信息時代電子檔案管理淺析

周言

摘要：電子檔案是時代發(fā)展、科技進(jìn)步的結(jié)果，是指通過計算機(jī)磁盤或其他數(shù)字設(shè)備為載體，大量存儲的人員或事件信息。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于，其能在存儲大量信息的情況下，更簡便的找到目標(biāo)信息，更具備紙質(zhì)檔案所不能及的圖片甚至影像資料。因?yàn)槠涫褂煤唵巍Υ媪看?、信息保存時限長等原因成為了現(xiàn)代企業(yè)單位最常用的檔案保存方式，但其管理模式和管理辦法依然存在不足，本文就信息時代電子檔案的管理進(jìn)行分析，希望對相關(guān)企業(yè)單位在電子檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息時代;電子檔案;管理

電子檔案是現(xiàn)代人對科學(xué)技術(shù)的辦公化應(yīng)用，在科技極度發(fā)達(dá)的時代，人們?yōu)榱烁咝У耐瓿晒ぷ魅蝿?wù)，將計算機(jī)與數(shù)字信息結(jié)合，誕生了方便存儲信息的電子檔案。電子檔案極大程度改善了紙質(zhì)檔案的弊端，即易臟污、易損壞、易腐朽以及易褪色等問題，這些問題導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案極難保持，而且不具備時效性，并且當(dāng)紙質(zhì)檔案過多，其巨大的筆記量也為其存儲和查詢使用帶來了困難。因此，電子檔案是人們優(yōu)化辦公程序的體現(xiàn)，也是時代的必然結(jié)果。

一、電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的存儲量和便利性

檔案，顧名思義，是對一個人或一件事的始末信息記載，其特點(diǎn)在于信息量大、種類繁多，因此，想要存儲檔案和使用檔案在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中較為困難。電子檔案解決了之一難題，例如：現(xiàn)有的家用計算機(jī)其硬盤容量為1TB，單張D9刻錄盤容量為8.5GB，U盤的容量最大也為1TB。假設(shè)一張A4紙可記錄1000字，每字符2BIT，記錄一張A4紙的內(nèi)容相當(dāng)于2KB，在這個假設(shè)基礎(chǔ)上，可以計算單張D9刻錄盤能記錄的內(nèi)容相當(dāng)于450萬張A4紙的字節(jié)信息！龐大的數(shù)據(jù)存儲量是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所不能比較的巨大優(yōu)勢，而且在使用檔案時，紙質(zhì)檔案需要記錄檔案目錄才能在450萬張A4紙中找到目標(biāo)信息，電子檔案僅僅需要輸入“關(guān)鍵字”就能自動檢索，找到目標(biāo)，其便利性也是紙質(zhì)檔案望塵莫及的[1]。

（二）電子檔案不可直讀

電子檔案有巨大的優(yōu)勢，也有較為鮮明的缺點(diǎn)，即為其不可直讀的特性。電子檔案一般存儲在光盤、計算機(jī)硬盤、u盤或其他信息載體中，這些載體的特性決定了人們在使用這些信息時必須借助外力讀取其信息[2]。因此，若停電或計算機(jī)設(shè)備電量不足時即不可讀取其內(nèi)部信息，為人們在的工作埋下了潛在問題。

（三）電子檔案的安全性

電子檔案受其特性影響，必須在數(shù)字信息設(shè)備上讀取，因此，計算機(jī)設(shè)備的安全與否決定了電子檔案中的信息安全與否。如果存儲電子檔案的計算機(jī)設(shè)備因人為操作感染惡意程序或他人設(shè)備惡意供給，設(shè)備內(nèi)存儲的檔案信息的安全難以得到保證。

二、提升電子檔案管理的辦法

（一）建立嚴(yán)格的管理制度

提升電子檔案管理效率的根本辦法在于建立科學(xué)有效的管理制度：

1.除檔案管理員外，任何人員不能操作電子檔案存儲設(shè)備，電子檔案因?yàn)槠涮厥庑裕湫纬刹⒋鎯M(jìn)設(shè)備后，其他人員的“外規(guī)操作”極易造成檔案的泄露，對檔案信息安全造成嚴(yán)重威脅，因此，必須杜絕除檔案管理員外的人員接觸電子檔案存儲設(shè)備。

