事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其效率提升的路徑研究

包阿榮

摘要：新歷史時期，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該有所創(chuàng)新，提高檔案管理意識，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。本文結(jié)合實際情況，首先分析了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，然后論述了事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升的策略，目的在于推動事業(yè)單位各項工作的高效開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理現(xiàn)狀;策略

近年來，檔案管理在事業(yè)單位歷史發(fā)展過程中的地位日漸提升。檔案是記錄事業(yè)單位成長過程的載體，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所經(jīng)歷的機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并重組、人員調(diào)配等，都會形成檔案。與此同時，檔案記載的案例、歷史經(jīng)驗、數(shù)據(jù)信息等也為事業(yè)單位的頂層設(shè)計與長遠(yuǎn)規(guī)劃提供了戰(zhàn)略支持?？梢哉f，檔案管理正發(fā)揮著重要作用。因此，必須進(jìn)一步提升檔案管理的水平，以此更好地推動事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理中存在著諸多問題，具體表現(xiàn)存以下幾個方面。

（一）事業(yè)單位檔案管理工作在日常行政管理工作中不被重視

在日常行政管理工作中，檔案管理工作不被基層管理者所重視，不能保證對時間跨度較長的檔案收集進(jìn)行必要的經(jīng)濟(jì)與時間性投入，影響了檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（二）檔案管理技術(shù)不過關(guān)

檔案管理工作經(jīng)過長期的發(fā)展與進(jìn)步，與傳統(tǒng)的檔案管理工作有非常大的區(qū)別。主要體現(xiàn)在檔案查詢與檔案利用率方面，事業(yè)單位的檔案管理信息化是一個應(yīng)用效果較好的管理模式。在具體的檔案管理工作中現(xiàn)有的檔案管理工作人員對于檔案管理信息化的掌握程度不盡人意，檔案管理工作人員不能熟練的應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)。所以事業(yè)單位總體檔案信息化管理水平偏低。檔案管理從業(yè)人員的基本素質(zhì)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案管理機(jī)制不完善

我國事業(yè)檔案管理工作起步相對較晚，很多事業(yè)單位將檔案管理工作僅僅認(rèn)為是檔案信息資料的收集整理和歸檔處理。由于檔案處置不科學(xué)，導(dǎo)致歸檔的檔案經(jīng)常存在丟失，不能正常查詢，無法發(fā)揮事業(yè)檔案的工作價值。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)尤其是以計算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)快速推廣應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理電子化已經(jīng)成為未來的發(fā)展趨勢，但是在很多事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理仍然以人工管理為主，紙質(zhì)檔案在保存過程中，溫度濕度一旦調(diào)控不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉變質(zhì)，甚至存在檔案損失破壞的現(xiàn)象，為此在全新時期需要我們完善相應(yīng)的管理機(jī)制。

二、事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

事業(yè)單位檔案管理工作要從以下幾個方面來強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)。

（一）提高對檔案管理工作的認(rèn)知水平

事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)化的工作，往往會涉及很多部門很多領(lǐng)域，它需要各個部門和檔案管理人員密切配合，這樣才能夠高效做好檔案管理工作。為此就需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知，強(qiáng)化引導(dǎo)，將檔案管理工作納入事業(yè)單位的日重要議事日程當(dāng)中，并構(gòu)建完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理的高效化規(guī)范化。另外還要構(gòu)建相應(yīng)的考核制度，保證檔案管理定期考核，定期獎懲，只有這樣才能夠引起事業(yè)單位檔案管理人員的重視程度，提高工作積極性，切實發(fā)揮檔案應(yīng)有的功能作用。

（二）注重提高檔案管理的信息化水平

作為檔案管理者，應(yīng)該始終樹立終身學(xué)習(xí)理念，工作過程中應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)信息專業(yè)知識，掌握具體的技術(shù)、工作內(nèi)容，利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案工作流程，提高事業(yè)單位檔案工作質(zhì)量、工作效率。在應(yīng)用信息技術(shù)時應(yīng)該注意技術(shù)所帶來的安全隱患，保證網(wǎng)絡(luò)安全，做好檔案的備份工作，避免檔案遭受到病毒，黑客攻擊而受損。另外事業(yè)單位還應(yīng)該注重高素質(zhì)檔案人才培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)，確保檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)及時得到革新，掌握信息化檔案管理具體要求，從而促使檔案管理工作向著規(guī)范化、專業(yè)化、信息化方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理工作制度

要想確保檔案管理工作高效穩(wěn)定的運(yùn)行，就需要進(jìn)一步明確具體的工作制度。在檔案管理制度構(gòu)建過程中，應(yīng)該從檔案的收集、照片鑒定、保管、使用等各個項目具體作出規(guī)范。要依據(jù)我國國家法律法規(guī)，結(jié)合事業(yè)單位實際情況，構(gòu)建一套完善具有可行性的規(guī)章制度，真正做到檔案管理有法可依，有制度可循，不斷提高檔案管理工作水平。另外在檔案管理工作開展過程中，還應(yīng)該配備相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，做到權(quán)責(zé)劃分明確，責(zé)任到人，對檔案管理的各項工作各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，避免不必要的問題發(fā)生。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位尋求發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著信息化建設(shè)的不斷成熟，檔案管理的理念、技術(shù)也在不斷發(fā)生變化。為了適應(yīng)時代和事業(yè)單位的發(fā)展需求，檔案管理需要更好地把握核心要素，提升核心競爭力，以助力事業(yè)單位工作的更好組織及其開展。

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