對油田科技檔案保密工作的認識與思考

陳英 宋小瓊 張寧

摘要：油田科技檔案涉及到了油田企業(yè)在油田開發(fā)、勘測技術(shù)、催化技術(shù)、環(huán)保技術(shù)、工具開發(fā)等比較核心的信息，屬于企業(yè)高級機密，若是泄露會對企業(yè)造成巨大的損失。乃至于在世界經(jīng)濟一體化之下，這些信息泄露會影響到中國石油行業(yè)發(fā)展。故而對油田科技檔案實行嚴格管理，建立保密制度落實保密責(zé)任，做到文檔的及時收集、分類、篩選、入檔，并在后續(xù)的檔案利用過程里進行監(jiān)督，已經(jīng)是大勢所趨。

關(guān)鍵詞：油田科技;科技檔案;檔案保密;保密工作

前言：在世界環(huán)境保護水平越來越高的今天，全球石油行業(yè)都在積極地革新技術(shù)，誰掌握了高精端環(huán)保降耗技術(shù)，誰便在市場當中擁有十分明顯的優(yōu)勢。我國石油產(chǎn)業(yè)也必須在科技研發(fā)上不斷投入，除此之外還需要提高油田科技檔案保密工作，讓新型勘測、催化、環(huán)保、智能等技術(shù)得到必要的保護。這需要建立一個縝密的科技檔案保密機制。

一、目前油田科技檔案保密工作面臨的風(fēng)險

1.缺乏嚴厲的制度約束。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，完善的制度是最佳的風(fēng)險防控體系。然而可以發(fā)現(xiàn)油田技術(shù)檔案管理、利用過程中發(fā)生泄漏問題之后，沒有形成具體的制度去實現(xiàn)責(zé)任追溯，導(dǎo)致當事人保密意識薄弱?；蛘哂邢鄳?yīng)的處罰措施，但處罰遠遠沒有讓人產(chǎn)生緊張意識，對其他人員沒有警醒作用，企業(yè)油田技術(shù)檔案保密工作難有起色。最為嚴重的是，石油和政治有著緊密關(guān)聯(lián)，一國油田技術(shù)是關(guān)系到國家經(jīng)濟安全、世界政治地位的重要因素，一旦核心技術(shù)被敵對勢力盜取，會對該國石油產(chǎn)業(yè)帶來非常大的風(fēng)險，油田建設(shè)、石油勘探等領(lǐng)域的話語權(quán)會不斷喪失。這給國家發(fā)展帶來嚴重負面影響。

2.油田科技檔案泄漏點多?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，技術(shù)作為科技的具體體現(xiàn)形式，對油田企業(yè)而言具有巨大的影響力，從勘探、鉆探、開采、催化、分離、制取等無一不存在技術(shù)。石油企業(yè)缺少技術(shù)將寸步難行。在互聯(lián)網(wǎng)還不成熟時，各國油田技術(shù)交流差，保護難度低。但隨著互聯(lián)網(wǎng)越來越發(fā)達，石油企業(yè)的新聞平臺、文檔傳輸以及企業(yè)員工尤其是技術(shù)檔案管理人員都成為了科技檔案泄露的關(guān)鍵點。競爭企業(yè)可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷收集對手的結(jié)構(gòu)、非結(jié)構(gòu)信息，最終能夠還原出基本的技術(shù)架構(gòu)。此時，競爭企業(yè)會率先推出相應(yīng)的技術(shù)或者搶注知識產(chǎn)權(quán)，會導(dǎo)致技術(shù)原屬單位非常被動。

3.油田科技檔案沒有實現(xiàn)分級管理。致因有三：第一，油田企業(yè)科技檔案管理人員不具專業(yè)水平，尤其是不能在信息化管理系統(tǒng)方面具有很好的防范能力。不能針對科技檔案的重要性進行必要的分級，同時形成層次化保密工作。這會導(dǎo)致形成的保密手段趨于一致，打開其中一道保密屏障，通過專業(yè)軟件分析便可以將其他保密屏障一一擊破，讓石油企業(yè)眾多技術(shù)資料暴露出來。第二，沒有在合理保密之下充分利用技術(shù)檔案，導(dǎo)致檔案價值降低。這一點雖然不及核心資料被盜嚴重，但對于石油企業(yè)而言帶來的損失也是不可估量的，甚至于因為利用率低，導(dǎo)致企業(yè)技術(shù)更新慢，會落后于其他國家。

4.油田科技檔案保密系統(tǒng)安全水平低?；ヂ?lián)網(wǎng)等信息技術(shù)滲透到生活的每一個角落和細節(jié)，油田企業(yè)的檔案管理同樣如此，在管理檔案的過程中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還將計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也引入管理運用，這給檔案管理帶來巨大便利的同時，也客觀上給檔案管理來了無形的隱患。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的傳播較快，因而病毒以及技術(shù)或是人為的泄密就成為自然的不可避免的事情。檔案管理人員自身保密意識的淡薄帶來的隱患在我國許多油田企業(yè)的檔案管理人員都是非檔案管理專業(yè)，沒接收過專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練。因此，許多檔案管理人員認為檔案管理是企業(yè)的一個閑職部門，所謂的檔案管理也不過是資料收集，而未能從戰(zhàn)略高度認識到檔案管理是企業(yè)決策的重要資料來源，更是企業(yè)核心競爭力的思想庫。其次是保密規(guī)章制度落實不嚴帶來的隱患，對我國許多油田企業(yè)而言，保密規(guī)章制度存在不少，但很多時候制度只是一紙空文，缺乏落實和執(zhí)行。

