試論信息化背景下高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策

摘要：高校教學(xué)檔案是高校教育教學(xué)成果的重要儲(chǔ)存載體之一，在現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)高速發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已然到來，為面對互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中出現(xiàn)的各種信息科技手段發(fā)展，這就需要對高校教學(xué)檔案管理手段做出改良。本文就通過對現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合信息化背景提出有效解決策略。

關(guān)鍵詞：信息化背景;高校教學(xué)檔案管理;問題;對策

信息化時(shí)代中出現(xiàn)的各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓信息交流和傳遞變得簡單起來，這也讓傳統(tǒng)信息儲(chǔ)存方式中的弊端展露出來，傳統(tǒng)檔案管理模式一般通過檔案袋對文件進(jìn)行密封保管，這種管理模式容易造成信息外流，不能正確保護(hù)學(xué)生隱私，并且傳統(tǒng)檔案管理模式還可能會(huì)出現(xiàn)檔案袋丟失等情況，會(huì)對學(xué)生和高校都產(chǎn)生極大影響。因此，在如今信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，高校應(yīng)該正確開發(fā)利用互聯(lián)網(wǎng)，讓高校檔案管理在信息化作為基礎(chǔ)的情況下進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展，充分利用科學(xué)技術(shù)簡化工作難度，還能減少工作中可能出現(xiàn)的問題，從而達(dá)到促進(jìn)我國高校教學(xué)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的效果。

一、信息化時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)

隨著我國教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，國家和社會(huì)都對學(xué)校的辦學(xué)水平要求有進(jìn)一步提高，現(xiàn)階段高校管理中不再是傳統(tǒng)模式中的以流程為主，更追求管理的效率和質(zhì)量，力求做到科學(xué)化、規(guī)范化高校管理，因此，高校檔案管理作為高校管理中重要環(huán)節(jié)之一也就需要跟隨時(shí)代要求做出改變。傳統(tǒng)封閉式檔案管理讓學(xué)生在需要使用檔案時(shí)流程繁瑣，并且許多框架條例需要學(xué)生發(fā)掘遵守，如果在使用過程中不小心將密封線打開就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的檔案成為不具備真實(shí)依據(jù)的紙張。種種情況都表現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)于這個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，因此需要高校檔案管理人員在把握信息化發(fā)展中出現(xiàn)的機(jī)遇，努力推陳革新，讓信息化高校教學(xué)檔案管理正確支持現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展。

1.信息化建設(shè)薄弱

由于信息化是近年來隨著科學(xué)技術(shù)革新出現(xiàn)的一個(gè)新型詞匯，現(xiàn)已被開發(fā)利用于各個(gè)方面，成為人們生活中離不開的技術(shù)之一。然而在許多高校中，由于將目標(biāo)重心放置在教育教學(xué)方面，在信息化開發(fā)利用中就忽略了高校教學(xué)檔案管理這一環(huán)節(jié)，主要將信息化技術(shù)應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)授課和教學(xué)中多媒體技術(shù)應(yīng)用等。正是因?yàn)檫@種忽略讓我國高校檔案管理信息化發(fā)展處于一個(gè)尷尬位置，讓傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案管理仍然成為現(xiàn)階段主流模式。這些問題出現(xiàn)的主要原因就是主流層面上沒有注意到網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)中的高校檔案管理，因此沒有專門的專家和學(xué)者進(jìn)行進(jìn)一步考察研究，就會(huì)造成就算想要建設(shè)改良也沒有相應(yīng)指導(dǎo)措施和實(shí)施方案提供參考。

2.缺乏人才建設(shè)

信息化背景下要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)高校教學(xué)檔案管理不僅需要對管理模式具備充分認(rèn)識(shí)，還需要具備一定互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，然而如今檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)，在科技化發(fā)展的時(shí)代已經(jīng)不能很好利用新型科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理工作建設(shè)，這就會(huì)制約信息化高校檔案管理工作發(fā)展。如今高校在信息化專業(yè)方面人才相當(dāng)匱乏，這就成為阻礙信息化服務(wù)于管理工作的重要問題之一，因?yàn)榇蠖鄶?shù)管理工作從業(yè)人員還同時(shí)兼并著其他管理工作，導(dǎo)致整個(gè)高效管理體系不能夠得到進(jìn)一步發(fā)展，從而讓落后的管理制度制約高校發(fā)展，這種問題如果不能解決就會(huì)讓管理工作效率停滯不前，直到成為拖慢整體發(fā)展的一個(gè)累贅。而真正具備技術(shù)的高素質(zhì)人才一般被用于高校教學(xué)工作開展中來，反而讓工人、轉(zhuǎn)業(yè)軍人等進(jìn)行高校檔案管理工作，因?yàn)閭鹘y(tǒng)高校檔案管理工作不需要具備太多專業(yè)從業(yè)知識(shí)，更像一種“閑職”，這種基礎(chǔ)情況導(dǎo)致后期管理工作改良開展也極具困難，因?yàn)橹R(shí)水平等存在差異，在改革工作開展過程中就會(huì)出現(xiàn)管理人員意見不合從而產(chǎn)生糾紛等情況發(fā)生，這些潛在問題如果不能正確解決還會(huì)成為高校管理工作中的潛在危機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致工作分歧和事務(wù)矛盾出現(xiàn)。

