不動(dòng)產(chǎn)登記資料信息化建設(shè)

唐義德 楊正學(xué)

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為建設(shè)信息化政務(wù)服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。不動(dòng)產(chǎn)登記行業(yè)利用先進(jìn)信息技術(shù)已實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)，進(jìn)而提升了不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)效能，創(chuàng)新了不動(dòng)產(chǎn)登記工作形式。從不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料、資料數(shù)字化與不動(dòng)產(chǎn)登記電子資料等方面對不動(dòng)產(chǎn)登記資料信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記資料;信息化;電子資料

中圖分類號：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1001-9138-（2021）01-0062-65 收稿日期：2020-12-20

1 不動(dòng)產(chǎn)登記資料

不動(dòng)產(chǎn)登記資料管理是不動(dòng)產(chǎn)登記工作有序運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)。資料真實(shí)記錄了不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等過程。在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，將申請、審核過程以及登記結(jié)果中有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等資料，根據(jù)立卷原則與標(biāo)準(zhǔn)整合成一套有序的不動(dòng)產(chǎn)登記資料，是不動(dòng)產(chǎn)登記工作的重要依據(jù)。其中，不動(dòng)產(chǎn)登記資料包含申請書、申請人身份證明材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源、登記原因、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果材料、不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)審核材料、不動(dòng)產(chǎn)登記簿等文件信息。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記資料還隨著不動(dòng)產(chǎn)實(shí)際變動(dòng)而更新其資料信息。

不動(dòng)產(chǎn)登記資料管理直接關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)登記資料的完整度與信息的延續(xù)性，更關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓及消滅，在國土資源管理、住房保障、房地產(chǎn)市場調(diào)控等多方面具有重要意義。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料

在不動(dòng)產(chǎn)登記進(jìn)入信息化時(shí)代之前，不動(dòng)產(chǎn)登記資料依賴于紙質(zhì)文件記載信息，還需用厚重的紙盒或紙袋裝訂保管，如圖1所示。由于不動(dòng)產(chǎn)登記資料歸檔的資料內(nèi)容類別多，且還要不定期、不定時(shí)增加新內(nèi)容，大量的紙質(zhì)資料在整合與流轉(zhuǎn)過程中暴露出諸多弊端。例如，在實(shí)際業(yè)務(wù)辦理中，查詢不動(dòng)產(chǎn)原檔資料由專人在檔案室（庫）手工翻找查詢，期間還極易出現(xiàn)登記失誤或信息丟失等情況。

在某地區(qū)的《不動(dòng)產(chǎn)登記文件管理規(guī)范》中，登記資料的立卷原則為每辦理一件不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)所形成的資料立一個(gè)卷。立卷整合的材料包含目錄、結(jié)論性審核材料、過程性審核材料，當(dāng)事人提供的登記申請材料、圖紙、備考表等，后續(xù)還要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的變動(dòng)隨時(shí)添加、更新立卷資料，平均每卷資料大約有40多頁A4紙張大小的文件，使得后期人員在資料查找、利用時(shí)要耗費(fèi)約10-20分鐘。除此之外，還要考慮資料的存放問題。不動(dòng)產(chǎn)登記資料的保管期限分為永久和定期，并不是任意一間房子就可以隨意存放不動(dòng)產(chǎn)登記資料。為妥善保管好館藏文件，還要設(shè)立不動(dòng)產(chǎn)登記資料存放的專用場所。例如，某市檔案館總面積在上世紀(jì)70年代就已有2000平方米，在2019年廳機(jī)關(guān)館藏文書資料約有9.4萬件，約占用2350平方米庫房面積，實(shí)際館藏還會(huì)隨著時(shí)間和業(yè)務(wù)量增加，所需耗費(fèi)的時(shí)間、精力、財(cái)力等不容小覷。

隨著社會(huì)與科學(xué)的進(jìn)步，為解決紙質(zhì)資料整合繁、流轉(zhuǎn)難與保管時(shí)限短等問題，可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子信息，不僅可以減少紙質(zhì)資料占用空間與資料查詢、利用時(shí)間，還可以提升工作效率。

3 不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)字化

不動(dòng)產(chǎn)登記資料管理信息化的建設(shè)，其中一點(diǎn)是對已有的不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料進(jìn)行電子“轉(zhuǎn)變”。這種由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，即不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)字化，可以稱之為不動(dòng)產(chǎn)登記資料信息化的過渡。它是利用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等將原不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料卷宗進(jìn)行排序、編頁碼、資料掃描、圖像處理、注錄等，使資料的電子數(shù)據(jù)保存于數(shù)據(jù)庫。

相較紙質(zhì)資料，不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)字化最大的優(yōu)勢就是在資料查找和利用中節(jié)約了大量的時(shí)間與空間。業(yè)務(wù)中需要利用相關(guān)資料時(shí)，可直接通過系統(tǒng)操作來查閱相關(guān)信息，甚至是申請人通過人臉識別、身份證掃描等方式自助查閱。每卷資料節(jié)省查閱時(shí)間至少10-20分鐘，也減少了紙質(zhì)資料的存放空間。同時(shí)，電子文件存儲(chǔ)信息種類多樣，除了常見的文檔、圖片外，還能儲(chǔ)存音頻、視頻、電子簽章或簽名等多媒體信息。

需要注意的是，資料數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)資料原本的處理、利用等有較大區(qū)別，因此仍存在部分問題。

