交付物管理模塊在項目中的應(yīng)用

黃娟

摘 要：文章介紹了Coreworx系統(tǒng)中的交付物管理模塊（DDM）在項目規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控過程中的重要作用。其提供了一套集成的工作流程，用以控制和跟蹤項目多方之間的信息交流，核心思想是根據(jù)文檔的狀態(tài)，計算出該文檔的完成百分比。在項目周期中，交付物管理模塊為用戶提供對于交付文檔的質(zhì)量和進度控制，根據(jù)最佳路徑計算工作進展情況，對項目進度進行任意多級匯總，幫助用戶識別潛在的成本和工期超標風險，加速關(guān)鍵路徑的交付成果。

關(guān)鍵詞：DDM;關(guān)鍵路徑;里程碑;報告

中圖分類號：TU7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1064（2021）05-053-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.05.025

Coreworx系統(tǒng)是專門為大型項目的信息控制而設(shè)計、開發(fā)和部署的一套項目管理軟件，管理從前端設(shè)計到試運行過程中全部的活動和文檔，允許快速配置項目的情況下執(zhí)行最佳實踐。在項目管理中，始終都非常關(guān)注交付成果，完成全部交付成果，就意味著覆蓋了全部的項目范圍。所有的項目活動、項目資源，都是為了有效完成這些交付成果而發(fā)生的，交付成果在很大程度上反映了項目目標的要求。

Coreworx系統(tǒng)中的交付物管理模塊（DDM）可對項目交付文檔進行實時監(jiān)控，實現(xiàn)了文檔的電子化交付。

1 交付物管理模塊概覽

交付物管理模塊是Coreworx軟件的一個插件模塊，該模塊與Coreworx的文檔、流程、報表等無縫銜接，為用戶提供實時監(jiān)控和檢測有關(guān)項目參建方交付物執(zhí)行狀態(tài)的工具手段，使用戶及時發(fā)現(xiàn)和解決制約項目進度的關(guān)鍵文檔，加速和順暢項目的進展。

交付物管理模塊采用層次結(jié)構(gòu)對相關(guān)交付成果集合進行分組，主要包括三個層級，如圖1所示。

一是文檔配置頁（Document profile），處于進度計劃層級中的最低級別。每個交付文檔都有一個關(guān)聯(lián)的文檔配置頁，文檔配置頁中包含對文檔的元數(shù)據(jù)描述，包括計劃和實際交付日期、版本信息、里程碑實現(xiàn)過程等。

二是工作包（Package），處于進度計劃層級中的中層，用來追蹤一組相關(guān)的交付文檔。工作包內(nèi)定義每個文檔的重要程度，衡量交付文檔的商業(yè)意義。通過規(guī)劃和監(jiān)督工作包對項目文檔相關(guān)的活動進行控制和追蹤。

三是工作范圍（Scope），是進度計劃層級中最高一級。

2 進度測量

系統(tǒng)通過里程碑和里程碑序列來測量項目進度。

里程碑是文件交付開始和結(jié)束之間的一些狀態(tài)點，是為了達到特定的里程碑需要完成的一系列活動，每個里程碑都是一個文檔狀態(tài)。當關(guān)鍵信息分散在整個項目的各部門時，交付物管理模塊可通過建立里程碑和自動檢驗各個里程碑的到達情況，快速、準確地實現(xiàn)了對工作進度的控制，保證了項目總目標的實現(xiàn)。

里程碑定義完后，需要確定里程碑的順序，并為每個里程碑設(shè)置一個進度測量值（如進度百分比），通過進度測量值來衡量交付成果的進度情況。多個里程碑形成一個里程碑序列，交付物管理模塊根據(jù)里程碑序列中定義的進度測量值進行計算，使用計算函數(shù)在工作包層級進行滾動計算，從而達到自動檢測的目的，不僅提高了進度監(jiān)測的效率，還提高了進度監(jiān)測的準確率。

3 進度執(zhí)行

3.1 上傳WBS表

WBS表規(guī)定了項目的所有工作包，以及每個工作包的計劃開始和完成時間、計劃用工等必要信息，如圖2所示。表中的計劃數(shù)據(jù)可從其他項目軟件導(dǎo)出，形成Excel表格后，再導(dǎo)入Coreworx系統(tǒng)。

3.2 分配文檔編號

交付文檔須上傳至Coreworx系統(tǒng)，上傳前用戶要為每個交付文檔申請一個文檔編號，此編號是根據(jù)項目的文檔標號規(guī)則設(shè)置，由系統(tǒng)自動生成。使用Coreworx系統(tǒng)的導(dǎo)入功能可以為交付文檔快速生成一個包括文檔編號和其他元數(shù)據(jù)的文檔配置頁[1]。

3.3 上傳交付計劃表

傳統(tǒng)的項目管理中，交付計劃表與交付文檔采用不同的系統(tǒng)分別進行管理，交付物管理模塊可實現(xiàn)對交付計劃表和交付文檔的共同管理，并將計劃交付表中的計劃交付時間和文檔實際交付時間進行對比，檢測項目進度是否滯后。

交付計劃表為每個交付文檔分配工作包，并提供交付文檔的所有里程碑計劃完成日期。交付物管理模塊可實現(xiàn)對每個交付文檔的里程碑進行監(jiān)測，使項目管理工作細化到每個交付文檔。創(chuàng)建和上傳交付計劃表，用于導(dǎo)入交付文檔的里程碑計劃。

