提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

李熙琴

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)，它克服了紙質(zhì)檔案管理的一些缺點(diǎn)，能夠最大限度的發(fā)揮檔案管理的作用，讓檔案管理更加高效、便捷、安全。檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)乎每一個(gè)人的人事檔案，對(duì)今后的工作都有巨大的影響。因此，要不斷重視檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)信息化管理，提高管理效率，做到科學(xué)管理，具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、引言

事業(yè)單位的檔案管理非常重要，通過(guò)檔案信息化管理能夠提高工作效率，合理的利用單位內(nèi)部的資源，并對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作，實(shí)現(xiàn)多元化應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的傳統(tǒng)方式被信息技術(shù)取代，并且信息化具備許多傳統(tǒng)方式不具備的優(yōu)勢(shì)，會(huì)對(duì)今后的檔案管理工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用

（一）提升檔案管理工作效率

檔案信息化建設(shè)有助于提高工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，管理起來(lái)非常繁瑣，而信息化管理能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，并將這些資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，非常方便，通過(guò)管理系統(tǒng)能夠?qū)@些檔案進(jìn)行多元化的管理，也可以根據(jù)需求編寫(xiě)合適的管理方法，極大的減少了查找特定檔案袋時(shí)間，也讓相關(guān)的工作人員減少了工作壓力，提高了工作效率。

（二）資源存儲(chǔ)的利用共享

在事業(yè)單位中，知識(shí)密集型組織占比非常大，工作量也非常大，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)⒉煌瑱n案的不同載體進(jìn)行分配，并轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。并且這些數(shù)字資料并不占用實(shí)際的空間，而是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，并且體積非常小，一臺(tái)計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)上億條的檔案信息，非常的高效，與當(dāng)前的檔案建設(shè)需求相匹配，發(fā)揮了重要的作用。此外，工作人員也可以直接輸入檔案編號(hào)進(jìn)行查詢，在一秒之內(nèi)就能夠得到查詢結(jié)果，非常的快速，減少了時(shí)間成本，提高了工作效率。隨著事業(yè)單位招聘人數(shù)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建設(shè)方式已經(jīng)不能夠滿足日益增長(zhǎng)的需求，只有通過(guò)信息化建設(shè)，才能夠歸檔和整合各種信息資源，共享檔案信息。

（三）促使檔案管理更加規(guī)范

由于人數(shù)眾多，相關(guān)的工作人員在填寫(xiě)一些檔案材料時(shí)，由于個(gè)人因素和個(gè)體差異，不同的工作人員會(huì)按照自己的填寫(xiě)習(xí)慣進(jìn)行填寫(xiě)，導(dǎo)致內(nèi)容、字體存在較大的差異，影響了檔案的管理。而檔案信息化建設(shè)能夠統(tǒng)一規(guī)范書(shū)寫(xiě)格式和內(nèi)容，如果工作人員在輸入的時(shí)候沒(méi)有按照規(guī)范書(shū)寫(xiě)，就會(huì)進(jìn)行提示，并且無(wú)法保存，只有按照規(guī)范書(shū)寫(xiě)才能夠正確保存，這讓檔案管理更加規(guī)范。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策

（一）構(gòu)建檔案信息化管理體系

首先，要加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，每一位管理人員都應(yīng)該清楚檔案信息化建設(shè)的重要性，尤其是信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，已經(jīng)給我們的生活帶來(lái)了巨大的變化，電子檔案的推廣也受到了各個(gè)省市的支持，數(shù)據(jù)之間的共享和優(yōu)化非常方便。檔案管理人員要積極迎接信息化建設(shè)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化管理技能，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，并采取多樣化的管理方法，積極的開(kāi)展檔案信息化管理，為檔案管理做出貢獻(xiàn)。

（二）提升檔案管理信息化人才素質(zhì)

首先，檔案員要能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，不斷地提高技術(shù)能力和工作素養(yǎng)，事業(yè)單位要對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)。主要的培訓(xùn)內(nèi)容包括信息技術(shù)的培訓(xùn)、檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)和信息化思維的培訓(xùn)，努力提高事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)。其次，也要重視檔案員之間的溝通和交流，以會(huì)議、組織會(huì)談的形式開(kāi)展，讓一些優(yōu)秀的檔案管理人才能夠充分的發(fā)表自己的建議和技巧，并開(kāi)展員工之間的密切交流，在交流中不斷學(xué)習(xí)、不斷成長(zhǎng)，不斷提高自己的信息化技術(shù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的各種需求，并合理的應(yīng)用到檔案管理工作中去。

（三）促進(jìn)檔案信息化管理效率的提升

相關(guān)的檔案管理人才也要抓住這次機(jī)遇，努力提高自身的本領(lǐng)，提高檔案信息化管理效率。一直以來(lái)，我國(guó)的檔案信息化管理效率處于較低的水平，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致不同事業(yè)單位的檔案信息化管理存在差異，影響了信息的共享。因此，在今后的工作中，要對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行歸類整理，完善好歸檔工作，充分發(fā)揮電子檔案的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，積極引導(dǎo)事業(yè)單位信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

（四）完善檔案監(jiān)管機(jī)制

隨著檔案信息化管理的不斷開(kāi)展，要逐步建立和完善檔案監(jiān)管機(jī)制，這樣能夠提供制度規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息化管理的利用價(jià)值。大數(shù)據(jù)背景之下，任何檔案信息之間都具備一定的關(guān)聯(lián)，因此要對(duì)查詢?nèi)藛T進(jìn)行權(quán)限劃分，不予開(kāi)通更高級(jí)的權(quán)限，同時(shí)也要設(shè)置防火墻，對(duì)檔案進(jìn)行安全高效的保護(hù)。其次，完善檔案信息監(jiān)管責(zé)任機(jī)制，實(shí)行責(zé)任到人的制度，明確每一個(gè)檔案管理人員的職責(zé)，并重視工作過(guò)程中的監(jiān)管工作。最后要建立健全監(jiān)管條例，規(guī)范工作人員的行為。事業(yè)單位要統(tǒng)籌部署監(jiān)管人員，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，預(yù)防各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，確保檔案管理活動(dòng)的有序開(kāi)展。

（五）檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息化建設(shè)的目的就是克服傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)的重要指標(biāo)。因此，各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家的管理標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際情況和自身特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，在實(shí)踐中不斷完善。相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)也要符合標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)表的表名和表頭、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)順序都應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，方便之后的管理。將電子檔案有效的錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，并通過(guò)一些優(yōu)化語(yǔ)句來(lái)提高查詢速度，解決讀取速度較慢和數(shù)據(jù)之間不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。

結(jié)論

檔案管理是事業(yè)單位非常重要的工作之一，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也取得了一定的發(fā)展，它克服了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，更能夠適應(yīng)新時(shí)代的需求。事業(yè)單位也要緊跟步伐，不斷地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，完善管理機(jī)制，推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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