企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性研究

韓慧

摘要：對(duì)于企業(yè)而言，其發(fā)展生產(chǎn)和技術(shù)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)之一便是檔案資料的積累，技術(shù)資料、生產(chǎn)資料和工藝資料等都屬于企業(yè)檔案管理的范疇。檔案管理是對(duì)企業(yè)的基本建設(shè)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況以及生產(chǎn)技術(shù)情況等相關(guān)資料進(jìn)行記錄和保存，是企業(yè)中不可或缺的管理內(nèi)容。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的影響之下，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，有了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的助力，企業(yè)檔案管理工作的水平得到了很大提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;電子信息化;重要性;研究

前言：

傳統(tǒng)的檔案管理工作，是以手工工作模式完成相關(guān)歸檔程序，檔案管理工作嚴(yán)重滯后，發(fā)生重大紕漏及損毀等現(xiàn)象嚴(yán)重，浪費(fèi)人力、物力及資源，還降低了工作效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)安全生產(chǎn)等平添了許多的安全隱患。采用現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為衡量工作效率的主要指標(biāo)，提高市場(chǎng)調(diào)查信息服務(wù)技術(shù)平臺(tái)的重要性。替代單一老套的檔案管理模式，可以從本質(zhì)上改變及解決歸檔問(wèn)題的不足及漏洞，提升了企業(yè)檔案管理的工作效率，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益帶來(lái)了巨大的便利條件。

一、檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)重視度不夠帶來(lái)的影響

檔案管理信息化在我國(guó)中小企業(yè)中未受到重視的現(xiàn)象尤為明顯，中小企業(yè)為了節(jié)省開(kāi)銷，去掉了專門負(fù)責(zé)檔案的部門，也沒(méi)有專門的檔案管理員進(jìn)行資料整理，就更別提檔案管理的信息化工作了，即便有員工監(jiān)管檔案，也僅僅在形式上做工作。比如，雖然員工會(huì)進(jìn)行日常資料的分類和整理，但時(shí)間久了會(huì)因?yàn)樽陨砣狈n案管理的專業(yè)知識(shí)，且公司沒(méi)有專門的檔案資料室等原因，造成檔案資料的遺失或損毀。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)各類企業(yè)崛起并迅速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中取得了不小的成果，但不能否認(rèn)的是我國(guó)管理水平和西方企業(yè)先進(jìn)水平相比仍有較大的差距，管理制度和理念仍然不夠健全，尤其電子化、信息化等尖端技術(shù)上的差距更為明顯。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍未對(duì)檔案管理工作引起必要的重視，這類企業(yè)大多數(shù)采用的組織模式是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理這類部門的位置重要性，來(lái)使企業(yè)結(jié)構(gòu)達(dá)到精簡(jiǎn)化的目的，從而進(jìn)一步減少企業(yè)的成本開(kāi)銷，最終以低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)、薄利多銷的方式在市場(chǎng)上爭(zhēng)得一席之地。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，企業(yè)面臨的數(shù)據(jù)信息日新月異，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，從而具備市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)對(duì)檔案管理未引起足夠的重視，將直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。

（二）檔案管理技術(shù)的落后與更新的必要性

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍受傳統(tǒng)觀念的影響，不舍得在數(shù)字管理技術(shù)上投入成本，仍使用較落后的信息化管理技術(shù)和設(shè)備，例如，查閱檔案資料仍然以手工操作和人腦辨別為主，對(duì)電子設(shè)備的高效利用十分陌生，導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展水平嚴(yán)重滯后;但同時(shí)，在一線城市的高新辦公區(qū)，少數(shù)新興企業(yè)把數(shù)字檔案視作公司的無(wú)形資產(chǎn)和生存發(fā)展的根基。此類企業(yè)的思想觀念較靠前，投入數(shù)字化管理的人力物力也較大，能海納百川、集思廣益，不斷提高互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)作技能和檔案管理開(kāi)發(fā)能力，使公司的資本實(shí)力與日俱增。因此，企業(yè)軟件與硬件的配置與利用程度將大大影響企業(yè)在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中的生存狀況，先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備能為檔案管理提供很大的方便，是公司實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的前提條件之一。但同時(shí)，設(shè)備的更新需要投入大量的成本資金，若過(guò)度地追求更高的管理能力，將影響企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)作，我國(guó)多數(shù)企業(yè)仍處于較為初級(jí)的發(fā)展階段，如何平衡主要業(yè)務(wù)的研發(fā)工作和檔案信息化的支持力度，將是企業(yè)必須思考的重要問(wèn)題。

