試論人事檔案管理的信息化建設(shè)

張沖

摘要：人事檔案是重要的保存人才信息的材料，詳細(xì)記錄著各項(xiàng)人才資料，是目前人才管理工作中發(fā)揮核心作用的工具。由于科學(xué)技術(shù)水平的顯著提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸普及，檔案管理模式也產(chǎn)生了翻天覆地的轉(zhuǎn)換，由傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式向更加數(shù)字化的方向發(fā)展。因此，人事檔案管理工作也開始步入數(shù)字化發(fā)展階段。在此背景下，如何做好新形勢下的檔案管理工作就顯得極其重要，本文針對檔案管理信息化建設(shè)所面臨的挑戰(zhàn)以及解決措施作出分析，期望為有關(guān)人員的工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化建設(shè);管理

前言

人事檔案一般會記載對應(yīng)員工的家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等各類信息。依照目前《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的相關(guān)條例，企業(yè)職工在進(jìn)行工作調(diào)動或者提出解除合同之后，應(yīng)當(dāng)由對應(yīng)單位在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行檔案移交，轉(zhuǎn)移至職工的下一工作單位或者對應(yīng)的街道勞動部門。由此可見，人事檔案管理工作的開展對于穩(wěn)定就業(yè)以及保障職工權(quán)益有著十分重要的作用，能夠促進(jìn)勞務(wù)關(guān)系的和諧穩(wěn)定發(fā)展。在大數(shù)據(jù)的新形勢下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)逐步優(yōu)化升級，脫離過去的傳統(tǒng)管理模式。

1 人事檔案信息化管理所面臨的問題挑戰(zhàn)

1.1 管理環(huán)境復(fù)雜

在長期開展檔案管理工作時，一般采用實(shí)體檔案管理模式，通常都是當(dāng)?shù)厝耸虏块T管理或者是部分工作人員的檔案由單位進(jìn)行保管，檔案管理工作中流轉(zhuǎn)的途徑比較單一，經(jīng)手辦理的人員比較少，所處的環(huán)境也相對比較封閉，最大的風(fēng)險就是實(shí)體檔案在管理過程中，可能出現(xiàn)的檔案丟失或者損毀的問題。在現(xiàn)今信息化管理的時代，主要以實(shí)體人事檔案作為基礎(chǔ)，開展新的電子人事檔案管理，其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體，呈現(xiàn)出內(nèi)容可分離、傳輸可網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)，保證信息資源利用的高效性與快捷性。于是人事檔案管理工作就面臨更加復(fù)雜的開放性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，雖然開展檔案管理工作的具體流程差異不大，但信息系統(tǒng)的管理企業(yè)、與外網(wǎng)之間的對接等，都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風(fēng)險與自然風(fēng)險變得更加復(fù)雜，需要單位在工作開展中，重視管理工作開展的流程、環(huán)節(jié)以及制度等方面的優(yōu)化。

1.2 技術(shù)要求更高

信息化技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展方向以及更為便捷的信息技術(shù)。隨著檔案管理信息化程度的不斷加深，各種基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、管理系統(tǒng)的應(yīng)用，都采用的是新產(chǎn)品與新技術(shù)，而在人事檔案中呈現(xiàn)出的文本與圖像信息來講，新技術(shù)的使用還比較少。正是由于人事檔案具有較高的私密性與高價值性，它所承受的技術(shù)威脅也較大。檔案管理方式的信息化發(fā)展，有著高密度的工作開展特征，計算機(jī)在使用過程中可能會感染病毒，或是因?yàn)檐浖膿p耗導(dǎo)致檔案出現(xiàn)重大損失。很多單位在工作開展中會使用 VPN 的登錄方式，以此限制外部用戶的接入，但隨著現(xiàn)今辦公理念的發(fā)展以及個人需求的多元化，局域網(wǎng)轉(zhuǎn)換成為全域網(wǎng)，也成為人事檔案管理工作開展的一種趨勢，同時也進(jìn)一步提高了檔案信息管理工作中所存在的風(fēng)險。只有建立起更加完善的風(fēng)險管理機(jī)制，才能更好地解決管理工作中所存在的問題。

2 人事檔案管理的信息化建設(shè)措施

2.1完善人事檔案管理制度

完善的檔案管理模式能夠有效提升管理工作的開展效率，是保障檔案管理模式信息化發(fā)展的基本前提。在人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，要分別從管理、業(yè)務(wù)以及技術(shù)等方面完善管理制度，保證檔案管理工作的高效、有序，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化發(fā)展。制度的建設(shè)以及安全防范意識的樹立，直接關(guān)乎各項(xiàng)管理工作與應(yīng)急措施的有效執(zhí)行。不管是盡可能降低人事檔案管理風(fēng)險，還是完善管理制度都是防范安全事故出現(xiàn)的有效手段。只有重點(diǎn)關(guān)注對人事檔案的信息管理安全事件發(fā)生頻率，才能切實(shí)保證檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的安全性。

2.2 積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理工作的信息化發(fā)展主要依托于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺以及高超的信息化技術(shù)，這也對檔案管理工作的設(shè)備提出了了對應(yīng)的要求。想要實(shí)現(xiàn)高效率的檔案信息化管理，必須構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，進(jìn)行對應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并積極引進(jìn)信息人才。根據(jù)企業(yè)自身人事檔案管理要求，對管理系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，只有這樣才能保證檔案信息的傳輸功能和共享水平，保證檔案信息管理工作有效開展。

