SPD智慧物流體系在醫(yī)療耗材管理中的應(yīng)用

文/褚張琪

“定數(shù)包”“高低儲”“拉式供應(yīng)”，SPD 智慧物流體系大大提升了寧波市第一醫(yī)院的管理運(yùn)營效率。

寧波市第一醫(yī)院是一家綜合性三級甲等醫(yī)院。醫(yī)院始建于1913年，是浙江省較早建立的一家公立醫(yī)院，坐落于美麗的寧波月湖東畔。

近年來，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的不斷增長,傳統(tǒng)的物流管理模式由于效率低、資源占用多、信息不共享等缺點，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院高速發(fā)展的要求。寧波市第一醫(yī)院為了適應(yīng)新時代、新形勢的發(fā)展需要，引入供應(yīng)管理配送（supply processing delivery,SPD）智慧物流體系，將精準(zhǔn)智慧物流的優(yōu)勢發(fā)揮了出來。

SPD 具體應(yīng)用流程介紹

供應(yīng)管理配送（SPD）智慧物流體系旨在建立信息化的藥品、醫(yī)療耗材采購供應(yīng)鏈外包服務(wù)平臺，實現(xiàn)藥品、醫(yī)療耗材在生產(chǎn)廠家、流通渠道、醫(yī)院、患者之間無縫連接，互聯(lián)互通一體化管理，醫(yī)藥流通渠道與醫(yī)院實現(xiàn)無縫對接，完善院內(nèi)100米的醫(yī)藥物流延伸。通過信息技術(shù)，鏈接專業(yè)智能設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)藥品、醫(yī)療耗材從生產(chǎn)企業(yè)、流通渠道、醫(yī)院到患者的垂直產(chǎn)業(yè)鏈商流、物流、資金流、信息流、票據(jù)流的“五流合一”管理。

SPD中心庫管理流程如圖1。其中實物入庫審核由SPD運(yùn)營中心人員完成，院方安排在SPD中心庫的庫房專員循例驗收或抽查。

采購

基于云平臺構(gòu)建智慧物流系統(tǒng)，寧波市第一醫(yī)院新進(jìn)醫(yī)療耗材，通過使用科室申請、會議討論、議價，最終確定可以采購使用。供應(yīng)商通過云平臺上傳資質(zhì)證件，由醫(yī)院采購與供應(yīng)中心的工作人員審核認(rèn)證。審核認(rèn)證通過的資質(zhì)證件將保存在云平臺中，隨時隨地可以搜索查閱。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，輸入專用的賬號密碼，即可在網(wǎng)上查閱。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)證件保存相比，具有占用空間小、查閱方便、無須專人保管等優(yōu)勢，同時方便供應(yīng)商為多家醫(yī)院提供資質(zhì)文件。云平臺還具有效期預(yù)警功能，及時提醒供應(yīng)商上傳新證，方便醫(yī)院管理證件，及時更新證件。

審核通過的醫(yī)療耗材信息會傳入醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)。使用科室在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，提交請領(lǐng)請購單。采供中心工作人員根據(jù)各科室的使用習(xí)慣和歷史數(shù)據(jù)，審核確認(rèn)。系統(tǒng)自動將同一個供應(yīng)商的訂單合并后轉(zhuǎn)給供應(yīng)商。供應(yīng)商不僅能在云平臺中看到訂單信息，業(yè)務(wù)員的手機(jī)還能收到訂單短信。系統(tǒng)還專門為供應(yīng)商開發(fā)了一款手機(jī)APP，方便業(yè)務(wù)員隨時隨地查看訂單。通過這些方式使供貨商及時準(zhǔn)確地收到訂單信息并及時配送。配送的進(jìn)程也可通過軟件實時掌握。

驗收入庫

供應(yīng)商按照云平臺中的訂單信息安排發(fā)貨，同時將貨物信息和發(fā)票信息輸入系統(tǒng)生成記錄單。供應(yīng)商將貨物、發(fā)票和打印出的記錄單發(fā)給醫(yī)院SPD中心庫。醫(yī)院SPD中心庫收到貨物后只需核對記錄單信息是否與實際相符，核對后，掃描記錄單上條碼即可入庫。無須再次輸入貨物、發(fā)票信息。

配送

與藥品一樣，每一種耗材都按照臨床使用規(guī)律制定一定數(shù)量的“定數(shù)包”。貨物入庫后，按照“定數(shù)包”的最小單位貼條碼。借助“定數(shù)包”的使用，配送時可實現(xiàn)醫(yī)療耗材快速打包并自動生成“定數(shù)包”號，從而實現(xiàn)信息的高效流轉(zhuǎn)。設(shè)置“定數(shù)包”可以方便使用科室準(zhǔn)確而迅速地掌握耗材的消耗種類和數(shù)量，避免了耗材散領(lǐng)時出現(xiàn)的多發(fā)、少發(fā)和零亂的現(xiàn)象?！岸〝?shù)包”的信息包括有效期，所以一旦系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)有過期的醫(yī)療耗材，工作人員可以準(zhǔn)確找到，然后進(jìn)行處理。

