人工智能在檔案管理中的應(yīng)用

張南

摘 要：人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)了包括檔案管理在內(nèi)的多個(gè)行業(yè)的智能化轉(zhuǎn)型，帶動(dòng)了國家整體的智能化發(fā)展。在檔案管理中有效應(yīng)用人工智能技術(shù)，不僅能夠提升檔案管理的效果，而且能夠提升檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，有利于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展。要想在檔案管理中有效引入人工智能技術(shù)，則需要從檔案信息搜集、識別等多方面展開探索。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人工智能;應(yīng)用價(jià)值;智能化轉(zhuǎn)型

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-1064（2021）06-043-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.06.021

人工智能這一概念從1956年提出至今，已經(jīng)經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展歷程。隨著近年來科技的快速發(fā)展，人工智能也進(jìn)入到新一輪發(fā)展浪潮中。檔案管理工作具有工作量大、重復(fù)性高、復(fù)雜性強(qiáng)等特征，單靠原有傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以勝任工作需求，創(chuàng)新檔案管理模式已勢在必行，人工智能技術(shù)的出現(xiàn)則順應(yīng)了檔案管理發(fā)展的需要。當(dāng)前，已有很多學(xué)者開始關(guān)注人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，研究成果也較多，但大部分學(xué)者的研究都集中于人工智能技術(shù)的應(yīng)用方法、應(yīng)用模式等方面，全面反映當(dāng)前檔案管理中人工智能應(yīng)用的比較少。文章對其現(xiàn)實(shí)應(yīng)用情況進(jìn)行分析，并結(jié)合檔案管理特點(diǎn)，提出人工智能技術(shù)的應(yīng)用措施。

1 人工智能在檔案管理中的應(yīng)用概況

在2018年全國檔案工作者年會(huì)上，科大訊飛輪值總裁陳濤針對檔案管理與人工智能技術(shù)進(jìn)行了發(fā)言，他提出，人工智能技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的重要工具，將引領(lǐng)檔案管理的迅速變革，這一發(fā)言引起了國內(nèi)很多檔案界學(xué)者、專家的關(guān)注。同年4月，科大訊飛與國家檔案局簽署全面合作戰(zhàn)略協(xié)議，目的在于推動(dòng)檔案管理工作的升級與轉(zhuǎn)型，使檔案管理具有更高的現(xiàn)代化水平[1]。浙江省檔案館2019年4月在其檔案管理工作中率先引入人工智能檔案機(jī)，利用智能機(jī)器對檔案進(jìn)行檢索、分類、保存等，取得了良好的成效。

國家統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2020年，我國檔案館已經(jīng)超過4200間，各種檔案浩如煙海，且隨著我國“中國制造2025”“一帶一路”等倡議的實(shí)施，檔案需求量也日益提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，檔案管理模式亟待創(chuàng)新。在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)，既能夠解決這些問題，也可以促進(jìn)各項(xiàng)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，為提升檔案管理整體工作效果奠定基礎(chǔ)，具有重要的實(shí)踐意義。

當(dāng)前，我國檔案管理中對人工智能的應(yīng)用通常在語音識別、智能檢索、智能服務(wù)等方面。一些檔案管理部門應(yīng)用先進(jìn)的人工智能技術(shù)對單位長期發(fā)展中積累的檔案信息進(jìn)行語音識別，并將其轉(zhuǎn)化為電子形式進(jìn)行保存。還有一些檔案管理部門應(yīng)用人工智能技術(shù)對檔案信息進(jìn)行智能檢索，對所需要的信息進(jìn)行快速及時(shí)地搜集，或者應(yīng)用這些技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類，為有需要的人員自動(dòng)化推送信息等，取得了不錯(cuò)的檔案管理效果。

2 人工智能在檔案管理中的應(yīng)用要點(diǎn)

2.1 智能化搜集檔案信息

檔案管理工作中檔案信息的搜集是重要部分，是否能夠搜集全面的檔案信息，直接關(guān)系到檔案管理的效果。人工智能技術(shù)在檔案信息搜集方面的應(yīng)用，主要指借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，對企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息資料進(jìn)行搜集，通過設(shè)定對應(yīng)的搜集標(biāo)準(zhǔn)、條件等，實(shí)現(xiàn)各種信息資料的有效歸類，從而促進(jìn)檔案信息的全面管理。還有一些單位借助于Agent技術(shù)搜集檔案信息，能夠提升收集效率，減少資源浪費(fèi)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)中很多搜索引擎都應(yīng)用了該技術(shù)，可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中智能抓取文檔信息，并根據(jù)用戶需求對其格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化收集[2]。

2.2 智能化檢索檔案信息

在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，電子檔案信息出現(xiàn)了爆炸式的增長現(xiàn)象，用戶對檔案信息檢索的要求不斷提升。在傳統(tǒng)模式下，用戶在檢索檔案信息時(shí)，網(wǎng)站僅提供“來源”“摘要”“作者”“標(biāo)題”等檢索項(xiàng)，這對于檢索目的不明確的用戶而言往往較為困難。人工智能技術(shù)的應(yīng)用就解決了這一問題。例如，Agent技術(shù)可以根據(jù)用戶過往的檢索記錄、習(xí)慣、偏好等進(jìn)行自動(dòng)檢索，將用戶信息與數(shù)據(jù)庫信息相匹配，并及時(shí)推送匹配度較高的信息，推薦個(gè)性化檔案資源，從而提升檔案服務(wù)水平。

