提升辦公室綜合管理效率的有效策略

閆飛

摘要：對(duì)于企業(yè)而言，重視辦公室管理工作、提高辦公室管理效率，能夠促進(jìn)一個(gè)企業(yè)向更良性的方向發(fā)展，對(duì)企業(yè)自身定位和未來(lái)發(fā)展都具有不可忽視的重要作用。本文立足“提升辦公室綜合管理效率的有效策略”，希望在探究目前辦公室綜合管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，針對(duì)相應(yīng)的策略進(jìn)行總結(jié)，從而可以實(shí)現(xiàn)在形成相應(yīng)理論體系的同時(shí)，可以更好地指導(dǎo)實(shí)踐應(yīng)用的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：綜合管理;管理效率;有效策略

一、引言

辦公室往往是成結(jié)合發(fā)揮綜合職能的地方，能夠綜合協(xié)調(diào)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)督指導(dǎo)各員工工作等。隨這社會(huì)發(fā)展的步伐不斷變快，辦公室也需要從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變到更為現(xiàn)代化的管理方式。用科學(xué)的方式和靈活的思維開(kāi)展辦公室管理工作，快速適應(yīng)當(dāng)下的商業(yè)環(huán)境，也能夠確保企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、當(dāng)前辦公室綜合管理中存在問(wèn)題分析

（一）信息傳遞效率低

目前狀況下，信息傳遞是作為辦公室綜合管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)而存在的，不同方式、不同過(guò)程的信息傳輸會(huì)導(dǎo)致信息的準(zhǔn)確性和效率性也有所差異。在筆者所在的公司辦公室，管理系統(tǒng)主要通過(guò)OA溝通，其次是通過(guò)內(nèi)部郵件往來(lái)，最后是電話聯(lián)系。不同方式的溝通信息傳遞效率必然是不同的，為了提高整體的傳遞率和信息準(zhǔn)確度，辦公室成員需要掌握多系統(tǒng)的溝通方式。并且時(shí)時(shí)關(guān)注公司的動(dòng)態(tài)和信息傳遞動(dòng)向，通過(guò)較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和專業(yè)的知識(shí)及時(shí)掌握辦公室綜合管理過(guò)程中的有效信息傳遞，同時(shí)與上下級(jí)保持良好的溝通。

（二）專業(yè)人士匱乏

企業(yè)會(huì)結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和辦公室成員的具體情況來(lái)分配各自的服務(wù)內(nèi)容，所以在進(jìn)行工作內(nèi)容安排和工作量調(diào)整方面是辦公室管理中的重要一環(huán)。但是目前各起也專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理型人才整體比較稀缺，主要是由企業(yè)高管擔(dān)任。對(duì)于這部分人員而言，他們既要做好自己的本職工作，又要進(jìn)行辦公室人員工作管理。對(duì)他們而言，工作難度和管理難度不言而喻。

（三）辦公室考核制度的構(gòu)建不夠完善

在辦公室管理中，完善的考核制度有助于幫助管理者了解每個(gè)員工的能力。但是在現(xiàn)行的評(píng)價(jià)制度中，評(píng)估流程評(píng)價(jià)內(nèi)容等都存在一定的漏洞，而這些不合理的地方導(dǎo)致辦公室考核制度沒(méi)有辦法發(fā)揮其重要作用。雖然在努力進(jìn)行辦公室管理改革，但是在對(duì)員工評(píng)價(jià)制度缺乏反饋。部分辦公室通過(guò)出勤率來(lái)當(dāng)做對(duì)員工工作的評(píng)價(jià)和考核，但是這種方式忽略了員工自身的工作能力和工作質(zhì)量，難以激發(fā)員工的內(nèi)在積極性，這種不成熟不完善的考核評(píng)價(jià)制度，沒(méi)辦法體現(xiàn)員工的工作價(jià)值和業(yè)務(wù)性能。公司也容易錯(cuò)過(guò)優(yōu)秀的員工。

三、針對(duì)當(dāng)前辦公室綜合管理效率問(wèn)題的提升策略總結(jié)

