提高檔案管理科學(xué)化水平的有效單位

靳宇

摘要：在檔案管理工作不斷改進(jìn)的過程中，新的管理方式不斷被引入。考慮到檔案管理人員是管理工作開展過程中的重要執(zhí)行者，這就要求檔案管理工作者要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，逐步提高個人的工作素質(zhì)，并加強(qiáng)對檔案管理人員的各項培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的工作熱情和工作意識，這樣才能做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人員素質(zhì);檔案管理科學(xué)化

引言

信息數(shù)據(jù)化作為當(dāng)前發(fā)展的主流趨勢，對于企業(yè)的檔案管理工作來說，具有很強(qiáng)的促進(jìn)作用，不僅可以有效提升檔案信息處理的效率，還可以增強(qiáng)檔案信息的安全性，對于檔案信息的安全穩(wěn)定保存具有至關(guān)重要的意義，為企業(yè)未來的發(fā)展提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)信息支持。

1大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

大數(shù)據(jù)的概念最先出自于互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，提出這一概念的目的在于解決互聯(lián)網(wǎng)時代涌現(xiàn)出的包括非結(jié)構(gòu)化網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的存儲、檢索與分析在內(nèi)的海量數(shù)據(jù)問題。為了更好地實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的存儲與處理需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過服務(wù)器架構(gòu)超大規(guī)模的集群，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的實時處理。需要注意的是，與傳統(tǒng)集群不一樣，大數(shù)據(jù)技術(shù)所構(gòu)建的超大規(guī)模集群在數(shù)據(jù)擴(kuò)展以及成本控制方面有明顯優(yōu)勢。電子商務(wù)與云計算出現(xiàn)后，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到進(jìn)一步發(fā)展，在社會上得到廣泛關(guān)注。大數(shù)據(jù)所獨具的特點，使其應(yīng)用前景十分廣闊：一是數(shù)據(jù)總量巨大，目前全球存在數(shù)字信息量已經(jīng)用ZB來計算，且隨著社會發(fā)展快速增加;二是數(shù)據(jù)種類繁多，涉及的內(nèi)容包括定位、文字、圖片、視頻等多種類型，覆蓋經(jīng)濟(jì)和社會生活的方方面面;三是大數(shù)據(jù)價值率小，大數(shù)據(jù)雖有海量數(shù)據(jù)，總量很大，但是其中真正有價值的部分比較少，價值率不高;四是數(shù)據(jù)處理能力不斷增強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理速度加快，分析結(jié)果更加精準(zhǔn)。

2提高檔案管理科學(xué)化水平的有效單位

2.1規(guī)范管理制度、流程，提高保密意識

在檔案管理工作開展的過程中，管理人員必須要保證檔案信息的安全，防止信息泄露。這要求管理人員有較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芤庾R。所以，單位要加大檔案信息安全的宣傳力度，并及時地開展相關(guān)的法律教育和普及工作。讓檔案管理人員認(rèn)識到保密的重要性。在此基礎(chǔ)上，還需要設(shè)立完善的管理規(guī)章制度和獎懲制度。要把檔案管理科學(xué)化與干部和員工的業(yè)績考核結(jié)合在一起，并細(xì)化各項管理流程，規(guī)范多個管理環(huán)節(jié)。例如：檔案管理中信息的調(diào)取環(huán)節(jié)，無論是紙質(zhì)檔案的借閱、歸還，還是數(shù)字化檔案信息的調(diào)取，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立嚴(yán)格的操作規(guī)范。要求每兩名檔案管理人員，共同負(fù)責(zé)一部分相同的檔案管理工作。每名檔案管理人員都有一定的操作權(quán)限，如果其他工作人員需要調(diào)取，或是查閱檔案資料，那么至少有一名檔案管理人員在旁守候，并對調(diào)取檔案信息的來訪者進(jìn)行詳細(xì)的記錄。還可以基于檔案設(shè)置，劃分公開信息和不可公開的機(jī)密信息，并為單位內(nèi)部的每一個工作人員設(shè)置一定的檔案權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上引入在線身份驗證的方法，這樣工作人員只能夠看到之間權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案信息，無法隨意地傳輸數(shù)據(jù)資料，這樣就能夠更好地確保這些信息的安全性。之后可以設(shè)立追究責(zé)任制度，一旦某一環(huán)節(jié)的檔案信息出現(xiàn)了泄露，那么就要根據(jù)情況直接追究到相關(guān)的檔案管理工作人員和信息泄漏者的身上。這樣能夠讓檔案管理人員有更強(qiáng)的保密意識，也能夠提高檔案管理的規(guī)范性。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)引入檔案案卷清理制度。工作人員每隔一段時間就需要清理沒有價值的檔案信息。這個過程，檔案管理人員就理清自己管理的檔案信息內(nèi)容，對于一些期限比較長的檔案，也能夠追溯其歷史、調(diào)查使用價值。這樣檔案管理人員就能夠了解哪些檔案信息需要重點管理，并對所有的檔案進(jìn)行分類、分階段的整理。并把以往的紙質(zhì)檔案信息全都錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中生成數(shù)字化檔案，這樣就能夠雙重保存，并借助計算機(jī)就能夠開展科學(xué)管理。