2.制定嚴(yán)格的錄入和查看記錄，檔案管理員要減少在電子設(shè)備上的電子文件傳輸和接收，在存儲檔案的設(shè)備上接收檔案以外的文件，會給惡意程序感染存儲設(shè)備的機(jī)會。并且檔案管理員即使將檔案設(shè)置為“只讀模式”，也無法防止“有心人”以打字錄入、手寫抄錄、拍照等方式記錄檔案[3]。因此，必須制定嚴(yán)格的檔案存入和查看管理規(guī)定，每次錄入都應(yīng)以手打錄入為主，杜絕設(shè)備感染惡意程序的可能，并且每次的檔案查看都要有記錄，為日后的查詢工作提高可追溯性。

3.對較為特殊的檔案給予“特殊照顧”，在信息化時代的背景下，信息是單位的立身之本。因此，針對電子檔案的安全問題必須進(jìn)行安全等級劃分，檔案管理員要根據(jù)不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行不同等級的安全保護(hù)，周期性檢查訪問記錄，防止惡意程序在不知情的情況下查看檔案信息[4]。同時，劃分安全等級更便于電子檔案管理工作，能夠有效的實(shí)現(xiàn)對電子檔案安全的把控，在安全的基礎(chǔ)上提高電子檔案的利用率，提升電子檔案的安全性。

（二）提高自身操作能力

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)經(jīng)過長久發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入了科技飛躍進(jìn)步階段，計算機(jī)技術(shù)及其性能日新月異。檔案管理軟件以及檔案加密軟件技術(shù)也在逐步更新，為了更好的完成檔案管理工作，檔案管理員必須強(qiáng)化自身能力，積極參加相關(guān)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理操作知識[5]。檔案管理員自身能力是電子檔案管理效率和安全的第一道保障，同時也是最后一道保障，只有檔案管理員具備了一定的操作能力，才能保障工作任務(wù)的順利完成，為單位其他部門的工作提供有利保障。

（三）控制電子檔案的準(zhǔn)確性

電子檔案是電子文件的辦公化形似，在計算機(jī)中對其進(jìn)行更改十分簡單，并且復(fù)制一份電子檔案，也僅需要“復(fù)制—粘貼”兩個步驟即可完成，過分的簡單操作對電子檔案的極大的影響了電子檔案的真實(shí)性和原始性。雖然檔案管理員都會對電子檔案進(jìn)行加密處理，但對了解計算機(jī)知識的人而言，解密僅僅時間的問題，簡單的修改檔案，會與原檔案形成極大的出入。因此，檔案管理員在錄入電子檔案時有必要加錄一份備份檔案，以保證電子檔案的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語：

在信息極度膨脹的今天，電子檔案的管理工作是一個單位的立身之本，檔案的準(zhǔn)確性關(guān)乎于每個收錄人員的個人隱私，因此，需要檔案管理人員高度重視。檔案管理員應(yīng)積極學(xué)習(xí)新興的檔案管理相關(guān)技術(shù)和文件加密技術(shù)，為單位電子檔案安全提供保障，在計算機(jī)硬件和軟件兩方面著手，重視在技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，并建立科學(xué)的管理工作規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張韜. 淺析信息時代下電子檔案管理在企業(yè)中的應(yīng)用[J]. 百科論壇電子雜志，2020（7）：291.

[2]胡鳳燕. 基于信息化時代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 蘭臺內(nèi)外，2021（10）：34-36.

[3]蘭序亮. 淺析大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案電子信息化管理[J]. 卷宗，2020，10（16）：103.

[4]曹麗紅. 淺析信息化時代傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理[J]. 黑龍江科學(xué)，2017，8（3）：90-91.

[5]張淑萍. 淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（2）：75-76.

吉林省公主嶺市衛(wèi)生監(jiān)督所 136100