（一）全面改革，建立高效的管理機(jī)制

企業(yè)為了切實(shí)提高辦公室綜合管理的效率，需要建立高效的管理機(jī)制，科學(xué)系統(tǒng)的對(duì)于日常業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)定。對(duì)行為規(guī)范和考核制度，業(yè)務(wù)內(nèi)容都制定一定的標(biāo)準(zhǔn)和流程。第一，會(huì)議系統(tǒng)合理化。開(kāi)會(huì)是為了交流和解決問(wèn)題，同時(shí)對(duì)近期的業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)反饋，對(duì)未來(lái)制定一定的計(jì)劃。但是目前部分企業(yè)開(kāi)會(huì)時(shí)間長(zhǎng)、內(nèi)容冗雜、主題不明確。故而應(yīng)該通過(guò)人性化科學(xué)化的會(huì)議安排，合理設(shè)置會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，明確會(huì)議主題。盡可能的總結(jié)和反饋近期內(nèi)容，對(duì)未來(lái)做出一定的規(guī)劃，解決員工和企業(yè)所面臨的困難。第二，設(shè)置快捷簡(jiǎn)便的交流渠道。辦公室管理系統(tǒng)是否有效的一個(gè)重要標(biāo)志，就是信息傳遞的速度和準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的辦公室管理制度中，上下級(jí)和同級(jí)之間的信息傳遞效率的傳遞準(zhǔn)確性的往往需要較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)進(jìn)行溝通。決策層和實(shí)施層之間存在一定的阻隔，沒(méi)有辦法有效傳遞信息。而為了改變這一現(xiàn)狀，比如在辦公室之內(nèi)，就可以通過(guò)短信等方式來(lái)進(jìn)行文檔方面通知，這樣能夠讓員工及時(shí)了解公司決策，貫徹領(lǐng)導(dǎo)的方針進(jìn)行工作開(kāi)展，也能確保信息有效傳遞。

（二）積極調(diào)整，倡導(dǎo)員工提升思想修養(yǎng)

辦公室管理需要調(diào)動(dòng)員工的積極性，同時(shí)要提升員工的思想修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，這樣能夠讓他們更好地履行工作內(nèi)容、承擔(dān)工作職責(zé)。而企業(yè)要通過(guò)多元化的手段和對(duì)話的方式，穩(wěn)步提升員工的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng)，讓其意識(shí)到這樣做的重要作用和對(duì)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)幫助。在教育和培訓(xùn)的時(shí)候，有意識(shí)的提升自己的修養(yǎng)和道德水平。為了切實(shí)提高辦公室管理工作，員工們也要交所學(xué)到的培訓(xùn)付諸于實(shí)踐，通過(guò)自身的寫作能力和溝通能力與同事之間建立良好的交流，用進(jìn)取的精神不斷解決工作中面臨的困難。并且大膽創(chuàng)新，積極開(kāi)動(dòng)腦筋，簡(jiǎn)化工作流程，高效完成工作。

（三）以人為本，完善辦公室的考核制度

在辦公室管理中，管理員一定要以人為本，以員工為本，人性化進(jìn)行管理。在設(shè)置管理制度和管理工作中科學(xué)合理的安排員工的工作內(nèi)容，并且對(duì)他們進(jìn)行合理的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。而在設(shè)立這些機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，一定要切實(shí)考慮到員工的利益，人性化的進(jìn)行管理和設(shè)置。針對(duì)工作能力強(qiáng)表現(xiàn)突出的員工加以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)償，針對(duì)工作能力的表現(xiàn)差的員工也要進(jìn)行一定的懲罰制度，但是必須在合理化的范圍之內(nèi)。所以，企業(yè)和管理人員一定要結(jié)合員工的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行人性化的辦公室制度管理。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如果想要在短時(shí)間內(nèi)有效提升辦公室綜合管理的效率，可以從建立高效的管理機(jī)制、倡導(dǎo)員工提升思想修養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)人性化管理等三方面來(lái)進(jìn)行。在具體的應(yīng)用和實(shí)踐當(dāng)中，則應(yīng)當(dāng)要切實(shí)考慮到員工的利益和企業(yè)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體分析，這樣才能真正提升辦公室的工作效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性。本文首先解釋和闡述了現(xiàn)今辦公室綜合管理中存在的漏洞和不足，并且結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資料提出有效的解決辦法，希望可以為企業(yè)提升辦公室綜合管理起到一定的幫助。

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