使用科室按照使用頻率和存放空間制定“高低儲”。即制定存放在科室中的醫(yī)療耗材數(shù)量的上下限。當(dāng)耗材數(shù)量降低到下限或下限以下時，系統(tǒng)自動提醒SPD中心庫按照計算量向其補(bǔ)貨。傳統(tǒng)的護(hù)士長預(yù)估請領(lǐng)、制定計劃請領(lǐng)等模式都耗費(fèi)了大量的人力和時間。采用醫(yī)療耗材“高低儲”設(shè)置后，不僅實現(xiàn)了系統(tǒng)自動叫貨的功能，還使科室內(nèi)醫(yī)療耗材井然有序，使醫(yī)務(wù)人員可以專注于醫(yī)療服務(wù)?？剖叶〝?shù)化管理補(bǔ)貨揀配流程如圖2。其中實物入庫審核由SPD運(yùn)營中心人員完成，院方安排在SPD中心庫的庫房專員循例驗收或抽查。

圖2 補(bǔ)貨揀配流程

使用

使用科室在使用醫(yī)療耗材時，只需掃描“定數(shù)包”上的條形碼。掃描成功后，該“定數(shù)包”才被科室消耗即物權(quán)才轉(zhuǎn)移到醫(yī)院。SPD中心庫在驗收醫(yī)療耗材時，雖然有醫(yī)院工作人員核驗，但是物權(quán)仍屬于第三方物流公司，直到使用科室掃描了“定數(shù)包”上的條碼確定使用時，物權(quán)才屬于醫(yī)院。科室定數(shù)化管理院內(nèi)科室配送及科室消耗流程如圖3。

圖3 院內(nèi)科室配送及科室消耗流程

信息反饋

SPD智慧物流體系可以跟蹤醫(yī)療耗材信息，一直精準(zhǔn)定位到使用。傳統(tǒng)的物流模式無法跟蹤到科室的使用信息，在科室使用這一環(huán)節(jié)一直缺乏監(jiān)管。SPD智慧物流體系彌補(bǔ)了這一缺陷，可以將使用信息準(zhǔn)確保存，利于后續(xù)的監(jiān)管、統(tǒng)計等。使用科室可以通過安全（不良）事件上報系統(tǒng)，將使用情況反饋給采供中心。

資金流

資金流是物流管理的重要組成部分。這里的資金流是指醫(yī)院與第三方物流機(jī)構(gòu)的資金往來。前文已經(jīng)提到直到使用科室掃描了“定數(shù)包”上的條碼確定使用時，物權(quán)才屬于醫(yī)院。所以，醫(yī)院每個月需要支付給第三方物流公司使用過的“定數(shù)包”的錢。同時第三方物流公司會將使用科室簽字確認(rèn)使用了“定數(shù)包”的單據(jù)交由醫(yī)院管理人員審核。這保證了醫(yī)院只需為已經(jīng)使用了的醫(yī)療耗材買單。減少了醫(yī)院醫(yī)療耗材的庫存壓力，包括庫存場地和資金的壓力。在傳統(tǒng)的倉庫管理模式下，醫(yī)院的醫(yī)療耗材倉庫儲量常年保持在一百萬人民幣以上。而在建立SPD物流體系以后，真正實現(xiàn)了“零庫存”管理，減輕了醫(yī)院的財務(wù)資金壓力，消除了可能存在的庫存風(fēng)險，比如庫存過期、自然災(zāi)害等。原來的庫存風(fēng)險已經(jīng)轉(zhuǎn)嫁給第三方物流公司。SPD物資結(jié)算管理流程如圖4。

圖4 物資結(jié)算管理流程

SPD 運(yùn)營使用效果

SPD智慧物流體系在寧波市第一醫(yī)院實施后，實現(xiàn)了醫(yī)療耗材的精細(xì)化管理，實現(xiàn)了智能化的主動叫貨，降低了醫(yī)院的綜合成本。將傳統(tǒng)的以制造商為核心、層層分銷的推式供應(yīng)鏈改為以實際需求為依據(jù)的拉式供應(yīng)鏈模式。實施前后效果對比總結(jié)見表1。

表1 SPD 智慧物流體系在寧波市第一醫(yī)院實施前后對比

目前國內(nèi)已經(jīng)有部分醫(yī)院已經(jīng)引入SPD物流體系。SPD物流體系減少醫(yī)務(wù)人員物資管理的時間精力，增加醫(yī)務(wù)人員臨床工作時間，提高臨床工作質(zhì)量，從而最終使病患獲益。在新醫(yī)改的要求下，醫(yī)院改革勢在必行，然而傳統(tǒng)的醫(yī)療耗材管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。信息化、智能化、精細(xì)化的醫(yī)院物流管理模式必將取代傳統(tǒng)的物流管理模式。