運(yùn)用PDCA循環(huán) 提升公文辦理效率

文/太倉市第一人民醫(yī)院 周心

運(yùn)用PDCA循環(huán) 提升公文辦理效率

文/太倉市第一人民醫(yī)院 周心

運(yùn)用PDCA循環(huán)法進(jìn)行文書檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，從硬件到軟件明顯改善，質(zhì)量明顯提高，及時(shí)辦理率、歸檔率等大幅提高。并且，應(yīng)用PDCA循環(huán)管理，醫(yī)院文書檔案管理效果明顯。

PDCA循環(huán)；公文辦理；提高效率

醫(yī)院辦公室作為綜合行政部門，承擔(dān)“溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外”的重要職能，既要做好領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀、服務(wù)工作，又要做好院內(nèi)院外溝通協(xié)調(diào)的橋梁作用，辦公室涉及的工作項(xiàng)目眾多，在醫(yī)院管理中占著不可或缺的重要位置。然而，作為醫(yī)院內(nèi)外部信息的匯總地，信息的冗雜、任務(wù)的繁多都會(huì)影響辦公室人員的辦事效率。我科自2015年起，采取PDCA循環(huán)管理方法提升公文辦理效率，取得良好效果。

一、 計(jì)劃階段（Plan）

（一）分析現(xiàn)狀。辦公室起到承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的職能。需要高效、準(zhǔn)確地落實(shí)院領(lǐng)導(dǎo)的決策及工作安排；及時(shí)、妥善處理上級(jí)單位來文；指導(dǎo)與外部單位聯(lián)絡(luò)溝通。在院辦事務(wù)中傳統(tǒng)公文收辦與流轉(zhuǎn)工作，因環(huán)節(jié)過多，使得在文件處理方面效率偏低，時(shí)效性不強(qiáng)，影響審閱與決策，易出現(xiàn)交辦事項(xiàng)處理不及時(shí)；向上級(jí)報(bào)送文件缺審核；統(tǒng)計(jì)失真、延誤等。

（二）分析原因。細(xì)思公文辦理流程，發(fā)現(xiàn)若干問題：1.環(huán)節(jié)過多，耗費(fèi)時(shí)間。文件需要在多位領(lǐng)導(dǎo)、部門間流轉(zhuǎn)，沒有時(shí)限要求。2.分類不明，文件類型多樣。各位文件涉及范圍各不相同，其相應(yīng)處理方式與傳達(dá)的條線亦不同。3.責(zé)任不清。需外送、上報(bào)的文件未經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，難以核查與問責(zé)。4.檢索不便，不利查閱。文件流轉(zhuǎn)時(shí)，無法查詢文件位置，收歸檔案室后，需要經(jīng)過檔案室人員查找，較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力。5.文件接收渠道增多。隨著網(wǎng)絡(luò)辦公的不斷發(fā)展，文件已不單單由信件傳遞，更多的是通過電子郵箱、QQ以及微信進(jìn)行傳遞。文件接收渠道的增多，增加了文件收集處理的復(fù)雜性。

（三）確定目標(biāo)。針對存在問題的分析，明確此次循環(huán)目的是縮短文件處理時(shí)間，改善文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，降低文件執(zhí)行延誤率，加強(qiáng)審核。擬通過減少環(huán)節(jié)流通、明確分工、分類檢索、表單優(yōu)化等方式，以提高工作效率。

二、 實(shí)施階段（Do）

（一）進(jìn)一步明確辦公室人員責(zé)任分工。將收文、發(fā)文、數(shù)據(jù)報(bào)送等相關(guān)文件處理工作統(tǒng)一歸口到固定科員負(fù)責(zé)，另將黨務(wù)、院務(wù)、應(yīng)急、大型項(xiàng)目運(yùn)行及檔案管理工作分配給其余科員，細(xì)分崗位職責(zé)。同時(shí)，每一項(xiàng)分工設(shè)立主要責(zé)任人和輔助責(zé)任人，當(dāng)主要責(zé)任人因故不在崗時(shí)，輔助責(zé)任人自動(dòng)履行相應(yīng)職責(zé)。