3.高校檔案管理技術(shù)和制度落后

行業(yè)信息化不是一朝一夕能夠完成的事情，在行業(yè)信息化發(fā)展的過程中也同樣影響到高校的教學(xué)檔案管理工作進(jìn)度，在我國有個(gè)顯著的特點(diǎn)表現(xiàn)在，科技水平高速發(fā)展的時(shí)代中仍有多種行業(yè)處于傳統(tǒng)信息管理模式，在信息收集和錄入環(huán)節(jié)都采用人工手抄錄入等形式，并且還依舊保存著傳統(tǒng)的信息采集、傳遞與接收方式，這種落后的信息管理方式就讓很多檔案信息失去其時(shí)效性，喪失其使用價(jià)值，并且這種信息傳遞方式容易出現(xiàn)信息不對稱、內(nèi)容中有明顯錯(cuò)誤等情況。學(xué)籍信息、學(xué)籍課表、成績與考試數(shù)據(jù)收集過程中，許多高校還在采用傳統(tǒng)教學(xué)信息管理模式，需要逐級(jí)對接，這就讓信息的傳遞需要經(jīng)過多重審批，無形之中增加了工作量，增長信息傳遞所花費(fèi)的時(shí)間和人力物力。傳統(tǒng)信息管理模式也不利于教師和學(xué)生第一時(shí)間接收到最新的教學(xué)咨詢，并對教學(xué)工作作出規(guī)劃和安排，只能依靠電話、張貼告示和文件收發(fā)等方式來傳遞信息，例如在學(xué)生選課環(huán)節(jié)，這種模式就會(huì)導(dǎo)致后接收到信息的同學(xué)可能不能選到自己心儀的課程，而一開始就接收到信息的同學(xué)反而能隨意挑選課程，這一定程度上不能讓教學(xué)工作公平開展，損害了學(xué)生個(gè)人的權(quán)益。

二、信息化背景下高校檔案管理的方案

1.加強(qiáng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)高校信息化建設(shè)就需要從基礎(chǔ)做起，首先需要認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案管理是教學(xué)工作中不可缺少的一環(huán)，能夠極大程度上減少管理工作花費(fèi)的時(shí)間，讓信息傳遞變得更加準(zhǔn)確化。高校應(yīng)該建立自己的校內(nèi)網(wǎng)站，還可以通過社交軟件開發(fā)小程序方便學(xué)生和教師使用，例如，通過微信小程序開發(fā)校園管理工作平臺(tái)，將學(xué)生的個(gè)人選課信息和課程表等統(tǒng)一上傳到其中，教師也可以將課程變動(dòng)等信息通過小程序傳遞給自己的學(xué)生，方面統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，這種方法可以將繁雜的管理工作糅合到一起，通過一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)讓教師和學(xué)生根據(jù)不同的需要進(jìn)行信息查詢和傳遞，這種一對一方式的信息傳遞模式，既減少信息傳遞中所需要花費(fèi)的大量時(shí)間，又可以避免信息傳遞出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)

在如今高校教學(xué)檔案管理從業(yè)人員中，大量從業(yè)人員不具備互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)，這也是制約高校教學(xué)檔案管理信息化的重要原因之一，因此面對人才匱乏的情況下，高校應(yīng)該將具備技術(shù)的專業(yè)人員從教學(xué)工作中抽調(diào)出一部分進(jìn)行信息化建設(shè)開展，同時(shí)針對傳統(tǒng)信息管理中的工作人員，高校應(yīng)該統(tǒng)一組織進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識(shí)水平從而能夠達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目的。面對一些不能夠良好接收新信息的從業(yè)人員，高校應(yīng)該采取調(diào)離轉(zhuǎn)職等形式，避免工作開展由于信息不對等等問題產(chǎn)生延誤，同時(shí)學(xué)校應(yīng)該做好宣傳工作，將信息化管理模式推送給學(xué)生和教師，轉(zhuǎn)變其原有觀念，讓其逐漸適應(yīng)到新型的信息管理模式中來，在減少工作流程和工作困難的同時(shí)便利教學(xué)管理工作開展，推動(dòng)全校一起進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變過程。學(xué)校還可以開放學(xué)生和教師的意見投送平臺(tái)，針對管理工作中存在的主要問題進(jìn)行優(yōu)先解決方案，把有限的人才資源最大化利用起來，把主要問題攻克后再進(jìn)行局部開發(fā)工作，形成信息化高校教學(xué)檔案管理工作聯(lián)系開展循環(huán)。

3.推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作制度和技術(shù)改革

信息化改革最重要的就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理中逐級(jí)批準(zhǔn)的模式，要最大程度上減少管理工作中存在的流程復(fù)雜問題，就需要讓逐級(jí)傳遞信息的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯觽鬟f，把信息通過網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)直接傳遞給有需要的群體，從而減少工作中流程繁瑣的問題。學(xué)生在接收信息也需做到統(tǒng)一定時(shí)發(fā)送，確保每個(gè)學(xué)生都能及時(shí)接收到學(xué)校推出的教學(xué)信息，能最大程度上保障每個(gè)學(xué)生的權(quán)益不受侵害。

三、結(jié)束語

高校教學(xué)檔案管理工作信息化是時(shí)代的要求也是工作的要求，只有建立起良好的信息管理模式才能保障教學(xué)教育工作正常開展，形成科學(xué)化、合理化的管理模式。這不僅需要高校對信息化問題重視起來，同時(shí)需要各個(gè)學(xué)者和管理從業(yè)人員不斷地嘗試和改良。

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作者簡介：

嚴(yán)萍，女，1983年6月27日，河南，碩士研究生，西安交通大學(xué)城市學(xué)院，高校教學(xué)檔案管理。