數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式研究

李彩虹

摘 要：隨著社會的發(fā)展和人們管理思想的進步，校園建設逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，在數(shù)字化校園環(huán)境的大背景下，高校的檔案管理成為一項重點改進創(chuàng)新的內(nèi)容，受到高校領導與社會相關部門的廣泛關注。本文通過對傳統(tǒng)高校檔案管理模式與數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式的特點進行分析，結合如今高校檔案管理現(xiàn)狀的不足，提出具有針對性的高校檔案管理方式創(chuàng)新，以期推動高校檔案管理工作的進步與發(fā)展，從而促進高校各方面工作的進一步完善，引導學生高效率的學習與工作。

關鍵詞：數(shù)字化校園;高校檔案管理;模式研究

高校作為引導學生進行學習與工作的主要場所，承擔多項具有綜合性的復雜工作安排，做好檔案管理工作是高校進行其他各項工作的前提與基礎。高校檔案管理工作主要是指通過對高校日常管理中發(fā)生的具有重大意義的事件及含有重要價值的信息進行科學分類與記錄的過程，對高校的針對性管理具有不可忽視的作用。隨著社會信息化管理概念的推進和無紙化工作模式的大規(guī)模流行，高校檔案管理工作也開始逐漸進行新時代下的模式創(chuàng)新與發(fā)展，由于高校檔案管理工作的傳統(tǒng)理念較為深刻，導致目前高校的檔案管理工作方式存在較大的落后與不足，高校及社會相關部門急需對其進行改革與創(chuàng)新，樹立新的管理理念，建立良好的高校檔案管理體系，從而不斷發(fā)展高校信息化管理事業(yè)，帶動高校日常管理的高效率發(fā)展。

一、高校傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化管理模式區(qū)別分析

高校檔案管理工作主要是對包括教學工作和服務工作在內(nèi)的多種高校建設與發(fā)展內(nèi)容進行記錄與整理，從而形成具有記錄與保存價值的文檔資料，便于今后工作的統(tǒng)一查閱與借鑒，為高校的后續(xù)管理提供便利。

1.統(tǒng)一管理

在具有一定規(guī)模的高校檔案管理工作中，通常采用集中管理的模式，以專門的檔案管理工作室對高校檔案進行統(tǒng)一的整合與記錄，從而進行獨立的集中管理。通過對高校檔案進行統(tǒng)一、集中管理能夠有效地避免高校管理資源的浪費，以更高效率進行管理工作，同時由專門的管理部門對高校檔案進行管理，能夠以專業(yè)的人才帶動高校管理工作的發(fā)展，確保管理工作的科學有效性，避免管理工作中的失誤。但由于高校檔案管理工作中統(tǒng)一管理模式對管理人員的依賴程度較高，因此高校必須保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)較高，同時也要求高校要具有配套的檔案管理設施，否則容易在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案信息泄露、損毀等問題，造成管理工作的重大失誤，這就要求高校必須對檔案管理工作提出更高的要求與標準，進行管理工作的嚴格把控。在傳統(tǒng)檔案管理工作的過程中，由于高校大多部門僅將其作為存儲工作，忽略了對管理內(nèi)容的借鑒與引用，導致高校檔案的利用程度較低，不能充分發(fā)揮檔案管理工作的巨大作用。

2. 分別管理

在高校傳統(tǒng)檔案工作中，分別管理也是一種主要的檔案管理方式，主要根據(jù)檔案管理內(nèi)容的不同性質(zhì)進行管理部門的劃分，從而具體到相關的高校部門和院系對管理工作進行針對性的自行保存與安排。這種分別管理的高校檔案管理模式能夠以相對獨立的方式進行信息的整理與保存，從而使后續(xù)的資源查閱與檔案歸檔相對方便，簡化了管理流程。但是由于目前部分高校缺乏專業(yè)的檔案管理人才，同時高校沒有設立專門的檔案管理部門和崗位，導致高校的檔案管理工作缺乏合理的制度進行規(guī)范化管理，造成了檔案管理工作的混亂，降低了檔案管理工作效率。

