項(xiàng)目管理流程因需而變

江濤

在甲方和多元化競(jìng)爭(zhēng)者占主導(dǎo)的市場(chǎng)環(huán)境下，乙方及其內(nèi)部各部門在項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的人員安排及任務(wù)分配、管理流程及監(jiān)督考核機(jī)制的適宜性，直接影響項(xiàng)目參與人員的切身利益，最終影響項(xiàng)目的質(zhì)量和項(xiàng)目合同的履行效果。選擇千篇一律地執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程還是有針對(duì)性地差異化管理項(xiàng)目，需要乙方各級(jí)管理者根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況慎思后確定。

情景再現(xiàn)

一位基層生產(chǎn)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人激動(dòng)地來(lái)到管理部門辦公室，向抽檢其技術(shù)產(chǎn)品流程管理質(zhì)量的經(jīng)辦人和質(zhì)量主管連拍桌子，憤怒地質(zhì)問(wèn)兩位同事為何要扣他的質(zhì)量考核分。在兩位同事向該負(fù)責(zé)人解釋無(wú)果的情況下，雙方均在不穩(wěn)定的情緒下發(fā)生了言語(yǔ)爭(zhēng)執(zhí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在的部門領(lǐng)導(dǎo)聞?dòng)嵹s來(lái)將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人勸離，并解釋說(shuō)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因最近工作壓力大而心情不好，請(qǐng)兩位同事諒解。由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)的及時(shí)勸導(dǎo)，避免了雙方當(dāng)事人在爭(zhēng)吵氣憤時(shí)發(fā)生肢體沖突的可能。

事后得知，該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人被扣質(zhì)量分的原因是項(xiàng)目缺少啟動(dòng)前的策劃流程。經(jīng)了解，該項(xiàng)目剛確定但合同尚未簽訂時(shí)，由于甲方提出的工期緊且任務(wù)重，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人接到任務(wù)后即連續(xù)在外出差，在其回到單位前已將該項(xiàng)目的技術(shù)產(chǎn)品提交給甲方，而甲方在提交技術(shù)產(chǎn)品的前幾天才簽訂項(xiàng)目合同。

根據(jù)該企業(yè)職能管理部門制定的生產(chǎn)管理規(guī)定，未簽訂合同的項(xiàng)目無(wú)法在辦公管理平臺(tái)下達(dá)項(xiàng)目生產(chǎn)任務(wù)書，只有當(dāng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目生產(chǎn)的部門在辦公管理平臺(tái)下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)書后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人才能組織召開項(xiàng)目策劃會(huì)，項(xiàng)目策劃完成后才能正式進(jìn)行項(xiàng)目生產(chǎn)。該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未按企業(yè)生產(chǎn)管理規(guī)定履行項(xiàng)目管理流程，導(dǎo)致該事件的發(fā)生。

情景分析

根據(jù)項(xiàng)目情景的描述，我們可以看出這個(gè)項(xiàng)目的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題。

項(xiàng)目實(shí)際情況與管理規(guī)定執(zhí)行上的沖突

每個(gè)項(xiàng)目都具有臨時(shí)性，且具有特殊性。例如，有些甲方要求乙方完成項(xiàng)目服務(wù)后方能簽合同，有些甲方向乙方催要產(chǎn)品的積極性高但辦理合同簽訂的效率偏低，有些政府投資類項(xiàng)目的服務(wù)工期固定但政府相關(guān)主管部門參與合同評(píng)審的流程長(zhǎng)且不受甲方控制。乙方無(wú)論遇到何種情況，一般無(wú)法用，也不能用乙方的生產(chǎn)管理規(guī)定向甲方談?dòng)残詶l件，若乙方堅(jiān)持先簽合同后履約，甲方估計(jì)會(huì)立即更換乙方。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的時(shí)間和精力有限

一般情況下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)同時(shí)承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目，且每個(gè)項(xiàng)目的生產(chǎn)進(jìn)度主要受甲方掌控，如果多個(gè)項(xiàng)目的甲方在同一時(shí)間內(nèi)催要技術(shù)產(chǎn)品，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還需克服人員調(diào)配緊張的困難。另外，生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)將項(xiàng)目確定后的合同簽訂事宜一并交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人落實(shí)，當(dāng)技術(shù)生產(chǎn)與商務(wù)要求疊加在一起時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要花費(fèi)較多的精力和時(shí)間成本去溝通，應(yīng)對(duì)甲方和本部門領(lǐng)導(dǎo)。

生產(chǎn)部門在生產(chǎn)管理上的缺陷

有些企業(yè)規(guī)定，生產(chǎn)部門除負(fù)責(zé)項(xiàng)目生產(chǎn)履約外，還需負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)上的諸多事務(wù)。生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)為了完成部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，極有可能要求部門全體員工參與項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，也可能會(huì)將合同簽訂與收款納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的績(jī)效考核中。