3.4 上傳文檔

用戶將文檔編號與交付文檔相對應(yīng)，上傳至Coreworx系統(tǒng)，上傳文檔按照三步進行。第一步，上傳。外部單位人員或各專業(yè)人員下載文檔編號分配反饋表，參照反饋表填寫入站單，選擇相應(yīng)的入站節(jié)點，上傳入站單。第二步，處理。文檔控制人員處理入站單，可以全部或部分同意、拒絕。第三步，反饋。外部單位人員或各專業(yè)人員通過系統(tǒng)反饋文檔查看文檔入站情況。

3.5 進度計算

系統(tǒng)基于開始、結(jié)束日期及持續(xù)時間百分比為每個文檔計算所有里程碑的計劃日期，用戶需要為每個里程碑制定完成時間百分比，并將文檔分配給工作包時確定開始和結(jié)束日期。

系統(tǒng)根據(jù)文檔的狀態(tài)，計算文檔的完成百分比，當文檔狀態(tài)會發(fā)生變化時，系統(tǒng)將自動計算每個工作包和工作范圍的進度。文檔的狀態(tài)與其所屬文檔柜的里程碑一一對應(yīng)。每個工作包可以包括多個文檔，其進度百分比由其所有文檔的完成百分比綜合計算得出。

系統(tǒng)支持自動更新和手動更新兩種方式記錄交付過程。用戶上傳文檔或文檔進入設(shè)校審流程后，文檔狀態(tài)會自動發(fā)生改變，當系統(tǒng)檢測到可交付文檔狀態(tài)發(fā)生改變時，將自動觸發(fā)里程碑，并重新計算和記錄進度數(shù)據(jù)。用戶也可手動改變文檔的狀態(tài)值，以觸發(fā)里程碑和重新計算進度。

4 進度監(jiān)測

采用傳統(tǒng)的進度監(jiān)測方法，關(guān)鍵信息的分散及人工統(tǒng)計的不穩(wěn)定性等會影響項目監(jiān)測的準確性和時效性。而在交付物管理模塊中，用戶根據(jù)需求，依據(jù)不同的篩選條件生成不同的報告，使用各種報告來監(jiān)控項目關(guān)鍵路徑績效。交付物管理模塊主要通過儀表盤報告和標準報告兩種方式來監(jiān)測項目進度[2]。

4.1 儀表盤報告

儀表盤報告顯示有關(guān)項目進展情況的匯總信息，提供快速且直觀的信息審閱，用戶通過儀表盤可以直觀看到文檔提交狀態(tài)。儀表盤報告包括項目打分卡和設(shè)施設(shè)計進展報告。項目打分卡：監(jiān)控工作范圍整體的進度執(zhí)行指標。不同顏色表示不同交付完成情況，通過鉆取技術(shù)，還可得到每個范圍（即WBS）內(nèi)所包含的工作包完成情況。設(shè)施設(shè)計進展報告：監(jiān)控工程設(shè)計成果。

4.2 標準報告

標準報告是一個循序漸進的過程，用戶可對文檔進行分層統(tǒng)計，生成匯總數(shù)據(jù)。系統(tǒng)會根據(jù)不同的用戶需求生成不同的匯總報告。

交付成果對比報告。交付成果對比報告用來顯示不同版本交付計劃表之間的差異，幫助用戶識別進度更新范圍或進度的改變。本報告提供的版本之間的差異包括文檔的添加、刪除、版本修訂、施工及竣工日期等。若沒有差異則不顯示數(shù)據(jù)。

交付偏差報告。交付偏差報告計劃顯示計劃和實際的交付里程碑日期差異，對延期的交付物進行匯總，幫助用戶及時了解關(guān)鍵路徑上交付文檔的執(zhí)行情況。

范圍狀態(tài)報告。范圍狀態(tài)報告為每個包提供計劃和成本信息。報表中包含選定范圍內(nèi)每個里程碑的數(shù)據(jù)，包括實際、預(yù)測開始和結(jié)束日期、進度百分比、贏得值等。

范圍詳細報告。范圍詳細報告是用來顯示選定范圍內(nèi)的每一個包內(nèi)交付文檔完成情況。

包完成情況報告。包完成情況報告中包含選定范圍內(nèi)包的計劃交付日期和實際交付日期兩條曲線。根據(jù)曲線，用戶可以清楚了解到工作包的實際完成情況。本報告統(tǒng)計匯總各工作包進度執(zhí)行情況，可以顯示贏得值和計劃值兩條曲線。

5 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的交付物管理方法已不能適用于現(xiàn)實復(fù)雜的環(huán)境，而交付物管理模塊因其具有監(jiān)控工程進度并計算贏得值、鑒別潛在交付問題、快速定位責任人、加強項目成員之間的協(xié)作、節(jié)約人工成本、減少人工誤差、實現(xiàn)文檔的電子交付等優(yōu)勢得到了推廣和應(yīng)用。交付物管理模塊將傳統(tǒng)的交付物管理同計算機技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)了合理高效的任務(wù)分配，不僅支持填寫、記錄可交付成果的基本信息，還支持文檔分類上傳和管理，為用戶提供交付文檔的質(zhì)量和進度的控制，及時發(fā)現(xiàn)交付中出現(xiàn)的延遲問題，保證項目按時完成。

參考文獻

[1] 羅志宏.大型石化企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展建議[J].煉油與化工，2014（1）：47-49.

[2] 李鑫軼.信息化為石化發(fā)展插上騰飛翅膀[J].中國石化，2013（7）：53-54.