推進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的思考

焦寧

摘 要：食品生產(chǎn)許可證檔案信息化是積極支持生產(chǎn)許可證制度改革，提升服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)能力的重要途徑。通過信息化的建設(shè)，可以全面提高食品安全監(jiān)管的能力和效率。完善監(jiān)管體系，實(shí)現(xiàn)行業(yè)自律以及政府監(jiān)管，通過社會參與以及消費(fèi)者監(jiān)管來提升食品安全水平，全面推進(jìn)食品監(jiān)管現(xiàn)代化。本文重點(diǎn)對推進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的思考進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：食品生產(chǎn)許可;檔案信息化;建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，極大地提升了人們的工作效率，行業(yè)的信息化水平反映了行業(yè)的發(fā)展水平和發(fā)展?jié)摿?，在以信息技術(shù)為主導(dǎo)的社會中，人們的思想觀念和社會需求發(fā)生了巨大變化，因此有必要通過使用信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行信息化管理，提升檔案管理的質(zhì)量。在檔案管理工作中，存在管理效率降低和混亂的情況。信息技術(shù)的運(yùn)用可以有效的改善這些問題[1]。同時，提升檔案管理的信息化水平，可以及時發(fā)現(xiàn)僅在檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題，并通過分析解決方案來提高食品生產(chǎn)許可檔案管理的信息化水平和管理質(zhì)量。

1 食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過程中運(yùn)用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行電子化管理，使檔案管理工作更加簡便，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，建立和完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案資源共享，具有重要意義。檔案信息化建設(shè)主要包括2個方面，即檔案管理的信息化以及檔案資源的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行分類和整理，可以縮短使用過程中的搜索時間。檔案資源的信息化是指通過信息設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子檔案，其可以減少紙張資源，是建立檔案信息的良好基礎(chǔ)[2]。

2 食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

2.1 存儲體的容量變得越來越大

信息化檔案主要通過硬盤、光盤和云存儲等存儲檔案信息。這些存儲設(shè)備比文件檔案更加方便攜帶，存儲量是傳統(tǒng)方法的幾倍甚至是幾十倍，可以保存或壓縮檔案信息。

2.2 存儲的內(nèi)容不容易丟失

檔案管理的信息化使所存儲的信息得以及時歸檔，對于食品生產(chǎn)許可的登記和變更可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理部門，檔案管理工作人員在線接收。由于嚴(yán)格的電子鎖，每個電子檔案均被保存，在檔案檢索、檔案安全性和完整性等方面比紙質(zhì)檔案管理具有極大的優(yōu)勢。通過在線存儲的方式，可以運(yùn)用歸檔和檢索的方法來檢查用戶檔案的完整性[3]。

2.3 檔案管理信息化可以對檔案進(jìn)行多次備份

當(dāng)人們使用信息存儲時，檔案通常不是唯一的。人們可以隨時復(fù)制檔案，并以其他方式存儲，例如線下存儲和云存儲。傳統(tǒng)的檔案管理比較容易出現(xiàn)檔案損壞或丟失的情況，從而為食品生產(chǎn)許可管理工作帶來極大的不便。

3 食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)中存在的不足

3.1 檔案存儲的網(wǎng)絡(luò)管理安全性不足

檔案管理信息化過程變慢的原因有兩個：①計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成某些安全風(fēng)險[4]。需要計算機(jī)硬件來存儲文件管理信息，不可抗力和人為損壞可能會損壞硬件;同時連接網(wǎng)絡(luò)的計算機(jī)容易受到病毒攻擊，出現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改或被盜的情況;②檔案管理的信息化缺乏法律及相關(guān)文件的支持，系統(tǒng)仍不完善。由于法律限制了傳統(tǒng)存儲方法的歸檔管理信息化的各個方面，目前尚無專門的規(guī)范存儲信息的歸檔信息化存儲方法。因此歸檔信息化并未受到法律保護(hù)，檔案管理信息不受法律法規(guī)的認(rèn)可。

3.2 技術(shù)需要提升，資金投入力度不夠

檔案管理信息化的一個重要前提是信息存儲技術(shù)要符合標(biāo)準(zhǔn)，且存儲系統(tǒng)可靠存儲而不會輕易崩潰。但在當(dāng)前的檔案信息化中，檔案管理信息化的存儲方法主要利用電子文件進(jìn)行存儲，電子文件具有存儲周期和存儲限制，這取決于電子文件存儲的特性。檔案管理的信息化要求非常高，一般的電子文件很難符合其存儲需求。紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)換為信息存儲，而當(dāng)使用電子文件存儲時，手動輸入比較煩瑣，使用掃描儀將信息從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子化檔案。但當(dāng)前市場上價格相對較低的掃描儀，掃描的準(zhǔn)確性比較低，而質(zhì)量越好的掃描儀，價格也越高，且掃描完成后的成本也較高，閑置資源和公共成本也就越高。由于檔案信息管理部門有限，如果沒有特殊資金，很難承受這些巨額支出。

