構建基于流程的科技智庫精細化管理體系

楊松樸 張奇 蘇振華 章雯 張巍 呂淮北

科技智庫是中國特色新型智庫的重要組成部分，是在科學技術領域提出戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展路徑、政策咨詢等的咨詢研究機構，在引領科技創(chuàng)新、推動技術進步方面具有至關重要的作用。近年來，隨著我國科技智庫建設進程加快，如何構建系統(tǒng)高效的現(xiàn)代化智庫管理體系、支撐高水平專家隊伍建設、推進高質量智庫產(chǎn)品輸出是亟待探索思考的重要命題。本文從深入分析科技智庫管理現(xiàn)狀入手，針對存在的主要問題，構建了一套基于流程的科技智庫精細化管理體系，為提升科技智庫管理整體水平進行了積極探索和有益嘗試。

一、科技智庫管理現(xiàn)狀

當前，國內外形勢變化深刻復雜、影響深遠，我國正處于轉變發(fā)展方式、優(yōu)化經(jīng)濟結構、轉換增長動力的攻關期，科技進步愈發(fā)成為推進我國經(jīng)濟和社會發(fā)展以及提高綜合國力和國際競爭能力的關鍵因素，這在客觀上對科技智庫的建設和發(fā)展提出了迫切需求。而科技智庫的快速發(fā)展需求同當前智庫管理模式間尚存在著不協(xié)調、不適應，如國內各大科技企業(yè)智庫管理不同程度地存在如下問題：一是管理機制不健全，智庫管理工作往往掛靠在有關職能部門開展，沒有設立獨立化的管理機構和專職化的管理崗位，智庫管理的人力資源配置相對薄弱;二是業(yè)務流程界面不明晰，業(yè)務流程的部分環(huán)節(jié)職責模糊、標準不一，規(guī)范化管理能力亟待提升;三是規(guī)章制度落實不到位，智庫管理機構業(yè)務涵蓋面較為廣泛，規(guī)章制度繁多，且智庫管理人員往往身兼他職，存在對制度流程不熟悉、落實不到位等問題。當前智庫管理模式存在的諸多問題，使其難以適應高端智庫建設發(fā)展的要求。

二、基于流程的智庫精細化管理內涵

1.智庫精細化管理的必要性。精細化管理，作為工業(yè)化時代的一種管理概念，最早由日本企業(yè)于20世紀50年代提出，也稱零缺陷管理、精益管理等，它是一種科學、高效的管理方式，通過細化目標、聚焦過程、關注細節(jié)、量化考核等一系列方法和手段獲得更高效率、更多效益和更強競爭力。近年來，精細化管理理念在我國工業(yè)企業(yè)經(jīng)過不斷探索、研究和實踐，取得了顯著成效，涌現(xiàn)出大量的企業(yè)精細化管理優(yōu)秀典型，逐漸受到管理領域的普遍關注和廣泛認可。因此，精細化管理思想的有效運用能夠優(yōu)化智庫運行管理，提升智庫服務水平，有效解決管理機制不健全、業(yè)務流程界面不明晰、規(guī)章制度落實不到位等問題，從而提升科技智庫管理整體水平，最大限度地發(fā)揮科技智庫引領創(chuàng)新、決策咨詢等職能作用。因此，實施科技智庫精細化管理是實現(xiàn)科技智庫管理現(xiàn)代化、科學化的有效舉措。

2.流程的基本概念。關于流程的內涵，ISO9000給出了較容易理解的定義，即一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。歸結起來流程具有以下特點。①目標性：流程具有明確的目標或任務。即通過中間的一系列活動產(chǎn)生結果輸出。對于科技智庫，這個目的可以是一項學術研究成果，一則戰(zhàn)略咨詢建議，一條評審評估結論等。②結構性：流程由數(shù)個活動組成，活動間通過一系列邏輯關系構建為流程整體。③動態(tài)性：流程總體上說是一個動態(tài)的過程，按照既定的順序由一個活動到另一個活動次第流轉，逐漸展開。④層次性：流程可以形成嵌套的結構，即組成流程的環(huán)節(jié)本身也可以是一個流程，作為整體流程的一個“子流程”存在。“子流程”的環(huán)節(jié)也可繼續(xù)細化分解“子流程”。⑤多樣性：流程的表現(xiàn)形式具有多樣性，如串聯(lián)型、并聯(lián)型、串并聯(lián)混合型、迭代嵌套型等等。進行流程建設時，往往根據(jù)業(yè)務特點的不同選擇適宜的流程表現(xiàn)形式。