二、高校檔案管理工作的開展現(xiàn)狀

1. 高校檔案管理意識落后

隨著社會的發(fā)展和數(shù)字化技術的進步，高校檔案管理工作與社會科學技術產(chǎn)生了更為密切的聯(lián)系，信息化管理逐漸成為高校檔案管理工作的發(fā)展方向，進行高校管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展成為當前高校管理的重點建設內(nèi)容，但由于高校傳統(tǒng)管理理念的影響，目前部分高校的管理人員在進行管理工作的過程中仍然以傳統(tǒng)的管理思想為主，沒有進行數(shù)字化校園背景下的管理理念創(chuàng)新，造成了高校檔案管理工作仍停留在基本的信息記錄、檔案裝訂及保管等一系列工作上，不利于高校檔案內(nèi)容對高校多項工作的指導。部分具有數(shù)字化管理意識的高校在進行檔案管理工作的過程中，仍然存在管理意識的不足，沒有將檔案管理工作作為重點的建設內(nèi)容，從而引起了高校檔案管理工作中信息不齊、內(nèi)容繁雜等一系列問題，對高校的高水平發(fā)展造成了阻礙。

2.高校檔案管理工作缺乏科學合理的制度支持

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前的部分高校在進行檔案管理的過程中沒有建立專門的相關制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要體現(xiàn)在以下方面。首先，由于高校沒有根據(jù)自身的管理特點和工作具體要求進行工作要求和規(guī)則的制訂，從而導致部分高校在進行檔案管理的過程中存在工作紊亂的現(xiàn)象。高校在進行資料的收集、整理、記錄與整合的過程中過度借鑒其他高校的工作管理制度，導致管理工作與自身的發(fā)展情況不貼合，不利于高校在檔案管理的過程中發(fā)現(xiàn)自身建設工作中存在的不足。同時，由于高校沒有進行管理制度的更新與完善，導致其檔案管理體系和方式?jīng)]有與社會先進思想進行同步發(fā)展，造成了管理工作的落后，難以適應社會對高校管理的新型要求，不利于高校根據(jù)社會要求進行工作信息和學生資料的提供。此外，目前有部分高校開始重視檔案管理工作中制度體系的制訂，但由于制度體系的建設程度尚未成熟，再加之高校沒有根據(jù)制度體系提供足夠的重視，導致已有的管理制度不能充分發(fā)揮自身的指導優(yōu)勢。

3.高校檔案管理方式傳統(tǒng)單一

由于高校管理工作中傳統(tǒng)理念的影響，導致目前的大多數(shù)高校在進行檔案管理工作的過程中仍以傳統(tǒng)的工作方式為主，主要體現(xiàn)在紙質(zhì)化處理方式為主要的高校檔案管理手段，其中包括部分管理工作仍采用人工采集、記錄以及整理的方式，這種傳統(tǒng)的工作方式使檔案的管理效率較為落后，而且極易在人工處理的過程中出現(xiàn)工作失誤，對整個檔案管理工作造成重大影響。此外，雖然部分高校已經(jīng)開始推廣信息化檔案管理方式，但由于傳統(tǒng)工作理念和工作方式的深刻影響，導致大多數(shù)的工作人員在進行檔案管理工作時仍依賴傳統(tǒng)的工作模式，對信息化的工作管理模式較為陌生，不能在檔案管理工作中熟練有效的采用信息化管理方式，難以提高自身的檔案管理能力，造成了高校檔案的信息化處理發(fā)展進程較低。同時，由于高校管理方式的落后導致其檔案安全建設與社會網(wǎng)絡信息化處理存在滯后性，不能充分建設高校檔案管理安全體系，容易在高校管理過程中出現(xiàn)一系列的信息安全問題，阻礙了高校相關工作的進一步發(fā)展與進步。