信息生態(tài)鏈視角下如何做好高職檔案管理

摘要：在信息化的建設環(huán)境下，高職院校的檔案管理工作方式和內容都發(fā)生了較大的變化。為了進一步促進高職院校的檔案轉型和進一步發(fā)展，在信息生態(tài)鏈環(huán)境中予以發(fā)展，相關高職院校要創(chuàng)新檔案管理模式，從多種角度來提升檔案管理的質量，最終檔案管理的效率，保證工作時效性。

關鍵詞：信息背景;高職院校;檔案管理

近年來，我國的社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，高職院校也通過單獨招生、對口單招等多元化的策略，收納了大量的學子。在國家的政策和高職院校的綜合改革下，院校的開設專業(yè)越來越多、生源數(shù)量也在不斷攀升，這都對學生檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)資源聯(lián)合信息技術手段構成的信息生態(tài)鏈環(huán)境可以提升高職院校的檔案管理質量，如可從優(yōu)化教育資源，減少人工操作流程入手提升檔案管理的效率質量，其價值未來可期。

1.簡述高職院校檔案信息化管理的價值和意義

信息化管理是現(xiàn)代教育的主要改革重點。在國家的號召下，高職院校紛紛利用信息化手段來提升院校的實力，減少人工紙質檔案記錄的工作量，可提升檔案管理的綜合效率。積極推進高職院校檔案信息化，也能夠實現(xiàn)學校、學院的檔案分級管理，可為每一個學生建立一對一的成長檔案，也能為調整教學內容，做好職業(yè)發(fā)展計劃奠定基礎。

此外，現(xiàn)代很多高職院校都借助信息化技術來增加檔案的建設、管理的質量，如建立和身份信息一一對應的電子檔案，學校可及時和上級教育部門，相關的政府機構建立聯(lián)動關系，也推進各個政務工作，助學活動開展。

2.分析高職院校的信息化生態(tài)鏈構建中存在的阻礙

2.1高職院校對檔案信息化管理的認知程度不高

目前，很多高職院校的信息化檔案建設工作存在認知阻礙，如很多高校將工作重點放在了技術人才培養(yǎng)，招生，畢業(yè)率等方面。對信息化建設的問題沒有精準的認識，因此信息化檔案的推進工作落后，校內檔案管理人員工作建設不積極。

2.2高職院校的檔案信息系統(tǒng)不具體

如今我國的高職檔案信息化建設中面臨著原始檔案質量和數(shù)量不高的問題，這主要是因為檔案管理的信息化建設沒有形成一個標準體系，在實際的建設過程中還存在很多問題，如信息化檔案建設沒有標準化的體系，內部的信息系統(tǒng)錄入的信息較為單一都是姓名、性別和年齡、學歷等基本資料，無法結合學生的職業(yè)需求和綜合能力予以優(yōu)化，可挖掘的信息資源內容不多。

2.3高職院校的檔案信息團隊工作動力不足

目前，很多高職院校對檔案信息化建設的重視程度不高，大多信息管理工作為外包、外聘人員兼職或讓內部的老師兼職?？紤]到信息化檔案建設是一個持續(xù)性的工作，若工作人員缺乏責任心，沒有專業(yè)的知識結構和技術水平，所管理的檔案工作也會出現(xiàn)很多漏洞。

3.在信息生態(tài)鏈下做好高職院校的信息化檔案管理的措施建議

以上可知，信息化、現(xiàn)代化的環(huán)境下，我國的高職院校的信息化工作內容較多，為了有效推動工作建設，相關單位要做好生產(chǎn)管理，結合實際院校需求做好檔案信息化管理。

3.1改革現(xiàn)有的檔案館環(huán)境

高職院校的信息化建設中，學習領導要重視檔案管理的工作，學校的部門領導和學院負責人要轉換思想，轉變檔案的管理態(tài)度，要積極引進現(xiàn)有的信息管理技術如云計算、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術等;對學校的軟件和硬件設施進行升級、重新配置;與此同時，檔案管理的輔助人員要更新思想，在理解信息化和檔案信息的融合性的同時，實時監(jiān)控檔案信息管理的全過程，讓整個信息化檔案工作落到實處。

3.2創(chuàng)新檔案的管理模式

目前我國的高職院校的信息化檔案管理沒有形成特定的標準，因此可借鑒的內容不多。為了保證信息化檔案工作的可行、真實、有效，相關單位也要建立科學的規(guī)范管理制度保證工作及時執(zhí)行。首先，學校要建立一套統(tǒng)一、可行、科學的管理制度，要將信息化建設的基本工資、責任落實到個人，保證分工明確;其次要結合實際的建設情況建立基本的生源、教師、院校信息檔案的分類、分級管理，明確檔案的職責和任務，最終加大檔案管理的隊伍建設質量。再者要結合學校各級工作進行深化，不斷充實現(xiàn)有的信息化資源內容，積極發(fā)揮檔案信息化對學校的資源作用和發(fā)展價值，獲得廣大師生的支持和認可。

3.3建立檔案信息化綜合管理平臺

高職院校的領導和管理人員要轉換管理思路，要結合學校的全局發(fā)展角度，結合學校的頂層管理內容進行深化。如學校要積極利用現(xiàn)代化信息技術，逐步加強檔案信息化管理質量，做好檔案技術管理，獲得新的發(fā)展突破。此外，學校要積極利用信息資源，和國家的相關教育機構，地方政府機構建立信息資源平臺，結合國家的政策需求進行及時的信息互動，以此來發(fā)揮檔案信息化平臺的時效性和針對性。

3.4做好人才培養(yǎng)

高職院校要建立一批穩(wěn)定，有能力、責任心的檔案隊伍。首先要加強基礎知識教育培訓，工作人員要認識到檔案工作對院校的建設價值和意義，提升管理的責任心和能動性;其次要延展專業(yè)技術，工作人員要了解檔案信息化建設的云計算技術、移動互聯(lián)網(wǎng)技術和通信技術等，掌握基礎的信息資源安全維護和運維管理技術，及時規(guī)避信息泄露、惡意篡改等問題。

4.結語

綜上所述，在信息技術、通信技術、計算機技術的融合下，信息生態(tài)鏈為我國高職院校的檔案管理工作提供了改革動力。為了促進高職院校的檔案綜合化建設，建議相關單位因地制宜，不斷提升內部員工的信息化思維和工作意識，改善檔案室硬件和軟件環(huán)境，進而保證檔案信息化工作好又快落實。

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作者簡介：焦丹瓊（1965-），女，漢族，北京人，北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學院機電工程學院，副研究館員，研究方向：檔案管理。