公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理強化策略探究

何金桐

摘 要：在后知識服務(wù)時代，圖書館面臨著轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)，未來的發(fā)展趨勢中，圖書館的轉(zhuǎn)型圍繞著“以人為中心、服務(wù)為核心、技術(shù)為手段”而進行。一個公共圖書館的發(fā)展離不開對其業(yè)務(wù)檔案的利用，需要從業(yè)務(wù)檔案中得到?jīng)Q策支持和發(fā)展規(guī)劃的前提是強化業(yè)務(wù)檔案管理水平。本文對當前我國公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理中存在的主要問題進行了分析，并提出了有針對性的強化策略，旨在進一步提高公共圖書館管理工作的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公共圖書館;業(yè)務(wù)檔案;管理工作;強化策略

隨著知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們逐漸認識到了學(xué)習(xí)的重要性，學(xué)習(xí)需求逐漸提高，因此越來越多的人選擇到圖書館進行知識學(xué)習(xí)。公共圖書館作為公共文化服務(wù)體系的重要組成部分，為人們提供免費閱讀服務(wù)的場所，其收錄的數(shù)據(jù)資源廣泛，文獻種類繁多，且讀者受眾和群體也有著很大的差別，這就對公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理工作增加了一定的難度。業(yè)務(wù)檔案是圖書館的重要資料，不僅能夠準確記錄當?shù)厣鐣罕姷乃季S發(fā)展歷程，還是提高公共圖書館服務(wù)質(zhì)量的重點內(nèi)容，因此公共圖書館需要強化業(yè)務(wù)檔案管理策略。

一、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的作用

公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理在公共圖書館中發(fā)揮著重要的作用。第一，檔案管理能夠提高公共圖書館業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性。公共圖書館不僅要管理大量的文獻資源，還要對讀者信息、借閱信息、活動信息等進行深度的管理，以及公共圖書館的人力資源、設(shè)備資源、經(jīng)費支出等相關(guān)方面的統(tǒng)計，信息量較大且內(nèi)容較為瑣碎和復(fù)雜，如果不對業(yè)務(wù)檔案進行高效的管理，會導(dǎo)致公共圖書館的業(yè)務(wù)管理缺乏規(guī)范性。通過對業(yè)務(wù)檔案實施科學(xué)的管理，能夠有效提高公共圖書館業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性，使公共圖書館的各項管理工作能夠有序化開展。第二，業(yè)務(wù)檔案管理能夠為圖書館的發(fā)展提供支持?，F(xiàn)代公共圖書館所面臨的發(fā)展環(huán)境越來越復(fù)雜，在互聯(lián)網(wǎng)閱讀模式的沖擊之下，公共圖書館面臨著轉(zhuǎn)型危機，急需創(chuàng)新發(fā)展思路。通過對業(yè)務(wù)檔案的管理，能夠為公共圖書館管理人員提供更加科學(xué)的數(shù)據(jù)和信息支持，為公共圖書館的發(fā)展和建設(shè)提供充分的資料，使公共圖書館的管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)當前管理中存在的不足和發(fā)展方向的偏差，從而進行有針對性的調(diào)整，進而能夠有效促進公共圖書館的發(fā)展，穩(wěn)步推動公共圖書館的轉(zhuǎn)型發(fā)展，更好地適應(yīng)新時期的挑戰(zhàn)。第三，業(yè)務(wù)檔案管理能夠保證資料的有效性。公共圖書館檔案信息中的資料是其自身發(fā)展過程中產(chǎn)生的第一手資料，同時是公共圖書館的基礎(chǔ)信息，檔案中的數(shù)據(jù)和信息能夠真實地反應(yīng)公共圖書館當前的實際發(fā)展情況，業(yè)務(wù)檔案管理不是一項形式的工作，而是要確保業(yè)務(wù)檔案資料的有效性，能夠通過業(yè)務(wù)檔案資料來促進公共圖書館更好地調(diào)整當前的管理模式和存在的問題。

二、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

1.利用率較低

業(yè)務(wù)檔案是公共圖書館在開展日常業(yè)務(wù)中所記錄的數(shù)據(jù)和資料，是公共圖書館開展業(yè)務(wù)活動的全面、系統(tǒng)、真實的記錄，這一份份業(yè)務(wù)檔案記載著該公共圖書館的發(fā)展歷程，對日后工作的開展具有重要的參考價值與指導(dǎo)意義。但是許多公共圖書館在對業(yè)務(wù)檔案進行保存后，卻因缺少借閱管理規(guī)范流程、不易查找等因素，很少有人翻閱和查看，所以公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案并沒有發(fā)揮出其實際作用。業(yè)務(wù)檔案能夠為公共圖書館后續(xù)的管理工作提供指導(dǎo)，但大部分公共圖書館都忽略了業(yè)務(wù)檔案利用的重要性，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案的利用率較低，沒有通過業(yè)務(wù)檔案來挖掘問題和總結(jié)經(jīng)驗。建立業(yè)務(wù)檔案其中一個大的作用是給日后公共圖書館的發(fā)展定位、決策導(dǎo)向作支持，但目前公共圖書館業(yè)務(wù)檔案這重要的作用卻未充分地體現(xiàn)出來。