3.精細化管理體系建設要素?；诹鞒痰闹菐炀毣芾砑匆粤鞒虨榍腥朦c，從流程的視角審視各項智庫管理工作，把各類分散的規(guī)章制度、知識經(jīng)驗、管理要素等與流程建設有機融合，逐步構建全周期、全要素的精細化流程管理體系。基于流程的智庫精細化管理體系建設需要融合如下幾方面要素：一是規(guī)章制度要素。流程建設應以規(guī)章制度為規(guī)范和依據(jù)，將制度的具體內容細化分解到流程環(huán)節(jié)里，將分散的要求和標準體現(xiàn)在清晰明確的流程中，確保執(zhí)行準確規(guī)范、制度落實到位。二是經(jīng)驗知識要素。除了制度條款所規(guī)定和要求的之外，實踐經(jīng)驗和知識積累在智庫管理具體工作中是彌足珍貴的，如如何周密籌備學術會議會務、如何統(tǒng)籌規(guī)劃重大事項評審、研究團隊考核數(shù)據(jù)如何定性分析等，都需要知識經(jīng)驗的支撐。流程建設應對智庫管理中積累的知識經(jīng)驗進行梳理總結，并融合在流程環(huán)節(jié)中，便于執(zhí)行時查閱參考，確保經(jīng)驗知識有效積累傳承。三是角色職責要素。在流程建設中注重“角色”體系構建，把角色的崗位職責與流程環(huán)節(jié)相對應，確保每一個環(huán)節(jié)有人負責，各類角色、崗位的工作內容更加明確化，查閱工作內容及方法更加快捷化。

三、基于流程的智庫精細化管理體系構建方法探索

1.優(yōu)化管理機構，加強頂層謀劃設計?？萍计髽I(yè)領導層面應站在戰(zhàn)略管理的高度，統(tǒng)籌智庫精細化管理體系建設全局，運用系統(tǒng)工程思想，實施頂層謀劃設計。一是優(yōu)化管理機構設置，強化人力資源配置。管理最核心的問題是人的問題，精細化管理更是強調以人為核心，必須要將人才隊伍建設放在首要位置，通過加強培訓指導、建立專項團隊等建立一支智庫精細化管理的主力軍。二是注重文化建設，營造良好氛圍。文化可以理解為在長期的工作過程中所逐步形成的穩(wěn)定的員工價值體系和精神理念，文化建設有助于調動員工的積極性、向心力，形成共同奮斗、齊心協(xié)力的良好局面。優(yōu)秀的文化能夠提高團隊的凝聚力，增強個體歸屬感，促使智庫管理向制度全面化、管理科學化、業(yè)務規(guī)范化的和諧局面發(fā)展，全面支撐精細化管理體系構建。三是制定完善的頂層實施方案和工作目標。智庫精細化管理體系的構建是一項系統(tǒng)工程，涵蓋了智庫建設管理、產(chǎn)品輸出、服務保障等各項業(yè)務各個環(huán)節(jié)，不能一蹴而就，應做好頂層策劃，明確各項計劃安排，保證協(xié)調有序、循序漸進，為后續(xù)工作順利推進奠定基礎。

2.梳理業(yè)務流程，牽引流程規(guī)劃分類。核心業(yè)務體系的系統(tǒng)梳理是業(yè)務流程建設的前提和基礎。根據(jù)科技智庫的定位、職能，全面梳理其涵蓋主要業(yè)務類別，再對每一大類業(yè)務進行具體化細分，形成完整的多級業(yè)務體系，在此基礎上進行流程分類和規(guī)劃，輸出清晰、直觀的流程分類導航圖。根據(jù)國內各大企業(yè)科技智庫的主要定位，智庫職能主要包括技術引領、咨詢把關、專業(yè)建設、成果共享等，智庫管理的很大一部分工作即圍繞這些職能組織開展各項學術活動。此外，科技智庫吸納了各領域的領軍人才和資深專家作為其核心力量，智庫管理機構負責做好這些專家顧問的業(yè)務支撐和服務保障?？萍贾菐於喔鶕?jù)領域研究方向、專業(yè)發(fā)展需求等布局若干學部、專業(yè)組、學術委員會等研究機構或團隊，支撐智庫開展各類研究活動，因此這些研究機構或團隊的考核評價也是智庫管理的重要業(yè)務。通過以上分析，筆者認為智庫管理業(yè)務大致可分為學術研究類、決策建議類、評審評估類、成果共享類、支撐保障類、研究團隊考核類等，對于每類業(yè)務可進行層層細分，如學術研究類可細化為科技情報研究、創(chuàng)新課題研究、軟課題研究等，成果共享類可細化為學術交流會、相關出版物編撰等，學術交流會還可以按照國內、外，領域內、跨領域等不同的召開形式進行分類，以此為原則，形成完整系統(tǒng)的核心業(yè)務體系。