二、提高油田科技檔案保密水平的策略

提高油田科技檔案保密水平必須要從制度、技術(shù)、人資、設(shè)備（系統(tǒng)）入手，通過制度去規(guī)范操作，明確操做流程，保證技術(shù)檔案從誕生到歸檔和利用都有嚴密的制度發(fā)揮約束作用，降低技術(shù)檔案遺失泄露的幾率。通過制度去明確檔案管理人員篩選要求，去明確系統(tǒng)保護辦法，最終讓油田企業(yè)擁有一個非常完整的技術(shù)檔案保密體系。

1.建立嚴格的制度體系。第一，建立全員科技檔案保密培訓(xùn)制度，要讓每一位員工明確自己工作性質(zhì)，對本職工作中核心數(shù)據(jù)、核心信息具有防護意識，減少無意識的泄露。凡是泄露者立刻啟動必要手段去降低信息泄露導(dǎo)致的損失，同時積極按照規(guī)定對泄露者予以懲罰，必要的需要按照國家法律追究責(zé)任。第二，建立科技檔案保密責(zé)任制度。要針對相應(yīng)的泄露事件形成詳細的責(zé)任規(guī)定，必須要以這樣的方式提高全員保密意識，能夠?qū)Ξ斒氯颂幚硗瑫r，讓其他人警醒。并且通過內(nèi)部媒體曝光事件，提高事件影響力，讓更多人意識到本職工作核心數(shù)據(jù)的重要性，從而嚴防死守，不敢碰觸紅線。第三，建立績效考核，要將科技保密水平作為評價指標，將保密工作和工資、績效、獎金等掛鉤[1]。

2.要形成風(fēng)險辨識能力，能夠抓住關(guān)鍵點，減少信息泄露。第一，會議記錄把關(guān)。在關(guān)于重要技術(shù)的會議，要減少手工記錄、手機拍攝，要減少信息外泄的可能性。強調(diào)有關(guān)崗位若是需要，可以由檔案管理部門走程序調(diào)檔。并且對檔案管理部門實施嚴密監(jiān)督，不允許存在因為人情開綠燈現(xiàn)象。第二，對于要發(fā)表的行業(yè)新聞，尤其是關(guān)于技術(shù)創(chuàng)新、工具改進等方面的信息，必須要認真把關(guān)，不允許內(nèi)容涉及到核心技術(shù)。為此需要設(shè)定宣傳審核部門，能夠?qū)γ恳黄寮归_審核，無限地降低重要信息泄露風(fēng)險。第三，要求企業(yè)內(nèi)部員工一律使用企業(yè)統(tǒng)一配置的計算機、QQ、微信號，未經(jīng)允許不得將重要資料傳給陌生人。違反且造成損失者按照損失額度進行相應(yīng)處理，嚴重者訴諸法律。第四，檔案管理部門、辦公室要按照規(guī)定將廢置的文件材料統(tǒng)一銷毀[2]。在銷毀前再度確認，無誤后施行銷毀程序。

3.實行油田科技檔案分級保管。這一點十分重要，涉及到了不同檔案不同利用。為了做到這一點，首先需要嚴格篩選檔案管理人員，要求具有專業(yè)檔案管理能力，具有強大的信息技術(shù)水平，擁有過人的科技檔案保密能力。只有做到這一點，油田科技檔案分級管理才會得到執(zhí)行。另外除了檔案管理人員之外，各部門都需要有檔案分級管理意識，能夠保證有關(guān)資源得到利用，讓不同檔案獲得充分利用，力求提升檔案的利用價值[3]。

4.要提升油田科技檔案保密系統(tǒng)安全級別。第一，必須要讓檔案管理人員擁有維護意識，需要提供持續(xù)培訓(xùn)，讓他們掌握維護方法，能夠定期查毒、殺毒，并且積極修補漏洞保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。甚至于可以和第三方機構(gòu)合作專門研發(fā)防毒軟件，提高查殺效率。第二，要積極培養(yǎng)人才，尤其是專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護人才，其可以幫助檔案管理人員豐富安全屏障，可以形成更豐富的安全管理手段，保證科技檔案在整個形成和利用鏈條上得到全面保護。第三，能夠積極和第三方軟件公司建立合作，能夠結(jié)合企業(yè)情況、行業(yè)狀態(tài)等來全面衡量，最終建立一個強大的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案自動分級。操作上主要是設(shè)定一些參數(shù)，讓系統(tǒng)根據(jù)檔案關(guān)鍵字等去自動分級。

總結(jié)：油田企業(yè)科技檔案保密工作是需要精細化管理的，要從檔案產(chǎn)生、采集、管理、利用等環(huán)節(jié)深入開展保密工作，降低傳統(tǒng)企業(yè)管理松散導(dǎo)致的各類信息泄露的可能性。這其中制度是第一因素，次之是保密技術(shù)、保密人才以及保密系統(tǒng)，只有這些都齊備，才能讓不同保密級別的檔案得到流動和利用，為企業(yè)科技水平提升做出積極貢獻。

參考文獻：

[1]蓋景偉.對油田科技檔案保密工作的認識與思考[J]. 卷宗， 2017， 000（028）：25-25.

[2]楊薇.淺談如何加強油田企業(yè)科技保密工作[J]. 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報， 2020， 33（3）：2.

[3]周雅偉.科技檔案利用與保密工作的關(guān)系[J]. 卷宗， 2020， 010（006）：31.