2.缺乏管理規(guī)范

目前許多公共圖書館在檔案管理方面，偏重文書檔案管理，而對其自身發(fā)展存在更大借鑒支撐作用的業(yè)務(wù)檔案的收集整理卻不夠重視。業(yè)務(wù)檔案管理缺少一定的規(guī)范流程和業(yè)務(wù)檔案專屬的檔案分類標準，業(yè)務(wù)檔案的收集、整理的環(huán)節(jié)存在隨意性，缺少連續(xù)性，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案的收集不夠全面。特別是紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的收集，一旦未及時收集整理或損壞丟失則無法重建。深圳市圖書館之城系統(tǒng)于2004年實施運行以來，全市越來越多的圖書館加入其中，實現(xiàn)通借通還，圖書館在日常的業(yè)務(wù)運行中，大多資料和數(shù)據(jù)在“后臺”按需存取利用，在年終集中整理歸檔時卻因缺少規(guī)范標準而很少利用大數(shù)據(jù)或智能手段對這些寶貴資料進行分析和歸檔處理。這對公共圖書館的長遠發(fā)展是極為不利的，因此公共圖書館要加強業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性建設(shè)，建立完善的規(guī)范標準，保證業(yè)務(wù)檔案管理工作可以有序開展。

3.業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化落后

隨著近年來信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用也日漸深入，公共圖書館在檔案管理的實施過程中采取電子、紙質(zhì)雙軌制，而其中紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案資料卻大都依舊沿用傳統(tǒng)的歸檔保存方式，而未隨文書檔案進行數(shù)字化處理。這導(dǎo)致相當一部分的業(yè)務(wù)檔案日后的利用率低下，在急需利用其支持決策時卻查詢困難?，F(xiàn)因當?shù)貦n案館存儲空間有限，許多公共圖書館業(yè)務(wù)檔案未移交當?shù)貦n案館而由圖書館自行保存，而公共圖書館非專業(yè)檔案管理單位，缺少相應(yīng)檔案保存設(shè)備，在長時間跨度中，紙質(zhì)業(yè)務(wù)當然易丟失損壞，管理難度較大。為提高業(yè)務(wù)檔案資料的安全性、利用率，發(fā)揮其重要的自身價值，加強公共圖書館業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理迫在眉睫。

4.人員素質(zhì)水平有待提高

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理工作從原來的紙質(zhì)化管理模式發(fā)展至現(xiàn)今的紙質(zhì)檔案及電子化檔案雙軌制模式，但檔案管理人員的思維模式及專業(yè)水平的更新卻跟不上發(fā)展潮流的步伐。不少公共圖書館缺少檔案管理專員，而由非相關(guān)專業(yè)出身的館員兼職，檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識的一知半解且缺乏知識更新，這方方面面的因素都直接影響著業(yè)務(wù)檔案的管理水平。所以公共圖書館需要加強專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)，提高管理人員的綜合素質(zhì)水平和專業(yè)能力，從而能夠有效提高業(yè)務(wù)檔案管理效率。

5.缺乏保障措施

業(yè)務(wù)檔案資料和數(shù)據(jù)屬于公共圖書館的重要信息，但是許多公共圖書館還沒有對業(yè)務(wù)檔案資料建立完善的保障措施。不論是紙質(zhì)的業(yè)務(wù)檔案還是電子業(yè)務(wù)檔案，缺乏保障措施都會使其遭受到一定的損壞，紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案會在保存過程中被損壞或人為因素導(dǎo)致的破壞、丟失，電子業(yè)務(wù)檔案缺乏保障措施會因系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)波動等導(dǎo)致信息丟失，還會被不法分子通過網(wǎng)絡(luò)入侵的形式獲取，導(dǎo)致公共圖書館的信息和讀者個人信息丟失或被盜用，從而對公共圖書館和讀者造成一定的安全隱患。因此，公共圖書館要加強檔案資料的保障措施建立，使業(yè)務(wù)資料能夠被安全、完好地保存。