在該種管理模式下，生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是不希望得罪甲方的，往往還要向甲方的不斷變更妥協(xié)。因?yàn)橹挥蟹?wù)好甲方，才能順利簽訂項(xiàng)目合同并讓甲方支付合同款，否則就會(huì)影響生產(chǎn)部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核和收入。

由于技術(shù)工作和商務(wù)工作需要不同的思維模式和處事方式，具備商務(wù)工作能力的人畢竟比較少，讓不適合做商務(wù)工作的技術(shù)人員去做商務(wù)工作，很難實(shí)現(xiàn)讓相關(guān)方滿意的目標(biāo)。

職能管理部門在管理上的缺陷

企業(yè)職能管理部門做出項(xiàng)目合同先簽訂后再下達(dá)項(xiàng)目生產(chǎn)任務(wù)書的規(guī)定，是為了確保企業(yè)能通過(guò)項(xiàng)目合同得到應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)報(bào)酬，通過(guò)辦公管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的合規(guī)檢查，從維護(hù)企業(yè)利益的角度看是值得肯定的。現(xiàn)實(shí)項(xiàng)目中，不同甲方的管理風(fēng)格是不一樣的，即便是同一個(gè)甲方對(duì)其不同項(xiàng)目的要求也不盡相同，正如企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目、政府采購(gòu)項(xiàng)目、非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的合同簽訂流程和合同條款差異化，尤其是工期緊的技術(shù)服務(wù)類項(xiàng)目，極易發(fā)生項(xiàng)目履約已完成但合同尚未簽訂的情況。在這種情形下，負(fù)責(zé)監(jiān)管的職能部門通過(guò)檢查項(xiàng)目生產(chǎn)流程的合規(guī)性，就會(huì)發(fā)現(xiàn)存在扣分項(xiàng)的問(wèn)題。

管理部門和基層生產(chǎn)部門之間的信息溝通不暢

企業(yè)職能管理部門掌握著規(guī)章制度的制定權(quán)和對(duì)基層生產(chǎn)部門的考核權(quán)，基層生產(chǎn)部門要求全員參與項(xiàng)目生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。職能管理部門與基層生產(chǎn)部門對(duì)待項(xiàng)目的態(tài)度和方式是截然不同的。二者在面對(duì)項(xiàng)目管理流程合規(guī)性檢查時(shí)，如因涉及切身利益的考核扣分項(xiàng)而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，可能會(huì)造成部門和同事之間關(guān)系的不融洽。

實(shí)際項(xiàng)目中，基層生產(chǎn)部門需要面對(duì)不同管理模式的甲方，隨時(shí)承擔(dān)甲方頻繁催進(jìn)度和調(diào)整技術(shù)方案的任務(wù)，這種任務(wù)可能讓基層生產(chǎn)部門應(yīng)接不暇，而職能管理部門主要通過(guò)辦公管理平臺(tái)了解項(xiàng)目基本情況和動(dòng)態(tài)變化，極易使雙方所掌握的信息產(chǎn)生不對(duì)稱，而這種不對(duì)稱就導(dǎo)致了各級(jí)管理部門在與基層生產(chǎn)部門溝通中的分歧或爭(zhēng)議。

情景思考

全面評(píng)估甲方的誠(chéng)信度和財(cái)務(wù)支付能力

無(wú)論是與新的甲方合作，還是與以前合作過(guò)的甲方再次合作，乙方均應(yīng)事先評(píng)估甲方當(dāng)前的企業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)支付能力。良好的企業(yè)信譽(yù)度和正常的財(cái)務(wù)支付能力是乙方通過(guò)項(xiàng)目獲取應(yīng)得經(jīng)濟(jì)收益的基本保障。

乙方如果遇到企業(yè)信譽(yù)度高且財(cái)務(wù)支付能力有保障的甲方，雙方在項(xiàng)目確定后可先履行項(xiàng)目而稍后簽訂合同，基本上不會(huì)發(fā)生甲方?jīng)]有信譽(yù)的風(fēng)險(xiǎn)。乙方如果遇到企業(yè)信譽(yù)度不良或財(cái)務(wù)狀況不佳的甲方，若其以各種理由拖延簽訂項(xiàng)目合同或要求乙方履行完項(xiàng)目合同后一次性付款，乙方宜謹(jǐn)慎評(píng)估與其合作的風(fēng)險(xiǎn)。

因人而異，差異化分工

企業(yè)在要求員工參與項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)時(shí)，不宜要求基層生產(chǎn)部門的每位員工同時(shí)承擔(dān)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)管理工作，需根據(jù)個(gè)人的技能專長(zhǎng)和社交能力有針對(duì)性地分配任務(wù)，簡(jiǎn)言之，要做到“人盡其才”。不喜歡與人討價(jià)還價(jià)的人，不適宜跟甲方商談合同條款。善于社交且對(duì)外溝通交流能力尚可的人，可以培養(yǎng)成項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)的商務(wù)人員。善于鉆研技術(shù)且能靜心扎根項(xiàng)目的人，可以培養(yǎng)成項(xiàng)目履約的生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人。

