淺議檔案管理存在的問題與應(yīng)對措施

王海鋒

檔案對于企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，檔案作為一種無形的資產(chǎn)影響著企業(yè)的整體發(fā)展，同時對企業(yè)的管理運營也具有重要的意義，當(dāng)前各個領(lǐng)域?qū)n案的管理工作不太重視，沒有從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時每個企業(yè)對檔案管理的水平也存在不同，管理水平參差不齊，存在許多的漏洞和不足，這樣會阻礙企業(yè)未來發(fā)展。面對這樣的形式，要求企業(yè)從上至下提高對檔案管理的重視，從制度上進(jìn)行落實，積極地引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，從主觀意識上認(rèn)識到檔案管理的意義。另外，檔案管理具有許多獨特的特點，主要包括：政策性、機密性、保密性、專業(yè)性等，同時檔案管理工作作為國家科學(xué)文化事業(yè)的一個重要且不可缺少的組成部分是具有重大意義的。檔案管理工作記錄一個企業(yè)的發(fā)展歷程，其中有許多重要的文獻(xiàn)資料和數(shù)據(jù)，對企業(yè)的未來發(fā)展具有指導(dǎo)作用，如果檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，就無法為企業(yè)提供充足的信息資源和數(shù)據(jù)參考，通過實踐發(fā)展我們可知，各個企業(yè)對于檔案管理工作存在不同的問題，使得檔案管理的功能無法發(fā)揮出來，本文根據(jù)實際情況提出有效的應(yīng)對策略來處理檔案管理問題，使檔案能夠成為企業(yè)或政府部門的重要信息資源。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要弊端和不足

隨著時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個領(lǐng)域，信息資源已經(jīng)充斥在人們的生活中，信息重要性逐步提高，無論是政府機關(guān)還是各個企業(yè)都要重視檔案的工作，注意信息的收集工作，檔案工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。企業(yè)要切實的保證檔案信息的有效性及科學(xué)性，為企業(yè)的發(fā)展提供有效的信息，但回顧近些年檔案管理工作落實情況，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理作用未能充分發(fā)揮出來。

1.企業(yè)工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。當(dāng)前企業(yè)工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，近些年，隨著信息資源的共享，信息資源使用的范圍更加廣泛，信息資源的傳播途徑也更加便利，許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到信息資源的重要性，但是對于檔案管理工作還沒有提高認(rèn)識，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工認(rèn)為檔案管理工作只是一般性的事務(wù)工作，他們將發(fā)展的重點落在經(jīng)濟的收益方面，對于檔案管理工作很少投入精力。同時，他們的理念也出現(xiàn)偏差，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的收集資料，將資料進(jìn)行歸檔，毫無技術(shù)性、技巧性可言。另外，由于企業(yè)的思想理念出現(xiàn)偏差，這也導(dǎo)致檔案管理部門的工作不正規(guī)，人員流動較大，有些部門甚至沒有專門的檔案管理人員，都是通過兼職的方式完成檔案管理工作，由于工作人員的不專業(yè)也導(dǎo)致檔案管理工作不符合標(biāo)準(zhǔn)，缺少科學(xué)化、合理化。

2.檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)不高。當(dāng)前檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)不高，通過長期的實踐證明，檔案管理工作的質(zhì)量高低與工作人員有直接的關(guān)系，檔案管理人員的工作水平是影響檔案管理工作的重要因素。另外，當(dāng)前企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理人才，大部分都是兼職上崗的狀態(tài)，許多員工自身不具備專業(yè)的檔案管理知識和理論儲備，在面對棘手的檔案管理工作時只能應(yīng)付了事，缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，最終導(dǎo)致檔案管理效果不佳。因此，面對這樣的人員問題要引起相關(guān)企業(yè)足夠的重視。

3.檔案室缺乏專業(yè)的硬件設(shè)備設(shè)施。當(dāng)前檔案室缺乏專業(yè)的硬件設(shè)備設(shè)施，這是影響檔案室發(fā)展的重要因素，許多企業(yè)和單位的檔案室沒有按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，檔案室的建設(shè)不符合專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，其中最重要的就是檔案室的硬件老化問題，許多硬件設(shè)備由于年久失修，造成設(shè)備損害，另外由于保養(yǎng)維護(hù)工作不及時，硬件設(shè)備不能夠有效利用，設(shè)備的損害也會影響相關(guān)資料的損害和丟失，帶來的后果是難以想象的，對企業(yè)未來的發(fā)展帶來許多不良的影響，制造許多不必要的麻煩。因此，企業(yè)要注重檔案室硬件設(shè)施的維修和保養(yǎng)，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，正確地認(rèn)識檔案室的管理工作。

