高校檔案管理制度建設(shè)研究

石貞貞

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內(nèi)容，與高校管理工作效率的提升、管理方式的優(yōu)化有直接聯(lián)系。當(dāng)前，我國高校檔案管理制度建設(shè)存在一些問題，如高校檔案管理制度缺乏實(shí)際操作性、與上層法律制度缺乏銜接、上層法律制度建設(shè)不足與滯后、檔案管理工作者自身能力不足等。對(duì)此，國家和高校應(yīng)當(dāng)積極采取措施，通過完善高校檔案管理制度、推進(jìn)高校檔案管理服務(wù)化發(fā)展、加快相關(guān)法律建設(shè)以及提升檔案管理者的工作能力等措施，推進(jìn)高校檔案管理制度建設(shè)。

一、高校檔案管理制度建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案管理制度缺乏實(shí)際操作性

之所以說高校檔案管理制度缺乏實(shí)際操作性，是因?yàn)楫?dāng)前中國的法律法規(guī)中，諸如《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）以及《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等都沒有對(duì)高校檔案建設(shè)工作制定比較詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致高校檔案管理缺乏有效的參考依據(jù)。缺乏法律的規(guī)范引導(dǎo)，高校檔案管理工作難以規(guī)范進(jìn)行。很多情況下，高校檔案管理工作中存在的問題需要通過行政手段來解決，導(dǎo)致檔案管理工作實(shí)際操作陷入困境，降低了檔案管理工作的效率。

（二）高校檔案管理制度與法律制度缺乏銜接

一般來說，高校的制度應(yīng)當(dāng)與國家的制度和法律構(gòu)成相互協(xié)調(diào)的關(guān)系，保證高校檔案管理制度與上層法律制度有效銜接?！稒n案法》中規(guī)定：“縣級(jí)以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”由此可見，高校檔案工作依然屬于行政性質(zhì)的工作，檔案部門缺乏自主性。高校的圖書館、檔案管理部門屬于不同的部門，各個(gè)部門之間缺乏溝通銜接，導(dǎo)致資源分散。

（三）上層相關(guān)法律制度建設(shè)滯后且不足

上層相關(guān)法律制度建設(shè)滯后且不足也是當(dāng)前高校檔案管理制度建設(shè)存在的一個(gè)重要問題。當(dāng)前，中國與檔案相關(guān)的法律法規(guī)不足，僅有《檔案法》《中華人民共和國著作權(quán)法》《中華人民共和國非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)法》等。由于相關(guān)法律制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致高校檔案制度建設(shè)滯后，影響高校檔案建設(shè)工作的開展。

（四）學(xué)校檔案管理工作者能力不足

高校檔案管理工作者自身能力不足，也會(huì)對(duì)檔案管理制度建設(shè)造成影響。高校檔案管理工作者在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必然需要對(duì)相關(guān)的管理制度非常熟悉，且可以靈活應(yīng)用。但當(dāng)前，部分工作者自身能力存在問題，沒有熟練掌握相關(guān)的制度，也無法在工作中按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。再加上高校對(duì)檔案管理者工作能力培養(yǎng)不重視，沒有組織培訓(xùn)，限制了高校檔案管理工作的開展。

二、高校檔案管理制度存在問題的原因

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識(shí)

缺乏檔案管理意識(shí)一直都是高校檔案管理工作中存在的問題。其實(shí)不僅是檔案管理工作者，這種問題在高校領(lǐng)導(dǎo)中也普遍存在。高校領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理以及檔案文化建設(shè)意識(shí)比較薄弱，無法為相關(guān)工作的開展提供支持，甚至對(duì)檔案管理工作者造成影響，使其也忽視了檔案工作的價(jià)值和意義。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為學(xué)校的工作重點(diǎn)是教學(xué)，認(rèn)為檔案收集、整理、保存工作實(shí)際意義不明顯，導(dǎo)致高校檔案以及文化服務(wù)功能有所欠缺，忽視了檔案工作對(duì)高校整體運(yùn)行的重要推動(dòng)作用。

（二）學(xué)校行政管理體制存在問題

行政管理體制問題也是造成高校檔案管理工作問題的一個(gè)重要因素?，F(xiàn)在，中國大多數(shù)高校依然實(shí)行行政管理體制，這就導(dǎo)致檔案管理部門難以脫離行政體制的制約，為行政服務(wù)成為檔案管理部門的重要內(nèi)容。在行政管理體制下，檔案管理部門文化職責(zé)不明確，檔案管理工作者的積極性和主動(dòng)性遭到削弱，制約了檔案文化服務(wù)功能的發(fā)揮。歸根結(jié)底，行政體制對(duì)高校檔案建設(shè)工作形成了制約作用。

