新形勢下電力企業(yè)工程項目檔案管理改革探析

秦詩瓊

（廣西電網(wǎng)有限責任公司，廣西 南寧 530000）

一、概述

近年來電力建設(shè)事業(yè)突飛猛進，各種利用新能源和高新科技的電力基礎(chǔ)設(shè)施、電網(wǎng)網(wǎng)架結(jié)構(gòu)等越來越完善。但在電力建設(shè)迅猛發(fā)展的同時，工程項目檔案管理不斷顯現(xiàn)出弊端、不足，這是不可否認的事實。面對這樣的形勢，電力企業(yè)在工程項目檔案管理中要從工程建設(shè)初期開始，對所有文字、圖表、聲像等資料進行明確的分類、管理，預(yù)防產(chǎn)生錯漏。鑒于此，電力企業(yè)有必要利用數(shù)字檔案館深化工程項目檔案管理改革。

二、新形勢下電力企業(yè)工程項目檔案管理改革契機

電力工程一般具有建設(shè)周期長、內(nèi)容繁復(fù)的特征，其項目檔案管理工作量較大，為了預(yù)防在電力企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)問題，急需統(tǒng)一管理內(nèi)容、優(yōu)化管理方式，以此保證工程項目檔案管理的效率、質(zhì)量。然而當前形勢下電力企業(yè)工程項目檔案管理面臨兩大難題。

一個是工程項目檔案收集不完整，準確性不足。電力企業(yè)在工程項目建設(shè)中存在檔案意識較差的問題，認為檔案管理瑣碎、繁雜，無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，在緊張忙碌的工程項目建設(shè)施工中更關(guān)注工程進度與質(zhì)量，在管理文件材料方面沒能和生產(chǎn)建設(shè)同步，導(dǎo)致文件在形成和流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)遺漏、缺失。加上電力工程項目建設(shè)中經(jīng)常發(fā)生人員流動現(xiàn)象，檔案收集不及時導(dǎo)致很多文件只能事后追補，破壞文件材料的原始依據(jù)性，嚴重影響工程項目檔案的完整和有效性[1]。另一個是工程項目數(shù)字檔案的真實性與可靠性不強。數(shù)字檔案的真實與可靠是發(fā)揮檔案價值的關(guān)鍵性支撐，但是電力企業(yè)的數(shù)字檔案建設(shè)沒有得到完全可靠的保障。

電力企業(yè)工程項目檔案管理之所以存在這樣的難題，主要和當下的檔案管理制度與職責劃分不合理、數(shù)字檔案建設(shè)落后、安全保障不力、不重視開發(fā)利用等因素有關(guān)，無法適應(yīng)新形勢下的新要求。為了解決難題，電力企業(yè)檔案工作者要以數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)用為契機，積極探索管理工程項目檔案的新模式，進行全過程管控，實現(xiàn)改革創(chuàng)新[2]。

三、新形勢下加強電力企業(yè)工程項目檔案管理改革的措施

1.建設(shè)數(shù)字檔案，完善收集歸檔

有了制度基礎(chǔ)以后要及時梳理數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的原則和流程，在設(shè)計各類工作平臺之初樹立檔案意識，保證將文件材料歸檔作為各業(yè)務(wù)流程的終點，實現(xiàn)對文件材料合規(guī)性的源頭控制，從而實施電力工程項目檔案全過程管理。

首先，規(guī)范產(chǎn)生電子文件時的標準和收集流程。為了保證在電力工程項目建設(shè)過程中收集檔案的真實性和完整性，從產(chǎn)生電子文件開始就要配合工程項目管理系統(tǒng)，構(gòu)建并使用較為完善的數(shù)字檔案館系統(tǒng)（如圖1所示），讓項目信息對應(yīng)唯一的入口，工程號和圖號、文件號等嚴格遵循電力工程項目檔案歸檔及管理辦法，按照信息技術(shù)規(guī)律重組業(yè)務(wù)需求，構(gòu)建與信息化管理相符的業(yè)務(wù)流程和代碼體系、表單，更新電力企業(yè)的電子文件管理辦法、工程項目檔案管理辦法等，使檔案管理統(tǒng)一、規(guī)范、高效。

圖1 數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構(gòu)

其次，建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)和工程項目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。在電力工程項目的圖紙與設(shè)計檔案歸檔中，要注意梳理生產(chǎn)管理系統(tǒng)，在電力工程項目的立項和策劃環(huán)節(jié)統(tǒng)一部署工程號和卷冊、圖紙編號，讓設(shè)計人員對于圖紙的提交經(jīng)過自動圖紙信息校對和寫入，完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證工程號和圖號真實；利用和檔案系統(tǒng)的字段對應(yīng)關(guān)系、各數(shù)據(jù)表的從屬結(jié)構(gòu)、電子文件目錄存放層次，形成檔案信息傳輸接口，及時在檔案系統(tǒng)中傳輸工程項目管理系統(tǒng)所收集的電子文件和信息。

再次，優(yōu)化電子檔案歸檔設(shè)計。針對電力工程項目檔案的歸檔，主要運用數(shù)字檔案館梳理管理部門產(chǎn)生各類文件的流程。在設(shè)計系統(tǒng)時根據(jù)數(shù)字檔案館的功能，編制工程項目檔案收集管理辦法，主要包括電力工程項目建設(shè)中產(chǎn)生的文書檔案、合同檔案、聲像檔案等；在各部門設(shè)置兼職檔案員崗位，明確由產(chǎn)生部門及時將各類有價值的電子文件和檔案上傳到系統(tǒng)，然后檔案人員負責整編入庫。