基層生產(chǎn)部門內(nèi)部的職責(zé)分工應(yīng)明確

基層生產(chǎn)部門內(nèi)部應(yīng)考慮設(shè)置獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)崗位和生產(chǎn)崗位，各崗位的分工與協(xié)作應(yīng)明確。項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)的溝通協(xié)調(diào)、合同談判及合同簽訂，由經(jīng)營(yíng)崗位負(fù)責(zé)，生產(chǎn)崗位在項(xiàng)目合同簽訂前向其提供技術(shù)支持即可。項(xiàng)目合同簽訂后轉(zhuǎn)入生產(chǎn)履約時(shí)，以生產(chǎn)崗位人員履約為主，經(jīng)營(yíng)崗位需適時(shí)關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)展并向甲方及時(shí)收取合同款項(xiàng)，同時(shí)需要為該類項(xiàng)目或甲方后續(xù)項(xiàng)目的可持續(xù)經(jīng)營(yíng)收集信息。對(duì)于項(xiàng)目確定但尚無(wú)法及時(shí)簽訂項(xiàng)目合同的情形，經(jīng)營(yíng)崗位宜請(qǐng)甲方出具項(xiàng)目委托函件，函件需寫明項(xiàng)目基本要求及合同費(fèi)用等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，便于生產(chǎn)崗位按函件要求生產(chǎn)，后續(xù)的合同洽談及簽訂繼續(xù)由經(jīng)營(yíng)崗位負(fù)責(zé)完成。

職能管理部門制定規(guī)章制度宜考慮不同情形

解鈴還須系鈴人，企業(yè)職能管理部門應(yīng)根據(jù)以往項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的實(shí)際情況和正在履約項(xiàng)目遇到的客觀問(wèn)題，有針對(duì)性地修訂完善能為基層生產(chǎn)部門在項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中提供符合市場(chǎng)需要的規(guī)章制度。例如，對(duì)下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)書所需要的支撐性商務(wù)文件的要求宜多樣化，能及時(shí)與甲方簽訂合同最好，若因故暫時(shí)無(wú)法完成合同簽訂但又亟須履約時(shí)，項(xiàng)目中標(biāo)通知書、甲方委托函亦應(yīng)可通行。

部門間的溝通交流應(yīng)通暢

企業(yè)各級(jí)管理部門對(duì)項(xiàng)目的合規(guī)性檢查及監(jiān)督考核要求，應(yīng)根據(jù)不同情形分別對(duì)待。經(jīng)營(yíng)部門簽訂的合同條款質(zhì)量高，但生產(chǎn)部門未能做好項(xiàng)目過(guò)程履約，就需要各級(jí)管理部門與生產(chǎn)部門溝通交流，幫助生產(chǎn)部門查找問(wèn)題或不足，并提出有針對(duì)性的意見及建議，盡力確保項(xiàng)目生產(chǎn)履約結(jié)果符合合同要求。若甲方要求苛刻引起項(xiàng)目合同中的部分條款對(duì)乙方有不利影響，經(jīng)營(yíng)部門應(yīng)提前向各級(jí)管理部門和生產(chǎn)部門進(jìn)行詳細(xì)的商務(wù)交底，集思廣益后提出預(yù)防或應(yīng)對(duì)措施，盡量確保生產(chǎn)部門能正常完成項(xiàng)目履約。

項(xiàng)目管理思維需要轉(zhuǎn)變

不同的企業(yè)基層管理者或多或少存在“對(duì)下管理、對(duì)上負(fù)責(zé)”的意識(shí)，這種意識(shí)會(huì)不同程度地影響員工的主觀能動(dòng)性。企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)基層部門和廣大員工永葆積極向上、主動(dòng)有為的工作氛圍，需要適當(dāng)?shù)叵颉皩?duì)下負(fù)責(zé)，對(duì)上管理”的模式轉(zhuǎn)變，因?yàn)轫?xiàng)目是相關(guān)方矛盾的聚集體，基層生產(chǎn)人員需要時(shí)刻面對(duì)項(xiàng)目中隨時(shí)出現(xiàn)的矛盾或干擾因素，有些矛盾和干擾因素是員工能自行解決的，但很多情形是需要部門領(lǐng)導(dǎo)甚至企業(yè)高層出面才能解決的。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)內(nèi)部的職能管理部門、基層生產(chǎn)部門均應(yīng)以項(xiàng)目為中心，制定便于基層生產(chǎn)部門實(shí)踐操作的項(xiàng)目管理流程，讓項(xiàng)目參與人員盡量在企業(yè)內(nèi)部無(wú)后顧之憂的環(huán)境下，以主動(dòng)、踏實(shí)、負(fù)責(zé)的態(tài)度積極面對(duì)項(xiàng)目。項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)也就在逐漸積累的項(xiàng)目收益中得以實(shí)現(xiàn)。P