二、檔案管理信息化的重要性

企業(yè)的檔案管理工作，最本質(zhì)的目的是為企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)提供信息資源保證，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展保駕護(hù)航。企業(yè)的檔案是對(duì)日常生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和積累，是企業(yè)做出各項(xiàng)決策的核心參考資料。對(duì)檔案資料實(shí)行信息化管理，不僅僅有助于為查閱和使用檔案資料提供便利條件，而且也能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)中新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)、新工藝的創(chuàng)新與升級(jí)都可以借助檔案信息資料來(lái)尋求突破和靈感，除此之外，檔案資料還可以為企業(yè)開(kāi)展技術(shù)攻堅(jiān)工作或者組織崗位培訓(xùn)工作提供真實(shí)的參考和指導(dǎo)材料。企業(yè)要想在當(dāng)今這樣一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈的市場(chǎng)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，其必須給予檔案管理工作高度的重視，全力推動(dòng)檔案信息化管理工作的前進(jìn)步伐。

三、企業(yè)檔案信息化管理策略分析

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化思維

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景之下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)性越發(fā)凸顯，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。企業(yè)要充分意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今發(fā)展的需求，明白未來(lái)檔案管理工作都是要通過(guò)信息化平臺(tái)和信息化路徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)要在內(nèi)部加大對(duì)互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)的宣傳，要在全公司營(yíng)造起濃厚的互聯(lián)網(wǎng)思維，要監(jiān)督和管理檔案管理管人員的實(shí)際工作，要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，充分借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化公司檔案管理工作的流程和方式，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)與改革工作已經(jīng)迫在眉睫。

（二）建立高效靈活的檔案管理機(jī)制

高效靈活的檔案管理機(jī)制是推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)，企業(yè)的檔案信息化管理工作需要健全的檔案管理機(jī)制作為保障。以檔案管理機(jī)制作為根據(jù)，對(duì)檔案管理部門以及具體人員的職責(zé)和權(quán)利進(jìn)行明確與劃分，將檔案服務(wù)職能的強(qiáng)化作為檔案管理工作的重點(diǎn)，盡量減少使用傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)處理當(dāng)前的檔案工作，正視檔案管理工作的價(jià)值。企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者需要給予檔案管理工作高度重視，要帶領(lǐng)檔案管理部門深入挖掘檔案管理工作的價(jià)值和作用，組織檔案管理部門成員召開(kāi)檔案管理信息化建設(shè)和檔案管理機(jī)制構(gòu)建會(huì)議，多聽(tīng)取檔案管理人員的想法和建議，并對(duì)檔案管理人員提出具體要求，同時(shí)給予他們更多的鼓勵(lì)，讓他們感受到企業(yè)對(duì)他們的重視，進(jìn)而激發(fā)起他們的工作熱情和積極性。

（三）促使企業(yè)開(kāi)展信息化檔案管理工作專業(yè)知識(shí)技術(shù)人才培訓(xùn)

企業(yè)應(yīng)開(kāi)展信息化檔案管理工作專業(yè)技術(shù)知識(shí)人才培訓(xùn)，提升專業(yè)知識(shí)水平及道德素質(zhì)教育，聘用專業(yè)人士及相關(guān)專家學(xué)者指導(dǎo)信息化檔案管理規(guī)范，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從自身做起，掌握理論知識(shí)及引領(lǐng)身邊的人，強(qiáng)化管理能力，提升自身價(jià)值取向。建立健全信息技術(shù)檔案管理體制及規(guī)范相關(guān)制度，把信息化檔案管理工作貫徹落實(shí)，采用績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，加大投入檔案管理力度，吸引人才加入團(tuán)隊(duì)行列，從而使信息技術(shù)檔案管理能力更加全面完善不斷進(jìn)步發(fā)展。

（四）檔案管理的革新與未來(lái)趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)社會(huì)公共服務(wù)也做出了重要的貢獻(xiàn)，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國(guó)企業(yè)獲得國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項(xiàng)階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地生存與發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的。可以通過(guò)企業(yè)自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實(shí)行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開(kāi)展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實(shí)。

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