開放教育檔案信息化管理的策略分析

李曉霞

摘要：檔案管理是開放教育管理的重要組成部分，并且隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，開放教育檔案管理逐漸變得更加智能化。為了成功地轉(zhuǎn)變開放教育檔案信息化，有必要改變檔案管理概念，修改檔案管理機(jī)制，加深信息生成的集成，并采取措施將檔案管理變成信息化管理，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使其變得更容易。

關(guān)鍵詞：開放教育;檔案信息化管理;策略

檔案管理是開放教育整體管理中非常重要的部分。對(duì)于提高開放教育領(lǐng)導(dǎo)的各個(gè)層次和學(xué)校的整體功能而言，檔案管理至關(guān)重要。在信息時(shí)代，提高檔案管理建設(shè)的開放教育質(zhì)量的最有效方法是通過將檔案管理建設(shè)與信息技術(shù)進(jìn)行更深入的集成。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思想的指導(dǎo)下，高效的計(jì)算機(jī)和有效的互聯(lián)網(wǎng)訪問創(chuàng)造了檔案管理模式，檔案管理提高了工作效率。因此，開放教育充分理解了信息檔案管理的重要價(jià)值和檔案管理信息化以后呈現(xiàn)信息的有效方式，能積極提高并努力改善檔案管理的性能。

1開放教育檔案管理的重要性

（1）檔案開放教育包含學(xué)校發(fā)展的完整歷史，偉大歷史學(xué)校的存在和學(xué)校的良好意圖，是道德教育最標(biāo)準(zhǔn)的模范，這些都被記載在了檔案里。檔案的內(nèi)容根據(jù)管理學(xué)校的人數(shù)進(jìn)行完善和編寫。這是每個(gè)人都遵循的標(biāo)準(zhǔn)，它使人學(xué)習(xí)到具有自律和認(rèn)真履行的責(zé)任。每個(gè)開放教育文件中都代表著學(xué)校的所有教育，科學(xué)知識(shí)或行政管理，這些都能彰顯學(xué)校的優(yōu)良教學(xué)風(fēng)氣。（2）開放教育檔案包含開放教育教育和研究的最新進(jìn)展，以及供教師和學(xué)生獲取知識(shí)的新教材。開放教育是知識(shí)傳播的場(chǎng)所，也是科學(xué)教育和研究的中心場(chǎng)所。這是大多數(shù)教育工作者和學(xué)術(shù)研究人員在實(shí)踐中進(jìn)行培訓(xùn)和研究的結(jié)果。這些結(jié)果每年都會(huì)用原始卷宗注釋和新注釋進(jìn)行更新。在積累過程中，開放教育檔案管理逐漸形成許多內(nèi)部處理系統(tǒng)和豐富的材料，保護(hù)這些知識(shí)成果刻不容緩。（3）開放教育檔案管理是有助于優(yōu)化學(xué)術(shù)質(zhì)量發(fā)展的重要過程，有助于開放教育保持學(xué)術(shù)發(fā)展所需的后續(xù)相關(guān)資源。在學(xué)校發(fā)展過程中，歸檔操作主要是開放教育檔案管理操作的起點(diǎn)和終點(diǎn)。所包含的檔案資料被用于教育和研究，黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)以及建設(shè)文化基礎(chǔ)設(shè)施的創(chuàng)建中都具有不可替代的作用。通過整理文件，您可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展，并看到每個(gè)時(shí)代的成果和成就。也可以總結(jié)自己的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以發(fā)現(xiàn)差距，用獲取的經(jīng)驗(yàn)來幫助提升工作能力，為未來更好的完成工作埋下伏筆。

2開放教育檔案信息化管理的策略

2.1加大資金支持力度，全方位確保信息化建設(shè)有序開展

檔案管理也需要花費(fèi)大量的資金投入來為管理系統(tǒng)提供服務(wù)。因此，開放教育的管理層應(yīng)著重于對(duì)檔案管理的投資，并全力支持檔案管理信息的獲取，從而在各個(gè)方面提供檔案管理的信息，并保證檔案管理能順利完成。首先，開放教育應(yīng)該在檔案管理部分保障高質(zhì)量計(jì)算機(jī)的供應(yīng)，以確保計(jì)算機(jī)的速度和數(shù)據(jù)處理能力能夠完全滿足更新檔案內(nèi)容和信息查詢的需求。然后，檔案管理必須在檔案管理部門辦公室中進(jìn)行工作，能有利促使工作人員改變傳統(tǒng)整理檔案的思維，并改善檔案管理的信息處理方式;第三，開放教育必須著重于建立數(shù)字化檔案，防范數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)以及做好管理系統(tǒng)的防病毒程序防范措施，以應(yīng)對(duì)文件出現(xiàn)意外時(shí)能進(jìn)行及時(shí)存檔，提高管理信息化的安全防范意識(shí)。最后，針對(duì)檔案信息化管理的薪酬待遇還應(yīng)給予提高，從而吸引高人才前來應(yīng)聘工作，還能增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的能力水平。

