檔案管理的高效性。在檔案管理人員培訓(xùn)中，要求企業(yè)管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作人員自身存在的負(fù)面思想，及時(shí)落實(shí)合理的糾正措施，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，引進(jìn)更多的現(xiàn)代化技術(shù)，考取執(zhí)業(yè)資格證，讓檔案管理工作人員有更好的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視程度，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)開展。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，為了確保企業(yè)的進(jìn)步，需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，結(jié)合現(xiàn)代化的管理方式，落實(shí)檔案管理的真實(shí)性，為交通企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)合理的檔案管理，保障企業(yè)決策的科學(xué)性，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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