論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

唐愛玲

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。檔案管理是企業(yè)管理工作中的一個(gè)重要組成部分，對于企業(yè)的管理和發(fā)展有著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。隨著我國信息化的逐步普及，企業(yè)檔案管理工作也面臨著諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，必須緊跟潮流，改變傳統(tǒng)的管理模式和方法，采用信息化設(shè)備和技術(shù)來不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。這樣才能更好地促進(jìn)企業(yè)管理工作規(guī)范化，迅速不斷地積累企業(yè)經(jīng)營和管理經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大支持。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè)

引言

在社會(huì)不斷進(jìn)步、科技不斷發(fā)展的同時(shí)，對企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準(zhǔn)確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1信息化管理意識(shí)薄弱

信息化管理已成為當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢，信息化管理的優(yōu)勢也為大多數(shù)人所認(rèn)同，但在現(xiàn)實(shí)中，將信息化管理應(yīng)用于工作實(shí)際的觀念仍然十分薄弱。企業(yè)管理人員乃至具體工作人員，還只是停留在電腦錄入、傳輸?shù)茸詈唵蔚男畔⒒A段，系統(tǒng)性、全局性的信息化檔案管理觀念尚未樹立，檔案信息化工作也就未得到足夠重視。這大大影響了國有企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的資金投入和推廣應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有功能沒有得到充分發(fā)揮。

1.2缺乏企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)

從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)來講，因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)的技術(shù)導(dǎo)致無法有效提升檔案管理效率。企業(yè)應(yīng)該將其作為一個(gè)重要的努力方向，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，很多企業(yè)因?yàn)橄嚓P(guān)的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程。另外，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還依賴于企業(yè)信息化建設(shè)。

1.3專業(yè)技術(shù)人才缺乏

檔案信息化建設(shè)歸根到底要“以人為本”，發(fā)揮人的主導(dǎo)作用。而由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在一些國有企業(yè)中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”。檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應(yīng)有的檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，對于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經(jīng)驗(yàn)等，極易產(chǎn)生不規(guī)范的行為，對檔案信息化建設(shè)造成了巨大的障礙。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化措施

2.1提升檔案管理意識(shí)

檔案管理人員的自身素質(zhì)很大程度上能夠決定企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的成效。所以，企業(yè)應(yīng)該努力建設(shè)一批有職業(yè)道德、有技術(shù)能力、有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和責(zé)任意識(shí)。其次，需要根據(jù)實(shí)際工作對檔案管理人員開展信息化建設(shè)培訓(xùn)，從而使他們的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力得到提升。最后，需要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力，保證他們能夠熟練掌握相關(guān)的辦公軟件。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，除了需要對人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)外，還需要對相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，使他們對檔案管理工作進(jìn)行充分重視的同時(shí)，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)同合作使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量進(jìn)一步提升。

2.2強(qiáng)化相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)工作

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)指導(dǎo)的有力支持。想要保證信息指導(dǎo)工作得到有效落實(shí)，首先需要明確能夠提升企業(yè)檔案管理信息化程度的技術(shù)，只有樹立正確的目標(biāo)才能為實(shí)際工作提供有效指導(dǎo)。其次技術(shù)指導(dǎo)應(yīng)該由專業(yè)的人員進(jìn)行，對檔案管理人員開展相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備培訓(xùn)，從而保證檔案管理信息化建設(shè)工作得到有效開展，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)速度。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要大量的復(fù)合型人才，不僅要求其有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還要熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外，還需要具備較強(qiáng)的英文閱讀水平和翻譯能力以及現(xiàn)代管理能力等。在培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才的過程中，企業(yè)一方面要引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)、管理能力和較強(qiáng)英文水平的高校人才來充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)，還要定期、不定期對其進(jìn)行專門的培訓(xùn)，并開展各種類型的檢驗(yàn)活動(dòng)，才能使得企業(yè)的用人制度越來越規(guī)范。另外，為了真正培養(yǎng)有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業(yè)的人才評價(jià)機(jī)制和競爭機(jī)制。

2.4建立檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)，具體主要包括兩方面內(nèi)容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況，深入分析具體業(yè)務(wù)流程，結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，要有針對性地設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二，完善文件信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化，通過掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業(yè)使用的各類軟件。通過當(dāng)前管理信息化建設(shè)，有助于提高企業(yè)檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進(jìn)企業(yè)的長足發(fā)展。

結(jié)語

企業(yè)檔案管理界的各派觀點(diǎn)值得每個(gè)檔案管理工作者認(rèn)真思考，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的價(jià)值與面對的問題。筆者經(jīng)過思考認(rèn)為檔案管理施行信息化有諸多優(yōu)勢和意義。在工作實(shí)踐中，需要檔案管理從業(yè)者根據(jù)企業(yè)不同情況，趨利避害、因勢利導(dǎo)開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時(shí)積極放大信息化的優(yōu)勢和能量，探索出適合自身企業(yè)需要的檔案管理信息化創(chuàng)新工作方法。

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