以利用為導(dǎo)向的科研電子文件管理體系研究與實踐

中國電子科技集團公司第十研究所 朱燁

隨著科研單位信息化水平的不斷提升，近些年眾多科研單位圍繞科研生產(chǎn)主業(yè)務(wù)建設(shè)了許多的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，其中產(chǎn)生了大量的電子文件，使得檔案工作的主要管理對象正日益由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文件。

隨著信息化技術(shù)的持續(xù)深入應(yīng)用，用戶對于檔案的利用需求逐漸由紙質(zhì)檔案借閱向電子文件及電子檔案網(wǎng)絡(luò)化利用轉(zhuǎn)變。利用歸檔的電子文件能夠直接借鑒以往科研項目研究成果，有助于提高研發(fā)效率，縮短研發(fā)周期，支撐科研生產(chǎn)及科技創(chuàng)新等工作。

一、科研電子文件利用過程中存在的問題

由于部分管控手段的缺失，對科研電子文件的利用也造成了較大的影響，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）可利用的電子文件資源離散

雖然國家相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)均要求：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理完畢且具有歸檔價值的電子文件，應(yīng)通過歸檔接口納入檔案管理系統(tǒng)進行管理。但由于種種原因，很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時仍然缺少歸檔接口，使得大部分電子文件未納入歸檔管理。在這種分散管理模式下，電子文件資源處于離散狀態(tài)，歸檔率低或沒有歸檔，造成可利用的電子文件資源有限，不僅給用戶查找?guī)聿槐悖ɑ虿恢牢募鎯υ谀膫€系統(tǒng)中，或受限于系統(tǒng)權(quán)限無法查詢），也不符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求，難以真正發(fā)揮電子文件價值。

（二）電子文件利用過程缺少安全技術(shù)手段保障

由于缺乏有效的防擴散技術(shù)手段，現(xiàn)有電子文件資源提供在線服務(wù)時受到限制（或下載到本地后無法控制，或不開通下載），難以開展多層次利用服務(wù)。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件利用一般受限于項目團隊內(nèi)的人員權(quán)限，缺少針對跨團隊的文件利用賦權(quán)，不利于系統(tǒng)間或系統(tǒng)內(nèi)電子文件的共享利用和知識經(jīng)驗的借鑒。

由于缺少對電子文件利用的控制手段，也造成了利用服務(wù)模式單一的問題，只能被動地提供查詢檢索服務(wù)，無法針對用戶需求實現(xiàn)電子文件資源的共享利用與主動推送。

二、以利用為導(dǎo)向的科研電子文件管理體系的構(gòu)建

為改善科研電子文件離散、利用不足的現(xiàn)狀，充分發(fā)揮科研電子文件的價值，應(yīng)從科研項目全生命周期著眼，分析每個階段形成的文件，根據(jù)科研檔案管理的要求對相關(guān)的電子文件進行梳理，逐步建立融合化的科研生產(chǎn)電子文件管理體系。

整體建設(shè)思路為：明確科研電子文件歸檔范圍，制定科研生產(chǎn)電子文件歸檔管理要求，構(gòu)建科研生產(chǎn)電子文件集中統(tǒng)一的管理框架；整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件資源，建立基于項目的電子文件數(shù)據(jù)庫；通過擴展現(xiàn)有檔案系統(tǒng)功能，建立電子文件利用中心，創(chuàng)新利用服務(wù)手段，為電子文件的廣泛利用提供資源保障（見圖1）。

圖1 科研電子文件管理體系總體建設(shè)思路

（一）科研電子文件管理體系整體框架

基于對科研電子文件特點的分析與研究，建立完整的檔案管理體系，不斷完善規(guī)章制度，優(yōu)化管理方式，提升電子文件的管理效率，有效維護電子文件的完整與安全，保證電子檔案的有效利用，使得檔案管理工作與科研單位各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。通過電子文件管理體系的建設(shè)，使得設(shè)計人員能夠在項目研究初期便知曉該項目所屬電子文件的歸檔管理范圍與歸檔時機，熟悉電子檔案歸檔管理流程，為管理層提供齊全的歸檔管理視圖與檔案信息資源，支撐科研、生產(chǎn)等各項工作（見圖2）。

