信息化在中職檔案管理中酌應用探析

王海諾

摘 要：隨著我國經(jīng)濟與科技的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在各個行業(yè)中也逐漸起到了不可替代的作用，給人們的生產(chǎn)和生活帶來的巨大的便利，同時也在推動著各個行業(yè)的發(fā)展。就中職類院校而言，進行高效的檔案管理工作十分重要，但是現(xiàn)階段很多的中職院校的檔案管理工作并不到位，無法幫助中職院校更好進行發(fā)展。中職院校的檔案管理工作不僅僅關(guān)乎中職院校的進一步發(fā)展，更關(guān)乎學校的教育改革能否有效開展，教學質(zhì)量能否得到有效提升。現(xiàn)階段很多中職院校在開展檔案管理信息化建設時存在著一定的不足之處，影響其進一步的穩(wěn)定發(fā)展。為了更好開展中職院校檔案管理工作，本文針對檔案管理信息化建設中存在的問題進行探究，并提出相應的解決措施，從而為中職院校的發(fā)展奠定良好基礎。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化建設

中職院校的檔案類型不僅僅包含了學生檔案還包含了人事檔案，這些檔案不僅僅關(guān)乎學生未來的畢業(yè)與就業(yè)，更關(guān)乎每一位學生在未來工作生涯中的發(fā)展，如果在學生的畢業(yè)階段檔案出現(xiàn)了問題，那么很可能會導致學生無法正常畢業(yè)，甚至會由于人事檔案存在問題，導致學生在未來工作中無法正常享受各種福利待遇。隨著教育改革的推行，中職院校的學生數(shù)量越來越多，所以檔案數(shù)量不斷增加，如若繼續(xù)采用以往的檔案管理方式，必定會影響檔案的管理效率，不利于對人事檔案和學生檔案的正常管理。為了實現(xiàn)檔案管理效率的提升，從而推動中職院校的進一步發(fā)展，應當引進更加先進的信息化管理方法，利用信息化的方式來對檔案進行更加高效的管理。信息化的管理方式能夠節(jié)約大量的資源，能夠高效快速實現(xiàn)對人事檔案內(nèi)容的信息交互，大大提高了檔案的管理效率。

一、中職院校檔案管理現(xiàn)狀

目前，由于我國對于信息化檔案管理技術(shù)的普及較晚，同時由于部分地區(qū)教育資源不均衡，所以很多的中職院校在檔案管理上都采用的是傳統(tǒng)的管理方法。在信息化檔案管理方法進行普及時，很多中職院校并不愿意進行相應的改革，由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)成為很多中職院校檔案管理的固有方式，這種管理觀念已經(jīng)根深蒂固。但是在信息化技術(shù)的發(fā)展之下，越來越多的學校都進行了信息化改革，使得教學效率和教學質(zhì)量都得到了大幅度提升，如果不對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革，必定會降低學校整體的運行效率，阻礙學校的進一步發(fā)展。

現(xiàn)階段大多數(shù)中職院校的檔案管理是通過紙質(zhì)材料進行的，隨著學生數(shù)量以及檔案變動的增多，進行檔案信息記錄時需要消耗大量的紙張和時間，在記錄時還需要有大量的人力來進行校對，一旦產(chǎn)生錯誤也難以更正。人事檔案不僅僅關(guān)乎學生未來的工作，更是一個人在未來享受工資待遇、社會保障等福利的依據(jù)，是對一個人人生軌跡的重要記載。紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)運過程中極易丟失，同時會占用大量的存儲空間，不僅如此還要時刻注意保存方式，一旦檔案出現(xiàn)受潮或者失火就會造成巨大的損失?，F(xiàn)階段學生與教職工的檔案信息都有著十分重要的作用，如果發(fā)生檔案的損壞或者丟失，會嚴重影響他們的學習與生活。在進行學生檔案的調(diào)閱或者更新時，需要經(jīng)過煩瑣的查找，大大降低了檔案管理的工作效率，對此應當積極推廣信息化檔案管理建設，促進中職院校檔案管理的全面優(yōu)化。

二、中職院校檔案管理存在的問題

1.缺少對檔案管理的重視

現(xiàn)階段中職院校檔案管理信息化建設和水平較低，最主要的原因是由于學校缺少相應的重視，中職院校為了更好提高教學質(zhì)量和教學效率，把大部分的精力集中在招生和教學上，缺少精力開展檔案管理信息化建設。此外，現(xiàn)階段信息化檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟，仍然存在著一定的不足，同時開展信息化建設時還要引進相應的專業(yè)設備和專業(yè)人才，需要消耗大量的人力、財力，對于大多數(shù)中職院校而言這一開銷是十分巨大的，因此無法實現(xiàn)信息化檔案管理建設工作的開展。

2.檔案管理者管理水平低

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理者的工作內(nèi)容簡單，其專業(yè)素養(yǎng)較差，缺少對于計算機知識的了解，無法對計算機和信息化設備進行操作，所以無法勝任信息化的檔案管理工作。這就使得很多中職院校不能夠及時改進檔案管理方法，導致檔案管理整體的信息化水平提升緩慢，不能夠更好適應時代的發(fā)展。

3.信息技術(shù)不夠成熟

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的覆蓋面不斷擴大，給各個行業(yè)發(fā)展帶來機遇的同時也帶來了全新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式雖然存在著諸多的弊端，但是能夠很好地保證檔案的安全，如果采用信息化檔案管理方式，就必須要保證數(shù)據(jù)庫的安全等級足夠高，如果被不法人員侵入很可能會導致檔案信息的丟失，造成不可挽回的巨大損失。現(xiàn)階段信息化檔案管理技術(shù)對于數(shù)據(jù)的安全性還無法保障，仍然存在著數(shù)據(jù)被竊取或修改的可能，并且軟件在使用時無法對管理者的權(quán)限進行明確的要求，缺少結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的管理方式，同時缺少專業(yè)人才的維護與管理，很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全的問題。

三、檔案管理信息化的必要性

1.時代發(fā)展的必然結(jié)果

隨著信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為大勢所趨，信息行業(yè)的發(fā)展正在不斷加快，人們對于信息的處理與管理能力不斷加強，當然管理信息化建設存在的問題終將被克服。隨著中職院校的不斷發(fā)展，各種類型檔案的數(shù)量不斷增加，越來越多的單位需要對學生的人事檔案進行調(diào)查與交互，并且對學生人事檔案中的信息進行調(diào)查，為了能夠更好地將檔案信息進行管理，提高信息的查找效率，就必須開展信息化檔案管理建設?，F(xiàn)階段各行各業(yè)對于信息技術(shù)的需求越來越大，這必定會促進信息技術(shù)的更新?lián)Q代，所以信息化的檔案管理必定會成為未來發(fā)展的趨勢。

2.提高資源共享效率必然需求

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高效成為人們工作與學習不斷追求的目標，所以越來越多的企業(yè)與學校都開始利用信息化的辦公方式，利用信息化方式不僅能夠很好地保證信息的時效性還能夠提高信息的傳遞效率。對此，中職院校不得不開展檔案管理的信息化建設，只有如此才能夠更好與社會需求相對接，同時改變資源的管理模式，實現(xiàn)檔案管理資源的高效共享，從而提高檔案使用和傳遞效率。