最后，保證電力工程項目數(shù)字檔案的真實與可靠。電力企業(yè)應(yīng)用數(shù)字檔案館時要與ERP系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等平臺密切結(jié)合，確保各工程項目中形成于立項審批、招投標、設(shè)計施工和竣工驗收等環(huán)節(jié)的文字、圖表、聲像等檔案應(yīng)歸盡歸；建設(shè)數(shù)字檔案館時要重視文控，也就是全過程管控工程項目文檔，確保形成統(tǒng)一的重要文件、規(guī)范文件命名、執(zhí)行元數(shù)據(jù)方案、固定文件存儲格式、在合適位置保存電子文件、分類電子文件、鑒定電子文件的價值等；科學控制文件版本，因為元數(shù)據(jù)對文件真實可靠與否有直接影響，在動態(tài)管理電子文件時要通過元數(shù)據(jù)詳細記錄文件發(fā)生的所有變化，按照這些記錄再現(xiàn)電力工程項目電子文件的原貌，保證電子文件發(fā)揮憑證價值；按照電子簽名的法律和規(guī)定，通過電子簽名和時間戳、元數(shù)據(jù)管理等使電力工程項目的數(shù)字文檔真實可靠。

2.構(gòu)建保障體系，維護檔案安全

數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行都離不開強有力的保障體系，主要包括安全保障和運行技術(shù)標準、管理標準等[3]。在建設(shè)安全保障體系時要基于加密技術(shù)維護電力工程項目檔案轉(zhuǎn)移和傳輸、應(yīng)用的環(huán)境安全；立足電力企業(yè)局域網(wǎng)科學使用防火墻、殺毒軟件，保證安全地存儲檔案信息；在數(shù)字檔案館內(nèi)部使用實時監(jiān)控系統(tǒng)，實時掌握檔案的訪問和修改等情況；落實檔案資源備份，合理設(shè)置用戶使用權(quán)限，并維護好電子檔案保管環(huán)境，保證檔案信息存儲方式和工程項目檔案類型的契合性。在建設(shè)管理標準時要全面梳理新形勢下的法律法規(guī)和標準、規(guī)程，立足國家和行業(yè)要求優(yōu)化工程項目檔案管理標準，結(jié)合電力行業(yè)的發(fā)展形勢更新相關(guān)體制和機制。例如檔案部門要利用電力企業(yè)的報刊、網(wǎng)站主頁和微信公眾號等加強對數(shù)字檔案館的廣泛宣傳，編制新舊檔案管理系統(tǒng)的流程對比表格，進行工程項目檔案在線收集歸檔和整理分類、借閱利用的正反對比，還有設(shè)計人員對比數(shù)字檔案館的各個設(shè)計版次，保留校核與審核意見等，讓各級領(lǐng)導(dǎo)、人員進一步認識數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，增強安全意識。

3.支持開發(fā)利用，發(fā)揮檔案價值

對于電力企業(yè)的工程項目檔案管理而言，利用是終極目的，應(yīng)妥善處理館藏檔案數(shù)字化和新增數(shù)字檔案管理之間的矛盾，在進行原有檔案數(shù)字化加工處理的同時，大力采集數(shù)字檔案資源，改善數(shù)字檔案館的資源結(jié)構(gòu)。以此為基礎(chǔ)更新工作理念，把電力工程項目數(shù)字檔案的知識管理、知識服務(wù)作為核心，在用戶需求導(dǎo)向下借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實時管理并分析海量數(shù)字檔案，提供檔案知識化服務(wù)[4]。例如深化電力工程項目檔案資源組織，在進行館藏檔案資源的數(shù)據(jù)挖掘時提供增值服務(wù)，按照用戶個性化檔案信息需求整合數(shù)字檔案資源，形成專題資源庫，構(gòu)建移動檔案信息平臺，優(yōu)化檔案信息服務(wù)。電力企業(yè)運用數(shù)字檔案館有效對接網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案利用需求，形成應(yīng)用窗口，方便對檔案信息的統(tǒng)計、查詢、發(fā)布、開發(fā)和交流等，在多元化檢索技術(shù)的支持下改進檔案信息編研與印制等操作，更快捷地使用檔案資源，最終最大限度發(fā)揮電力企業(yè)工程項目檔案的價值。

結(jié)語

工程項目檔案管理改革屬于復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，在各行各業(yè)紛紛大力推進信息化建設(shè)和技術(shù)革新的新形勢下，傳統(tǒng)檔案管理模式無法實現(xiàn)高效、精細化的檔案管理，無法把工程項目檔案管理要求融入工程項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，好在數(shù)字檔案館帶來檔案管理的巨大變革，電力企業(yè)要提高對數(shù)字檔案館建設(shè)重要性與迫切性的認識，探尋一系列行之有效的措施加強數(shù)字檔案館的建設(shè)和應(yīng)用，讓工程項目檔案工作有章可循，切實做好電力工程項目檔案和實際工程項目的同步建設(shè)，保障工程項目檔案完整、真實、可靠，實現(xiàn)持續(xù)的改革和發(fā)展。