2.2完善硬軟件設(shè)施，深入推進(jìn)檔案管理信息化

開放教育現(xiàn)在必須意識(shí)到為開發(fā)從檔案管理生成信息的設(shè)備和應(yīng)用程序提供正確的環(huán)境條件的重要性。一是需要增加對(duì)設(shè)備的投資，改善創(chuàng)建信息所需的設(shè)備和程序，并確保檔案管理信息的逐步發(fā)展;二是有必要加快創(chuàng)建用于收集信息的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫，創(chuàng)建用于處理要收集的信息的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在不同學(xué)院收集不同的信息并進(jìn)行資源的交換，并加速利用資源來收集信息;三是根據(jù)實(shí)際需要改進(jìn)信息系統(tǒng)檔案管理，并根據(jù)對(duì)系統(tǒng)功能和授權(quán)參數(shù)的訪問來確保信息系統(tǒng)檔案管理的安全性。

2.3轉(zhuǎn)變開放教育檔案管理理念，大力實(shí)施檔案信息化管理

隨著開放教育檔案管理與信息技術(shù)的集成加深，開放教育檔案信息化管理的普及度增加。開放教育檔案管理員工應(yīng)改變檔案管理的概念，根據(jù)開放教育校園數(shù)字化設(shè)計(jì)趨勢(shì)隨時(shí)間演變，更改開放教育檔案管理程序并定義檔案管理信息刻不容緩;同時(shí)，開放教育管理部門應(yīng)提供一個(gè)合理的環(huán)境來讓工作人員進(jìn)行創(chuàng)建和管理記錄，創(chuàng)建一個(gè)有利于開放教育檔案信息化的建設(shè)和管理信息化的計(jì)劃和組織的環(huán)境。它創(chuàng)建和處理真實(shí)文件中的信息和數(shù)據(jù)，對(duì)信息進(jìn)行合并篩選以后，再使用計(jì)算機(jī)文件和設(shè)備設(shè)置來輸入和存儲(chǔ)有關(guān)文件的實(shí)際信息，然后將檔案信息化傳輸以供以后使用。

2.4通過建立清晰明確的管理責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，保證管理的效力

開放教育領(lǐng)導(dǎo)人必須首先認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理并將其納入整個(gè)學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃中，并促進(jìn)檔案建設(shè)與其他工作（包括檔案工作）之間的有效協(xié)調(diào)與合作，在綜合管理制度的實(shí)際內(nèi)容和主要功能根據(jù)需要的層次規(guī)劃了劃分網(wǎng)絡(luò)方向的發(fā)展，并從上到下營(yíng)造了和諧的建設(shè)性局面。

2.5提升信息技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)開發(fā)工作

檔案管理的信息獲取必須得到檔案管理的計(jì)算平臺(tái)的支持，在這一階段，開放教育強(qiáng)調(diào)了與IT公司緊密合作的重要性，并且根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要著想，必須共同開發(fā)具有實(shí)際和綜合作用的信息平臺(tái)。通過運(yùn)行該程序可以感受到：頁面布局清晰明了，信息管理成功地完成了存檔數(shù)據(jù)的數(shù)字化，安裝了資料器搜索引擎，快速輕松地為存檔用戶提供所需的數(shù)據(jù)，從而進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案管理的功能。同時(shí)，開放教育要求檔案管理的員工能熟練使用平臺(tái)檔案管理來下載信息，以確保信息管理平臺(tái)是真正的融入到檔案管理中。

3結(jié)語

通常，在創(chuàng)建檔案管理時(shí)，開放教育應(yīng)該關(guān)注變化和發(fā)展，并以信息為核心指向，而檔案管理應(yīng)該積極地促進(jìn)信息化改革。本文的描述著重于創(chuàng)建信息檔案管理，優(yōu)化內(nèi)部和外部環(huán)境，加速硬件和軟件功能的改進(jìn)以及開發(fā)人才團(tuán)隊(duì)的壯大，增強(qiáng)檔案信息化管理能力，這樣才能適應(yīng)瞬息萬變的社會(huì)發(fā)展。

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（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院?026000）