二、針對檔案管理工作存在問題的應(yīng)對對策

1.完善檔案管理相關(guān)制度。企業(yè)應(yīng)完善檔案管理相關(guān)制度，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效落實，制定科學(xué)、合理的制度進(jìn)行支撐，提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高檔案管理的整體效率。當(dāng)前許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關(guān)制度，這是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面不重視檔案管理的相關(guān)工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)理論和法律，提高對檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機構(gòu)。另外，檔案管理工作需要進(jìn)行細(xì)分，明確檔案管理的流程和細(xì)節(jié)，明確檔案管理的注意事項和標(biāo)準(zhǔn)，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

2.完善檔案管理功能。企業(yè)要完善檔案管理的相關(guān)功能，檔案價值是巨大的，可以幫助企業(yè)和相關(guān)部門更好的發(fā)展。因此，為了發(fā)揮檔案管理的價值，企業(yè)要更好地完善檔案的功能，同時企業(yè)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，從而保證收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

3.提升檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)。企業(yè)要提升檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)，當(dāng)前眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素，檔案管理人員的專業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)在選擇檔案管理人員時，要根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇，要考察上崗人員的工作能力，也要考察工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，是否認(rèn)真對待此項工作，是否具有專業(yè)的知識支撐。另外，針對不同的工作人員要采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實際情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。與此同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的團(tuán)隊精神和敬業(yè)精神，只有心往一處想，勁往一處使，才能從根本上提升團(tuán)隊的綜合能力和水平，為企業(yè)構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍，為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

三、檔案管理未來發(fā)展方向

1.明確檔案收集的程序。檔案管理工作要想保質(zhì)保量，就要明確檔案收集的具體程序，以往的檔案收集程序比較簡單，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前信息發(fā)展的需要，在檔案的收集過程中要明確責(zé)任，杜絕一切任意妄為的現(xiàn)象，檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的工作，需要企業(yè)的所有工作人員認(rèn)真對待。因此，企業(yè)要從檔案的收集程序上下功夫，明確檔案收集的各個環(huán)節(jié)。

2.完善檔案整理相關(guān)制度。企業(yè)要完善檔案整理相關(guān)制度，許多企業(yè)認(rèn)為檔案整理工作只是簡單的收集和歸檔，沒有技術(shù)性可言，當(dāng)前企業(yè)中的檔案管理人員能力素質(zhì)水平不同，在具體的工作中存在許多工作失誤的環(huán)節(jié)，特別是檔案目錄的排序工作，非常容易出現(xiàn)問題，最終導(dǎo)致材料的泄露。因此，檔案管理人員在具體的檔案歸檔工作時要注意登記工作，利用相關(guān)制度對工作人員進(jìn)行約束，從根本上防止檔案問題的發(fā)生。

3.從長遠(yuǎn)角度制定檔案管理目標(biāo)。企業(yè)要從長遠(yuǎn)角度制定檔案管理目標(biāo)，檔案管理工作要與時俱進(jìn)，跟隨時代的發(fā)展而變化，企業(yè)要不斷摸索新的檔案管理模式，把眼光放長遠(yuǎn)，迎合時代的發(fā)展，積極進(jìn)行資源的共享，利用信息化手段更好地輔助檔案管理工作，從根本上提高檔案管理的效率。

四、結(jié)束語

通過以上內(nèi)容可知，當(dāng)前各個領(lǐng)域的檔案管理工作非常重要，檔案管理工作是落實社會主義發(fā)展的重要任務(wù)。隨著社會的不斷進(jìn)步，各個領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理工作格外的重視。因此，提高檔案管理工作是發(fā)展的重要任務(wù)，當(dāng)前檔案管理工作存在一定的問題，許多單位和企業(yè)沒有意識到檔案管理的重要性，檔案管理的人才也比較缺失，整體的管理水平比較低，檔案室硬件設(shè)施配備不齊全等。 本文主要探討了當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要弊端和不足，針對檔案管理工作存在的問題提出應(yīng)對對策及檔案管理未來發(fā)展方向，希望檔案管理工作在未來有更大的發(fā)展空間，希望檔案管理更加的信息化和合理化。

（作者單位：棗莊市立醫(yī)院）