一是紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件后，仍需耗費(fèi)大量儲(chǔ)存空間，這里所指的空間為數(shù)據(jù)庫空間。盡管不需要百萬平方米的實(shí)體房屋空間，但把所有的資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，依然需要足夠大的空間來儲(chǔ)存。數(shù)據(jù)庫的空間同樣是有限的，要保證數(shù)據(jù)能夠永久保存，仍然需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，并且隨著數(shù)據(jù)庫占用的空間越來越大，還會(huì)導(dǎo)致應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，如圖2所示。圖2所示的標(biāo)準(zhǔn)商品房買賣合同，共有28頁A4紙，其中1頁合同內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件約需占用300KB的空間，一整套合同全部轉(zhuǎn)化為電子文檔則需占用約4.7MB空間。

二是為了緩解數(shù)據(jù)庫空間占用問題，在實(shí)際操作時(shí)，會(huì)舍去部分格式化信息，只轉(zhuǎn)化部分重要信息，同樣以標(biāo)準(zhǔn)商品房買賣合同為例，實(shí)際簽署合同有28頁內(nèi)容，但轉(zhuǎn)化為電子文件時(shí)只挑選買賣雙方基本信息頁、簽字頁及重要信息頁等，約2-4頁，合同中大部分內(nèi)容沒有數(shù)字化版資料，極易丟失信息。

4 不動(dòng)產(chǎn)登記電子資料

近年來，多部門協(xié)同推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”，充分發(fā)揮信息技術(shù)高效便捷的優(yōu)勢。其中，辦公自動(dòng)化、無紙化使得不動(dòng)產(chǎn)登記資料生成、存儲(chǔ)方式上又發(fā)生了巨大變化，業(yè)務(wù)辦理不提交紙質(zhì)資料，所有信息均以電子文檔形式提交。

不動(dòng)產(chǎn)登記資料正式進(jìn)入信息化時(shí)代。與資料數(shù)字化不同，電子資料從一開始就沒有紙質(zhì)載體的文件，它的收集、整理、保存、查詢、利用等都是以電子形式，在資料數(shù)字化的基礎(chǔ)上又大量縮減文件的空間占用大小。以標(biāo)準(zhǔn)商品房買賣合同為例，曾經(jīng)一整套4.7MB的電子合同資料直接縮減到幾百KB。

同時(shí)，通過后臺維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)登記資料分類，以及登記資料分類與辦理業(yè)務(wù)類別的關(guān)聯(lián)關(guān)系。在整理電子資料立卷歸檔時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)在后臺獲取當(dāng)前業(yè)務(wù)類別所對應(yīng)的登記資料，并按規(guī)定進(jìn)行排列，其排列結(jié)果為電子卷宗目錄，如圖3所示。同時(shí)，系統(tǒng)按目錄順序?qū)γ糠鶊D像進(jìn)行電子資料編碼。最后，由系統(tǒng)生成不動(dòng)產(chǎn)登記電子資料封皮（封皮內(nèi)容包含卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)、保管期限等資料匯總信息）。

基于CA數(shù)字證書，不動(dòng)產(chǎn)登記資料卷宗目錄內(nèi)的所有數(shù)據(jù)均采用哈希算法來檢驗(yàn)上傳數(shù)據(jù)是否被篡改。當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化，系統(tǒng)自動(dòng)檢查是否發(fā)生篡改情況，并對發(fā)生篡改的數(shù)據(jù)進(jìn)行無效標(biāo)識，并提供正常與非正常數(shù)據(jù)的截圖。利用區(qū)塊鏈技術(shù)，將不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)據(jù)上傳至區(qū)塊鏈，在保證數(shù)據(jù)安全的情況下，向資料利用部門共享信息數(shù)據(jù)。同時(shí)，采用“雙活+異地備份”模式，設(shè)立同城雙中心與異地災(zāi)備中心，增加了業(yè)務(wù)承載量。倘若系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，能夠快速切換到備援，保證業(yè)務(wù)連續(xù)正常運(yùn)行，分擔(dān)負(fù)載，降低人為或自然災(zāi)害對業(yè)務(wù)造成的影響。

同時(shí)，為逐步實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)“一網(wǎng)通辦”“全城通辦”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?！叭峭ㄞk”打破部門、層級限制和區(qū)域的壁壘，企業(yè)或辦事群眾可到任何服務(wù)中心辦理業(yè)務(wù)?！巴ㄞk”的核心在于數(shù)據(jù)共享、電子資料上鏈，繼而實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域協(xié)同辦公。例如注銷抵押登記，不動(dòng)產(chǎn)登記與銀行通過區(qū)塊鏈直接提取相關(guān)數(shù)據(jù)開展業(yè)務(wù)，確保不動(dòng)產(chǎn)登記與銀行數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，辦事人在就近的銀行就能一次性完成抵押權(quán)注銷登記。

通過對不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料、資料數(shù)字化與電子資料的逐一梳理，如圖4所示。不動(dòng)產(chǎn)登記電子資料在實(shí)際工作中可以減少對空間、時(shí)間、人力、財(cái)力等資源的耗費(fèi)，大幅提升工作效率，為推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”“一網(wǎng)通辦”“全城通辦”提供有力的資料數(shù)據(jù)支持。

作者簡介：唐義德、楊正學(xué)，成都傳晟信息技術(shù)有限公司。