（三）缺乏專業(yè)的檔案設(shè)備和管理者

配備專業(yè)的檔案管理工作者和專業(yè)的檔案管理設(shè)備是保證高校檔案管理工作有序開展的重要措施。然而很多高校對(duì)于檔案工作不夠重視，很少主動(dòng)投入人力、物力、財(cái)力，這就導(dǎo)致高校檔案管理工作在管理設(shè)備和管理者方面得不到提升。另外，很多檔案管理工作人員都由其他工作者進(jìn)行兼任，沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)性。再加上本職工作任務(wù)繁重，很有可能無暇顧及檔案管理工作，最終導(dǎo)致檔案無法規(guī)范管理，檔案管理水平無從提升。

三、完善高校檔案管理制度建設(shè)的有效措施

（一）不斷完善高校檔案管理的相關(guān)制度

完善高校檔案管理制度，要從以下兩個(gè)方面入手。首先，要對(duì)高校管理體制進(jìn)行改革。高校行政管理體制對(duì)檔案管理工作的開展有所制約，所以要改革管理體制，改變行政體制的屬性，不斷提升檔案管理部門的服務(wù)能力。其次，要建立檔案管理制度，保證檔案管理制度的多樣性和完善性，避免因?yàn)橹贫炔蝗娑绊憴n案管理工作。建設(shè)檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)范，確保高校檔案管理工作可以有條不紊地開展。

（二）推進(jìn)高校檔案管理制度的服務(wù)化發(fā)展

推進(jìn)高校檔案管理制度的服務(wù)化發(fā)展，是推進(jìn)高校檔案管理制度建設(shè)的重要措施。首先，應(yīng)當(dāng)從高校的高層開始，引導(dǎo)決策層重視檔案管理，宣傳檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的深層次發(fā)展。其次，建立檔案管理服務(wù)制度，提升檔案管理工作者的服務(wù)能力。這是因?yàn)楹芏喙ぷ髡呷狈Τ耙庾R(shí)，無法意識(shí)到高校檔案管理工作潛在的服務(wù)成分，也無法充分發(fā)揮檔案管理資源的優(yōu)勢?？傊咝ＲJ(rèn)識(shí)到檔案管理服務(wù)化發(fā)展的重要性，并且從制度層面推進(jìn)檔案管理制度服務(wù)化發(fā)展。

（三）加快檔案管理工作相關(guān)法律的建設(shè)

高校檔案管理工作制度的建設(shè)和發(fā)展與我國相關(guān)法律制度的建設(shè)脫不了干系。檔案管理需要制度的保障，只有保證檔案管理事業(yè)相關(guān)法律不斷完善，才能讓高校檔案管理工作有所依據(jù)，得以切實(shí)有效地開展。《檔案法》雖然在檔案管理相關(guān)法律法規(guī)體系中處于主體地位，但是內(nèi)容不甚完善，容易出現(xiàn)職責(zé)不明確以及文化事業(yè)單位主體缺乏自主性的問題。所以，建設(shè)完善的法律體系，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作健康發(fā)展的保證。

（四）提升高校檔案管理工作者的工作能力

信息時(shí)代，高校檔案管理工作有了全新的工作模式，尤其是網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅為高校檔案工作提供了便捷，也為高校檔案管理工作帶來了新的考驗(yàn)。檔案管理工作者如果無法及時(shí)掌握新的技術(shù)，將無法勝任檔案管理工作。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要幫助他們掌握新的技術(shù)和新的管理理念，還需要讓他們熟練掌握相關(guān)管理制度，適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理工作的新需求，推動(dòng)高等教育的發(fā)展。

四、結(jié)語

當(dāng)前，高校檔案管理工作的管理水平亟須提高，這也是高校教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重點(diǎn)。檔案管理制度是檔案管理工作穩(wěn)定有序開展的保障，所以，高校要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，從規(guī)章制度、服務(wù)化水平、工作者等方面入手，以相關(guān)法律為引導(dǎo)，積極完善高校檔案管理制度，建立完善的檔案管理制度體系，保證高校檔案管理工作有法可循、有據(jù)可依。

【基金項(xiàng)目】2020年度河南省社科聯(lián)調(diào)研課題“中原學(xué)構(gòu)建背景下的漢語國際推廣研究”（編號(hào)：SKL—2020—841）;2020年度南陽師范學(xué)院校級(jí)思想政治專項(xiàng)“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設(shè)研究”（編號(hào)：2020SZ007）;2020年南陽師范學(xué)院校級(jí)決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機(jī)制改革”（項(xiàng)目編號(hào)：2019WYJC13）。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊軍.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理存在的問題及對(duì)策[J].山西科技，2019（5）：75-77+80.

[2]馮四清.高校檔案現(xiàn)代管理體系的法制化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2019（3）：44-46.

[3]李平.高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：36-37.

[4]劉玥，吳園園.基于信息化高校檔案管理建設(shè)模式探究[J].科技資訊，2019（3）：118-119.

[5]許德斌.高校檔案信息化安全體系建設(shè)探究[J].黔南民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018（5）：125-128.

[6]靳一.我國高校檔案管理工作研究[D].沈陽：東北大學(xué)，2014.

（作者單位 南陽師范學(xué)院地理科學(xué)與旅游學(xué)院）