3.3 檔案管理部門的工作人員工作積極性較低

歸檔管理通常被認(rèn)為是一種空閑操作，因此一些人認(rèn)為，歸檔管理知識進(jìn)行管理和存儲大量數(shù)據(jù)的工作既簡單又乏味，并且一些檔案管理人員由于對檔案管理工作的重視程度不足，工作沒有積極性。同樣，食品生產(chǎn)許可檔案的管理質(zhì)量也比較低。

4 促進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的有效措施

4.1 提高對檔案信息化建設(shè)的重視

建立檔案信息化是時代發(fā)展的要求，是檔案工作從復(fù)雜化到簡化過程中必不可少的步驟。檔案信息化建設(shè)不僅需要人才和技術(shù)的支持，更需要領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。市場監(jiān)督部門的領(lǐng)導(dǎo)者在掌握了檔案信息化知識的情況下，才可能直接確定食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的有效性。為了更好地促進(jìn)檔案信息化的建立，管理者需要在資金、人力、設(shè)備等方面進(jìn)行相應(yīng)的投入，對檔案管理者進(jìn)行一定的肯定與鼓勵，支持信息化建設(shè)，對遇到的問題進(jìn)行積極解決[5]。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

在整個檔案管理工作中，員工是參與和執(zhí)行的主體，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技能水平與整個工作的實(shí)現(xiàn)有著重要的關(guān)系。檔案管理工作是否有效，與員工的能力是密切相關(guān)的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)有的管理方法和人員技能已不能滿足相關(guān)業(yè)務(wù)的需求。因此，需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)。為了滿足檔案管理工作的需求，檔案管理人員必須意識到其信息化在日常工作中的重要性，繼續(xù)展示和增強(qiáng)其工作能力和綜合素質(zhì)，并改善自己的檔案信息化水平。同時，市場監(jiān)督管理部門要增強(qiáng)科學(xué)的檔案管理意識，提高員工的計算機(jī)操作和應(yīng)用能力，保證檔案管理中信息的組織性。

4.3 加強(qiáng)食品生產(chǎn)許可檔案信息的安全性和機(jī)密性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，已歸檔信息的安全性在一定程度上受到威脅，數(shù)據(jù)的機(jī)密性和濫用將直接損害公眾的利益。因此，為了從根本上保護(hù)檔案的安全并防止機(jī)密信息泄露，市場監(jiān)督部門必須：①根據(jù)實(shí)際情況建立一套適合食品生產(chǎn)許可特點(diǎn)的檔案信息安全機(jī)制;②在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，加強(qiáng)對主機(jī)軟件的保護(hù)，并結(jié)合檔案信息的重要性進(jìn)行訪問權(quán)限的設(shè)置，以避免因非法工作而造成的數(shù)據(jù)丟失或損壞;③提高員工對信息安全性和機(jī)密性的認(rèn)識，并加強(qiáng)有關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)。

4.4 為檔案管理的信息化建設(shè)提供技術(shù)支持和足夠的資金

無論是提高管理任務(wù)的信息化水平還是培養(yǎng)檔案管理人才，加強(qiáng)技術(shù)資金也是改善信息管理的重要組成部分;加強(qiáng)檔案管理軟件和硬件系統(tǒng)的建設(shè)，進(jìn)行實(shí)時更新系統(tǒng)。地方政府和財政向市場監(jiān)督管理部門提供支持并增加資本投資。最后需要注意的是網(wǎng)絡(luò)安全性。經(jīng)常掃描并清除病毒，以避免潛在的安全風(fēng)險。

5 結(jié)語

綜上所述，必須高度重視食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)，檔案信息化管理是社會發(fā)展的重要趨勢?，F(xiàn)階段食品生產(chǎn)許可檔案管理過程仍然存在一些問題，本文針對這些不足提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，可進(jìn)一步促進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化的建立，促進(jìn)食品生產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]杜建萍.推進(jìn)食品生產(chǎn)許可檔案信息化建設(shè)的思考[J].食品界，2017（5）：76-78.

[2]梁方華，馬元生，鄭斌.關(guān)于食品生產(chǎn)監(jiān)管信息化建設(shè)的思考[J].標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)，2013（1）：74-75.

[3]馬潔莎.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（21）：126.

[4]徐娜.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].魅力中國，2019（12）：382-383.

[5]吳妍.我國修訂食品生產(chǎn)許可分類目錄[J].福建輕紡，2020（4）：2.