2.3 保障人事檔案信息的安全

人事檔案信息詳細(xì)地記錄著每一個人的過往經(jīng)歷，關(guān)乎著個人的隱私安全，必須引起高度重視。首先，檔案管理人員也當(dāng)具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作中的各項(xiàng)基本條例，做好對應(yīng)信息的保護(hù)工作，不徇私、不泄密，同時，人事檔案管理人員必須強(qiáng)化自己的專業(yè)技能，避免出現(xiàn)一些操作失誤影響整個檔案管理工作的開展效率。

2.4 提升人事檔案服務(wù)管理水平

檔案管理人員作為整個人事檔案管理工作的主要操作者，將直接影響檔案管理工作的開展效率，影響人事檔案的實(shí)際利用效率。所以想要提升人事檔案服務(wù)管理水平，必須加強(qiáng)專業(yè)化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。首先，為了盡可能維持人事檔案管理工作的正常運(yùn)行，必須積極引進(jìn)既懂得檔案管理又具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高素質(zhì)人才。其次，需要做好對應(yīng)人才的培訓(xùn)工作，提升人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，必須讓人事檔案管理人員建立起高度的安全意識，學(xué)會一定的安全防護(hù)技術(shù)，具備現(xiàn)代化人事檔案管理人員的專業(yè)能力。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)完善檔案共享服務(wù)

一直以來，共享服務(wù)都是作為信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，隨著5G時代的來臨，信息傳輸速度進(jìn)一步提高，傳輸質(zhì)量也獲得了提升，對共享服務(wù)也就提出了更高的要求。從當(dāng)前科研單位人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，信息孤島已經(jīng)成為制約人事檔案管理工作的重要問題，而信息孤島的產(chǎn)生主要在于內(nèi)部各個部門各自為政、信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后等。因此，要想滿足 5G 時代科研單位人事檔案的共享需求，就必然需要結(jié)合人事檔案未來建設(shè)動態(tài)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人事檔案管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，保證人事檔案管理系統(tǒng)與內(nèi)部系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3 人事檔案管理信息化的意義

3.1 提高檔案管理的工作效率

推動檔案管理工作的信息化發(fā)展，能夠有效提高檔案管理工作的開展效率。目前，檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)呈現(xiàn)出高效率的發(fā)展態(tài)勢，具有的優(yōu)勢包括高效性、真實(shí)性以及實(shí)用性。由此可見，推動檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以有效提升檔案信息的傳動速率以及實(shí)際傳輸范圍，有效提高檔案信息的豐富性和多樣性，并且還能不斷優(yōu)化檔案信息的采集和整理工作，大幅縮短人為因素對于管理工作帶來的不利影響。與此同時，在無紙技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案管理部門可以通過掃描錄入器直接錄入檔案資料，這在很大程度上簡化了檔案管理工作，同時，也能夠有效提升檔案管理工作的實(shí)際開展效率。

3.2 提高檔案信息的完整性

進(jìn)一步推動人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程，能夠有效提升檔案信息的完整性。首先，檔案管理工作的信息化發(fā)展，可以及時剔除一些不完整的檔案信息。并在剔除無效信息的基礎(chǔ)上進(jìn)一步保證檔案管理工作的規(guī)范性，這對充分挖掘檔案的內(nèi)在價值具有十分深遠(yuǎn)的影響。其次，檔案管理工作的信息化進(jìn)程，能夠促進(jìn)目前已歸檔信息的進(jìn)一步更新完善。目前，檔案的歸檔信息主要包括年度、檔案編號、保管期限、檔案保密等級以及分類數(shù)目等多個部分，其歸檔信息較為繁雜，并且改動頻率也相對較大，這也給為檔案管理的開展造成了一定的困難。而信息技術(shù)在檔案管理中的合理使用，工作人員可以通過相應(yīng)的信息管理軟件，進(jìn)一步提高目前已歸檔信息的完整性以及準(zhǔn)確性，提高信息更新效率。

3.3有助于提升人事檔案的使用價值

人事檔案是每一位員工的成長縮影，是企業(yè)和單位選拔人才匹配工作崗位的根據(jù)，人事檔案記錄的員工信息越詳盡對企業(yè)的參考價值就越大。人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式，可以使信息之間建立起關(guān)聯(lián)，有助于人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，從而使企業(yè)或者單位更好更快地了解員工過往的真實(shí)經(jīng)歷，分析出員工的特點(diǎn)及所長，選拔出更匹配企業(yè)自身發(fā)展的優(yōu)秀人才。人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化使企業(yè)和單位選拔人才更快捷、更精準(zhǔn)，提升了人事檔案的使用價值。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案管理信息化的內(nèi)在價值已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來，推動檔案管理工作的信息化進(jìn)程，已經(jīng)成為目前時代背景下不容忽視的發(fā)展方向。因此，各單位要結(jié)合自己的工作實(shí)踐和運(yùn)營現(xiàn)狀，搭建全方位一體化的檔案管理模式，做好對應(yīng)管理人員的日常培訓(xùn)工作，做好各項(xiàng)信息化資源的最大化利用，提高各項(xiàng)信息化設(shè)備的資金以及人力投入，從而切實(shí)提高檔案資料的應(yīng)用效能，為各項(xiàng)工作的順利開展提供良好的信息支持。

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