圖2 科研生產(chǎn)電子文件管理體系整體框架示意圖

（二）科研電子文件前端控制與全程管理流程梳理

將科研電子文件從形成起就納入檔案管理的視野，把電子文件形成、電子文件處理、電子文件歸檔和電子檔案管理作為一個整體，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保文件機構(gòu)內(nèi)部、文件機構(gòu)之間、文件與檔案機構(gòu)之間有關(guān)電子文件信息的及時流動與管理，實現(xiàn)電子文件和檔案一體化管理的無縫銜接（見圖3）。

圖3 科研電子文件前端控制與全程管理流程圖

以科研文件中的質(zhì)量數(shù)據(jù)為例，通過對質(zhì)量數(shù)據(jù)類型的分析，開發(fā)了結(jié)構(gòu)化的產(chǎn)品質(zhì)量樹對產(chǎn)品全生命周期的質(zhì)量數(shù)據(jù)進行管理，能夠支持多種數(shù)據(jù)的錄入方式，可以采用結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檢驗?zāi)０暹M行數(shù)據(jù)記錄，數(shù)據(jù)記錄支持采用移動式手寫屏幕方式采集數(shù)據(jù)，也支持自動測試產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，同時兼顧擴展運維階段相關(guān)記錄的追加，能夠通過掃描或者導(dǎo)入進行檢驗數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，能夠進行權(quán)限或版本控制，并能有效解決數(shù)字簽名的可靠性，通過一系列的有效方案解決質(zhì)量過程數(shù)據(jù)填寫效率低下、查詢效率低下、數(shù)據(jù)電子化保存等等問題（見圖4）。

圖4 基于產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量文件結(jié)構(gòu)樹

（三）科研電子文件安全利用管控手段

針對用戶需求，對檔案管理系統(tǒng)功能進行優(yōu)化和擴展，提供“一站式”用戶登錄界面。既方便用戶一站式搜索、快速定位檔案資源和發(fā)起流程審批，同時根據(jù)用戶個性化需求，定制推送相關(guān)目錄、關(guān)鍵詞等檔案信息；實現(xiàn)檔案資源的共享利用與主動推送。

檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)安全防護體系結(jié)合，通過引入動態(tài)水印、終端控制等技術(shù)，實現(xiàn)了電子文件的防擴散、防篡改，使電子文件管理與利用實現(xiàn)全程安全、可控。同時，提出了基于文件密級的利用服務(wù)權(quán)限控制，為電子檔案的深化應(yīng)用提供了更為安全的保障（見圖5）。

圖5 科研電子文件安全利用功能框圖

三、結(jié)語

科研電子文件管理的興起是大勢所趨，如何能夠有效提升科研電子檔案的利用頻次，是檔案工作價值的重要體現(xiàn)。通過系統(tǒng)構(gòu)建科研電子文件管理體系，可以實現(xiàn)科研電子文件資源的有效整合與利用，避免資源流失、浪費，減少“電子文件煙囪”，豐富組織資產(chǎn)積累，從而為科研電子檔案的利用“保駕護航”。

相關(guān)鏈接

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。 [1-2] 信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，并且降低成本，為推動人類社會進步提供極大的技術(shù)支持。

隨著中國經(jīng)濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進步，縮小了與發(fā)達國家的距離。我國信息化已走過兩個階段正向第三階段邁進。第三階段定位為新興社會生產(chǎn)力，主要以物聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表，這兩項技術(shù)掀起了計算機、通信、信息內(nèi)容的監(jiān)測與控制的4C革命，網(wǎng)絡(luò)功能開始為社會各行業(yè)和社會生活提供全面應(yīng)用。