（二）按照文件來源、重要性將來文分為正式收文和臨時(shí)處理兩大類。正式收文文件按照收文日期、收文單位、文號(hào)、文件名，簡要備注匯總至收文目錄，同時(shí)每份文件附閱辦單，記錄辦公室擬辦意見及領(lǐng)導(dǎo)批示，如需印發(fā)相關(guān)科室則復(fù)印文件轉(zhuǎn)交并由簽收人簽字，留下流轉(zhuǎn)痕跡，完成轉(zhuǎn)交后進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)班子傳閱流程。臨時(shí)處理文件直接交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示后提交責(zé)任人處理，并在文件空白處記錄處理過程。文件均按收文目錄序號(hào)排序整理電子版，其中，紙質(zhì)版文件拍照存圖片格式文件，按月歸檔文件夾，保證各類收文均能被快速、準(zhǔn)確檢索到。

（三）要求各職能科室明確科內(nèi)信息上報(bào)聯(lián)絡(luò)人，建立信息上報(bào)網(wǎng)絡(luò)，增加信息報(bào)送單。辦公室接到上級(jí)報(bào)送要求后，轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)科室聯(lián)絡(luò)人，聯(lián)絡(luò)人組織信息后經(jīng)科主任、分管領(lǐng)導(dǎo)多層審查把關(guān)簽字后提交辦公室再行上報(bào)。

三、檢查階段（Check）

計(jì)劃實(shí)行后，通過優(yōu)化自檢文件處理過程；征求上級(jí)部門對上報(bào)數(shù)據(jù)的滿意度；院領(lǐng)導(dǎo)、各職能科室對流程的實(shí)施意見，認(rèn)真檢查計(jì)劃的執(zhí)行結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，查找原因，并采取相應(yīng)舉措確保公文按照計(jì)劃進(jìn)行流程改進(jìn)。

四、處理階段（Action）

（一）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在收文、數(shù)據(jù)報(bào)送方面進(jìn)行的流程改進(jìn)，增加相應(yīng)表單及對應(yīng)匯總登記，使文件處理更規(guī)范也有據(jù)可循，實(shí)現(xiàn)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。1.收文方面，由專人負(fù)責(zé)收文記錄、整理，收文單增加擬辦意見，交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示后印交相關(guān)部門執(zhí)行，這種有針對性的印交方式，大大提高了文件閱辦、事務(wù)處理效率，表單增加簽收時(shí)間記錄，使辦公室能更好把控文件流轉(zhuǎn)時(shí)間。文件經(jīng)各渠道接收后，統(tǒng)一由收文專人負(fù)責(zé)，匯總后在收文目錄中備注接收渠道以備追溯來源，所有文件以電子格式存檔，紙質(zhì)文件拍照留存，按月度整理文件夾歸類，方便在流轉(zhuǎn)期內(nèi)快速查找文件。2.數(shù)據(jù)報(bào)送工作由各分管院長領(lǐng)導(dǎo)，各職能科室共同組成，根據(jù)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表要求整理數(shù)據(jù)并匯總審核后，按分管權(quán)限報(bào)各職能部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，并按要求直報(bào)上級(jí)衛(wèi)生部門。各歸口行政職能科室明確1名工作人員為本部門兼職信息員，從事具體信息報(bào)送工作。專人負(fù)責(zé)，逐級(jí)審核，規(guī)范信息報(bào)送流程，推動(dòng)信息報(bào)送工作步入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道，充分發(fā)揮了信息工作在正確決策、科學(xué)管理、宣傳服務(wù)中的重要作用。

（二）尚未解決的問題。通過PDCA循環(huán)，大大優(yōu)化了公文辦理的整體流程，提高了工作效率和工作質(zhì)量。規(guī)范化、制度化各項(xiàng)工作，使辦公室公文處理工作有文可依、有痕可留、有檔可查、有責(zé)可追。但此次PDCA循環(huán)之后，發(fā)現(xiàn)公文收辦轉(zhuǎn)交各科室后，在政令傳達(dá)、事務(wù)辦理落實(shí)、監(jiān)督方面，機(jī)制尚不夠完善，制度保障不夠有效。在今后的工作中，將繼續(xù)運(yùn)用PDCA循環(huán)，尋求有限管理督辦工作的新方法。

[1]王春梅.論醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用[J].中國實(shí)用醫(yī)刊,2015,1(23):98-99.

[2]魏瓊.淺談如何采用精細(xì)化管理 提高醫(yī)院辦公室工作效率[J].今日健康,2014,13(5):354.