2.2利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。企業(yè)應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案管理實際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo)，分步實施。同時，應(yīng)轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動企業(yè)各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設(shè)的落實力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2.3緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，不論是工程項目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業(yè)最寶貴的財富，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。而傳統(tǒng)檔案管理模式，大都采用紙質(zhì)材料、檔案盒和檔案柜的組合進(jìn)行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩(wěn)定。并且，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的不斷深入，數(shù)據(jù)信息儲存的安全性、穩(wěn)定性、動態(tài)化、便捷化的優(yōu)勢，對于企業(yè)檔案管理工作來說是尤為關(guān)鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還可以提升企業(yè)檔案管理的服務(wù)性能。但是在實際應(yīng)用過程中，大部分企業(yè)還未能轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的檔案管理觀念，大都延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行，使得企業(yè)檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業(yè)檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實際對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進(jìn)而在提高檔案管理效率的同時，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。在實際進(jìn)行完善的過程中，企業(yè)單位可以針對當(dāng)前檔案管理過于依賴檔案管理的現(xiàn)狀，從其中的實際弊端入手，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代下的信息化、智能化優(yōu)勢，完善自身的檔案管理架構(gòu)，在提高檔案管理效率的同時，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。首先，是對自身檔案管理的轉(zhuǎn)變，在實際進(jìn)行操作時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，到先進(jìn)檔案管理示范點進(jìn)行參觀，了解大數(shù)據(jù)時代下信息化檔案管理的優(yōu)勢和實際內(nèi)容，通過直觀的效果體現(xiàn)，進(jìn)而有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念。其次，實在轉(zhuǎn)變的觀念的基礎(chǔ)上，對自身的檔案管理架構(gòu)進(jìn)行改革，在實際進(jìn)行改革過程中，不能直接一刀切，需要循序漸進(jìn)，先從某一部分的檔案入手，以企業(yè)人事檔案為例，這一方面的方案信息比較簡單，并且流動性比較大，在完善過程中，可以利用大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息的便利性，創(chuàng)建和購買相應(yīng)的檔案管理軟件結(jié)構(gòu)，對人事檔案的調(diào)入、儲存、查看、更新、調(diào)出等板塊進(jìn)行整體構(gòu)建，用人事檔案的試點，在體會優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。

結(jié)語

綜上所述，新時代的檔案管理工作的創(chuàng)新是順應(yīng)時代要求，推進(jìn)檔案管理工作在“三個走向”的指導(dǎo)下，對既有檔案管理工作進(jìn)一步向法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，從而提高檔案管理工作的水平，以新的途徑和方式激活檔案自身的巨大沉淀價值和增益價值，為國家全面建成小康社會和實現(xiàn)全面現(xiàn)代化提供巨大能量，發(fā)揮積極作用。

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