2.3 智能解讀檔案文獻(xiàn)

新時(shí)代背景下，檔案管理部門不能再局限于文獻(xiàn)資料提供者這一角色，還要及時(shí)對文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行解讀，幫助更多人了解文獻(xiàn)資料內(nèi)容，及時(shí)作出是否應(yīng)用資料信息的決定，發(fā)揮檔案信息價(jià)值。韓國政府辦公廳在2017年提出，韓國可以借助于AI技術(shù)將歷史中著名的王朝機(jī)密記錄中的中文翻譯成韓文，一旦該項(xiàng)目實(shí)施成功，韓國將成為首個(gè)應(yīng)用人工智能技術(shù)翻譯古典文獻(xiàn)的國家[3]。2018年，梵蒂岡機(jī)密檔案科研人員應(yīng)用人工智能技術(shù)構(gòu)建了檔案語料庫，并設(shè)定了預(yù)料規(guī)則，最終使數(shù)字化的機(jī)密檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橛⒄Z。很多國家已經(jīng)開始將人工智能技術(shù)應(yīng)用在智能解讀檔案信息上，我國對這一技術(shù)的應(yīng)用還處于起步階段，大部分檔案管理部門僅進(jìn)行智能化檔案信息搜集、檢索等，對人工智能的應(yīng)用還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

2.4 智能化保存檔案信息

人工智能在檔案保存上也具有十分有利的作用，通過對人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以根據(jù)檔案信息的類型、內(nèi)容等對檔案信息進(jìn)行歸類，將有相同性質(zhì)的檔案歸集到一起，如此在查詢檔案信息的時(shí)候，就能夠更為容易，促進(jìn)查詢效率的提升。同時(shí)，通過對人工智能技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，還可以使檔案信息的分類更為精細(xì)，通過不同的類型能夠看到某些檔案的功能作用，使檔案信息得到更為科學(xué)地應(yīng)用，促進(jìn)整體應(yīng)用效率的提升。

3 人工智能在檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

人工智能技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的前提是轉(zhuǎn)變思想觀念，主要涉及兩類人員，即檔案管理工作者和檔案信息資源使用者[4]。引入人工智能技術(shù)會(huì)導(dǎo)致檔案管理的模式、流程、方法等發(fā)生變化，而檔案管理者與使用者在長期傳統(tǒng)模式下往往形成了固化思維，在短時(shí)間內(nèi)難以適應(yīng)新模式。所以，在應(yīng)用人工智能技術(shù)前要加強(qiáng)教育與宣傳，推動(dòng)其轉(zhuǎn)變思想觀念。

3.2 做好技術(shù)引進(jìn)與選擇

在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)，涉及諸多復(fù)雜內(nèi)容。從技術(shù)層面來說，涉及關(guān)鍵設(shè)備、核心算法、高端芯片、軟件與接口、元器件等，且在識別、檢索檔案信息資料時(shí)容易出現(xiàn)報(bào)錯(cuò)現(xiàn)象，需要構(gòu)建規(guī)范的檔案管理規(guī)則、資料庫等，并不斷嘗試和改正，使其系統(tǒng)更為智能。檔案管理中人工智能的應(yīng)用較為復(fù)雜，前期需要投入較多的任務(wù)量，且與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，并與各種先進(jìn)技術(shù)有機(jī)融合。所以，在開展智能化檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)選擇，提升技術(shù)的有效性。

3.3 推動(dòng)服務(wù)升級

在檔案管理過程中引入人工智能技術(shù)的主要目的是提高檔案管理的效率與效果，為用戶提供更加便捷的服務(wù)。當(dāng)前，人們對檔案的需求已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的查詢功能，檔案管理部門要分析人們的新需求，通過應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)滿足用戶需求。

3.4 加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)

人工智能技術(shù)屬于高端計(jì)算機(jī)技術(shù)，為了將其有效應(yīng)用在檔案管理中，檔案管理人員要掌握其應(yīng)用技巧，科學(xué)應(yīng)用這一技術(shù)。當(dāng)前很多檔案管理人員面臨著信息化技術(shù)不足的問題，因此，要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面企業(yè)可以安排專業(yè)人員定期對自身的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面檔案管理人員要提升自覺性，利用業(yè)余時(shí)間積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，深入掌握人工智能技術(shù)。此外，企業(yè)還可以采取激勵(lì)措施，鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)。

4 結(jié)語

當(dāng)前，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)較為普遍，但是一些檔案管理部門依然存在人工智能技術(shù)應(yīng)用效率低下的問題，檔案信息增值也成為紙上談兵。因此，檔案管理部門要注重對人工智能技術(shù)的分析，加強(qiáng)與用戶的溝通，根據(jù)用戶需求對現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案管理與人工智能的深度融合，切實(shí)提升檔案管理效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮瑞文.人工智能在檔案管理中應(yīng)用初探[J].黑龍江檔案，2020（3）：95.

[2] 陳會(huì)明，史愛麗，王寧，等.人工智能在檔案工作中的應(yīng)用實(shí)踐與挑戰(zhàn)——以北京市市場監(jiān)督管理局為例[J].檔案與建設(shè)，2019（7）：53-56.

[3] 張軍君.人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)展研究[J].江蘇科技信息，2019，36（7）：29-31.

[4] 劉珂.人工智能在檔案管理中的應(yīng)用探析[J].蘭臺世界，2019（2）：19-23.