3.融合管理要素，構建流程管理體系。結合完整的業(yè)務體系，以流程建設為主導，對每一項具體業(yè)務開展流程建設工作，融合規(guī)章制度要素、經(jīng)驗知識要素和角色職責要素等，構建基于流程的智庫精細化管理模式。一是有機融合規(guī)章制度。梳理該項業(yè)務工作應遵循的全部規(guī)章制度，將制度文件按照流程的各個環(huán)節(jié)進行分解，使繁多復雜的制度條款體現(xiàn)在一個個簡單的動作環(huán)節(jié)中，化繁為簡，清晰明了，提升了業(yè)務工作規(guī)范性和執(zhí)行高效性。同時，在將流程的每個環(huán)節(jié)關聯(lián)到相關制度條款的過程中，易于發(fā)現(xiàn)制度間相互矛盾、制度覆蓋空白、條款深度、廣度不夠等問題，有利于推動規(guī)章制度體系不斷完善。二是充分吸收知識經(jīng)驗。智庫管理工作的諸多環(huán)節(jié)需要知識經(jīng)驗的支撐，智庫管理人員在工作中積累的實踐經(jīng)驗彌足珍貴，有的能夠預防工作出現(xiàn)紕漏，有的可以提升執(zhí)行效率和科學性，有的則可以彌補制度覆蓋不全，而這些“隱性知識”通常缺乏合適的平臺或載體。通過把知識經(jīng)驗進行系統(tǒng)梳理，轉化為業(yè)務開展過程中的注意事項、易錯點、風險點，作為關鍵信息點融合到流程中，在相應環(huán)節(jié)和位置進行標注，實現(xiàn)了“隱性知識”的顯性化和積累傳承。三是細化明確崗位職責。流程按照“角色”“過程”兩維度進行建設，橫向維度涵蓋業(yè)務流程涉及的所有崗位，縱向維度按時間或邏輯順序對業(yè)務流程各個階段依次展開，能夠快捷、明確地體現(xiàn)每個角色或崗位的工作職責、內容和工作方法，每個環(huán)節(jié)明確到人、明確到事，確保責任清晰，落實到位。

4.聚焦實用實操，編制配套指導文件。每項流程編制與之配套的作業(yè)指導書，對照流程圖中的環(huán)節(jié)，對工作程序、工作環(huán)節(jié)、關鍵信息等內容詳細展開說明，形成實操性極強的指導文件。作業(yè)指導書應包含適用范圍、術語解釋、職責分工、規(guī)章制度、工作流程、輸出表單等部分，適用范圍明確所應用的業(yè)務事項;術語解釋對流程中的關鍵詞及容易產(chǎn)生歧義的概念進行解釋說明;職責分工對涉及角色在流程中的工作內容、承擔的責任進行說明;規(guī)章制度列舉業(yè)務開展所依據(jù)的制度、文件等;工作流程對流程圖進行細化和展開說明;輸出表單列舉業(yè)務事項所涉及的全部表單。

四、結語

通過構建基于流程的智庫精細化管理體系，以流程為載體將崗位、制度、經(jīng)驗、等管理要素有效關聯(lián)、有機融合，較好地解決了當前科技智庫管理機制不健全、業(yè)務流程界面不明晰、規(guī)章制度落實不到位等問題，為提升科技智庫管理整體水平進行了積極探索和有益嘗試。

（執(zhí)筆人：楊松樸 ? ?張 ?奇 ? ?蘇振華 ? ?章 ?雯 ? ?張 ?巍 ? ?呂淮北）

（作者單位：中國運載火箭技術研究院）